À mesure que vous continuez à configurer votre entreprise sur Microsoft 365, il est important de comprendre les options dont vous disposez pour stocker vos fichiers.

L’une des meilleures façons de configurer le stockage et le partage de fichiers pour votre entreprise consiste à utiliser OneDrive pour les fichiers personnels avec lesquels vous souhaitez contrôler le partage, et SharePoint et Teams pour les fichiers auxquels tout le monde ou la plupart des utilisateurs doivent avoir accès.

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OneDrive est une plateforme de stockage cloud dans laquelle vous pouvez stocker vos fichiers individuels ou personnels. OneDrive est étroitement intégré à des applications comme Word, Excel et PowerPoint, ce qui en fait un endroit pratique pour stocker et accéder à vos documents sensibles en toute sécurité.

Utilisez OneDrive lorsque vous souhaitez créer un document qui n’est que le vôtre, par exemple, lorsque vous travaillez sur des informations hautement sensibles ou privées.

Pour commencer à utiliser OneDrive, connectez-vous pour télécharger et installer l’application de bureau OneDrive, puis suivez les invites pour vous connecter et sélectionner les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec le cloud. 

SharePoint est un outil de collaboration utilisé pour gérer et partager des fichiers et des informations dans un organization. SharePoint permet à plusieurs utilisateurs de collaborer dans un emplacement central.

Utilisez SharePoint lorsque vous devez créer un document qui sera écrit et géré par une équipe de personnes ou lorsqu’il doit être partagé à grande échelle. Par exemple, utilisez-le comme emplacement centralisé pour les membres de l’équipe afin d’afficher les chronologies, les tâches et les jalons du projet. Cela permet aux équipes de suivre la progression, de rester dans le calendrier et de collaborer plus efficacement.

  • Pour créer un fichier dans SharePoint, accédez à la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez créer le fichier, puis cliquez sur le bouton Nouveau .

  • Pour gérer les fichiers, case activée un fichier pour y apporter des modifications, puis case activée le fichier à nouveau lorsque vous avez terminé.

  • Pour partager des fichiers, cliquez sur le fichier et sélectionnez Partager. Vous pouvez également collaborer en temps réel en ouvrant le fichier dans l’application appropriée, telle qu’Word ou Excel, et en activant la co-création. Pour afficher les versions précédentes d’un fichier, cliquez sur le fichier et sélectionnez Historique des versions. En savoir plus sur la gestion des fichiers dans SharePoint.

Teams et SharePoint

Lorsque vous créez une équipe, elle crée automatiquement un site SharePoint correspondant lié à l’équipe.

Vous pouvez utiliser SharePoint pour stocker et gérer des fichiers liés au travail de votre équipe, et vous pouvez partager ces fichiers directement dans Teams. Vous pouvez également utiliser des autorisations SharePoint pour contrôler qui peut afficher, modifier et supprimer des fichiers, et vous pouvez utiliser le contrôle de version pour effectuer le suivi des modifications apportées aux fichiers au fil du temps.

Lorsque vous créez un canal dans Teams, il crée un dossier dans le site SharePoint correspondant. Cela signifie que tous les fichiers et conversations liés à ce canal seront stockés dans ce dossier, ce qui facilite l’organisation et la gestion de votre travail. 

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Prochaines étapes

Une fois que vous avez configuré la façon dont vous allez stocker les fichiers pour votre entreprise, vous pouvez commencer à partager des fichiers et à collaborer avec d’autres personnes.

Collaborer dans Teams

Enregistrer et partager en dehors de votre organization

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