Praktik terbaik untuk Outlook

Folder Pencarian

Folder Pencarian berguna untuk mengumpulkan informasi dari seluruh folder email dan RSS berbeda. Folder Pencarian bisa sangat berguna saat Anda harus mengumpulkan informasi yang disimpan dalam folder berbeda — misalnya, saat mempersiapkan rapat triwulan.

Jika Anda menerima pesan bervolume besar (lebih dari 200 pesan sehari), folder pencarian mungkin cara yang baik untuk menguraikan email dari pengirim yang berbeda.

Favorit (opsional)

Favorit memberi visibilitas ke folder yang terkubur dalam daftar folder email.

Favorit, subkumpulan dari folder email Anda, muncul di bagian atas panel navigasi. Menggunakan Favorit bukanlah persyaratan agar sistem ini berfungsi, namun jika Anda mempunyai layar kecil, Anda bisa meminimalkan Panel Navigasi dan masih berhasil mengarsipkan pesan Anda dengan menyeret pesan ke bilah yang diminimalkan, melakukan pencarian umum, dan menavigasi ke Kalender, Kontak, dan Tugas.

Ini dianggap praktik terbaik untuk menggunakan folder berikut ini di Favorit: Kotak Masuk, 1-Referensi, Item Terkirim, dan Item Terhapus.

Atas Halaman

Bendera Default

Ini dianggap praktik terbaik untuk mengatur bendera Klik Cepat untuk Hari Ini (yang merupakan default).

Atas Halaman

Langkah Cepat Opsional

Selain Langkah Cepat yang tercantum di atas, bergantung pada pekerjaan dan aktivitas harian yang umum, Anda mungkin ingin membuat tipe Langkah Cepat berikut:

Setelah mulai membuat Langkah Cepat, Anda akan menemukan bahwa mungkin ada cara lain yang bisa mengoptimalkan jumlah klik yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu. Setiap kali Anda menemukan diri Anda melakukan hal yang sama berulang kali, cobalah membuat sebuah Langkah Cepat. Dan karena proyek berubah, perbarui Langkah Cepat agar hanya berupa hal-hal yang benar-benar Anda lakukan.

Atas Halaman

Menghapusnya

Hapus pesan yang tidak perlu dibaca. Jika pesan itu adalah sampah, hapus saja.

Jika Anda tidak pernah ingin menerima pesan lain sebagai bagian dari percakapan ini, abaikan saja.

Melakukannya: Penelusuran dua menit

Luar biasa apa yang bisa kita lakukan dalam dua menit. Misalnya, banyak pesan bisa di responden dalam dua menit atau kurang. Tapi jika pesan memakan waktu lebih dari dua menit untuk menanganinya, tangguhkan pesan. Untuk merasakan seperti apa dua menit itu, coba ukur sendiri waktunya.

Setelah menangani pesan, lakukan salah satu hal berikut:

• Hapus pesan jika pesan itu adalah sesuatu yang kurang penting.

• Arsipkan pesan dalam salah satu folder referensi Anda (misalnya, 1-Referensi) menggunakan Langkah Cepat.

Untuk menyimpan catatan dari hal-hal yang telah Anda lakukan, khususnya untuk tujuan refleksi pada saat tinjauan tahunan atau untuk mempersiapkan laporan, gunakan Langkah Cepat Selesai, yang juga menandai pesan sebagai selesai.

Mendelegasikannya

Kadang-kadang Anda menerima pesan yang sebenarnya dimaksudkan untuk ditangani orang lain. Jika demikian, balas dan sertakan orang yang didelegasi pesan di baris Kepada. Jika Anda menemukan bahwa Anda sering melakukan hal ini, pertimbangkan membuat Langkah Cepat yang membalas dan menambahkan orang yang didelegasikan ke baris Kepada.

Jika Anda ingin menindak lanjutinya nanti, benderai pesan untuk diri Anda sebelum mengirim. Di Bilah Harus Dilakukan, tandai tugas dengan kategori @Menunggu.

Menangguhkannya

Mengatakan tidak

Saat meninjau kalender dan daftar tugas Anda, bersikap realistislah mengenai apa yang Anda bisa tercapai. Terkadang harus mengatakan tidak. Berikut beberapa cara untuk menghemat waktu dengan menyatakan tidak:

• Menolak rapat yang tidak perlu Anda hadiri. Ya, Anda bisa melakukannya.

• Menghapus tugas yang tidak perlu Anda lakukan atau yang tahu tidak akan Anda lakukan.

• Mengirim pesan untuk memberitahu orang lain Anda sedang menyiapkan respons (dan pastikan untuk menandainya untuk diri Anda saat dikirim). Akan lebih baik untuk memberi tahu seseorang bahwa Anda akan merespons pada tanggal yang realistis daripada membuat orang tersebut berpikir bahwa Anda melupakan permintaan tersebut.

Manajemen kalender

Kenyataannya hari Anda penuh dengan rapat, Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan tugas dan menulis pesan, jadi pindahkan tugas ke hari lain.

Jika tugas akan menghabiskan waktu lama atau jika tugas itu adalah sesuatu yang harus Anda lakukan (dibandingkan dengan tugas yang Anda putuskan untuk tidak perlu dilakukan), seret pesan dari Daftar Tugas Harian ke kalender untuk memblok waktu.

Cara untuk membuat tugas

Saat Anda menelusuri kalender dan tugas, sudah dipastikan Anda akan mulai berpikir lebih banyak hal yang harus dilakukan. Berikut beberapa cara untuk membuat tugas diOutlook:

• Membenderai pesan.

• Ketik dalam kotak Ketikkan tugas baru di bagian atas daftar tugas.

• Gunakan pintasan keyboard Ctrl+Shift+K untuk membuat tugas baru.

• Jika Anda mengemudi, dan sesuai hukum dan aman untuk melakukannya, gunakan fungsi memo suara di perangkat seluler atau ponsel Anda untuk merekam tugas dan menuliskannya nanti ke dalam Daftar Tugas Anda.

• Jika Anda berada dalam rapat, membuat catatan di OneNote. Item berbendera OneNote muncul di Outlook daftar tugas.

Cara untuk mengelola tugas

Berikut cara yang bisa digunakan untuk menangani tugas Anda:

• Tambahkan tugas saat pesan masuk dengan mengetik dalam kotak Ketikkan tugas baru di Bilah To-Do atau di bagian atas daftar Tugas, di ruang kosong dalam Daftar Tugas Harian, atau dengan memilih Tugas Baru di pita.

• Hapus tugas yang tidak perlu Anda lakukan. Daftar tugas Anda adalah tempat suci — jangan biarkan tercemar, atau utilitasnya akan hilang. Untuk pesan yang dibenderai yang ingin disimpan, pilih Hapus dari Daftar, jika tidak, Hapus saja.

• Tandai tugas yang sudah selesai sebagai selesai agar tugas dihapus dari Bilah Harus Dilakukan.

• Buat tugas lebih praktis dengan mengubah subjek tugas dari pesan berbendera. Misalnya, tugas berbendera dengan baris subjek Tidak bisa mengubah keanggotaan grup melalui keyboard harus diganti namanya menjadi Balas ke Ryan, yang merupakan tindakan berikutnya untuk tugas ini. Untuk mengubah subjek tugas, pilih item di Bilah To-Do lalu ketikkan subjek baru atau klik kanan, lalu pilih Ganti Nama Tugas. Mengubah subjek tugas tidak mengubah subjek dari pesan tersebut. Hanya subjek yang Anda lihat di daftar tugas Anda yang berubah.

• Buat dan tetapkan kategori warna untuk membantu Anda mengidentifikasi di mana Anda harus berada untuk mengambil langkah berikutnya dan untuk membuat beberapa tugas menonjol.

• Susun ulang tugas Anda untuk mengelompokkan semua tugas yang serupa, seperti tugas dengan kategori yang sama. Untuk memindahkan sebuah tugas, pilih tugas di daftar tugas dan seret. Dengan cara ini, Anda bisa mengerjakan tugas yang serupa bersama-sama.

• Seret tugas dalam Daftar Tugas Harian dan di Bilah Harus Dilakukan ke hari yang Anda rencanakan untuk melakukan tugas itu. Untuk tugas yang membutuhkan waktu, seret tugas ke kalender untuk mengatur waktu untuk menyelesaikan tugas ini.

Meskipun terorganisir merupakan hal baik, jangan menghabiskan banyak waktu memprioritaskan dan mengelola daftar tugas Anda. Proses mengelola daftar tugas Anda seharusnya tidak mengambil alih hidup Anda!

Menggunakan kalender Anda: Membuat janji untuk mengelola waktu Anda

Ingatlah: Selalu ada lebih banyak pekerjaan dibandingkan waktu untuk melakukannya.

Sebagai bagian dari manajemen waktu yang baik, Anda membutuhkan waktu untuk menangani pesan, mengelola janji temu dan tugas, dan mencerminkan apa yang harus dilakukan.

Anda bisa menjadwalkan sendiri waktu ini dengan janji dan rapat reguler di kalender Anda. Kalender Anda harus diperlakukan sebagai rencana yang sebenarnya untuk waktu Anda — jika telah menjadwalkannya, itulah yang harus Anda lakukan pada saat itu.

Sediakan waktu untuk:

• Menangani pesan Anda. Sisihkan waktu untuk menangani pesan yang sangat penting jika Anda menerima banyak pesan. Meski pun Anda telah menetapkan aturan agar hanya pesan penting yang muncul di Kotak Masuk, Anda masih memerlukan waktu untuk menangani pesan tersebut.

• Melakukan tinjauan harian dan mingguan dari tugas dan janji Anda. Lihat kalender dan tugas Anda, dan evaluasi janji temu dan tugas Anda terhadap prioritas. Jika Anda memiliki kalender yang sibuk, ini saatnya untuk:

• Membersihkan janji yang berkonflik, karena Anda tidak bisa berada di dua tempat sekaligus.

• Menjadwalkan waktu untuk melakukan pekerjaan.

• Merenungkan apa yang sedang Anda kerjakan, apakah itu penggunaan waktu yang berharga, dan apakah Anda telah menetapkan prioritas yang benar.

• Bertemu secara berkala dengan manajer Anda. Rapat reguler dengan manajer Anda bisa membantu menjelaskan apa yang sedang Anda kerjakan dan mereset prioritas jika diperlukan. Untuk menyetel rapat berulang, pilih Pengulangan .

Atas Halaman

Tinjauan mingguan

Melihat seluruh gambaran waktu dan tugas Anda akan membantu memprioritaskan pekerjaan penting di atas tugas yang kurang mendesak. Ini akan membantu memperjelas kepada orang lain apa yang bisa dan tidak bisa diharapkan agar Anda selesaikan secara realistis. Meninjau minggu lalu dan minggu yang akan datang juga merupakan cara yang berguna untuk membantu menyiapkan rapat mingguan dengan manajer Anda atau membantu menyiapkan status pesan email.

Tempat untuk melakukan pekerjaan Anda

Setelah memproses pesan Anda, tempat terbaik untuk bekerja dalam Outlook (membalas pesan dan seterusnya) adalah di Tugas. Dengan beralih ke Tugas, Anda tidak akan diganggu oleh pesan yang masuk di Kotak Masuk Anda.

Memproses tugas Anda secara massal

Saat Anda menelusuri daftar tugas dan kalender Anda, kerjakan tugas serupa bersama-sama. Misalnya, jika Anda hanya mempunyai waktu beberapa menit, lakukan semua panggilan telepon Anda (jika Anda hanya mempunyai beberapa). Tangani tugas yang memerlukan banyak energi (untuk beberapa orang, itu mungkin membalas pesan) saat Anda memiliki lebih banyak energi. Tangani tugas yang memerlukan sedikit energi, seperti membaca status pesan, di akhir hari atau setiap kali energi Anda lebih rendah. Dengan "pemrosesan massal" tugas, Anda akan membuat kemajuan pada semua proyek Anda secara bersamaan.

Salah satu cara untuk melakukan pemrosesan tugas secara massal adalah mengubah susunan dari Disusun Menurut: Tanggal Mulai menjadi Disusun Menurut: Kategori. Untuk melakukan ini, pilih judul Disusun Menurut, lalu pilih Kategori.

Menyelesaikan tugas Anda

Saat Anda menyelesaikan tugas Anda, tandai tugas selesai. Outlook menyimpan daftar tugas yang sudah selesai secara otomatis. Ini bisa berupa ringkasan yang berguna dari apa yang sudah diselesaikan. Jika Anda tidak perlu menyimpan catatan tugas atau pesan, hapus atau bersihkan bendera.

Bekerja secara offline

Jika Anda memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan, pertimbangkan bekerja secara offline untuk menghentikan gangguan pesan masuk secara terus menerus.

Saat Anda beralih antara bekerja online dan offline, semua akun email dalam profil Outlook Anda diubah.

• Pada tab Kirim / Terima, dalam grup Preferensi, pilih Bekerja Offline.

  

Perintah Bekerja Offline disorot saat Anda sedang bekerja offline.

Pilih Bekerja Offline yang disorot untuk kembali ke mode Online.

Atas Halaman

Cara menemukan pesan dari orang tertentu

• Jika anda ingin mencari pesan dari orang tertentu, pilih kotak Pencarian di folder mana pun, lalu pada tab Pencarian, pilih Dari.

  

• Ketik nama orang tersebut.

  

Atau, mulailah dengan mengetikkan nama dalam kotak Pencarian, lalu tekan tombol panah bawah untuk memilih Dari untuk mempersempit hasilnya.

Cara menemukan pesan dengan lampiran

Untuk menemukan pesan dengan lampiran, pilih kotak Pencarian dan pada tab Pencarian, pilih Memiliki Lampiran.

Semua istilah pencarian ber syarat tambahan, jadi jika Anda ingin mencari pesan dari seseorang denganlampiran, pilih perintah di pita(Dari , Memiliki Lampiran ) untuk menyusun pencarian Anda.

Untuk menemukan pesan di seluruh kotak surat Anda

Kadang-kadang Anda tidak dapat menemukan pesan dengan hanya mencari di folder referensi saja — mungkin itu pesan yang Anda kirimkan atau mungkin salah diarsipkan. Dalam kasus ini, mulailah dengan mencari di folder mana pun(Kotak Masuk , 1-Referensi, dsb.), lalu pilih menu turun bawah dari kotak pencarian, lalu pilih Kotak Surat Saat Ini.

Anda juga dapat memilih Kotak Surat Saat Ini pada tab Pencarian.

Jika Anda menduga apa yang Anda cari mungkin ada dalam permintaan rapat yang diterima (dan karenanya berada di kalender Anda), cobalah memilih Semua Outlook Item .

Jika Anda mendapati bahwa Anda yang sering melakukan pencarian di seluruh kotak surat, Anda bisa mengatur lingkup pencarian default untuk selalu mencari di semua folder dengan masuk ke tampilan Backstage.

1. Pilih tab File, lalu pilih Opsi.

2. Pilih Pencarian.

3. Di bawah Hasil, pilih Kotak surat saat ini.

   

Untuk menghentikan pencarian

Setelah Anda menemukan item yang Anda cari dan siap melanjutkan ke tugas Anda berikutnya, pilih ikon tutup di samping kotak Pencarian Instan atau pada tab Pencarian, dalam grup Tutup, pilih Tutup Pencarian.

Aturan dasar pesan yang hebat: Lakukan

• Baca pesan Anda sebelum mengirimkannya.

• Buat subjek deskriptif dan berorientasi tindakan. Misalnya: Tim Penjualan, Harap kirim Tanggal Acara Retret Direksi yang diajukan, di mana Tim Penjualan adalah nama grup, dan Harap kirim adalah tindakan. Prefiks berguna lainnya termasuk FYI dan Tindakan Diperlukan.

• Jika tindakan diperlukan, nyatakan apa yang Anda inginkan di kotak Subjek.

• Ubah subjek pesan jika topik percakapan berubah.

• Buat semua pesan singkat dan tidak bertele-tele.

• Tata konten pesan Anda dari yang paling penting ke kurang penting.

• Pertimbangkan untuk menebalkan informasi penting.

• Letakkan item tindakan atau pertanyaan di baris terpisah agar menonjol dan terlihat.

• Tebalkan nama orang saat mengajukan pertanyaan. Sebagai contoh: "Ryan: Bagaimana status proyek?

• Batasi jumlah orang yang Anda kirimi pesan kepada orang yang harus membacanya.

• Letakkan orang-orang yang harus diberitahu di baris Cc.

• Letakkan orang yang harus merespons atau mengambil tindakan di baris Kepada.

• Gunakan tanda tangan saat dibutuhkan, tapi buat tanda tangan tetap sederhana, singkat, professional, dan jika memungkinkan, bebas dari grafik.

• Jika Anda ingin respons yang segera, jangan kirimkan pesan. Telepon atau kirim pesan instan.

• Jika Anda melakukan percakapan email yang lebih dari sepuluh pesan tanpa pemecahan masalah, pertimbangkan menyiapkan rapat untuk mendiskusikan masalah ini. Email tidak selalu menjadi media yang efisien untuk mengatasi masalah yang kompleks. Dengan pesan dipilih, pada tab Beranda, di grup Respons, pilih Rapat.

  

• Nyatakan pesan membutuhkan balasan yang lebih ekstensif. Jika Anda terlalu sibuk untuk segera menjawab dengan jawaban lengkap, beritahu pengirim bahwa Anda sedang menangani masalah ini, dan akan merespons pada waktu atau tanggal tertentu. Benderai pesan bagi diri Anda untuk dilakukan nanti.

• Gunakan tingkat kepentingan sparingly.

  

• Jika Anda mengajukan pertanyaan dan ada beberapa orang yang bisa membalas, pilih hanya satu orang daripada mengirimkan pertanyaan Anda ke grup.

Menindaklanjuti: Menandai sedang dikirim

Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda perlukan jawabannya, lakukan hal berikut ini:

• Tandai untuk diri Anda bahwa pesan sedang dikirim.

• Ubah nama tugas pesan yang dibenderai di Bilah Harus Dilakukan agar dimulai dengan Tindak Lanjut.

• Tandai pesan dengan kategori @Menunggu.

• Saat Anda melakukan tiga langkah ini, Anda mengetahui bahwa tindakan berikutnya adalah mengirim pesan lain atau menunggu jawaban.

Aturan dasar pesan yang hebat: Jangan lakukan

• Jangan gunakan alat tulis.

• Jangan sertakan manajer Anda di setiap pesan yang dikirim.

• Jangan mengirim pesan saat Anda marah. Agar lebih bagus menulisnya, simpan pesan ke folder draf Anda, dan kembali lagi nanti.

• Jangan mengharapkan balasan yang cepat saat mengirim pesan (lebih dari dua paragraf).

• Jangan kirimkan pesan tindak lanjut kurang dari satu hari setelah pesan pertama. Jika Anda tidak mendengar kembali dalam waktu yang ditentukan, cobalah gunakan aplikasi telepon atau pesan seperti Microsoft Teams.

• Jangan gunakan tanda terima baca atau tanda terima pengiriman pada setiap pesan yang Anda kirim. Gunakanhanya jika Anda tidak yakin apakah penerima Anda akan menerima pesan tersebut.

• Jangan lampirkan bendera atau pesan yang sangat ke setiap pesan yang Anda kirim. Penerima Anda akan belajar mengabaikannya.

• Jangan gunakan HURUF BESAR SEMUA.

• Jangan kirim lampiran — kirim link sebagai gantinya. Aturan ini berlaku secara khusus untuk permintaan rapat, di mana lampiran bisa berkontribusi besar dalam menghabiskan kuota server.

• Jangan perluas daftar distribusi. Memperluas daftar distribusi membuat pesan lebih sulit untuk dibaca dan mengakibatkan pesan masuk ke dalam folder email yang salah untuk orang yang menggunakan aturan.

• Jangan gunakan sarkasme. Humor Anda mungkin salah dimengerti.

• Jangan tuliskan sesuatu yang tidak Anda inginkan dibaca oleh setiap orang di perusahaan Anda. Anda tidak akan pernah tahu di mana pesan Anda berakhir.

• Jangan gunakan huruf sambung atau font "lucu" yang sulit dibaca.

• Jangan gunakan font merah, karena sulit dibaca dan dapat ditafsirkan sebagai sangat penting.

• Jangan gunakan Balas Semua ke Grup Kontak saat meminta untuk dihapus. Jangan pernah.

Saran untuk Grup Kontak (dulu disebut Daftar Distribusi)

Jika Anda merespons ke Grup Kontak besar, ikuti semua hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam mengirim pesan.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak informasi atau sedang menyelidiki masalah secara terpisah, balas ke seluruh Grup Kontak agar setiap orang mengetahui bahwa Anda merespons lalu balas ke setiap orang secara terpisah. Pastikan untuk merespons Grup Kontak setelah masalah ini diatasi dengan resolusi. Dengan cara ini, resolusi bisa menjadi rujukan bagi orang lain di Grup Kontak.

Cara menggunakan komentar sebaris

Menambahkan sebaris komentar ke pesan yang Anda terima adalah cara yang mudah untuk menjawab pertanyaan dan merespons langsung pada masalah. Ini dianggap praktik terbaik untuk melakukan hal berikut ini:

1. Di pesan Anda, sebutkan bahwa Anda menggunakan komentar sebaris. Misalnya, sertakan tulisan "Lihat komentar tambahan di bawah ini."

2. Bedakan teks Anda dari pesan aslinya. Beberapa saran antara lain:

   • Mengubah warna font.

   • Menyisipkan nama atau inisial Anda dalam tanda kurung, misalnya, [Scott Mitchell].

     

   • Mengubah font menjadi tebal atau miring atau keduanya.

3. Jangan menghapus apa pun yang tidak Anda tulis.

Jika Anda hanya ingin mengomentari sebagian kecil dari pesan lagi, salin bagian pesan Anda itu ke respons Anda, gunakan warna yang berbeda dan awali kutipannya dengan tanda kutip, lalu ketik respons Anda.

Kapan harus menggunakan Bcc

Bila Anda menambahkan nama penerima ke kotak blind carbon copy Bcc dalam sebuah pesan, salinan pesan itu akan dikirimkan kepada penerima, tetapi nama penerima tidak akan terlihat oleh penerima pesan lainnya.

Gunakan fitur Bcc untuk menghapus orang-orang dari sebuah percakapan email saat Anda menganggap bahwa mereka tidak lagi membutuhkan email lanjutan atau jika topik telah berubah.

Misalnya, jika Anda adalah salah satu dari lima orang yang ditanya dan Anda ingin menjawabnya, pindahkan empat orang lainnya ke baris Bcc dan tuliskan sesuatu seperti "Bcc dikirim kepada Joe, Jeff, James, dan Jennifer. Berikut ini jawabannya…" Pesan selanjutnya hanya akan berlangsung antara Anda dan pengirim asli.

Jangan gunakan Bcc untuk memungkinkan pihak ketiga (seperti manajer Anda) mengetahui pesan yang sensitif. Penerima Bcc mungkin tidak menyadari bahwa ia menerima Bcc dan mungkin merespons ke semua orang, ini menunjukkan bahwa ia menerima pesan Bcc. Ini mungkin tampak seperti perilaku curang yang Anda lakukan.

Daripada menggunakan Bcc untuk menginformasikan suatu masalah kepada pihak ketiga, teruskan pesan tersebut setelah Anda mengirimkannya.

Atas Halaman

Kapan waktu yang tepat untuk menghubungi rapat?

Hubungi rapat ketika:

• Sekelompok orang baru bekerja sama untuk pertama kalinya.

• Telah terjadi balas-membalas lebih dari 10 kali dengan pesan yang relatif panjang di antara beberapa orang.

• Diskusi, curah pendapat, atau kolaborasi diperlukan.

• Hubungi rapat bila ini adalah cara paling efisien untuk bergerak maju, dan perjelas tujuan rapat sebelum Anda menghubungi rapat.

Siapa yang diundang

Hanya mengundang orang yang perlu dilibatkan. Setiap orang tambahan yang Anda undang ke sebuah rapat menambah kerumitan rapat, yang membuatnya lebih sulit dikontrol. Di sisi lain, jika keputusan perlu dibuat, pastikan semua stakeholder utama hadir, atau rapat hanya akan membuang waktu dan sumber daya.

Cara memilih waktu rapat

Pilih waktu ketika semua orang bisa bertemu dengan melihat informasi bebas/sibuk di Kalender para peserta. Gunakan Asisiten Penjadwalan untuk menampilkan ketersediaan semua peserta rapat.

Kisi bebas/sibuk memperlihatkan ketersediaan peserta. Sepasang garis dan sorotan memperlihatkan permulaan dan akhir rapat yang diajukan.

Untuk menampilkan Pengatur Jadwal saat membuat permintaan rapat, pada tab Rapat, di grup Perlihatkan, pilih Opsi Pengatur Jadwal.

Panel Penemu Ruang berisi waktu terbaik yang disarankan untuk rapat Anda (saat sebagian besar peserta tersedia). Untuk memilih waktu rapat, pilih saran waktu dalam panel Penemu Ruang di bagian Waktu yang disarankan, atau pilih waktu pada kisi bebas/sibuk.

Catatan: Jika panel Penemu Ruang tidak muncul, pada tab Rapat, dalam grup Opsi, pilih Penemu Ruang.

Jika Anda menemukan bahwa Anda secara berkala membuat rapat dengan sekelompok orang yang sama, buat grup di Panel Navigasi sehingga Anda bisa lebih mudah melihat informasi bebas-sibuk orang lain. Grup ini juga bisa menyertakan ruang, yang bisa memudahkan mencari ruang yang tersedia untuk mengadakan rapat.

Untuk membuat Grup Kalender, lakukan hal berikut ini:

• Di Kalender, dalam panel navigasi, gulir ke bawah ke daftar kalender dan klik kananKalender Saya.

• Masukkan nama untuk grup kalender baru Anda, lalu pilih Enter.

• Klik kanan grup kalender baru Anda dan pilih Tambahkan kalender.

• Pilih sumber, lalu pilih kalender yang ingin Anda tambahkan.

Kapan harus rapat dengan orang secara langsung versus secara jarak jauh

Rapat dengan orang secara langsung jika:

• Ini adalah kali pertama grup ini akan bekerja sama.

• Item non-elektronik akan diperlihatkan atau diedarkan.

• Ini adalah rapat curah pendapat.

• Ini adalah rapat kolaborasi intensif.

• Tidak setiap orang memiliki telepon, aplikasi konferensi online, atau perangkat lunak dan perangkat rapat elektronik yang sesuai.

Jika tidak, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi rapat online seperti Microsoft Teams atau rapat melalui telepon.

Cara menangani dokumen terkait

Dalam mempersiapkan rapat, sering kali ada dokumen untuk dibagikan sebelum atau selama rapat.

Jika semua peserta tersambung ke jaringan perusahaan Anda, taruh dokumen di situs SharePoint atau di drive jaringan bersama.

If any of the attendees are external from your company (for example, a vendor who doesn't have access to your intranet), consider using a SharePoint Workspace.

Jangan kirim lampiran dalam permintaan rapat Anda.

Mempersiapkan agenda: Biarkan tugas membantu

• @Rapat adalah titik pusat untuk item agenda Anda   .

Buat tugas tunggal, tandai dengan kategori @Rapat, dan atur Tanggal Mulai atau Tanggal Jatuh Tempo untuk tanggal rapat Anda. Saat tanggal rapat semakin dekat dan pokok diskusi muncul, tambahkan komentar, poin, dan pemikiran ke tugas pada saat Anda mengerjakannya. Tugas ini akan menjadi agenda Anda untuk rapat.

Setelah rapat, tandai tugas sebagai selesai, dan buat tugas baru untuk item tindakan Anda.

• Jika Anda ingin mendiskusikan sekumpulan pesan atau hanya satu pesan…   

Jika ada pesan yang ingin Anda diskusikan di rapat, benderai pesan itu untuk hari rapat dan tandai dengan kategori @Rapat.

Jika ada lebih dari tiga pesan untuk didiskusikan, jangan benderai setiap pesan karena akan mencemari daftar tugas Anda. Sebagai gantinya, buat tugas baru dengan nama rapat; klik kanan dan seret pesan ke tugas (menyalin saat Anda masuk). Tandai tugas ini dengan kategori @Rapat.

• Jika Anda menginginkan lebih banyak ruang untuk pemikiran Anda...   

Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain atau hanya membutuhkan lebih banyak ruang untuk pemikiran Anda, pertimbangkan menggunakan buku catatan OneNote , yang bisa dibagikan baik melalui situs SharePoint atau di server lokal. OneNote memberikan pengalaman pen catatan yang lebih kaya daripada Outlook baru.

Selama rapat: Cara berkolaborasi

Alat yang Anda gunakan untuk berkolaborasi selama rapat bergantung pada lokasi dan akses peserta Anda.

Jika Anda berkolaborasi pada sebuah dokumen dan setiap orang berada di ruangan yang sama, gunakan fitur Lacak Perubahan dan Komentar di Word.

Jika Anda sedang menyajikan dan beberapa orang dalam jarak jauh, gunakan rapat online dan fitur obrolan Microsoft Teams atau untuk rapat yang kurang formal, bergabunglah dengan setiap orang menggunakan obrolan grup Microsoft Teams dan bagikan desktop atau monitor kedua Anda.

Jika Anda ingin berkolaborasi dengan mode yang lebih ad hoc, Anda bisa menggunakan OneNote untuk membuat catatan bersama-sama dalam satu buku catatan. Jika buku catatan itu bukanlah buku catatan bersama, kirim catatan dalam sebuah pesan setelah rapat.

Jika Anda sedang membuat catatan atau menit untuk rapat, Anda juga bisa menggunakan OneNote untuk menyisipkan detail rapat dari Outlook ke dalam catatan Anda. Setelah rapat, Anda bisa mengirimkan catatan Anda ke peserta sebagai pesan.

Bagaimana cara mengakhiri rapat yang berulang

Saat serangkaian rapat telah berlanjut, daripada membatalkan rapat, yang akan menghapus semua riwayat kejadian selama rapat, ubah pola pengulangan agar berakhir pada tanggal berlangsungnya rapat terakhir. Untuk melakukan ini, pilih tombol Pengulangan dan ubah tanggal akhir.

Kapan dan bagaimana cara berbagi kalender Anda

Anda mungkin tidak perlu berbagi kalender, karena setiap orang dalam organisasi dapat melihat kapan Anda bebas atau sibuk tetapi tidak harus melihat konten atau subjek rapat dan janji. Namun, Anda bisa berbagi kalender dengan tim Anda dengan mudah jika Anda ingin agar mereka bisa melihat semua rapat dan janji Anda.

Anda mungkin ingin agar orang lain mengelola kalender Anda atas nama Anda, misalnya, asisten yang bisa menerima atau menolak rapat untuk Anda. Dalam hal ini, Anda bisa mendelegasikan kalender Anda. Jika Anda mendelegasikan kalender, pilih satu orang saja: Jangan jadikan semua orang sebagai delegasi kalender Anda. Meminta lebih dari satu delegasi bisa menyebabkan kesalahan di kalender Anda.

Buat kalender SharePoint untuk aktivitas grup yang bisa diakses oleh setiap orang, daripada berbagi kalender Anda. Misalnya, buat kalender di situs SharePoint untuk melacak jadwal liburan grup.

Kirim kalender Anda dalam sebuah pesan saat menyiapkan rapat dengan orang-orang yang tidak bisa melihat informasi bebas/sibuk Anda, seperti orang-orang di luar perusahaan Anda.

Atas Halaman

Kapan menggunakan Outlook Kontak di lingkungan perusahaan

Meski pun Anda bekerja di perusahaan dengan daftar Alamat Global, akan ada kalanya Anda ingin menyimpan kontak di kotak Outlook. Buat kontak untuk:

• Orang yang berada di luar perusahaan Anda.

• Orang yang Anda inginkan mengingat sesuatu atau menambahkan informasi ke kontak mereka, seperti ulang tahun mereka.

• Orang yang ingin disinkronkan ke ponsel Anda, terutama jika telepon Anda tidak tersambung ke buku alamat perusahaan, atau saat Anda tidak memiliki konektivitas.

Kapan membuat Grup Kontak di Outlook

Buat Grup Kontak (dulu dikenal sebagai daftar distribusi pribadi) Outlook saat Anda ingin memudahkan untuk mengirim pesan kepada sekelompok orang di luar perusahaan Anda. Untuk semua grup di dalam perusahaan Anda, buat Grup Kontak publik (tanyakan pada administrator TI Anda tentang cara melakukannya).

Atas Halaman

Apakah Langkah Cepat itu?

Langkah Cepat memberi Anda kemampuan untuk melakukan beberapa tindakan dalam satu klik. Ada beberapa alat yang bermanfaat untuk membantu Anda menjaga kotak masuk tetap rapi dan biasanya menjadi lebih efisien saat Outlook. Kapan saja Anda menemukan diri Anda berulang kali melakukan langkah-langkah yang Outlook, cobalah membuat sebuah Langkah Cepat.

Mengapa memperlihatkan Panel Baca di sebelah kanan dan bukan bagian bawah (atau nonaktif)?

Membaca teks sempit dalam kolom yang lebih panjang lebih mudah daripada membaca bagian teks lebar yang lebih singkat. Ini karena lebih mudah untuk menggerakkan mata Anda ke bawah daripada dari kiri ke kanan dalam jarak jauh, yang bisa mengakibatkan Anda menggerakkan kepala dan leher dan mengakibatkan kelelahan. Lebih baik mengaktifkan Panel Baca, sehingga Anda tidak perlu membuka setiap pesan untuk membaca kontennya.

Apa yang harus saya lakukan dengan folder yang tidak saya butuhkan lagi?

Daftar folder Panel Navigasi harus dicadangkan untuk folder sering Anda gunakan. Jika folder itu diisi dengan folder yang bahkan tidak Anda kenali, pindahkan semua email ke folder referensi Anda dan hapus folder yang sudah ada.

Bagaimana cara membuat semua pesan yang dikirim ke saya saja berwarna biru?

1. Pada tab Tampilan, di grup Tampilan Saat Ini, pilih Tampilan Pengaturan.

   

2. Dalam kotak dialog Pengaturan Tingkat Lanjut, pilih Pemformatan Bersyarat.

   

3. Dalam kotak dialog Pemformatan Bersyarat, pilih Tambahkan.

4. Dalam kotak Nama, ketikkan Saya, lalu pilih Font.

5. Dalam kotak dialog Font, di bawah Warna, pilih Biru, lalu pilih OK.

6. Dalam kotak dialog Pemformatan Bersyarat, pilih Kondisi.

7. Dalam kotak Filter, pilih kotak centang Di mana saya di samping Satu-satunyaorang pada baris Kepada, lalu pilih OK pada setiap kotak dialog yang terbuka.

   Catatan: Anda dapat menggunakan menu menurun untuk mengubah kondisi Di Mana saya.

Kapan saya harus menggunakan tampilan percakapan?

Tampilan Percakapan berguna ketika:

• Anda tidak terlalu sering memeriksa pesan, dan karenanya ada lebih banyak pesan untuk dilihat pada satu waktu.

• Anda memiliki banyak utas pesan yang memiliki banyak diskusi timbal balik.

• Anda perlu melihat konteks siapa yang telah merespon siapa.

• Anda mendapatkan banyak pesan.

Dengan menampilkan pesan Anda dalam tampilan percakapan, Anda bisa dengan mudah melihat di percakapan mana paling banyak terjadi diskusi timbal balik. Dalam kasus tersebut, Anda mungkin hanya ingin membaca dan merespons pesan terakhir dalam percakapan. Anda juga bisa memilih seluruh percakapan dan bertindak berdasarkan itu. Misalnya, mungkin ada serangkaian pesan panjang di mana yang terakhir hanya menyatakan, "Terima kasih, itu menjawab pertanyaan saya," sehingga Anda bisa menghapus seluruh percakapan.

Anda juga bisa melihat pesan dari folder lain saat Anda berada dalam tampilan percakapan, yang sangat berguna ketika Anda menerima pesan baru pada percakapan panjang — Anda bisa melihat seluruh riwayat, termasuk balasan Anda.

Apakah saya harus menyimpan pesan pribadi dan bisnis bersama-sama?

Mengurangi jumlah tempat Anda membaca pesan tidak berarti bahwa Anda harus mencampur pesan kerja dan pribadi Anda. Cara terbaik adalah dengan menggunakan akun email terpisah untuk komunikasi kerja dan pribadi. Namun, Anda harus mengurangi jumlah alamat email yang harus Anda tangani. Untungnya, dengan Outlook, Anda bisa menampilkan beberapa akun secara bersamaan. Selain akun email kerja (Server Exchange), Anda bisa menambahkan akun lain seperti Outlook.com atau Gmail ke profil yang sama di Outlook.

Bagaimana status sudah dibaca dan belum dibaca membantu saya?

Menyatakan sudah dibaca dan belum dibaca Outlook membantu dengan memperlihatkan dengan cepat pesan yang sudah dibaca setidaknya sekali dan yang belum. Namun, status pesan sudah dibaca dan belum dibaca bisa dengan mudah menjadi terpicu dengan mengklik sekitar pesan Anda sehingga catatan ini tidak sempurna — sekadar alat saja.

Untuk dengan cepat menandai pesan sebagai sudah dibaca, tekan pintasan keyboard Ctrl+Q. Untuk menandainya sebagai belum dibaca, tekan Ctrl+U.

Mengapa status sudah dibaca/belum dibaca tidak cukup?

Beberapa orang mencoba menggunakan status sudah dibaca dan belum dibaca untuk menunjukkan pesan baru atau referensi item. Tapi status belum dibaca tak t diharapkan, karena ketika pesan kehilangan fokus (saat Anda memilih pesan lain), pesan secara otomatis ditandai sebagai sudah dibaca dan terlalu sering perangkat lain (telepon, misalnya) menandai pesan sebagai sudah dibaca. Akhirnya, pesan akan dibaca kembali, dan Anda harus kembali berusaha memahami apa yang harus Anda lakukan. Menggunakan status belum dibaca/sudah dibaca sebagai "garis" di antara item tersebut di Kotak Masuk Anda yang merupakan "tugas" dan yang sekadar belum diproses cenderung terhenti ketika Anda menerima banyak pesan, beberapa di antaranya Anda akan tidak pernah dibaca karena hanya dengan melihat subjeknya, Anda tahu bahwa Anda tidak perlu membacanya. Paket Kotak Masuk yang jauh lebih efisien adalah menelusuri pesan Anda dan memutuskan apa yang harus Anda lakukan dengan tiap pesan. Lalu pesan itu harus meninggalkan Kotak Masuk Anda — bukan tetap "belum dibaca."

Kenapa saya harus mengarsipkan pesan saya?

Memiliki tempat penyimpanan terpusat untuk pesan Anda merupakan cara terbaik, sehingga Anda bisa merujuk ke sana setelah Anda "menangani" pesan. Dengan memiliki jumlah folder terbatas untuk diperiksa (1-Referensi dan 2-Pribadi), Anda tidak perlu khawatir tentang salah mengarsipkan pesan atau harus menyalinnya ke beberapa folder jika pesan tersebut berlaku untuk lebih dari satu topik atau proyek.

Tidak berarti bahwa Anda tidak perlu menelusuri pesan yang semuanya memiliki topik atau proyek tertentu. Outlook menyediakan alat yang lebih baik — seperti folder kategori dan pencarian — sehingga Anda bisa mencari dengan efektif.

Kenapa saya harus memiliki satu folder referensi saja?

Dengan memiliki satu folder, Anda tidak perlu memikirkan folder mana berisi pesan yang mana, dan Anda tahu bahwa semua yang ada dalam folder ini adalah sesuatu yang telah Anda lihat sebelumnya dan ingin Anda simpan.

Memiliki beberapa folder berarti bahwa tiap kali Anda mengarsipkan pesan, Anda dipaksa memutuskan folder mana yang digunakan. Ini menjadi lebih rumit jika ada lebih dari satu folder yang sesuai untuk setiap pesan. Karena banyak folder menjadi tak terpakai saat terdapat beberapa pilihan, ini mengakibatkan kesemrawutan.

Meskipun mungkin terlihat seperti masalah besar bila membiarkan semua pesan di Kotak Masuk Anda, ada biaya tersembunyi yang Anda bayar setiap kali Anda melihat pesan dan ingin tahu, "Apakah ini sesuatu yang harus saya tangani atau hanya ada di sini untuk referensi?" Ketenangan pikiran juga diperoleh dari hanya mengisi Kotak Masuk dengan hal-hal baru. Kotak Masuk Anda adalah tempat yang dapat dimanipulasi oleh orang lain; apa yang Anda letakkan dalam folder referensi sepenuhnya sesuai dengan Anda.

Mengapa saya memerlukan folder yang berbeda untuk Grup Kontak?

• Tingkat pengarsipan    berbeda Anda harus memiliki folder berbeda untuk Grup Kontak berbeda berdasarkan topik dan frekuensi PengarsipanOtomatis. Misalnya, jika Anda berada Grup Kontak klub mobil, pesan di folder Klub Mobil harus dihapus setiap hari. Grup Kontak yang mengulas topik terkait pekerjaan harus lebih jarang diarsip, misalnya setahun sekali.

• Pengelompokan percakapan yang efisien    Saat Anda memiliki folder terpisah untuk Grup Kontak dengan topik tertentu, Anda bisa melihat seluruh percakapan dikelompokkan menjadi satu. Bila perlu, Anda bisa mencari di dalam folder secara efisien.

Mengapa saya memerlukan folder terpisah untuk Grup Kontak dan RSS?

Pesan yang dikirim ke daftar distribusi yang besar dan ke umpan RSS bisa dengan mudah membanjiri Kotak Masuk Anda. Perlakukan aliran informasi ini seperti Anda memperlakukan surat kabar yang besar — mungkin ada artikel yang bermanfaat atau menarik, tapi membaca seluruh koran akan memakan banyak waktu. Biarkan aturan membantu Anda untuk membaca apa yang paling menarik dan relevan dengan Anda.

Grup Kontak mana yang harus masuk ke folder dan bukan Kotak Masuk saya?

Kandidat yang tepat untuk aturan dan folder daftar distribusi daftar distribusi karena:

• Menerima banyak pesan.

• Ditujukan kepada banyak orang.

Pesan tingkat perusahaan dengan berita penting (misalnya, dari CEO) dan pesan dari departemen TI Anda tentang waktu henti server seharusnya tidak dimasukkan ke folder. Pesan untuk Grup Kontak hanya kadang-kadang berisi konten yang bermanfaat atau menarik, terlepas dari frekuensinya, harus mempunyai aturan dan folder.

Bagaimana cara menyiapkan aturan untuk RSS?

Jika Anda berlangganan ke beberapa Umpan RSS, perlakukan Umpan RSS seperti daftar distribusi lain. Pindahkan item RSS yang menarik (berdasarkan kata kunci) ke Kotak Masuk; jika tidak, biarkan item RSS secara otomatis diarsipkan ke dalam folder RSS.

Bagaimana jika saya memiliki kebijakan penyimpanan atau Arsip Online Exchange Server?

Gunakan solusi di tempat ArsipOtomatis organisasi Anda, dan seperti biasa, ikuti kebijakan perusahaan Anda. Jika kebijakan perusahaan menentukan bahwa Anda memiliki beberapa folder untuk setiap tipe item, ikuti kebijakan tersebut.

Mengapa saya harus menggunakan aturan?

Seiring waktu, Anda mungkin akan menerima makin banyak pesan. Anda tidak bisa membaca setiap pesan yang Anda terima — dan Anda pun tidak harus mencoba. Tetapi, bacalah pesan yang penting untuk Anda ikuti saja. Aturan akan membantu Anda memprioritaskan pesan penting dan meminimalkan gangguan.

Tanggal mana yang diatur benderanya

Apa yang harus saya lakukan dengan tugas dan email yang dibenderai dari tahun lalu di Bilah Harus Dilakukan milik saya?

Jika Anda tidak aktif menggunakan tugas atau bendera untuk tujuan apa pun, pilih semua item, klik kanan lalu pilih Hapus. Tindakan ini akan menghapus tugas lama dan menghapus bendera dari pesan yang dibenderai dan kontak tanpa menghapus itemnya.

Apa yang harus saya lakukan dengan kategori yang tak terpakai?

Hapus semua kategori yang tidak Anda gunakan. Kumpulan kategori yang sama berlaku untuk semua item, jadi jika Anda menggunakan kategori untuk kontak, simpanlah.

Apa cara terbaik untuk memilih warna?

Saat membuat kategori warna, bijaklah dalam memilih warna. Misalnya, jangan pilih warna yang sama untuk @telepon sebagai @email, tapi pilihlah warna yang serupa (nuansa hijau, misalnya) untuk semua kategori 1:1. Seiring waktu, Anda akan bisa melihat daftar tugas Anda dan hanya dengan melihat warnanya Anda bisa menentukan apakah tugas itu sekarang dapat dilakukan. Misalnya, jika @Beranda berwarna ungu, dan Anda berada di kantor, Anda tidak bisa melakukan setiap tugas ungu.

Mengapa menjadwal waktu untuk diri sendiri?

Dengan menjadwalkan waktu untuk diri sendiri di kalender Anda, informasi bebas/sibuk Anda akan diperbarui dan orang cenderung tidak akan menjadwalkan sesuatu untuk Anda pada waktu itu. Jika Anda memiliki kalender sibuk, ini mungkin satu-satunya cara Anda bisa mendapatkan waktu khusus untuk melakukan pekerjaan Anda.

Ini juga membantu Anda membuat komitmen untuk melakukan pekerjaan — jika Anda menempatkannya di kalender, Anda harus berkomitmen untuk melakukan pekerjaan pada waktu itu. Jika seseorang membuat jadwal yang melncakup waktu kerja Anda, pastikan untuk menjadwalkan kembali waktu Anda. Jangan membohongi diri sendiri!

Bagaimana cara menangani 10.000 pesan di Kotak Masuk saya?

Jika ada lebih dari 20 item di Kotak Masuk Anda, proses pesan yang masuk dalam seminggu terakhir lalu pilih pesan sisanya dan pindahkan ke folder 1-Referensi. Ya, Anda bisa melakukan ini, dan akan terasa menyenangkan.

Mengapa saya mendapatkan begitu banyak pesan?

Jika Anda merasa kewalahan oleh pesan, mungkin Anda sudah menerima lebih dari yang dapat Anda tangani, dan Anda mungkin perlu menetapkan aturan yang lebih ketat. Coba analisis dari mana pesan Anda berasal dari dengan mengatur pesan Anda menurut Dari lalu menciutkan semua header. Apakah Anda membaca Grup Kontak yang tidak perlu Anda baca? Jika demikian, buat aturan. Jika Anda mengubah tampilan, jangan lupa untuk mengubahnya kembali!

Saya memiliki waktu 10 menit: Apa yang harus saya baca lebih dulu dalam Kotak Masuk saya?

Jika Anda tidak memiliki bayak waktu, misalnya, di antara rapat, Anda dapat membaca pesan berwarna biru - pesan yang dikirim langsung kepada Anda. Sering kali pesan ini menunggu Anda untuk melakukan langkah berikutnya dan yang paling penting.

Seberapa sering saya harus membaca pesan?

Untuk sebagian besar dari kita, membaca pesan hampir seperti candu. Habiskan 20 menit di pagi hari untuk menelusuri pesan Anda, lalu alihkan perhatian Anda untuk melakukan peninjauan daftar tugas harian Anda. Lalu lanjutkan hari Anda! Membatasi waktu yang Anda habiskan untuk membaca pesan menjadi satu kali di pagi hari dan satu kali di akhir hari dapat meningkatkan produktivitas Anda secara signifikan. Cobalah selama satu minggu penuh dan lihat hasilnya.

Bagaimana saya bisa mengelola tugas yang rumit?

Beberapa tugas membutuhkan lebih banyak ruang untuk perencanaan. Untuk tugas ini, gunakan OneNote. Misalnya, jika Anda sedang perencanaan proyek dengan beberapa langkah, tugas yang ditumpuk, dan seterusnya, OneNote adalah alat lebih yang tepat.

Jika Anda hanya ingin mengingat beberapa tugas yang terkait, buat daftarnya di bagian isi tugas. Jika di sana ada pesan terkait, seret pesan itu ke dalam tugas.

Haruskah saya menyimpan tugas pribadi dan bisnis bersama-sama?

Jika memungkinkan, simpan tugas pribadi dan bisnis Anda di satu tempat. Menyimpan satu daftar mengurangi jumlah tempat yang Anda perlukan untuk mencari apa harus dilakukan. Meskipun Anda sudah memiliki satu daftar saja, gunakan kategori untuk memilah tugas pribadi dan bisnis Anda dan mengelola daftar Anda secara efektif. Tugas pribadi Anda akan disimpan di Exchange Server perusahaan dan bisa dilihat oleh departemen TI Anda, jadi hanya letakkan tugas pribadi yang sesuai di daftar Anda.

Apa yang salah dengan menyimpan tugas di dalam kepala saya?

Menyimpan tugas di kepala Anda tidak akan berfungsi. Sangat membebaskan untuk bergantung pada Outlook daripada menjadi berlebihan otak untuk tetap melacak tugas Anda. Anda bisa berhenti menghabiskan kekuatan otak untuk mengingatkan diri sendiri tentang tugas Anda ("Oke, ingatlah untuk mengirim pesan kepada John tentang templat, mengirim pesan kepada John tentang templat...) dan fokus pada aktivitas yang sedang dilakukan.

Mengapa menyimpan tugas saya di Outlook?

Mengapa daftar tugas di Outlook bekerja lebih baik daripada daftar kertas:

• Daftar kertas tidak bisa selalu diperbarui secara otomatis.

• Daftar kertas tidak bisa disusun ulang dengan mudah.

• Anda bisa menggunakan Outlook di webuntuk menampilkan daftar tugas Anda dari mana saja.

• Outlook berintegrasi dengan OneNote dan Microsoft SharePoint Server serta perangkat seluler Anda.

• Daftar kertas dapat hilang dengan mudah.

Tingkat Lanjut: Bagaimana cara membuat Folder Pencarian untuk pesan email?

Anda bisa mendapatkan akses yang mudah ke kumpulan pesan tentang topik tertentu untuk rapat. Buat kategori untuk rapat Anda, lalu buat Folder Pencarian dengan kriteria berikut ini: kategori <nama> dan yang belum selesai dan dari periode waktu tertentu. Saat Anda menerima pesan tentang topik itu, tandai pesan dengan kategori. Saat rapat, tandai selesai pada pesan yang telah Anda bahas.

Atas Halaman

Buku dan sumber daya lainnya

• Sistem Getting Things Done (GTD), tersedia dari David Allen & Company

• Mengontrol Waktu Kerja Total Menggunakan Microsoft Outlook oleh Michael Linenberger

• Lifehacker Tips dan mengunduh getting things done

• Bagaimana Cara Bill Gates Bekerja, majalah Fortune 500 di CNNMoney.com

Atas Halaman