Ha a csapat terjesztési listákat, fájlmegosztást és együttműködési jegyzetelési lehetőségeket használ a teendőkhöz, akkor a Outlook szívesen Microsoft 365-csoportok. Az Microsoft 365-csoportok hatékony produktivitásnövelő eszközök, melyek egyetlen együttműködési térben egyesítik az Outlookbeli beszélgetéseket és naptárat, a SharePointbeli fájlokat, a Plannerbeli feladatokat, illetve a OneNote-ban megosztott jegyzetfüzeteket.
Amikor követ egy csoportot, a rendszer az összes e-mailt és értekezlet-összehívást közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappába küldi. Ezek azonban a csoportmappában is megtalálhatók. Ezért ne aggódjon amiatt, hogy véletlenül töröl valamit, vagy hozzon létre egy szabályt, amellyel áthelyezheti a leveleket a Beérkezett üzenetek mappából egy privát mappába. Miután elolvasta, törölje a beérkezett üzenetek mappájából, és tudja, hogy a kereshető csoport mappájában továbbra is van egy biztonságosan tárolt példány; Valójában a csoport kezdete óta az összes üzenet a csoportmappában van tárolva. Még ha nem is volt tag az elején, akkor is látni fogja a teljes előzményeket, miután csatlakozott.
Tipp: Ha még nem kezdte el a Microsoft 365-csoportok, érdemes először elolvasnia a Microsoft 365-csoportok használatának első lépéseit az Outlookban.
Tippek a Microsoft 365-csoportok legjobb kihasználása érdekében a Outlook
-
Használja a csoportokat terjesztési listaként: Az új e-mailek és értekezlet-összehívások a postaládájában is megjelennek, és a csoportnak küldött üzeneteket a csoport összes tagja megkapja, éppen úgy, mint a terjesztési listák esetében. A Outlook vagy Webes Outlook bármely verziója működni fog. Egyszerűen írja be a csoport e-mail-címét az üzenet Címzett mezőjébe, és már kommunikálhat is a csoporttagokkal.
Megjegyzés: Csoport létrehozásakor jelölje be az Összes csoportos beszélgetés küldése jelölőnégyzetet, hogy minden tag megkapja a csoport e-mailjeinek másolatait a beérkezett üzenetek között.
-
Jelölje meg a csoportokat kedvencként a gyors eléréshez: A Outlook a navigációs ablak alján láthatók azok a csoportok, amelyeknek Ön a tulajdonosa és/vagy tagja. Kattintson a jobb gombbal egy csoportra, és válassza a Hozzáadás a kedvencekhez parancsot – így a csoport a navigációs ablaktábla tetején fog megjelenni, ahol könnyebben elérheti.
Ha hozzáad egy csoportot a kedvencekhez, elérheti a csoport tartalmát akkor is, ha nem kapcsolódik az internethez.
-
Nem kell áthelyezni az üzeneteket egy privát mappába Amikor követ egy csoportot, a rendszer az összes e-mailt és értekezlet-összehívást közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappába küldi. Ezek azonban a csoportmappában is megtalálhatók. Ezért ne aggódjon amiatt, hogy véletlenül töröl valamit, vagy hozzon létre egy szabályt, amellyel áthelyezheti a leveleket a Beérkezett üzenetek mappából egy privát mappába. Miután elolvasta, törölje a beérkezett üzenetek mappájából, és tudja, hogy a kereshető csoport mappájában továbbra is van egy biztonságosan tárolt példány; Valójában a csoport kezdete óta az összes üzenet a csoportmappában van tárolva. Így még ha nem is volt tag az elején, akkor is látni fogja a teljes előzményeket, miután csatlakozott.
Ha nem szeretné, hogy az e-mailek a Beérkezett üzenetek mappába érkezzenek, egyszerűen hagyja abba a csoport követését (de maradjon csatlakoztatva). Ezután a rendszer az e-maileket a csoportmappába továbbra is kézbesíti, a Beérkezett üzenetek mappába azonban nem.
-
Gyorsan ütemezhet csoportértekezleteket: Ha kijelöli a csoportok egyikét a navigációs ablaktáblában, a képernyő tetején megjelenik egy speciális menüszalag a csoport kezeléséhez. A naptárt megnyitva láthatja a csoport összes értekezletét az adott hónapban. A csoportnaptár megnyitásához:
-
Outlook válassza a Kezdőlap > Naptár lehetőséget.
Ezután az új értekezletet a következő cikkben ismertetettek szerint ütemezheti: Értekezlet ütemezése egy csoportnaptárban.
-
A Webes Outlook használata esetén válassza a Naptár lehetőséget.
Ezután az új értekezletet a következő cikkben ismertetettek szerint ütemezheti: Értekezlet ütemezése egy csoportnaptárban.
-
-
Egyszerűen megoszthat fájlokat a csoport minden tagja Könnyedén tölthet fel megosztott fájlokat, és a tárakban lévő fájlokat is csatolhatja az e-mail-üzeneteihez. Mivel a csoport összes tagja automatikusan rendelkezik a megfelelő engedélyekkel, nem kell manuálisan kezelnie a megosztott fájlok engedélyeit. A csoport fájltárát a következőképpen nyithatja meg a csoportmenüszalagról:
-
Outlook válassza a Kezdőlap > Fájlok lehetőséget. Lásd: Csoport fájljainak megosztása.
-
A Webes Outlook használata esetén válassza a Fájlok lehetőséget. Lásd: Csoport fájljainak megosztása.
-
-
Gyorsan elérheti a csapatjegyzetfüzetet: A jegyzetfüzetben rögzítheti a csapat megbeszéléseinek, terveinek és tevékenységeinek jegyzeteit. A csoport jegyzetfüzetét a következőképpen nyithatja meg a csoportmenüszalagról:
-
Outlook válassza a Kezdőlap > Jegyzetfüzet lehetőséget.
-
A Webes Outlook használata esetén válassza a Jegyzetfüzet lehetőséget.
-
-
Kereshet a tartalmakban: Szeretné megtalálni az adott témához tartozó összes értekezletet? Vagy az előző heti értekezlet jegyzeteire van szüksége? A csoportban lévő összes elem – beszélgetések, fájlok, naptár és jegyzetfüzet – kereshető, és az engedélyek automatikusan be vannak állítva úgy, hogy a csoport összes tagja megtalálhassa, amit keres.
-
Használja a kedvelést és a @megemlítést: Tetszik Önnek egy csapattag ötlete? Jelezze neki. Gyorsan és könnyen megteheti ezt (és búcsút inthet a régi „+1” hivatkozásnak). Szeretné felhívni mások figyelmét? Használjon @említést az e-mail-üzenetben, és az üzenetet kézbesíti a rendszer közvetlenül az adott személy postaládájába, hogy biztosan észrevegye.
