Aperçu : Gouvernance de sites, autorisation et partage pour les propriétaires de sites

Création de sous-site

Vous souhaiterez peut-être que les membres de votre équipe soient en mesure de créer des sous-sites sous le site de l’équipe en vue de les utiliser sur des projets spécifiques.

La possibilité de créer spontanément de nouveaux sous-sites peut être très avantageuse pour le groupe, mais la création de sites sans restriction peut devenir incontrôlable. Lorsque les sous-sites prolifèrent librement, des problèmes peuvent survenir. Par exemple :

• Il est difficile pour les utilisateurs de trouver le sous-site approprié ou d’être sûr qu’ils l’ont trouvé.

• Les informations peuvent être dupliquées dans plusieurs sous-sites, occuper un espace de stockage coûteux et nécessiter des efforts supplémentaires pour leur mise à jour.

• Des informations obsolètes peuvent se trouver sur des sous-sites, éventuellement pendant des années, et apparaître dans les résultats de recherche. Il peut être difficile de déterminer quelle version des informations est correcte.

• La gestion des autorisations pour une multitude de sous-sites peut devenir une tâche ardue, et les utilisateurs peuvent par inadvertance accéder à des informations qui ne leur étaient pas destinées.

• À mesure que les employés quittent le groupe, les sous-sites qu’ils ont créés peuvent être abandonnés, ce qui crée de la confusion et parasite les résultats de recherche pour les autres utilisateurs du site.

Vous pouvez gagner du temps et épargner des efforts si vous définissez certaines stratégies pour la création de sites prenant en compte les domaines suivants :

• Qui est autorisé à créer des sous-sites ?

• Les nouveaux sous-sites doivent-ils être approuvés à l’avance ? Si oui, quels sont les critères d’approbation, et qui accorde l’approbation ?

• Les nouveaux sous-sites doivent-ils utiliser des modèles et des thèmes établis ?

• Quelle est la quantité d’informations pouvant être stockée sur un site ? (En d’autres termes, quelle est la quantité d’espace disque sur le serveur pouvant être utilisée ?)

• Quelles sont les règles d’inclusion de stratégies de navigation sur le site ?

• Combien de temps les informations doivent-elles être stockées sur les sous-sites avant d’être supprimées ou archivées ?

Pour plus d’informations, voir Créer un site ou sous-site.

Gestion des autorisations

L’intégrité, la confidentialité et la protection des informations critiques de votre organisation reposent sur la façon dont vous sécurisez votre site, en particulier les personnes auxquelles vous accordez l’accès à votre site.

L’octroi et la limitation des accès à votre site sont appelés la gestion des autorisations. Il s’agit de l’une de vos responsabilités les plus importantes en tant que propriétaire de site.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous mettez au point une stratégie d’autorisations.

• Suivez le principe du moindre privilège : accordez aux individus les niveaux d’autorisation les plus faibles dont ils ont besoin pour effectuer les tâches qui leur sont affectées.

• Octroyez l’accès à des personnes en les ajoutant à des groupes standard par défaut (tels que Membres, Visiteurs et Propriétaires). Intégrez une majorité de personnes aux groupes Membres ou Visiteurs, et limitez le nombre de personnes dans le groupe Propriétaires.

• Utilisez l’héritage des autorisations pour créer une hiérarchie nette et facile à visualiser. C’est-à-dire, évitez d’octroyer des autorisations à des individus et travaillez plutôt avec des groupes. Chaque fois que possible, faites en sorte que les sous-sites héritent des autorisations de votre site d’équipe, plutôt que d’avoir des autorisations uniques.

• Organisez votre contenu de façon à tirer profit de l’héritage des autorisations : envisagez de segmenter votre contenu par niveau de sécurité. Créez un site ou une bibliothèque spécifiquement pour les documents sensibles, afin d’éviter qu’ils soient disséminés dans une bibliothèque plus grande et protégés par des autorisations uniques.

Pour plus d’informations sur la définition des autorisations, voir Description des niveaux d’autorisation dans SharePoint ou Modifier les autorisations d’une liste, d’une bibliothèque ou d’un élément individuel.

Architecture des informations

L’architecture des informations d’un site est semblable à la table des matières d’un livre : elle détermine la façon dont les informations dans ce site (ses pages web, documents, listes et données) sont organisées et présentées aux utilisateurs du site. L’architecture des informations est souvent enregistrée sous la forme d’une liste hiérarchique du contenu du site, de mots clés de recherche, de types de données et d’autres concepts.

Pour créer une architecture des informations, vous devez analyser les informations devant figurer sur le site. Voici quelques questions que vous pouvez utiliser pour mettre au point une architecture des informations :

• Quel sera le type de contenu de votre site ? Comment ce contenu sera-t-il rendu en termes de sous-sites, listes, bibliothèques, etc. ?

• Comment les informations seront-elles présentées sur le site ?

• Comment les utilisateurs navigueront-ils sur le site ?

• Comment les informations seront-elles ciblées pour des audiences spécifiques ?

• Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

Une partie de votre architecture des informations peut inclure la classification des informations.

Si les informations que vous manipulez présentent une valeur élevée pour l’entreprise, nécessitent des mesures de sécurité particulières ou font l’objet de règles de conformité réglementaire, vous souhaiterez peut-être définir un système de classification pour identifier les types spécifiques de contenu devant être gérés avec soin.

Après avoir organisé des informations en listes et bibliothèques spécifiques, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gouvernance pour déterminer la façon dont le contenu doit être géré. Par exemple :

Demander l’extraction des fichiers

Lorsque vous demandez l’extraction d’un fichier, vous êtes sûr qu’une seule personne peut modifier ce fichier jusqu’à ce qu’il soit archivé. Vous évitez ainsi que plusieurs personnes puissent apporter des modifications simultanément, ce qui risquerait de créer des conflits de modification et de générer de la confusion. La demande d’extraction peut aussi rappeler aux membres de l’équipe d’ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, pour vous permettre de savoir plus facilement ce qui a changé dans chaque version. Pour plus d’informations, voir Configurer une bibliothèque de manière à imposer l’extraction des fichiers.

Suivre les versions

Si vous avez besoin de conserver les versions précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer ces fichiers. Vous pouvez choisir de suivre toutes les versions de la même façon. Ou bien vous pouvez préférer désigner certaines versions comme majeures, par exemple lors de l’ajout d’un nouveau chapitre à un manuel, et d’autres versions comme mineures, par exemple lors de la correction d’une faute d’orthographe. Pour faciliter la gestion de l’espace de stockage, vous avez la possibilité de choisir le numéro de chaque version à stocker. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque.

Cycle de vie et déclassement des sites

Des sites, tels que des sites de travail de document et des sites de discussion, ont tendance à traîner lorsqu’ils ne sont plus utilisés, à utiliser un espace de stockage précieux et à parasiter les résultats de recherche. Il est recommandé de définir un planning pour la révision des sites et de leur contenu (au moins une fois par an) pour voir si cela vaut la peine de les conserver.

Il est bon de garder à l’esprit également que le modèle de gouvernance plus vaste de votre organisation peut aussi être à la recherche de sites obsolètes. Par exemple, un administrateur pourrait supprimer automatiquement les sites qui n’ont pas été visités pendant 90 jours. En tant que propriétaire de site, vous recevriez un avertissement par courrier électronique dans un tel cas. Pour plus d’informations sur les stratégies de cycle de vie et de retrait, voir Stratégies de fermeture de site.