Guide de confidentialité pour Les insights personnels

Principes clés 

• En tant qu’utilisateur Viva Insights, vous seul pouvez voir vos propres données.

• Vos données sont stockées et calculées dans votre boîte aux lettres Exchange Online.

• Vous pouvez accepter et refuser à tout moment.

• Les informations personnelles dans Viva Insights ne vous montrent aucune information d’identification personnelle de collègues au-delà de ce que vous pouvez déjà voir dans Outlook et Teams.

Points clés relatifs à la confidentialité des données 

• Les insights personnels dans Viva Insights n’est pas conçu pour permettre l’évaluation, le suivi, la prise de décision automatisée, le profilage ou la surveillance. Viva Insights vous fournit des informations personnelles via l’application Viva Insights dans Microsoft Teams et sur le web, le complément Insights Outlook, les e-mails de synthèse Viva, les e-mails de briefing et les suggestions inline dans Outlook. Les insights personnels dans Viva Insights ne disposent d’aucun mécanisme ou option qui permet à toute personne autre que vous d’accéder aux informations personnalisées affichées sur ces surfaces, sauf si vous les partagez volontairement et indépendamment. Les données d’insights personnels fournies par Viva Insights ne peuvent pas être utilisées pour la prise de décision automatisée ou pour le profilage.

• Les insights personnels dans Viva Insights ne donnent pas aux employés l’accès aux nouvelles informations d’identification personnelle sur d’autres collègues. Viva Insights convertit les données en insights personnels en effectuant des calculs sur les informations que vous générez simplement en effectuant votre journée de travail. La plupart des données que vous voyez dans les insights personnels de Viva Insights sont simplement une agrégation d’informations auxquelles vous avez déjà accès, mais sur lesquelles vous ne pourriez pas effectuer rapidement des calculs sans prise en charge.

• Les informations personnelles dans Viva Insights données sont traitées et stockées dans la boîte aux lettres Exchange Online de l’employé. Viva Insights traite les données de ces sources pour obtenir des informations personnelles : Exchange Online les données de courrier électronique et de calendrier, les signaux de conversation et d’appel de Skype Entreprise et de Teams. Viva Insights stocke et traite ces données dans la boîte aux lettres Exchange Online de chaque employé.

• Les insights personnels dans Viva Insights prennent en charge la conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Microsoft a conçu des informations personnelles dans Viva Insights pour prendre en charge les besoins de votre organization pour suivre les exigences du RGPD.

Où voir les insights personnels 

Insights personnels dans Viva Insights : 

• Viva Insights dans Teams et sur le web 

• Viva Insights dans Outlook 

• E-mails de briefing dans Outlook

• Synthèse des e-mails dans Outlook

• Suggestions inline dans Outlook 

Confidentialité dans l’application Viva Insights dans Teams et sur le web

Lorsque les données sont traitées dans l’application Microsoft Viva Insights, Microsoft protège la confidentialité des employés et se conforme entièrement aux réglementations locales, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Viva Insights protège la confidentialité des manières suivantes :

• Personnel et privé : le contenu de vos insights est personnel, privé, disponible uniquement pour vous. Personne d’autre dans votre organization ne peut y accéder.

• Les données de tout le monde sont conservées privées : Viva Insights n’inclut pas de nouvelles informations d’identification personnelle sur les autres personnes de votre organization. Les insights et les actions sont basés sur les informations générées par vous et votre organization simplement en effectuant votre journée de travail normale. Vos insights sont basés sur des informations auxquelles vous avez déjà accès, mais que vous ne pouvez pas agréger rapidement sans aide.

• Sécurité des boîtes aux lettres : Viva Insights utilise Exchange Online données et processus de courrier électronique et de calendrier, et stocke toutes les informations ou actions dans votre boîte aux lettres Exchange Online, de sorte que la sécurité des données est intégrée et appliquée par Exchange.

• Conforme au RGPD : Microsoft se conforme au RGPD lors de la fourniture d’insights et d’actions dans l’application.

Types de données 

Viva Insights fournit des insights personnels avec les types de données suivants. 

• Données de boîte aux lettres : Email, calendrier, conversation et activité d’appel que vous générez à l’aide de Microsoft 365, comme le temps que vous passez dans les réunions ou les e-mails que vous envoyez à une personne ou un groupe spécifique.

• Données incrémentielles : données qui ne vous seraient autrement pas disponibles, mais qui sont présentées sous une forme agrégée conçue pour protéger la confidentialité individuelle.

Email taux de lecture 

Viva Insights effectue le suivi du pourcentage de destinataires qui ont ouvert un e-mail (dans le complément Outlook) pour les e-mails que vous avez envoyés à cinq personnes ou plus. 

Pour préserver la confidentialité, Viva Insights ne suit pas les taux de lecture des messages envoyés à moins de cinq personnes. Viva Insights n’affiche pas non plus de taux de lecture de « 0 % » ou de « 100 % », car cela permettrait aux utilisateurs de tirer des conclusions définitives sur les actions individuelles de collègues. Au lieu de cela, le taux de lecture dans ces cas est affiché sous la forme d’une plage qui englobe une valeur de seuil qui dépend du nombre de destinataires de l’e-mail. 

Cette métrique est calculée en fonction de l’indicateur « read » dans Exchange Online. Pour certaines personnes, les messages sont marqués comme « lus » lorsque vous ouvrez un message dans le volet d’aperçu d’Outlook. Pour d’autres, vous devrez peut-être double-cliquer pour ouvrir le message et le marquer comme « lu ». 

Vous pouvez contrôler ce paramètre dans vos paramètres Outlook. Pour afficher ces signaux dans la boîte aux lettres de l’expéditeur, l’indicateur « read » est copié dans l’environnement Microsoft 365, puis remis à la boîte aux lettres de l’expéditeur. 

Conformité AU RGPD 

Comme c’est le cas avec la suite Microsoft 365 complète, Viva Insights permet de prendre en charge la conformité avec les exigences du RGPD. Par exemple, Viva Insights prend en charge les éléments suivants : 

• Sécuriser et protéger les données personnelles des utilisateurs : Insights nécessite une licence Exchange Online et toutes les données sont stockées dans la boîte aux lettres Exchange Online des employés. Les métriques calculées, telles que les tâches, sont ajoutées à la boîte aux lettres. Ainsi, l’application Viva Insights remplit cette obligation en vertu de Exchange Online également l’obligation :

  • Microsoft n’exploitera pas les données client dans Exchange Online à des fins publicitaires.

  • Microsoft ne divulguera pas volontairement Exchange Online données client aux organismes chargés de l’application de la loi.

  • Microsoft répondra à toutes les exigences relatives au chiffrement des données Exchange Online et implémentera des contrôles pour réduire les risques de sécurité et assurer la continuité de l’activité, comme décrit dans les normes ISO 27001 et 27018.

• Avertir les utilisateurs en cas de détection d’une violation : Microsoft informera les contacts de confidentialité des clients dans les 72 heures suivant la prise de connaissance d’une violation par les procédures d’exploitation standard de réponse aux incidents Microsoft 365.

• Respecter les demandes des utilisateurs (DSR) pour exporter, supprimer ou restreindre le traitement des données personnelles : Microsoft prend en charge les demandes des utilisateurs, telles que les demandes d’exportation ou de suppression de données.

Pour plus d’informations, reportez-vous à conformité RGPD.