Enregistrer et partager en dehors de votre organization

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Avec Microsoft 365, vous pouvez partager en toute sécurité des fichiers dans Word, Excel et PowerPoint avec les clients pour collaborer dessus.

Qu’est-ce que je vais apprendre ?

Comment enregistrer un fichier dans OneDrive
Comment partager des fichiers en toute sécurité avec vos clients ou toute personne ne faisant pas partie de votre entreprise

De quoi ai-je besoin ?

Word, PowerPoint ou Excel
OneDrive, SharePoint ou Teams

Nous allons utiliser Word pour ce didacticiel, mais cela fonctionne exactement de la même façon dans PowerPoint, Excel, etc.

Ouvrez Word.Si vous avez déjà Word ouvert, sélectionnez Fichier > Nouveau.
Sélectionnez un modèle ou, pour commencer à partir de zéro, sélectionnez Document vide
Ajoutez du contenu à votre document jusqu’à ce que vous soyez prêt à le partager avec d’autres personnes.

Pour plus d’informations sur la création et la mise en forme de documents dans Word, consultez Créer un document dans Word.

Lorsque vous enregistrez vos fichiers dans le cloud, vous pouvez partager et collaborer avec d’autres personnes et accéder à vos fichiers où que vous soyez : sur votre ordinateur, tablette ou téléphone.

L’enregistrement de votre fichier dans OneDrive permet également d’enregistrerautomatiquement votre fichier au fur et à mesure que vous travaillez. Une chose de moins à retenir et votre fichier est toujours plus sûr et à jour.

Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous
Sélectionnez OneDrive - <YourCompanyName>.
Choisissez un dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document.
Entrez un nom descriptif pour le fichier, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour plus d’informations sur l’enregistrement d’un document dans OneDrive, voir Enregistrer votre document dans OneDrive dans Word

Ces étapes fonctionnent également pour un fichier enregistré dans une bibliothèque de fichiers Teams ou SharePoint.

Sélectionnez Partager en haut à droite deWord, puis choisissez à nouveau Partager .
Sélectionnez Paramètres du lien.
Sélectionnez Personnes que vous choisissez, puis sélectionnez Appliquer.

Si vous souhaitez que l’autre personne puisse uniquement afficher le fichier, et non le modifier, sélectionnez l’option Peut modifier et remplacez-le par Peut afficher.
Tapez l’adresse e-mail complète des clients en dehors de votre entreprise.
Ajoutez un message si vous le souhaitez, puis sélectionnez Inviter.

L’ajout d’un message réduit le risque que votre message de partage se retrouve dans son dossier de courrier indésirable et aide l’autre personne à comprendre pourquoi vous le partagez avec elle.

Pour plus d’informations sur l’emplacement d’enregistrement des fichiers et la façon de les partager en toute sécurité, consultez Stockage et partage de fichiers.

Lorsque vous partagez un document, le destinataire reçoit un e-mail de votre part avec un lien vers le document partagé.

S’il ne le trouve pas, il doit case activée son dossier Courrier indésirable ou Courrier indésirable Email.
Lorsqu’ils cliquent sur le lien, ils peuvent être invités à accéder à une pageMicrosoft 365 où ils sont invités à s’envoyer un code. Ils sélectionnent Envoyer le code , puis retournent dans leur boîte de réception, ouvrent l’e-mail et copient le code de vérification. Ensuite, ils retournent à la page Microsoft 365, collent le code, puis sélectionnez Vérifier.

Ils peuvent maintenant sélectionner Ouvrir dans l’e-mail pour ouvrir le fichier.

Message électronique indiquant qu’un fichier a été partagé avec vous et incluant un bouton pour ouvrir le fichier.