Pustaka adalah lokasi di situs tempat Anda dapat mengunggah, membuat, memperbarui, dan berkolaborasi pada file dengan anggota tim. Setiap pustaka menampilkan daftar file dan informasi penting tentang file, seperti siapa orang terakhir yang mengubah file. Sebagian besar situs menyertakan pustaka saat Anda membuat situs. Misalnya, situs tim memiliki pustaka Dokumen di mana Anda bisa menata dan berbagi dokumen Anda.
Karena membutuhkan lebih banyak pustaka, Anda bisa memilih dari beberapa aplikasi pustaka siap pakai dan menambahkannya ke situs Anda. Anda juga bisa mengkustomisasi pustaka dengan beberapa cara. Misalnya, Anda bisa mengontrol cara dokumen ditampilkan, dikelola, dan dibuat. atau lacak versi file, termasuk berapa banyak dan tipe versi mana. Anda bahkan bisa membuat tampilan kustom, formulir, dan alur kerja untuk membantu Anda mengelola proyek dan proses bisnis.
Jika Anda hanya ingin membuat atau bekerja dengan pustaka dan memerlukan informasi cara penggunaan, berikut adalah tugas umum dan berguna yang bisa Anda lakukan.
-
Membuat, menambahkan, menampilkan, dan mengganti nama pustaka dokumen
-
Video: Menyiapkan penyimpanan dan berbagi dokumen di Microsoft 365
-
Menghapus file, folder, atau tautan dari pustaka dokumen SharePoint
-
Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka
-
Mengaktifkan dan mengonfigurasi penerapan versi untuk daftar atau pustaka
-
Mengatur izin dan pengaturan tingkat lanjut pada pustaka Memahami tingkat izin di SharePoint
-
Menyiapkan Pustaka Aset untuk menyimpan file gambar, audio, atau video
-
Mengelola pustaka dokumen dan rekaman berukuran besar menggunakan metadata (lihat Pengenalan metadata terkelola)
Tim pemasaran di Contoso membuat situs tim tempat mereka berencana untuk mengelola proyek dan dokumen. Mereka memilih pemilik situs untuk mengelola situs. Pemilik situs mendapatkan tingkat izin Kontrol Penuh saat ia ditambahkan ke grup Pemilik untuk situs tersebut. Dia berbagi situs dan memberi semua orang izin untuk berkontribusi pada situs tersebut. Tim memutuskan untuk menggunakan pustaka Dokumen untuk mengelola siaran pers, file anggaran, kontrak, proposal, dan dokumen tim lainnya.
Pemilik situs mengunggah dokumen penting untuk membuat tim mulai menggunakan pustaka sebagai lokasi pusat. Lalu dia mengaktifkan penerapan versi, sehingga tim memiliki riwayat tentang bagaimana file berkembang dan dapat memulihkan versi sebelumnya, jika perlu. Pemilik situs juga menambahkan templat standar ke pustaka untuk laporan pemasaran, kontrak penjualan, rencana kampanye, dan lembar kerja anggaran. Setiap templat berisi logo perusahaan dan format yang telah disetujui oleh semua orang untuk digunakan. Saat anggota membuat file baru dari pustaka dokumen, mereka bisa dengan mudah memilih templat mana yang ingin mereka gunakan.
Saat anggota tim menambahkan file dan berkolaborasi pada dokumen, mereka menata pustaka dengan menambahkan kolom dan membuat tampilan untuk membantu mereka menemukan dokumen dengan cepat. Misalnya, pemilik situs menambahkan kolom "Nama Proyek" sehingga anggota bisa memfilter atau mengurutkan menurut kolom tersebut. Anggota tim lainnya menambahkan tampilan publik yang dikelompokkan menurut kuartal fiskal, dan memfilter kontrak yang kedaluwarsa dalam waktu enam bulan. Setiap anggota juga membuat tampilan pribadi untuk membantu mereka menemukan informasi dengan cepat dan menyelesaikan pekerjaan mereka.
Setelah banyak berdiskusi di rapat staf, tim memutuskan untuk mengatur pemberitahuan di tingkat pustaka untuk melaporkan pembaruan seminggu sekali. Setiap anggota dapat memutuskan cara menyiapkan pemberitahuan tambahan atau umpan RSS pada file tertentu, jika diperlukan.
Tim juga berkomitmen pada "praktik terbaik" penting dalam dunia kolaborasi baru ini. Ketika anggota ingin berbagi dokumen, mereka menolak godaan untuk melampirkannya ke pesan email, dan sebaliknya mengirimkan tautan ke dokumen melalui email. Mengirim tautan melalui email mudah dilakukan dari pustaka dan mengarahkan orang ke versi terbaru di situs tim.
Tanggung jawab penting bagi tim ini adalah mengusulkan kampanye pemasaran untuk mendorong penjualan dan pendapatan. Saat anggota tim mengembangkan rencana kampanye baru, mereka menulis dokumen bersama dan melacak versi minor file. Penulisan bersama memungkinkan beberapa orang mengedit dokumen secara bersamaan, tanpa harus khawatir tentang mendamaikan perubahan. Jika membuat kesalahan dalam satu versi dokumen, mereka dapat memulihkan versi sebelumnya. Setelah menyelesaikan rencana kampanye, mereka dapat membuat versi utama lalu mengirimkannya untuk disetujui oleh departemen hukum dan manajer mereka. Ketika file disetujui, karyawan lain di perusahaan dapat menampilkan file tersebut.
Pemilik situs meneliti dokumentasi dan pelatihan online, dan mempelajari cara menyiapkan alur kerja, mengaitkannya ke pustaka, dan mengotomatisasi proses mengumpulkan umpan balik, mengumpulkan tanda tangan, dan menerbitkan dokumen akhir.
Setelah tiga bulan digunakan, pustaka dokumen dan situs telah menjadi sangat penting bagi tim pemasaran dan membantu meningkatkan produktivitas dan visibilitas mereka di seluruh perusahaan mereka. Mereka tidak bisa membayangkan bekerja tanpanya, dan menjelajahi cara lain untuk menggunakan teknologi SharePoint untuk berkolaborasi dengan lebih baik.
Berikut adalah beberapa cara untuk bekerja dengan pustaka dan membuatnya lebih berguna untuk grup Anda (diatur secara longgar dari dasar hingga tingkat lanjut):
Menggunakan dan membuat tampilan Anda bisa menggunakan tampilan untuk melihat file di pustaka yang paling penting bagi Anda atau yang paling sesuai dengan tujuan. Konten pustaka tidak berubah, tetapi setiap tampilan menata atau memfilter file agar lebih mudah ditemukan dan dijelajahi dengan cara yang bermakna. Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.
Melacak versi Jika Anda perlu menyimpan versi file sebelumnya, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan, dan memulihkan file. Anda dapat memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru ke manual, dan beberapa versi sebagai minor, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Secara opsional Anda bisa memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan.
Tips: Jika tim Anda berencana menggunakan penulisan bersama, sebaiknya aktifkan setidaknya penerapan versi utama di pustaka, untuk berjaga-jaga jika seseorang membuat kesalahan dan mengunggah dokumen dengan nama yang sama di pustaka tempat semua orang menulis bersama. Dengan cara ini, jika perubahan hilang, Anda bisa memulihkan versi sebelumnya dari dokumen.
Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Mengaktifkan dan mengonfigurasi penerapan versi untuk daftar atau pustaka.
Menulis bersama atau melakukan check out file Saat Anda mengedit dokumen Microsoft Word atau PowerPoint dari pustaka tanpa melakukan check out, orang lain bisa mengeditnya pada saat yang sama (itu penulisan bersama). Saat Anda check out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang yang bisa mengedit file hingga file di-check in. Anda bisa mengharuskan dokumen untuk di-check out di pustaka yang berisi dokumen sensitif, atau saat Anda ingin melacak evolusi dokumen dengan hati-hati. Namun ketahuilah bahwa mengharuskan checkout akan membuat orang-orang tidak mungkin menulis dokumen bersama. Dengan menggunakan check-out, orang-orang akan diminta untuk meninggalkan komentar tentang apa yang mereka ubah dalam dokumen, tetapi check-out juga akan memperlambat proses pengeditan dan peninjauan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Kolaborasi dokumen dan penulisan bersama atau Check out, check in, atau hapus perubahan pada file di pustaka.
Mengedit file dari program desktop Ketika menyimpan dokumen di situs SharePoint, Anda dapat membuat, mengedit, dan menulis dokumen bersama secara langsung dari program desktop yang kompatibel, seperti Microsoft Word atau PowerPoint, bahkan tanpa harus masuk ke situs. Misalnya, Anda bisa mengedit presentasi PowerPoint pada saat yang sama seperti orang lain mengeditnya (juga dikenal sebagai penulisan bersama). Anda juga dapat mengelola check-in dan checkout langsung dari PowerPoint. Selain itu, Anda bisa menggunakan OneDrive untuk kerja atau sekolah atau Outlook untuk membuat konten pustaka offline, bekerja dengan mereka dari lokasi jarak jauh, lalu menyinkronkan perubahan dengan lancar saat Anda kembali online.
Tetap dapatkan informasi tentang perubahan Agar tetap mendapatkan pembaruan saat dokumen di pustaka berubah, siapkan pemberitahuan, berlangganan umpan RSS, atau ikuti dokumen. Perbedaan utama antara pemberitahuan, RSS, dan berikut ini adalah tempat Anda menerima pemberitahuan. Baik pemberitahuan dan umpan RSS memberi tahu Anda tentang pembaruan, dan keduanya memungkinkan Anda untuk mengkustomisasi berapa banyak informasi yang Anda terima. Anda dapat menyiapkan pemberitahuan atau RSS untuk mencari tahu kapan ada perubahan dalam pustaka. Jika Anda hanya peduli dengan dokumen tertentu, siapkan pemberitahuan atau ikuti dokumen. Peringatan dapat diterima sebagai email atau pesan teks. Pemberitahuan RSS tiba di umpan konsolidasi yang dapat Anda baca di Outlook atau pembaca umpan lain. Jika Anda mengikuti dokumen, Anda akan menerima pemberitahuan di Umpan Berita Anda (jika organisasi Anda menggunakan Umpan Berita). Untuk informasi selengkapnya tentang pemberitahuan, lihat Membuat pemberitahuan atau berlangganan umpan RSS.
Memerlukan persetujuan dokumen Anda bisa mengharuskan dokumen disetujui sebelum semua orang bisa melihatnya. Dokumen tetap berada dalam status tertunda hingga disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda bisa mengontrol grup pengguna mana yang bisa menampilkan dokumen sebelum disetujui. Fitur ini bisa sangat membantu jika pustaka Anda berisi panduan atau prosedur penting yang harus diselesaikan sebelum orang lain melihatnya.
Mengatur izin Grup dan tingkat izin SharePoint membantu Anda mengelola akses ke konten secara efisien. Secara default, izin pada pustaka, folder di dalam pustaka, dan dokumen diwarisi dari situs. Menetapkan izin unik ke pustaka atau dokumen tertentu bisa membantu Anda melindungi konten sensitif, seperti kontrak atau informasi anggaran, tanpa membatasi akses ke seluruh situs. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat Memahami tingkat izin di SharePoint.
Membuat alur kerja Pustaka dokumen atau tipe konten bisa menggunakan alur kerja yang telah ditentukan organisasi Anda untuk proses bisnis, seperti mengelola persetujuan dokumen atau tinjauan. Grup Anda bisa menerapkan proses bisnis ke dokumennya, yang dikenal sebagai alur kerja, yang menentukan tindakan yang perlu diambil secara berurutan, seperti menyetujui dokumen. Alur kerja SharePoint adalah cara otomatis untuk memindahkan dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas. Tiga alur kerja tersedia untuk pustaka secara default: Persetujuan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk disetujui; Kumpulkan Umpan Balik, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mendapatkan umpan balik dan mengembalikan dokumen kepada orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan Kumpulkan Tanda Tangan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka.
Catatan: Hanya alur kerja tiga-status yang tersedia di SharePoint Foundation.
Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat Tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint.
Menentukan tipe konten Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda bisa memperluas fungsi pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menetapkan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten dapat menentukan templat dan bahkan alur kerja proses. Templat bertindak sebagai titik awal, untuk pemformatan dan teks boilerplate apa pun dan untuk properti yang berlaku untuk dokumen tipe tersebut, seperti nama departemen atau nomor kontrak.
Pelacakan Audit Jika Anda memiliki sekelompok file sensitif, dan akan sangat membantu untuk mengetahui bagaimana dokumen sedang digunakan, Anda bisa menentukan kebijakan yang memungkinkan Anda mengaktifkan pelacakan audit kejadian, seperti perubahan file, salinan, atau penghapusan.
Mengatur kebijakan Pengaturan kebijakan mengaktifkan dokumen kedaluwarsa, penghapusan otomatis, atau tinjauan berkala (melalui alur kerja) dokumen yang telah mencapai usia tertentu. Seiring berkembangnya pustaka, menggunakan pengaturan disposisi ini dapat menghemat waktu dan usaha dengan mencoba membersihkan ruang hard disk yang dikemas penuh secara manual atau untuk menghindari mencapai batas kuota.
Catatan: Pengaturan kebijakan tidak tersedia di SharePoint Foundation.
Menggunakan situs Pusat Dokumen Anda dapat menggunakan situs Pusat Dokumen saat ingin membuat, mengelola, dan menyimpan dokumen dalam jumlah besar. Pusat Dokumen dirancang untuk berfungsi sebagai repositori terpusat untuk mengelola banyak dokumen. Fitur, seperti metadata dan navigasi tampilan pohon, tipe konten, dan Komponen Web, membantu Anda menata dan mengambil dokumen. "Pengurus konten" dapat dengan cepat mengonfigurasi navigasi yang digerakkan metadata agar berfungsi baik bagi sebagian besar pustaka tanpa membuat indeks secara eksplisit. Atau pengurus konten dapat membuat indeks untuk meningkatkan kinerja dibandingkan berbagai filter dan tampilan. Anda bisa menggunakan situs Pusat Dokumen sebagai lingkungan penulisan (di mana pengguna melakukan check in dan out file dan membuat struktur folder untuk file tersebut) atau sebagai arsip konten (di mana pengguna hanya menampilkan atau mengunggah dokumen).
Catatan: Pusat Dokumen tidak tersedia di SharePoint Foundation.
Cara Anda menata file di pustaka bergantung pada kebutuhan grup Anda dan pada cara Anda lebih suka menyimpan dan mencari informasi Anda. Beberapa perencanaan bisa membantu Anda menyiapkan struktur yang paling sesuai untuk grup Anda. Pustaka memiliki beberapa fitur yang membantu Anda bekerja dengan beberapa file dalam satu pustaka. Namun, beberapa pustaka mungkin lebih sesuai dengan grup Anda.
Anda mungkin ingin satu perpustakaan melayani beragam kebutuhan. Misalnya, Anda mungkin memiliki beberapa proyek dalam grup yang sama, atau beberapa grup yang mengerjakan proyek yang sama. Pertimbangkan untuk menggunakan satu pustaka saat:
-
Grup Anda perlu melihat informasi ringkasan tentang, atau tampilan yang berbeda dari kumpulan file yang sama. Misalnya, manajer mungkin ingin melihat semua file yang dikelompokkan menurut departemen atau menurut tanggal jatuh tempo.
-
Orang ingin mencari file di lokasi yang sama di situs.
-
Anda ingin menerapkan pengaturan yang sama ke file, seperti melacak versi file atau mengharuskan persetujuan.
-
Grup yang bekerja dengan pustaka memiliki karakteristik yang sama, seperti tingkat izin yang sama.
-
Anda ingin menganalisis informasi tentang file dalam lembar bentang, atau menerima pembaruan konsolidasi tentang file.
Untuk bekerja secara efisien dengan dokumen dalam satu pustaka, Anda bisa menata file dalam pustaka dengan menambahkan kolom, menentukan tampilan, atau membuat folder.
Anda mungkin ingin membuat beberapa pustaka ketika ada perbedaan yang berbeda di antara kumpulan file yang ingin Anda simpan dan kelola, atau di antara sekelompok orang yang bekerja dengan file tersebut. Gunakan beberapa pustaka saat:
-
Tipe file yang ingin Anda simpan dan kelola berbeda, dan Anda tidak mengharapkan orang-orang sering menampilkan ringkasan file atau mencari file bersama-sama.
-
Grup orang yang menggunakan file berbeda dan memiliki tingkat izin yang berbeda.
-
Anda perlu menerapkan pengaturan yang berbeda, seperti penerapan versi atau persetujuan, ke kumpulan file yang berbeda.
-
Anda tidak perlu menganalisis file bersama-sama atau menerima pembaruan terkonsolidasi tentang file.
-
Anda ingin menyediakan kumpulan opsi yang berbeda untuk membuat file baru, atau Anda ingin opsi pada menu Baru pustaka muncul dalam urutan yang berbeda.
Berikut ini adalah beberapa cara agar Anda dapat bekerja secara efisien dengan beberapa pustaka.
Menyiapkan templat dan kolom situs Jika organisasi Anda ingin menetapkan beberapa pengaturan yang konsisten di seluruh pustakanya, organisasi dapat menyiapkan templat situs dan kolom situs. Anda bisa berbagi pengaturan di beberapa pustaka sehingga Anda tidak perlu membuat ulang pengaturan setiap kali.
Mengirim file ke lokasi lain Jika Anda ingin file tersedia di beberapa pustaka, Anda bisa menyimpannya di satu pustaka, lalu mengirim salinan ke pustaka lain. Anda dapat memilih untuk diingat untuk memperbarui salinan dokumen apa pun saat membuat perubahan pada dokumen asli.
Membuat templat pustaka Jika Anda ingin menetapkan beberapa pengaturan seragam untuk pustaka atau menggunakan kembali karakteristik di seluruh pustaka, Anda bisa menyimpan pustaka sebagai templat. Templat pustaka tersedia sebagai opsi di halaman Tambahkan Aplikasi di situs Anda.
Ada beberapa cara untuk menata file di pustaka. Anda dapat menambahkan kolom, menentukan tampilan, dan membuat folder. Setiap pendekatan memiliki kelebihannya sendiri, dan Anda dapat menggabungkan setiap pendekatan bersama-sama agar sesuai dengan kebutuhan unik pustaka dan tim Anda.
Secara default, pustaka melacak nama file, serta informasi tentang status file, seperti apakah file di-check in. Namun, Anda bisa menentukan kolom tambahan yang membantu grup Anda untuk mengkategorikan dan melacak file, seperti nama kampanye atau nomor proyek, atau informasi lain yang penting bagi tim Anda. Anda memiliki beberapa opsi untuk tipe kolom yang Anda buat, termasuk baris teks tunggal, daftar turun bawah opsi, angka yang dihitung dari kolom lain, atau bahkan nama dan gambar seseorang di situs Anda.
Kolom menyediakan header kolom yang memudahkan orang mengurutkan dan memfilter dokumen. Saat Anda menampilkan file di pustaka, Anda bisa mengurutkan atau memfilter file untuk sementara waktu dengan mengarahkan ke nama kolom, lalu mengklik panah bawah di samping nama. Ini berguna jika Anda perlu melihat file dengan cara tertentu, tetapi Anda harus mengulangi langkah-langkah di lain waktu Anda menampilkan pustaka.
Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan kolom, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus kolom dalam daftar atau pustaka.
Akankah pengguna sering ingin melihat: semua dokumen yang terkait dengan proyek tertentu, semua dokumen milik departemen tertentu, atau mengelompokkan dokumen menurut bulan jatuh tempo? Jika Anda berharap untuk sering menampilkan file dengan cara tertentu, Anda bisa menentukan tampilan. Anda bisa menggunakan tampilan ini kapan saja Anda bekerja dengan pustaka. Saat Anda membuat tampilan, tampilan tersebut ditambahkan ke daftar menurun Tampilan Saat Ini yang terletak di pita pustaka.
Tampilan pustaka adalah pilihan kolom di halaman yang menampilkan item dalam pustaka, dan sering menentukan susunan urutan, filter, pengelompokan, dan tata letak kustom tertentu. Pustaka dapat memiliki tampilan pribadi dan tampilan publik. Siapa pun yang telah ditetapkan ke grup Anggota di situs (yang memiliki tingkat izin Kontribusi) dapat membuat tampilan pribadi untuk melihat file dengan cara tertentu atau hanya memfilter file yang ingin mereka lihat. Jika Anda memiliki izin untuk mendesain pustaka, Anda bisa membuat tampilan publik yang bisa digunakan siapa pun saat menampilkan pustaka. Anda juga bisa membuat tampilan publik apa pun menjadi tampilan default, sehingga orang-orang secara otomatis melihat tampilan pustaka tersebut.
Jika anggota grup menampilkan pustaka di perangkat seluler, Anda bahkan dapat membuat tampilan seluler yang memberikan batasan, seperti jumlah item yang ditampilkan dalam tampilan, yang optimal untuk bandwidth dan batasan perangkat.
Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.
Folder adalah wadah yang dapat digunakan untuk mengelompokkan dan mengelola konten dalam pustaka atau daftar. Jika folder diaktifkan untuk pustaka, Anda bisa menambahkan folder ke sebagian besar tipe pustaka. Jika pustaka Anda berisi banyak item, folder juga meningkatkan efisiensi akses item tersebut. Saat membuat folder, Anda membuat indeks internal di balik layar. Indeks internal ini juga dibuat untuk folder akar, atau tingkat teratas pustaka atau daftar. Saat mengakses item dalam folder, Anda menggunakan indeks internal ini untuk mengakses data.
Jika pustaka berisi banyak item yang bisa dikelompokkan dengan cara tertentu, Anda bisa menggunakan folder untuk menata konten di dalam pustaka. Contoh grup yang baik meliputi proyek, tim, departemen, kategori produk, rentang usia, daftar alfabet, dan subkelompok alfabet (A-C, D-F, dan seterusnya). Folder dapat membantu orang-orang memindai dan mengelola banyak file dengan cara yang tak asing lagi.
Secara default, pustaka dengan folder yang diaktifkan menampilkan folder dalam tampilan default pustaka tanpa filter apa pun. Ini berguna karena pengguna bisa memilih folder yang sesuai saat menyisipkan dokumen baru. Menampilkan semua folder juga mempermudah kemungkinan item akan ditambahkan secara tidak benar di luar folder dalam pustaka. Anda bisa dengan mudah menata ulang dokumen ke dalam folder pustaka yang berbeda dengan menggunakan perintah Buka dengan Explorer yang tersedia di pita pustaka.
Catatan: Tampilan pustaka bisa diatur ke Urutkan hanya menurut kriteria tertentu, dalam hal ini folder tidak muncul terlebih dahulu sebelum item apa pun dalam tampilan. Anda mungkin tidak ingin menggunakan opsi pengurutan tampilan ini jika Anda ingin pengguna menemukan folder yang benar dengan mudah.
Meskipun folder pustaka tidak ditampilkan di navigasi situs, pemilik situs atau pengguna dengan izin untuk mendesain situs bisa mengaktifkan Tampilan Pohon, yang menampilkan bagian Konten Situs di navigasi situs, dan memungkinkan Anda memperluas, menciutkan, dan menavigasi folder pustaka dengan mudah.
Untuk informasi selengkapnya tentang folder, lihat Membuat folder dalam pustaka dokumen atau Menghapus folder dalam pustaka.
Ketiga pendekatan dapat bekerja sama. Kolom yang sama yang Anda gunakan untuk melacak dokumen dalam tampilan default pustaka bisa digunakan untuk membuat tampilan dengan beberapa kriteria filter. Orang dapat mengurutkan dan memfilter tampilan secara dinamis dengan mengklik header kolom untuk menemukan konten saat ini. Jika struktur folder telah ditentukan dalam pustaka, Anda bisa "meratakan" tampilan pustaka dengan mengatur opsi Perlihatkan semua item tanpa folder di bagian Folder saat Anda membuat atau mengubah tampilan. Setiap pendekatan dapat melengkapi pendekatan lain untuk mendapatkan konten yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan cara yang tepat untuk Anda.
Beberapa pustaka dibuat untuk Anda saat Anda membuat situs baru, seperti pustaka Dokumen di situs tim. Anda bisa mengkustomisasi pustaka ini untuk tujuan Anda, atau Anda bisa membuat pustaka tambahan Anda sendiri. Setiap tipe pustaka memiliki tujuan tertentu dan beberapa memiliki sekumpulan perilaku dan fitur yang berbeda.
Penting: Anda mungkin memiliki lebih sedikit atau lebih banyak pustaka yang tersedia di situs Anda, bergantung pada versi SharePoint yang menjadi dasar situs Anda, paket Microsoft 365 langganan organisasi Anda, atau apakah fitur tertentu diaktifkan di situs Anda.
Pustaka aset Untuk berbagi dan mengelola aset media digital, seperti file gambar, audio dan video, gunakan pustaka aset. Pustaka aset memudahkan pengguna untuk menemukan dan menggunakan kembali file media digital yang telah dibuat orang lain, seperti logo dan gambar perusahaan. Pustaka aset juga menyediakan tipe konten dengan properti dan tampilan untuk mengelola dan menelusuri aset media, seperti gambar mini dan kata kunci metadata. Misalnya, Anda mungkin ingin mengelola dan menyimpan gambar bermerk dan fragmen konten yang dapat digunakan kembali dari aplikasi sehingga tersedia di seluruh perusahaan Anda dan digunakan secara konsisten.
Pustaka dasbor Berisi halaman Komponen Web, halaman Komponen Web dengan Lists Status, dan dasbor yang digunakan PerformancePoint.
Pustaka Koneksi Data Untuk menyederhanakan pemeliharaan dan manajemen koneksi data, gunakan pustaka koneksi data. Pustaka koneksi data adalah tempat terpusat untuk menyimpan file Office Data Connection (ODC). Setiap file ini (.odc) berisi informasi tentang cara menemukan, masuk, membuat kueri, dan mengakses sumber data eksternal. Memusatkan file ODC dalam pustaka koneksi data juga memungkinkan untuk berbagi, mengelola, dan mencari file koneksi data dari dalam situs SharePoint, dan membantu memastikan bahwa data bisnis dan laporan, terutama lembar bentang, mempertahankan rangkaian nilai dan hasil rumus yang konsisten sebagai "satu versi kebenaran".
Catatan: Untuk menyederhanakan pemeliharaan dan manajemen file koneksi data untuk PerformancePoint, gunakan pustaka koneksi data untuk PerformancePoint. Di pustaka ini, Anda bisa menyimpan file ODC dan Koneksi Data Universal (UDC).
Pustaka dokumen Untuk berbagai tipe file, termasuk dokumen dan lembar bentang, gunakan pustaka dokumen. Anda bisa menyimpan jenis file lain di pustaka dokumen, meskipun beberapa tipe file diblokir karena alasan keamanan. Saat Anda bekerja dengan program yang tidak diblokir, Anda bisa membuat file tersebut dari pustaka. Misalnya, tim pemasaran Anda mungkin memiliki pustaka dokumen sendiri untuk materi perencanaan, rilis berita, dan publikasi.
Pustaka formulir Jika Anda perlu mengelola sekelompok formulir bisnis berbasis XML, gunakan pustaka formulir. Misalnya, organisasi Anda mungkin ingin menggunakan pustaka formulir untuk laporan pengeluaran. Menyiapkan pustaka formulir memerlukan editor XML atau program desain formulir XML, seperti Microsoft InfoPath. Formulir yang diisi orang-orang hanyalah file .xml yang berisi data (dan hanya data) yang dimasukkan ke dalam formulir, seperti tanggal pengeluaran dan jumlahnya. Semua hal lain yang membentuk laporan pengeluaran disediakan oleh templat formulir. Setelah orang mengisi formulir, Anda bisa menggabungkan data formulir atau mengekspornya untuk analisis.
Pustaka gambar Untuk berbagi kumpulan gambar atau grafik digital, gunakan pustaka gambar. Meskipun gambar bisa disimpan di tipe pustaka SharePoint lainnya, pustaka gambar memiliki beberapa keuntungan. Misalnya, dari pustaka gambar Anda bisa menampilkan gambar dalam peragaan slide, mengunduh gambar ke komputer Anda, dan mengedit gambar dengan program grafik yang kompatibel, seperti Microsoft Paint. Pertimbangkan untuk membuat pustaka gambar jika Anda ingin menyimpan gambar acara tim atau peluncuran produk. Anda juga bisa menautkan ke gambar di pustaka Anda dari tempat lain di situs Anda, seperti dari wiki, dan blog.
Pustaka rekaman Untuk menyimpan penyimpanan terpusat untuk menyimpan dan mengelola catatan organisasi Anda atau dokumen bisnis penting, gunakan pustaka rekaman. Misalnya, organisasi Anda mungkin perlu mematuhi peraturan kepatuhan yang memerlukan proses terorganisir untuk mengelola dokumen yang berkaitan. Situs Pusat Rekaman bisa berisi sejumlah pustaka rekaman untuk menyimpan tipe catatan yang berbeda. Untuk setiap pustaka Anda bisa mengatur kebijakan yang menentukan catatan apa yang akan disimpan, cara merutekan dan mengelola dokumen, dan berapa lama catatan ini harus dipertahankan.
Pustaka laporan Untuk menyederhanakan pembuatan, manajemen, dan pengiriman halaman web, dokumen dan indikator kinerja utama (KPI) metrik dan tujuan, gunakan pustaka laporan. Pustaka laporan adalah tempat terpusat di mana Anda bisa membuat dan menyimpan laporan, seperti buku kerja Excel, dan halaman dasbor. Saat Anda menerbitkan buku kerja Excel ke pustaka laporan, sekali klik diaktifkan untuk dibuka dalam tampilan browser, yang merupakan cara yang mudah untuk melihat buku kerja tanpa menambahkannya ke halaman Komponen Web.
Pustaka Diagram Proses (Metrik dan Unit AS) Untuk menyimpan dan berbagi dokumen proses diagram, seperti dokumen yang dibuat dengan Microsoft Visio, gunakan Pustaka Diagram Proses. Pustaka Metrik dan Unit AS disesuaikan dengan pengukurannya masing-masing.
Pustaka Halaman Wiki Untuk membuat kumpulan halaman wiki yang tersambung, gunakan pustaka halaman wiki. Wiki memungkinkan beberapa orang mengumpulkan informasi dalam format yang mudah dibuat dan dimodifikasi. Anda juga bisa menambahkan halaman wiki yang berisi gambar, tabel, hyperlink, dan link internal, ke pustaka Anda. Misalnya, jika tim Anda membuat situs wiki untuk sebuah proyek, situs tersebut bisa menyimpan tips dan trik dalam serangkaian halaman yang tersambung satu sama lain.
Catatan: Bergantung pada situs dan konfigurasi Anda, pustaka sistem tambahan, seperti pustaka gaya, pustaka aset situs, dan pustaka halaman situs, secara otomatis dibuat untuk Anda. Namun, Anda tidak dapat membuat pustaka tertentu ini melalui antarmuka pengguna.
