Utiliser le modèle de gestion de crise SharePoint

Tout d’abord, suivez les instructions sur la façon d’ajouter le modèle à un site nouveau ou existant.

Explorez le contenu du site prérempli, les composants WebPart et les pages, et déterminez les personnalisations de site qui seront nécessaires pour s’aligner sur la marque, la voix et l’objectif commercial global de votre organization.

• Pages préremplies :

  • Page d’accueil : fournit un lieu d’accueil permettant aux utilisateurs de voir les dernières actualités, événements, questions fréquemment posées et ressources fréquemment demandées.

  • Actualités & mises à jour - Cette page vous permet de partager les dernières actualités et mises à jour relatives à la crise et à vos organization.

  • Ressources- La section Ressources & de formation est préremplie avec trois pages : Pour le lieu de travail, Pour le bien-être personnel et Pour votre famille.

  • Aide & support - Affiche les réponses aux questions fréquemment posées et aux contacts clés.

• Documents- La bibliothèque de documents permet d’accéder facilement aux ressources, aux mises à jour de stratégie et à d’autres informations clés.

• Pages - Stocke les pages de site et le contenu du modèle de page.

Une fois que vous avez ajouté le modèle de site de gestion de crise, il est temps de le personnaliser et de le personnaliser.

Présenter des actualités et des annonces : utilisez le composant WebPart Hero pour mettre en évidence des informations importantes. Mettre en surbrillance les ressources : utilisez le composant WebPart Liens rapides pour fournir un accès facile aux ressources de crise. Faciliter l’obtention d’aide pour les utilisateurs : utilisez le composant WebPart Personnes pour présenter les contacts clés. Créer une culture et une communauté : utilisez le composant WebPart Événements pour connecter les équipes entre elles, les groupes de support et les événements. Images de présentation : utilisez le composant WebPart Image pour attirer l’attention sur les images et les graphiques clés. Connecter des personnes entre elles : utilisez le composant WebPart Conversations Yammer pour démarrer et rejoindre des conversations. Afficher les mises à jour en direct : utilisez le composant WebPart Twitter pour afficher les mises à jour en direct des comptes sélectionnés.

Personnalisez l’apparence, la navigation du site, les composants WebPart et le contenu de votre site en fonction des besoins de vos visionneuses et de vos organization. Commencez à modifier le site en mode édition en sélectionnant Modifier en haut à droite du site. Au fur et à mesure que vous travaillez, enregistrez en tant que brouillon ou republiez les modifications pour rendre les modifications visibles pour les visionneuses.

1. Utiliser le composant WebPart Hero pour présenter des actualités et des annonces

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Hero, puis sélectionnez Modifier .

2. Ensuite, choisissez les options de couche et de vignette qui répondent le mieux aux besoins de votre organization.

En savoir plus sur la modification du composant WebPart Hero.

2. Utiliser le composant WebPart Liens rapides pour fournir un accès rapide aux ressources

1. Accédez au composant WebPart Liens rapides, sélectionnez le lien, puis Modifiez .

2. Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.

3. Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.

Consultez différents types de dispositions et d’options d’édition pour le composant WebPart Liens rapides.

3. Utiliser le composant WebPart Personnes pour afficher les contacts clés

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Personnes et choisissez Modifier .

2. Remplacez la disposition par Compact ou Descriptive.

3. Ajoutez ensuite des noms ou des adresses e-mail en entrant du texte dans le champ de texte

En savoir plus sur le composant WebPart Personnes.

4. Utiliser le composant WebPart Événements pour afficher les événements à venir

1.  Modifiez le composant WebPart Événements pour déterminer la source et la disposition de l’événement.

2. Pour ajouter ou modifier des événements dans le composant WebPart Événement, accédez au composant WebPart Événement et sélectionnez + Ajouter un événement.

En savoir plus sur l’utilisation et la modification du composant WebPart Événements.

5. Utiliser le composant WebPart Actualités pour afficher les nouvelles annonces et les annonces

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Actualités, puis choisissez Modifier .

2. Ensuite, sélectionnez la source News et sélectionnez Ce site pour vous assurer que le contenu lié à la crise s’affiche dans le composant WebPart.

3. Sélectionnez la disposition, les options d’affichage et le filtre qui affichent le mieux les membres de l’équipe du organization.

4. Dans la section Organiser , déterminez l’ordre dans lequel les actualités doivent être affichées.

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Actualités.

6. Utiliser le composant WebPart Conversations Yammer pour connecter des personnes entre elles

1. Sélectionnez Modifier dans le composant WebPart Conversations Yammer.

2. Sélectionnez une source de conversation et le Nombre de conversations à afficher.

En savoir plus sur le composant WebPart Conversations Yammer.

7. Utiliser le composant WebPart Twitter pour afficher des mises à jour en direct sur la crise

1. Sélectionnez Modifier sur le composant WebPart Twitter.

2. Sélectionnez un nom d’utilisateur Twitter commençant par @, ou un lien commençant par https:// à un compte d’utilisateur, un tweet ou une collection. Sélectionnez ensuite le nombre maximal de tweets à afficher.

En savoir plus sur le composant WebPart Twitter.

Personnalisez les pages suivantes dans le site :

Actualités & mises à jour : personnalisez cette page en modifiant le composant WebPart Actualités. Pour optimiser l’efficacité de votre site, choisissez ici une source d’actualités différente de celle que vous avez fait pour le composant WebPart Actualités sur la page d’accueil qui affiche toujours les actualités pertinentes sur la gestion de la crise.

Ressources - Cette section du site comprend trois pages préremplies : Pour le lieu de travail, Pour le bien-être personnel et Pour votre famille. Personnalisez ces pages en modifiant le composant WebPart Liens rapides.

Aide et support : personnalisez cette page en modifiant le composant WebPart Texte.

Personnaliser l’apparence et la navigation du site

Avant de partager votre site avec d’autres personnes, apportez la touche finale à votre site en vous assurant que les utilisateurs peuvent trouver le site, naviguer facilement dans les liens et les pages et accéder rapidement au contenu du site.

• Modifiez les bibliothèques de documents en mettant à jour les noms des dossierset en chargeant des ressources.

• Modifier et personnaliser la navigation du site.

• Modifiez l’apparence de votre site en personnalisant le thème, le logo, les dispositions d’en-tête et l’apparence de votre site.

• Ajouter ou supprimer des pages à ce site ou à la navigation du site pour prendre en charge le contenu existant.

• Choisissez d’associer ce site à un site hub au sein de votre organization, ou ajoutez ce site à la navigation d’un site hub existant si nécessaire.

Partagez votre site avec d’autres personnes après avoir personnalisé votre site, vérifié la précision et publié le brouillon final. 

1. Sélectionnez Partager le site dans le coin droit.

2. Obtenez de l’aide sur la gestion de votre site en ajoutant des propriétaires de site et des membres qui auront l’autorisation de modifier le contenu du site.

3. Dans le volet Partager le site, entrez les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le site. Vous pouvez choisir Tout le monde (à l’exception des utilisateurs externes) si vous souhaitez que tous les membres de votre organization aient accès au site. Le niveau d’autorisation par défaut est En lecture seule.

   

4. Entrez un message facultatif à envoyer avec la notification par e-mail qui sera envoyée lorsque le site sera partagé, ou décochez la case Envoyer un e-mail si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mail.

5. Sélectionnez Partager.

Une fois que vous avez créé et lancé votre site, la phase importante suivante est la maintenance du contenu du site. Vérifiez que vous avez un plan pour maintenir le contenu et les composants WebPart à jour. 

Bonnes pratiques pour la maintenance du site :

• Planifier la maintenance du site : établissez un calendrier pour passer en revue le contenu du site aussi souvent que nécessaire pour vous assurer que le contenu est toujours précis et pertinent.

• Publiez régulièrement des actualités : distribuez les dernières annonces, informations et status dans le organization.  Découvrez comment ajouter un billet d’actualité sur un site d’équipe ou un site de communication, et montrer à d’autres personnes qui publieront des annonces comment utiliser les actualités SharePoint.

• Vérifier les liens et les composants WebPart : conservez les liens et les composants WebPart à jour pour vous assurer que vous tirez pleinement parti de la valeur de votre site.

• Utiliser l’analytique pour améliorer l’engagement : affichez l’utilisation du site à l’aide du rapport de données d’utilisationintégré pour obtenir des informations sur le contenu populaire, les visites de sites, etc.

• Examinez régulièrement les paramètres de votre site : une fois que vous avez créé un site dans SharePoint, vous pouvez modifier les paramètres, les informations du site et les autorisations du site.