Koja je razlika između grupe sustava Microsoft 365 i popisa kontakata u programu Outlook?

Popis kontakata ili popis za raspodjelu zbirka je adrese e-pošte koja se koristi za slanje poruka ili pozivnica za sastanke velikom broju osoba odjednom. Saznajte kako stvoriti , urediti ili izbrisati popis kontakata u programu Outlook.

GrupaGrupa sustava Microsoft 365 u programu Outlook zadovoljava te jednostavne potrebe i pruža niz zajedničkih resursa kojima se članovi grupe automatski dodjeljuju prilikom stvaranja grupe.

Alati za zajedničko korištenje i komunikaciju koji se isporučuju s grupe sustava Microsoft 365

Kada postavite grupuMicrosoft 365 u programu Outlook, možete odabrati skup osoba s kojima želite surađivati i jednostavno postaviti zbirku resursa za zajedničko korištenje. Ne morate se brinuti da ćete ručno dodjeljivati dozvole za sve te resurse jer dodajući članove u grupu automatski dajete dozvole koje su im potrebne za alate koje grupa nudi.

Evo nekoliko značajki koje grupe čine naprednijim rješenjem od popisa za raspodjelu e-pošte:

Zajednička ulazna pošta – gdje se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite na popisima za raspodjelu. Zajednička ulazna pošta u potpunosti se može pretraživati, pa stvara živuću arhivu poruka grupe. Pridošlice u grupu mogu pretraživati povijest ili se pomicati unatrag da bi brzo saznali što je prethodno objavljeno u grupi. Pročitajte sljedeće: Grupni razgovor u programu Outlook.

Savjet: Ako korisnici i dalje žele da se poruke grupe prikazuju u osobnoj ulaznoj pošti, kao što su to učinili s popisom za raspodjelu, samo se moraju pretplatiti na grupu klikom na gumb Članstvo na vrpci u programu Outlook.
Biblioteka zajedničkih datoteka – grupa sadrži biblioteku datoteka sustava SharePoint u kojoj korisnici mogu pohranjivati, zajednički koristiti dokumente, radne knjige, prezentacije, slike ili bilo koju drugu vrstu datoteke na kojoj moraju raditi te na njoj surađivati. Pročitajte sljedeće: Zajedničko korištenje datoteka s grupom u programu Outlook.
Zajednički kalendar – grupa dobiva zajednički kalendar za objavljivanje događaja povezanih s grupom. Svaki član koji se pretplati na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru da bi se ti događaji po želji mogli pojavljivati i u osobnim kalendarima. Pročitajte sljedeće: Zakazivanje i uređivanje događaja pomoću grupnog kalendara u programu Outlook.
Zajednička bilježnica programa OneNote – grupa automatski ima zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati i surađivati na podacima. Mnoge grupe bilježnicu koriste za stvaranje živućih wikija s najčešćim pitanjima i drugim resursima. Pročitajte sljedeće: OneNote: Početak rada.
Pristup gosta – vanjske kontakte možete dodati u popise za raspodjelu prije, ali sve što su dobili je e-pošta. Uz grupe gostima možete omogućiti pristup razgovorima e-poštom, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote. Pročitajte sljedeće: Dodavanje gostiju grupe programu Outlook.
Sadržaj je vidljiv – grupe u programu Outlook po zadanom su javne, što znači da je drugim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi jednostavno otkriti i pridružiti se materijalima u grupi ili ih pregledati. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, možete prebaciti grupu u privatnu, čime se skriva sadržaj koji nije član i zahtijeva da vlasnik grupe odobri sve zahtjeve za pridruživanje.
Samoposlužno stvaranje – IT ne mora biti zagušen zahtjevima korisnika da bi stvorio grupe. Korisnici po potrebi mogu stvarati vlastite grupe. Ako želite odrediti koji korisnici u tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pročitajte članak Upravljanje korisnicima koji mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365.

Administriranje grupa

Microsoft 365 nudi dostupne korisne alate i mogućnosti za jednostavnije upravljanje grupama i upravljanje njima. Dodatne informacije potražite u vodiču za administratore grupe sustava Microsoft 365 programu Outlook.