¡Pruébelo!
Cuando necesite firmas para sus documentos, no es necesario enviar varios borradores o correos electrónicos de ida y vuelta a los usuarios. Ahora puede adjuntar documentos en solicitudes de firma electrónica y enviarlos directamente en Aprobaciones en su dispositivo móvil o de escritorio.
Nota: Las aprobaciones a través de Adobe Sign y DocuSign no están disponibles en Government Community Cloud. (Las aprobaciones a través de Teams están disponibles en GCC).
Para crear una solicitud de inicio de sesión electrónico, deberá iniciar sesión en su cuenta con un proveedor de firmas electrónicas disponible, como Adobe Sign o DocuSign. Si no tienes cuenta, es fácil iniciar una prueba gratuita o crear una cuenta.
Elija el proveedor de firma electrónica que usará para crear, enviar y administrar solicitudes de firma electrónica.
Crear una solicitud de firma electrónica
Nota: Las vistas clásica y nueva de una nueva solicitud no se reflejan en este vídeo. Novedades próximamente.
Desde el centro de aprobaciones
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Si está en la nueva vista de una nueva solicitud, seleccione Nueva solicitud de aprobación > Adobe Sign.
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Si se encuentra en la vista clásica , seleccione Signo electrónico > Adobe Sign.
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2. Inicie sesión en su cuenta de Adobe Sign o inicie una prueba gratuita.
Desde un chat o canal
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Al crear un mensaje, seleccione Aprobación > Adobe Sign si se encuentra en la nueva vista de Aprobaciones.
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Si se encuentra en la vista clásica , seleccione Signo electrónico > Adobe Sign.
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Inicie sesión en su cuenta de Adobe Sign o inicie una prueba gratuita.
Desde una nueva solicitud
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Agregue el nombre de la solicitud y cualquier detalle adicional.
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Seleccione Agregar datos adjuntos y, después ,Elija entre Adobe Sign o Cargar desde mi equipo.
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Escriba una dirección de correo electrónico y asigne un rol para cada destinatario:
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Firmante : persona que debe firmar el documento
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Aprobador: alguien que tiene la obligación de aprobar la solicitud, pero no tiene que firmar el documento
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Si los destinatarios necesitan responder en un orden determinado, seleccione Debe completarse en orden.
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Si necesita agregar campos de firma a la solicitud, seleccione Preparar. Si no lo hace, seleccione Enviar.
Nota: Una vez que lo envíe, no podrá editar las solicitudes que usen Adobe Sign.
Revisar una solicitud de firma electrónica
En la pestaña Recibido en Aprobaciones
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Elige una solicitud y, a continuación, selecciona Revisar. Adobe Sign se abrirá en Teams y tendrá la opción de firmar, rechazar o aprobar la solicitud.
Desde un chat o canal
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Selecciona Ver detalles de la solicitud elegida y, a continuación, Selecciona Revisar. Adobe Sign se abrirá en Teams y tendrá la opción de firmar, rechazar o aprobar la solicitud.
Nota: Una vez completada una solicitud, se enviará por correo electrónico a todos los destinatarios una copia firmada del documento.
Cancelar una solicitud de firma electrónica
Desde el centro de aprobaciones
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Elige la solicitud que quieras cancelar y, a continuación, selecciona Cancelar solicitud.
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Si es necesario, agregue comentarios para explicar por qué está cancelando la solicitud.
Desde un chat o canal en Teams
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Seleccione Ver detallesen la solicitud que desea editar y, a continuación, seleccione Cancelar solicitud.
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Si es necesario, agregue comentarios para explicar por qué está cancelando la solicitud.
Nota: No solo puede realizar un seguimiento de todas las solicitudes en las pestañas Enviado y Recibido del concentrador, sino que también se mostrarán en el chat o canal en el que se crearon. Recibirá correos electrónicos de Adobe Sign y notificaciones en la fuente de actividades de Teams.
Crear una solicitud de firma electrónica
Desde el centro de aprobaciones
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Si está en la nueva vista de una nueva solicitud, seleccione Nueva solicitud de aprobación > DocuSign.
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Si está en la vista clásica , seleccione Signo electrónico > DocuSign.
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2. Inicie sesión en su cuenta de DocuSign o cree unacuenta free.
Desde un chat o canal
1. Al crear un mensaje, seleccione Aprobación > DocuSign si está en la nueva vista de una nueva solicitud.
a. Si se encuentra en la vista clásica , seleccione Signo electrónico > DocuSign.
2. Inicie sesión en su cuenta de DocuSign o cree una cuenta gratuita.
Desde la nueva solicitud
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Agregue el nombre de la solicitud y detalles adicionales.
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Seleccione Agregar datos adjuntos y, después, seleccione Elegir de DocuSign, Cargar desde mi equipo o Elegir una plantilla.
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Agregue el nombre y la dirección de correo electrónico de cada destinatario y designe una acción para cada destinatario:
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Signo : el destinatario debe firmar el documento.
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Obtener copia – El destinatario solo recibirá una copia del documento firmado.
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Vista : el destinatario solo tiene que ver el documento.
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Si necesita que los destinatarios respondan en un orden determinado, active Debe completar en orden.
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Seleccione Preparar. El sitio de DocuSign se abrirá en Teams y tendrá la opción de firmar, rechazar o aprobar la solicitud.
Revisar una solicitud de firma electrónica
En la pestaña Recibido del centro de aprobaciones
1. Elige una solicitud y luego selecciona Revisar. DocuSign se abrirá en Teams y tendrá la opción de firmar, rechazar la firma, aprobar o rechazar la solicitud.
Desde un chat o canal en Teams
1. Selecciona Ver detalles y luego selecciona Revisar. DocuSign se abrirá en Teams y tendrá la opción de firmar, rechazar la firma, aprobar o rechazar la solicitud.
Editar una solicitud de firma electrónica
Solo la persona que creó la solicitud puede editarla. No se pueden realizar modificaciones después de firmar un documento.
Desde el centro de aprobaciones
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Selecciona la solicitud que quieras editar y, a continuación, Editar.
Desde un chat o canal
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Seleccione Ver detallesen la solicitud que quiera editar > Editar.
Cancelar una solicitud de firma electrónica
Desde el centro de aprobaciones
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Seleccione la solicitud que desea cancelar > Cancelar solicitud.
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Agregue el motivo por el que cancela la solicitud. Este paso es necesario.
Desde un chat o canal
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Seleccione Ver detallesen la solicitud que desea editar > Cancelar solicitud.
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Agregue el motivo por el que cancela la solicitud. Este paso es necesario.
Nota: No solo puede realizar un seguimiento de todas las solicitudes en las pestañas Enviado y Recibido del concentrador, sino que también se mostrarán en el chat o canal en el que se crearon. Recibirá correos electrónicos de DocuSign y notificaciones en la fuente de actividades de Teams.
Importante: Puede iniciar sesión en un proveedor de firmas electrónicas en cualquier momento. Seguirás conectado a tu cuenta durante 30 días antes de que tengas que volver a introducir tus credenciales.
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