Προγραμματισμός σύσκεψης στο Teams

Σε αυτό το άρθρο

Προγραμματισμός σύσκεψης

Πρόσκληση ατόμων εκτός του οργανισμού σας

Δημιουργία σύσκεψης καναλιού

Προγραμματισμός συσκέψεων σε ημερολόγιο καναλιού

Κάντε δεξί κλικ για περισσότερες επιλογές

Προγραμματίστε μια σύσκεψη

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Teams:

• Επιλέξτε Προγραμματισμός σύσκεψης σε μια συνομιλία (κάτω από το πλαίσιο όπου πληκτρολογείτε ένα νέο μήνυμα) για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη με τα άτομα στη συνομιλία.

• Μεταβείτε στο Ημερολόγιο στην αριστερή πλευρά της εφαρμογής και επιλέξτε Νέα σύσκεψη στην επάνω δεξιά γωνία.

• Επιλέξτε χρονική περίοδο στο ημερολόγιο. Θα ανοίξει μια φόρμα προγραμματισμού.

Μέσω της φόρμας προγραμματισμού θα δώσετε έναν τίτλο στη σύσκεψή σας, θα προσκαλέσετε άτομα και θα προσθέσετε λεπτομέρειες για τη σύσκεψή. Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού για να βρείτε μια ώρα που να είναι κατάλληλη για όλους όσους συμμετέχουν.

Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση των λεπτομερειών, επιλέξτε Αποθήκευση. Με αυτόν τον τρόπο θα κλείσει η φόρμα προγραμματισμού και θα σταλεί πρόσκληση στο φάκελο εισερχομένων του Outlook προς όλους τους συμμετέχοντες.

Πρόσκληση ατόμων εκτός του οργανισμού σας 

Το Teams σάς επιτρέπει να προσκαλείτε άτομα εκτός του οργανισμού σας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν διαθέτουν άδεια χρήσης για το Teams. Θα χρειαστείτε την πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους για να τα προσκαλέσετε.

1. Μεταβείτε στο σημείο όπου αναφέρεται Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων. Εάν κάποιος είναι προαιρετικός συμμετέχων, επιλέξτε Προαιρετικός αντί για αυτό.

2. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου (π.χ.: Joe@example.com).

3. Επιλέξτε Πρόσκληση. Θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς τη σύσκεψη.

Δημιουργία σύσκεψης καναλιού

1. Επιλέξτε Νέα σύσκεψη.

2. Πληκτρολογήστε το όνομα ενός καναλιού στο σημείο όπου εμφανίζεται η ένδειξη Προσθήκη καναλιού (κάτω από τα πεδία ώρας και ημερομηνίας).

Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία ή η προσθήκη καναλιών μετά την αποστολή της πρόσκλησης. Θα χρειαστεί να στείλετε μια νέα πρόσκληση με το ενημερωμένο κανάλι.

Αφού προσθέσετε τα άτομα που θέλετε, επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού για να βρείτε την καλύτερη ώρα.

Εάν πρόκειται για περιοδική σύσκεψη, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Δεν επαναλαμβάνεται (ακριβώς κάτω από την ημερομηνία). Διαλέξτε πόσο συχνά θέλετε να εμφανίζεται από τις προεπιλεγμένες επιλογές ή επιλέξτε Προσαρμογή για να δημιουργήσετε το δικό σας ρυθμό.

Προγραμματισμός συσκέψεων σε ημερολόγιο καναλιού 

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε ένα ημερολόγιο σε ένα κανάλι, τα βήματα περιγράφονται για εσάς στο θέμα Δείτε όλες τις συσκέψεις σας στο Teams. Αφού γίνει αυτό, έχετε μερικούς τρόπους για να προσθέσετε συμβάντα στο κοινόχρηστο ημερολόγιο.

• Επιλέξτε Προσθήκη νέου συμβάντος στο επάνω μέρος του ημερολογίου.

• Κάντε κλικ και σύρετε το δρομέα στο ημερολόγιο για να επιλέξετε ένα μπλοκ χρόνου.

• Εναλλακτικά, επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Άμεση σύσκεψη στο επάνω μέρος της εφαρμογής για να ανοίξετε το μενού και επιλέξτε Προγραμματισμός σύσκεψης.

Κάθε μία από αυτές τις ενέργειες θα ανοίξει τη φόρμα προγραμματισμού με το όνομα του καναλιού συμπληρωημένο, μη διστάσετε να προσθέσετε μια Outlook ομάδα ή άτομα πληκτρολογώντας με μη αυτόματο τρόπο τα ονόματά τους. Οι επισκέπτες και οι συνεργάτες εκτός του οργανισμού σας δεν θα έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο καναλιού και θα απαιτούν επίσης να προστεθούν στην πρόσκληση σε σύσκεψη.

Κάντε δεξί κλικ για περισσότερες επιλογές

Κάντε δεξί κλικ σε μια εκδήλωση στο ημερολόγιό σας στο RSVP, καταργήστε την εάν ακυρωθεί ή ανοίξτε την πρόσκληση για να δείτε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης. Εάν η εκδήλωση είναι μια σύσκεψη στο Teams, θα έχετε επίσης τις επιλογές για Συμμετοχή online και Συνομιλία με τους συμμετέχοντες.

Οι συσκέψεις στο Teams θα εμφανίζουν το κουμπί συμμετοχής σε μια εκδήλωση στο ημερολόγιό σας πέντε λεπτά πριν από την έναρξη μιας σύσκεψης. Όταν κάποιος αρχίσει να συμμετέχει στη σύσκεψη, η εκδήλωση θα αλλάξει χρώματα για να ενημερωθείτε ότι ο χρήστης είναι online.

Επιλέξτε Συμμετοχή για να ανοίξετε το παράθυρο ρυθμίσεων σύσκεψης και να επιβεβαιώσετε τις προτιμώμενες ρυθμίσεις κάμερας και μικροφώνου πριν αρχίσετε να συμμετέχετε στη διαδικτυακή σύσκεψη.