Panoramica: Governance, autorizzazione e condivisione del sito per i proprietari di siti

Creazione di siti secondari

Può essere necessario consentire ai membri del team di creare siti secondari del sito del team da usare per progetti specifici.

Poter creare spontaneamente nuovi siti secondari può essere vantaggioso per il gruppo, tuttavia in assenza di limitazioni e in presenza di un proliferare eccessivo di siti potrebbero verificarsi problemi. Ad esempio:

• Gli utenti non riescono a trovare il sito secondario appropriato o non sono sicuri che il sito trovato sia quello corretto.

• Le informazioni possono risultare duplicate in diversi siti secondari e questo comporta l'occupazione di molto spazio di archiviazione e l'esigenza di duplicare le risorse per le attività di gestione.

• I siti secondari possono contenere informazioni obsolete, magari non aggiornate da anni, che potrebbero venire recuperate dalle ricerche. In questi casi sarebbe difficile sapere qual è la versione corretta delle informazioni.

• La gestione delle autorizzazioni per molti siti secondari può diventare un compito oneroso e potrebbe succedere che gli utenti accedano a informazioni che in realtà non dovrebbero vedere.

• Quando i dipendenti lasciano il gruppo, i siti secondari da loro creati potrebbero venire abbandonati, creando confusione e alterando i risultati delle ricerche per i restanti utenti del sito.

È possibile risparmiare tempo ed energie impostando alcuni criteri per la creazione di siti che affrontino gli aspetti seguenti:

• Chi può creare siti secondari?

• I nuovi siti secondari devono essere approvati anticipatamente? Se sì, quali sono i criteri per l'approvazione e chi concede l'approvazione?

• I nuovi siti secondari devono usare modelli e temi predefiniti?

• Quante informazioni possono essere archiviate in un sito, ovvero quanto spazio su disco del server può essere occupato?

• Quali sono le regole da seguire se si vuole includere strategie di spostamento nel sito?

• Dopo quanto tempo di permanenza nei siti secondari le informazioni devono essere eliminate o archiviate?

Per altre informazioni, vedere Creare un sito o un sito secondario.

Gestione delle autorizzazioni

L'integrità, la riservatezza e la privacy delle informazioni cruciali dell'organizzazione sono garantite dal livello di sicurezza del sito, in specifico dalle scelte attuate in termini di concessione dell'accesso al sito.

L'attività di concessione e limitazione dell'accesso a un sito è nota come gestione delle autorizzazioni ed è una delle principali responsabilità del proprietario di un sito.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili per lo sviluppo di una strategia per le autorizzazioni.

• Seguire il principio dei privilegi minimi: assegnare alle persone i livelli di autorizzazione più bassi possibili per l'esecuzione delle attività loro assegnate.

• Concedere l'accesso alle persone aggiungendole a gruppi standard predefiniti (ad esempio Membri, Visitatori e Proprietari). Aggiungere la maggior parte delle persone ai gruppi Membri o Visitatori e limitare il numero di persone del gruppo Proprietari.

• Usare l'ereditarietà delle autorizzazioni per creare una gerarchia pulita, facile da visualizzare. Evitare, cioè, di concedere autorizzazioni a singoli utenti e usare invece i gruppi. Se possibile, fare in modo che i siti secondari ereditino le autorizzazioni dal sito del team, anziché avere autorizzazioni esclusive.

• Organizzare il contenuto in modo che sia possibile avvalersi dell'ereditarietà delle autorizzazioni. Valutare l'opportunità di segmentare il contenuto in base al livello di sicurezza, ad esempio creare un sito o una raccolta appositamente per i documenti riservati, anziché lasciare questi documenti in una raccolta più grande e generica e doverli proteggere con autorizzazioni esclusive.

Per informazioni sull'impostazione delle autorizzazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint o Modificare le autorizzazioni per un elenco, una raccolta o un elemento singolo.

Architettura delle informazioni

L'architettura delle informazioni di un sito è paragonabile al sommario di un libro, perché determina in che modo sono organizzate e presentate le informazioni del sito, vale a dire pagine Web, documenti, elenchi e dati. L'architettura delle informazioni è spesso registrata come elenco gerarchico del contenuto del sito, delle parole chiave, dei tipi di dati e di altri concetti.

Per creare un'architettura delle informazioni è necessario analizzare le informazioni che devono essere presentate nel sito. Le domande riportate di seguito possono essere utili per sviluppare un'architettura delle informazioni:

• Quale tipo di contenuto sarà presente nel sito? Come si articolerà in siti secondari, elenchi, raccolte e così via?

• Come verranno presentate le informazioni nel sito?

• In che modo gli utenti si sposteranno nel sito?

• In che modo le informazioni verranno destinate a un pubblico specifico?

• Come verrà configurata e ottimizzata la ricerca?

Parte dell'architettura delle informazioni potrebbe includere la classificazione delle informazioni.

Se le informazioni sono molto preziose per l'azienda o devono essere protette in modo particolare o sono disciplinate da norme, potrebbe essere utile impostare uno schema di classificazione per identificare tipi specifici di contenuto da gestire con attenzione.

Dopo aver organizzato le informazioni in elenchi e raccolte specifici, è possibile usare le funzionalità per la governance per gestire le modalità di gestione dei contenuti. Ad esempio:

Rendere obbligatoria l'estrazione dei file

Rendendo obbligatoria l'estrazione di un file, si è certi che solo una persona possa modificare il file finché questo non viene archiviato. Se si rende obbligatoria l'estrazione dei documenti si impedisce che più persone possano apportare modifiche contemporaneamente, creando conflitti e confusione. In più, l'estrazione è utile per chiedere ai membri del team di immettere un commento quando archiviano un file, in modo che risulti più facile tenere traccia dei cambiamenti apportati in ogni versione. Per altre informazioni, vedere Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

Tenere traccia delle versioni

Se è necessario mantenere le versioni precedenti dei file, è possibile usare le raccolte che consentono di tenere traccia dei file nonché di memorizzarli e ripristinarli. È possibile decidere di tenere traccia di tutte le versioni allo stesso modo. In alternativa, è possibile designare alcune versioni come principali, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo capitolo a un manuale, e alcune versioni come secondarie, ad esempio quando viene corretto un errore di ortografia. Per semplificare la gestione dello spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di versioni da memorizzare per ogni tipo. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o una raccolta.

Ciclo di vita e ritiro dei siti

Spesso i siti come i siti area di lavoro documenti e i siti di discussione non vengono ritirati quando non sono più necessari e continuano a occupare spazio prezioso e a inquinare i risultati delle ricerche. È buona norma pianificare regolari controlli dei siti e dei contenuti (almeno una volta all'anno) per controllare se può essere utile conservarli o se è meglio ritirarli.

È anche utile ricordare che il modello di governance dell'organizzazione potrebbe prevedere interventi sui siti non utilizzati. Ad esempio, un amministratore potrebbe eliminare automaticamente i siti che non vengono toccati da più di 90 giorni, inviando prima un messaggio di posta elettronica al proprietario del sito per informarlo. Per altre informazioni sui criteri del ciclo di vita e ritiro, vedere Criteri di chiusura dei siti.