Tvrtke ili ustanove godinama se oslanjaju na grupe za raspodjelu radi komunikacije i suradnje s grupama osoba unutar i izvan tvrtke. Sada, međutim, Microsoft 365 grupe u programu Outlook nude snažnije rješenje za suradnju.
Savjet: Ako tražite informacije o korištenju grupa kontakata programa Outlook da biste poslali poruku e-pošte na popis osoba – primjerice grupu prijatelja – pročitajte odjeljak Stvaranje grupe kontakata ili popisa za raspodjelu u programu Outlook za PC.
Što su Microsoft 365 grupe?
Kada postavite grupuMicrosoft 365 u programu Outlook, možete odabrati skup osoba s kojima želite surađivati i jednostavno postaviti zbirku resursa za zajedničko korištenje. Ne morate se brinuti da ćete ručno dodjeljivati dozvole za sve te resurse jer dodajući članove u grupu automatski dajete dozvole koje su im potrebne za alate koje grupa nudi.
Ti dodatni resursi obuhvaćaju sljedeće:
-
Zajednička ulazna pošta – gdje se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite na popisima za raspodjelu. Zajednička ulazna pošta u potpunosti se može pretraživati, pa stvara živuću arhivu poruka grupe. Pridošlice u grupu mogu pretraživati povijest ili se pomicati unatrag da bi brzo saznali što je prethodno objavljeno u grupi. Pročitajte sljedeće: Grupni razgovor u programu Outlook.
Savjet: Ako korisnici i dalje žele da se poruke grupe prikazuju u osobnoj ulaznoj pošti, kao što su to učinili s popisom za raspodjelu, samo se moraju pretplatiti na grupu klikom na gumb Članstvo na vrpci u programu Outlook.
-
Biblioteka zajedničkih datoteka – grupa sadrži biblioteku datoteka sustava SharePoint u kojoj korisnici mogu pohranjivati, zajednički koristiti dokumente, radne knjige, prezentacije, slike ili bilo koju drugu vrstu datoteke na kojoj moraju raditi te na njoj surađivati. Pročitajte sljedeće: Zajedničko korištenje datoteka grupe.
-
Zajednički kalendar – grupa dobiva zajednički kalendar za objavljivanje događaja povezanih s grupom. Svaki član koji se pretplati na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru da bi se ti događaji po želji mogli pojavljivati i u osobnim kalendarima. Pročitajte sljedeće: Zakazivanje sastanka u grupnom kalendaru u programu Outlook.
-
Zajednička bilježnica programa OneNote – grupa automatski ima zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati i surađivati na podacima. Mnoge grupe bilježnicu koriste za stvaranje živućih wikija s najčešćim pitanjima i drugim resursima.
-
Pristup gosta – vanjske kontakte možete dodati u popise za raspodjelu prije, ali sve što su dobili je e-pošta. Uz grupe gostima možete omogućiti pristup razgovorima e-poštom, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote. Pročitajte sljedeće: Pristup gosta u grupe sustava Microsoft 365.
-
Sadržaj je vidljiv – grupe u programu Outlook prema zadanim su postavkama javne, što znači da je drugim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi jednostavno otkriti i pridružiti se materijalima u grupi ili ih pregledati. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, možete je prebaciti u privatnu, čime se sadržaj skriva od članova koji nisu članovi i zahtijeva da vlasnik grupe odobri sve zahtjeve za pridruživanje.
-
Samoposlužno stvaranje – IT ne mora biti zagušen zahtjevima korisnika da bi stvorio grupe. Korisnici po potrebi mogu stvarati vlastite grupe. Ako želite odrediti koji korisnici u tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pročitajte članak Upravljanje korisnicima koji mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365.
To su samo neke od značajki koje grupe čine snažnijim rješenjem od grupa za raspodjelu.
Administriranje grupa
Microsoft 365 nudi dostupne korisne alate i mogućnosti za jednostavnije upravljanje grupama i upravljanje njima. Da biste saznali više o svakoj od tih prednosti, kliknite naslove u nastavku.
Čuvanje direktorija pod kontrolom je briga svakog administratora. U nastavku su navedeni neki od Microsoft 365 koji će vam olakšati sljedeće:
-
Pravilnici o imenovanju – pravilnici o imenovanju omogućuju definiranje što su prihvatljivi nazivi grupa, a koji nisu. To korisnicima onemogu daje profane ili zabranjena imena grupama. Uz to, na nazive grupa možete nametnuti standardne prefikse ili sufikse tvrtke.
Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogućuje vam postavljanje članstva grupe prema pravilu, čime se članovi grupe dodaju (ili uklanjaju) na temelju metapodataka (kao što su odjel ili uloga) u vašem aktivnom direktoriju. Dodatne informacije o stvaranju dinamičnog članstva potražite u članku Korištenje atributa za stvaranje naprednih pravila.
-
Skriveno članstvo – ako želite da članstvo vaše grupe bude povjerljivo, primjerice ako su članovi učenici, možete sakriti članstvo od vanjskih strana.
-
Dozvole za stvaranje – možda neke osobe u tvrtki ili ustanovi ne želite stvarati nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za stvaranje u direktoriju. Pročitajte članak Upravljanje stvaranjem grupa okruženja Microsoft 365.
-
Zapisnici nadzora – korisnicima možete omogućiti stvaranje grupa i upravljanje članstvom u grupi jer zapisnici nadzora grupe sustava Microsoft 365 omogućuju vam da pratite tko je stvorio ili izbrisao određenu grupu ili promijenio članstvo u grupi. Pročitajte sljedeće: Pretraživanje zapisnika nadzora u centru za sigurnost okruženja Microsoft 365 & usklađenost.
Upravljanje isporukom daje vam neke načine upravljanja načinom na koji grupa treba slati ili primati poruke. Osim toga, postoje i alati za praćenje tijeka tih poruka.
-
Pošalji kao ili Pošalji u ime – te postavke određenim korisnicima omogućuju slanje poruka e-pošte kao da dolaze iz grupe ili su u njihovo ime.
-
Ograničenja pošiljatelja – te postavke omogućuju vam da odredite tko može slati poruke grupi. Grupu je moguće konfigurirati tako da dopušta e-poštu vanjskih strana, no to možete ograničiti samo na određene vanjske strane.
-
Vanjska korisnička podrška – pozivanjem gostiju u grupu možete ih uključiti u razgovore e-poštom u grupi. Pročitajte sljedeće: Pristup gosta u grupe sustava Microsoft 365.
-
Pravila prijenosa – pravila prijenosa funkcioniraju za grupe kao i za poslužitelj sustava Exchange. Pravila mogu tražiti poruke koje ispunjavaju određene uvjete i zatim poduzeti akciju na tim porukama.
-
Savjeti za poštu – savjeti za poštu informativne su poruke koje se prikazuju korisnicima dok sastavljaju poruku. Oni mogu pomoći u smanjivanju nemogućnosti isporuke tako da upozoravaju korisnika ako je njihova poruka vjerojatno da će otići vanjskim stranama ili premašiti kvote poruka.
-
Više proxy adresa – grupa može imati pseudonime kao i poštanski sandučić korisnika. Dodatne proxy adrese mogu biti praktične za prihvaćanje poruka poslanih tim drugim pseudonimima ili radi lakšeg pristupa grupi s dugim ili teško napisanim nazivom. Pročitajte sljedeće: Podrška za više domena za grupe sustava Microsoft 365 – Administrator pomoć
-
Maksimalna veličina slanja/primanja – te kvote mogu smanjiti probleme s grupom koja prima (ili šalje) iznimno velike poruke radi boljeg upravljanja preduvjetima za pohranu i propusnost.
Microsoft 365 nudi i neke alate za upravljanje vrstom sadržaja koji se zajednički koristi u grupi.
-
Smjernice za korištenje – moći ćete definirati smjernice korištenja za grupe Microsoft 365 – da biste korisnike informirati o najboljim praksama koje će im pomoći da njihove grupe budu učinkovite i da ih naučite o internim pravilnicima o sadržaju.
-
Klasifikacija podataka – moći ćete stvoriti prilagodljiv sustav klasifikacije podataka za grupe sustava Microsoft 365 koje omogućuju razdvajanje grupa prema vrsti pravilnika (npr. "neklasificirano", "povjerljivo u tvrtki" ili "strogo povjerljivo"). Na taj način vaše grupe mogu izlagati pravilnike drugih sadržaja u vašoj tvrtki ili ustanovi. Proširivo pravilo vašoj tvrtki ili ustanovi omogućuje konfiguriranje krajnje točke koja se poziva svaki put kada se grupa stvori ili promijeni, a zatim možete implementirati vlastite pravilnike za stvaranje ili promjenu grupe.
Upravljanje promjenom
Korisnicima je ponekad neugodno zbog promjena pa je važno komunicirati s postojećim članovima popisa za raspodjelu da bi znali što mogu očekivati. Evo nekih informacija koje biste trebali uvrstiti u ovu poruku, zajedno s nekim odgovorima koji bi vam mogli biti korisni:
Što su grupe u programu Outlook?
Microsoft 365 u programu Outlook jedno je rješenje za suradnju za timove/grupe koje žele mjesto za zajedničko korištenje rasprava, datoteka, kalendara i bilješki na jedinstven način koji je jednostavno pronaći. Vjerojatno je jedna od najboljih značajki to što ulazna pošta za grupu održava povijest rasprava, što olakšava pretraživanje prethodnih rasprava.
Zašto uvodimo tu promjenu?
Osobe često zatražili mogućnost pretraživanja poruka objavljenih na našem popisu za raspodjelu radi pronalaženja informacija o kojima je prethodno bilo riječi. Nadogradnja popisa za raspodjelu na grupu znači da korisnici ne moraju iznova i iznova odgovarati na ista pitanja.
Nova će grupa sadržavati i kalendar za naše grupne događaje, biblioteku zajedničkih datoteka i bilježnicu programa OneNote u kojoj možemo surađivati i prikupljati informacije za buduću referencu.
Moram li učiniti nešto da bih se pridružio ovoj grupi ako sam već bio član popisa za raspodjelu?
Ne, ako ste već bili član popisa za raspodjelu, automatski ćete biti član nove grupe.
Kako pristupiti novoj grupi u programu Outlook? Što je s programom Outlook na webu?
Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, jednostavno otvorite kategoriju Grupe pri dnu navigacijskog okna s lijeve strane. Ako koristite tu grupu, često je preporučujemo da je prikvačite kao favorit tako da je kliknete desnom tipkom miša, a zatim odaberete Prikaži kao favorit.
Uz to, na svim mobilnim platformama (iOS, Android itd.) dostupni su besplatni mobilni klijenti za grupe Microsoft 365 aplikacije koje su dostupne na svim mobilnim platformama (iOS, Android itd.) da biste u pokretu mogli jednostavno pristupiti grupi.
Ne mogu li i dalje samo e-poštom
Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za popis za raspodjelu i dalje će dobro funkcionirati za grupu u programu Outlook.
Dodatne mogućnosti...
Ne zaboravite im reći kada se ta promjena pojavljuje i kome se trebaju obratiti ako imaju dodatna pitanja.
Migracija popisa za raspodjelu
Jeste li spremni nadograditi popis za raspodjelu na grupu? Pročitajte članak Migracija popisa za raspodjelu u grupe sustava Microsoft 365 – Administrator pomoć.
Koje popise za raspodjelu nije moguće nadograditi na grupe sustava Microsoft 365?
Na grupe sustava Microsoft 365 možete nadograditi samo jednostavne popise za raspodjelu kojima se upravlja u oblaku. Pročitajte članak Nije moguće nadograditi popise za raspodjelu na grupe sustava Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Što je sljedeće?
Kada grupu za raspodjelu nadogradite na grupuMicrosoft 365 nekoliko je zadataka za daljnji rad koje ćete možda htjeti učiniti da biste bili sigurni da će ići bez poteškoća.
-
Daljnji rad s korisnicima – obratite se njima odmah nakon dovršetka nadogradnje, a zatim ponovno nekoliko dana kasnije. Prikaz da slušate i odgovarate na sva pitanja koja imaju bit će dug put prema tome da ih us happy and comfortable with the change.
-
Praćenje izvješća o angažmanu – portal Microsoft 365 Administrator sadrži neka dobra izvješća koja vam mogu pokazati koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje značajke koriste. Ta vam izvješća mogu pomoći pri dizajniranju daljnjih i korisničkih tečajeva, kao i da istaknete gdje će korisnici dobiti najviše vrijednosti iz nove grupe. Pogledajte: Izvješća o aktivnosti u Centar za administratore okruženja Microsoft 365.
-
Podijelite svoje iskustvo – obavijestite druge timove u tvrtki da ste nadogradili grupu za raspodjelu i koje ste korake poduzeti da biste je uspješno izvršili! Zajedničko korištenje tih podataka može pomoći timovima da prate vaš primjer i uspješno nadograde vlastiti.
Vidi također
Imate pitanja o Microsoft 365 grupama?
Slušamo vas
Članak je zadnji put ažuriran 16. listopada 2020. kao rezultat vaših povratnih informacija. Ako ste otkrili da vas je vodio do korisnih informacija, a posebice ako niste, kliknite kontrole za povratne informacije u nastavku i ostavite nam konstruktivne komentare da bismo ih mogli nastaviti poboljšavati. Hvala!
