Mi a különbség a Microsoft 365-csoportok és az Outlook partnerlistája között?

A partnerlista vagy terjesztési lista olyan e-mail-címgyűjtemény, amellyel egyszerre sok személynek küldhet üzeneteket vagy értekezlet-összehívásokat. Megtudhatja , hogyan hozhat létre, szerkeszthet vagy törölhet partnerlistát az Outlookban.

Az Outlookban egyMicrosoft 365-csoport megfelel ezeknek az egyszerű igényeknek, és olyan megosztott erőforrásokat biztosít, amelyekhez a csoporttagok automatikusan hozzá lesznek rendelve a csoport létrehozásakor.

A Microsoft 365-csoportok-hez tartozó megosztási és kommunikációs eszközök

Amikor beállít egyMicrosoft 365 csoportot az Outlookban, kiválaszthatja azoknak a személyeknek a csoportját, akikkel együtt szeretne működni, és egyszerűen beállíthat egy erőforrásgyűjteményt a megosztáshoz. Nem kell foglalkoznia azzal, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert azzal, hogy tagokat vesz fel a csoportba, automatikusan megadja nekik az engedélyeket a csoportban biztosított eszközökhöz.

Íme néhány olyan funkció, amely a csoportokat hatékonyabb megoldássá teszi, mint az e-mail terjesztési listák:

Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.

Tipp: Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.
Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: Fájlok megosztása csoporttal az Outlookban.
Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. Lásd: Csoportnaptár használata az Outlookban események ütemezéséhez és szerkesztéséhez.
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot. Lásd: OneNote: Első lépések.
Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. Lásd: Vendégek hozzáadása Csoportok az Outlookban.
A tartalom felderíthető – az Outlookban Csoportok alapértelmezés szerint nyilvánosak, ami azt jelenti, hogy a szervezet más tagjai könnyen felfedezhetik és csatlakozhatnak a csoporthoz, illetve áttekinthetik azokat. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, átválthat privátra, amely elrejti a tartalmat a nem tagok elől, és megköveteli a csoporttulajdonostól, hogy hagyja jóvá a csatlakozási kérelmeket.
Önkiszolgáló létrehozás – Az informatikai részlegnek nem kell lebosszannia a felhasználóktól a csoportok létrehozására vonatkozó kérések miatt. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szabályozni szeretné, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, olvassa el a következő témakört: Annak kezelése, hogy ki hozhat létre Microsoft 365-csoportok.

A csoportok felügyelete

Microsoft 365 számos hasznos eszközt és képességet kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez. További információ: Rendszergazdai útmutató az Outlook Microsoft 365-csoportok.