Isiklike ülevaadete privaatsusjuhend

Peamised põhimõtted

Viva Insights kasutajana saate ainult teie enda andmeid vaadata.
Teie andmeid talletatakse ja arvutatakse teie Exchange Online postkastis.
Saate igal ajal loobuda ja sellest loobuda .
Viva Insights isiklikud ülevaated näitavad, et teie kolleegide isiku tuvastamist võimaldav teave ei ületa seda, mida Outlookis ja Teamsis juba näete.

Andmete privaatsuse võtmepunktid

Viva Insights isiklikud ülevaated ei ole mõeldud hindamiseks, jälgimiseks, automaatsete otsuste tegemiseks, profiilide koostamiseks ega jälgimiseks. Viva Insights annab teile isiklikke ülevaateid Microsoft Teamsi Viva Insights rakenduse, Outlooki lisandmooduli Ülevaated, Viva kokkuvõttemeilide, lühisõnumite ja tekstisiseste soovituste kaudu Outlookis. Viva Insights isiklikel ülevaadetel puudub mehhanism või võimalus, mis võimaldaks kõigil peale teie pääseda juurde nende pindade kaudu kuvatavale isikupärastatud teabele, välja arvatud juhul, kui jagate seda teadlikult ja sõltumatult. Viva Insights esitatud isikuandmeid ei saa kasutada automaatseks otsustamiseks ega profiilide koostamiseks.
Isiklikud ülevaated Viva Insights ei anna töötajatele juurdepääsu uutele isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele teiste kolleegide kohta. Viva Insights teisendab andmed isiklikeks ülevaadeteks, arvutades just oma tööpäeval loodud teabe põhjal. Enamik andmeid, mida näete Viva Insights isiklikes ülevaadetes, on lihtsalt teabe koondamine, millele teil on juba juurdepääs, kuid te ei saa ilma toetuseta kiiresti arvutusi teha.
Isiklikke ülevaateid Viva Insights andmetest töödeldakse ja talletatakse töötaja Exchange Online postkastis. Viva Insights töötleb nendest allikatest pärit andmeid isikliku ülevaate saamiseks: Exchange Online meili- ja kalendriandmeid, Skype'i ärirakendus ja Teamsi vestlus- ja kõnesignaale. Viva Insights talletab ja töötleb neid andmeid iga töötaja Exchange Online postkastis.
Viva Insights isiklikud ülevaated toetavad isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) järgimist. Microsoft on loonud Viva Insights isiklikke ülevaateid, et toetada teie ettevõtte vajadust järgida GDPR-i nõudeid.

NB!: Selles artiklis käsitletakse meilisõnumit Infotund. Täiustuste tegemiseks oleme teabeülevaate meilisõnumite saatmise peatanud. Põhifunktsioonide kasutamiseks pääsete endiselt juurde Viva Insights Outlooki lisandmoodulile või Viva Insights rakendusele Teamsis ja veebis seni, kuni see teenus jätkub. Lisateavet selle muudatuse kohta leiate teemast Teabepaus.

NB!: Selles artiklis käsitletakse ka digesti meilisõnumit. Alates 2024. aasta märtsi lõpust peatame Digesti meilisõnumid, mis saadetakse tavaliselt kaks korda kuus. Kogu Digesti meilisõnumite sisu on endiselt saadaval Teamsi Viva Insights rakenduses või veebis. Saate oma andmete analüüsimist ja analüüsimist sujuvalt jätkata. Lisateavet selle muudatuse kohta leiate artiklist Meili paus Digest.

Kust leida isiklikke ülevaateid?

Isiklikud ülevaated Viva Insights:

Privaatsus Teamsi Viva Insights rakenduses ja veebis

Kui andmeid töödeldakse Microsoft Viva Insights rakenduses, kaitseb Microsoft töötajate privaatsust ja järgib täielikult kohalikke eeskirju, nagu isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR). Viva Insights kaitseb privaatsust järgmiselt.

Isiklik ja privaatne – teie ülevaadete sisu on isiklik, privaatne ja saadaval ainult teile. Keegi teine teie asutusest ei pääse sellele juurde.
Kõigi andmeid hoitakse privaatsena – Viva Insights ei sisalda teie organisatsioonis kellegi teise isiku tuvastamist võimaldavat uut teavet. Ülevaated ja toimingud põhinevad teabel, mille genereerite teie ise ja teie organisatsioon, alustades lihtsalt tavalisest tööpäevast. Teie ülevaated põhinevad teabel, millele teil on juba juurdepääs, kuid mida te ei saa abita kiiresti koondada.
Postkasti turvalisus – Viva Insights kasutab Exchange Online meili- ja kalendriandmeid ja -protsesse ning talletab teie Exchange Online postkastis mis tahes ülevaateid või toiminguid, nii et Andmete turve on Exchange'i sisse ehitatud ja jõustatud.
GDPR-i nõuetele vastav – Microsoft järgib rakenduses ülevaadete ja toimingute tegemisel GDPR-i.

Tööpõhimõtted

Microsoft Viva Insights rakenduses olevad isiklikud ülevaated ja toimingud põhinevad teie Exchange Online postkasti andmetel (nt meili- ja kalendriandmed). Ülevaated tuletatakse andmetest, mis on teie Exchange Online postkastis juba saadaval. Näiteks kui soovite kindlaks teha, milliseid kohustusi te teistega võtate, saate postkasti iga meilisõnumi käsitsi läbi vaadata. rakendus Viva Insights salvestab teid selle tüütu protsessi käigus.

Andmetüübid

Viva Insights annab järgmist tüüpi andmetest isikliku ülevaate.

Postkastiandmed – Microsoft 365 abil genereeritav meili-, kalendri-, vestlus- ja kõnetegevus (nt aeg, mis kulub koosolekutel või meilisõnumites, mille saadate kindlale isikule või rühmale).
Inkrementandmed – andmed, mis muidu poleks teie jaoks saadaval, kuid on esitatud koondkujul, mis on loodud üksikisiku privaatsuse kaitsmiseks.

Postkasti andmed

Postkasti andmed tähistavad teavet, millele teil on juba juurdepääs, alustades lihtsalt oma tööst , näiteks meilisõnumite saatmisest, koosolekute korraldamisest või töökaaslastega vestlemisest. Viva Insights töötleb ja kuvab teavet viisil, mis muudab selle toimivaks.

Näiteks pakub Viva Insights vaateid, mis võimaldavad teil kiiresti mõista, kui palju aega te iga päev koosolekutel ja meilisõnumites veedate, kellega kõige rohkem koostööd teete, kellega suhtlete, kellega suhtlete ning kellele olete võtnud kohustusi ja taotlusi.

Saate selle teabega tegeleda. Võite näiteks otsustada, et veedate koosolekutel liiga palju aega ja võtate isiklikuks eesmärgiks korraldada tõhusamaid koosolekuid.

Isiklikud ülevaated tuletatakse andmetest, mis on teie jaoks juba saadaval järgmistes kohtades.

Teie Exchange Online postkast
Teie tegevus OneDrive'i ja SharePointi dokumentides
Teamsi ja Skype'i ärirakendus vestluste ja kõnede ajalugu

Viva Insights lihtsalt rakendab mõned põhilised arvutused ja reeglid, et muuta need andmed paremini kasutatavaks. Postkasti andmed talletatakse otse Exchange Online postkastis.

Näiteks kui soovite kindlaks teha, millised kolleegid saatsid teile viimase nädala jooksul kõige rohkem meilisõnumeid, saate seda tehniliselt teha ilma Viva Insights, loendades käsitsi kolleegide meilisõnumid teie sisendkausta. Samamoodi saate kindlaks määrata oma töökaaslaste keskmise vastuseaja neile saadetud meilisõnumitele, kasutades selleks oma postkastis hõlpsasti kättesaadavat ajatempliteavet. Viva Insights aitab teil neid tüütuid arvutusi teha.

Inkrementandmed

Mõnel juhul annavad Viva Insights isiklikud ülevaated teile isiku tuvastamist mittesisaldava teabe (nt meililugemismäärade) kohta.

Meili lugemismäärad

Viva Insights jälgib nende adressaatide protsenti, kes avasid meilisõnumi (Outlooki lisandmoodulis) viiele või enamale inimesele saadetud meilisõnumi jaoks.

Privaatsuse säilitamiseks ei jälgi Viva Insights vähem kui viiele inimesele saadetavate sõnumite lugemismäärasid. Viva Insights ei kuvata ka lugemismäära "0% või 100%", sest see võimaldaks inimestel teha lõplikke järeldusi üksikute töökaaslaste tegevuse kohta. Nendel juhtudel kuvatakse lugemismäär vahemikuna, mis hõlmab läveväärtust, mis sõltub meilisõnumi adressaatide arvust.

Selle mõõdiku aluseks on Exchange Online lipp "loetud". Mõne inimese jaoks märgitakse sõnumid Outlooki eelvaatepaanil sõnumi avamisel loetuks. Võib juhtuda, et peate sõnumi lugemiseks sõnumi avamiseks topeltklõpsama.

Seda sätet saate reguleerida Outlooki sätetes. Nende signaalide kuvamiseks saatja postkastis kopeeritakse Microsoft 365 keskkonnas lipp "loe" ja toimetatakse seejärel saatja postkasti.

GDPR-i nõuetele vastavus

Nagu microsoft 365 komplekti täiskomplekti puhul, aitab Viva Insights toetada GDPR-i nõuete järgimist. Näiteks toetab Viva Insights järgmist.

Kasutajate isikuandmete kaitsmine ja kaitsmine – ülevaated nõuavad Exchange Online litsentsi ja kõik andmed talletatakse töötajate Exchange Online postkastis. Arvutatud mõõdikud (nt ülesanded) lisatakse postkasti. Seega täidab Viva Insights rakendus seda kohustust Exchange Online ka järgmise kohustuse täitmise kaudu:
- Microsoft ei kata reklaamimise Exchange Online klientide andmeid.
- Microsoft ei avalda Exchange Online kliendiandmeid õiguskaitseorganitele vabatahtlikult.
- Microsoft täidab kõiki nõudeid, mis on seotud Exchange Online andmete krüptimise ja turvariskide vähendamise ning järjepidevuse tagamisega, nagu on kirjeldatud standardis ISO 27001 ja 27018.
Teavitage kasutajaid rikkumise tuvastamise korral – Microsoft teavitab kliendi privaatsuskontakte 72 tunni jooksul alates sellest, kui Microsoft saab teada Microsoft 365 intsidendi vastuse standardsete käitamisprotseduuride rikkumisest.
Järgige kasutajataotlusi isikuandmete eksportimiseks, kustutamiseks või töötlemise piiramiseks – Microsoft toetab kasutajataotlusi, näiteks andmete eksportimise või kustutamise taotlusi.

Lisateavet leiate artiklist GDPR-i nõuetele vastavus.