Προγραμματισμός σύσκεψης ή συμβάντος στο Outlook

Προγραμματισμός σύσκεψης

1. Δημιουργήστε μια πρόσκληση σε σύσκεψη με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

   • Από τα "Εισερχόμενα", επιλέξτε Νέα στοιχεία > Σύσκεψη ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + SHIFT + Q.

   • Από το ημερολόγιο, επιλέξτε Νέα σύσκεψη ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + SHIFT + Q.

   • Από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο "Εισερχόμενα", επιλέξτε το κουμπί Απάντηση με πρόσκληση σε σύσκεψη.

     

2. Προσθήκη συμμετεχόντων με έναν από τους δύο παρακάτω τρόπους:

   • Προσθέστε τους συμμετέχοντες στη γραμμή της πρόσκλησης σε σύσκεψη Προςκαι προχωρήστε στο βήμα 4.

   • Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμόMicrosoft 365 ή Exchange, χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού για να δείτε τα χρονοδιαγράμματα των συμμετεχόντων.

3. Στον Βοηθό προγραμματισμού, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από το όνομά σας και πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συμμετέχοντα ή κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη συμμετεχόντων για να εμφανιστεί το βιβλίο διευθύνσεών σας.

   Επιλέξτε το εικονίδιο δίπλα στο όνομα του συμμετέχοντα στον Βοηθό προγραμματισμού για να επισημάνετε έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα ως Απαιτούμενο συμμετέχοντα, Προαιρετικό συμμετέχοντα ή Πόρο. Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός συμμετέχοντα, το Outlook θα σας υποβάλει προτάσεις με βάση τα άτομα με τα οποία έχετε συναντηθεί πρόσφατα ή έχετε αποστείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα για να το προσθέσετε ως συμμετέχοντα.

4. Προσθέστε το θέμα της σύσκεψης, την τοποθεσία, την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης.

   Στο Outlook 2016 (ή νεότερη έκδοση) και στο Outlook για Microsoft 365, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα μιας τοποθεσίας, για παράδειγμα, Τέταρτη καφετέρια ή Αίθουσα διασκέψεων 23 και το Outlook θα αναζητήσει αντιστοιχίσεις τοποθεσίας. Επιλέξτε μία από τις προτάσεις για να επιλέξετε την τοποθεσία ή συνεχίστε να πληκτρολογείτε για να εισαγάγετε μια διαφορετική.

   Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό του Microsoft Exchange ή Microsoft 365 λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός προγραμματισμούκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση αίθουσας για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα και να κάνετε κράτηση αίθουσας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρησιμοποιήστε τον "Βοηθό προγραμματισμού" και την "Εύρεση αίθουσας" για συσκέψεις στο Outlook.

5. Για να επισυνάψετε ένα αρχείο σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, στο μενού Εισαγωγή , επιλέξτε Επισύναψη αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε.

6. Εάν δεν θέλετε να κάνετε αυτήν τη σύσκεψη περιοδική, επιλέξτε Αποστολή. Σε αντίθετη περίπτωση, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία περιοδικής σύσκεψης.

Δημιουργία περιοδικής σύσκεψης

1. Επιλέξτε Περιοδικότητα > σύσκεψης.

   Σημείωση: Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + G για να προγραμματίσετε τη σύσκεψη να επαναλαμβάνεται τακτικά.

2. Ορίστε τις επιλογές για το μοτίβο περιοδικότητας που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   Σημείωση: Κατά την προσθήκη ενός επαναλαμβανόμενου μοτίβου σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, η καρτέλα Σύσκεψη αλλάζει σε Σειρά συσκέψεων.

3. Για να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη, επιλέξτε Αποστολή.

Προσθήκη ατόμου σε υπάρχουσα σύσκεψη

Μπορείτε να προσθέσετε έναν επιπλέον συμμετέχοντα σε υπάρχουσα σύσκεψη.

Εάν είστε ο κάτοχος της σύσκεψης:

1. Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε τη σύσκεψη και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη γραμμή Απαιτείται ή Προαιρετικό ή τον Βοηθό προγραμματισμού για να προσθέσετε ένα ή περισσότερα άτομα στη σύσκεψη.

2. Επιλέξτε Αποστολή ενημέρωσης και μία από τις παρακάτω επιλογές:

   • Αποστολή ενημερώσεων μόνο στους συμμετέχοντες που προστέθηκαν ή διαγράφηκαν.

   • Αποστολή ενημερώσεων σε όλους τους συμμετέχοντες.

Εάν δεν είστε ο κάτοχος της σύσκεψης:

1. Ανοίξτε την πρόσκληση σε σύσκεψη. Στην ομάδα Απάντηση στην κορδέλα, επιλέξτε Απάντησηκαι, στη συνέχεια, Προώθηση. Προσθέστε έναν ή περισσότερους παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη.

2. Επιλέξτε Αποστολή. Ο κάτοχος της σύσκεψης θα λάβει ειδοποίηση ότι προώθησε την πρόσκληση σε σύσκεψη σε άλλο άτομο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προώθηση σύσκεψης.

Πρόωρος τερματισμός σύσκεψης

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για Microsoft 365, μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook να τερματίζει τις συσκέψεις σας λίγα λεπτά νωρίτερα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε τον χρόνο μετακίνησης μεταξύ των συσκέψεων. Μπορείτε να επιλέξετε μια διαφορετική διάρκεια για συσκέψεις κάτω από μία ώρα και συσκέψεις για μία ώρα.

1. Επιλέξτε: Αρχείο > Επιλογές > Ημερολόγιο > Επιλογές ημερολογίου

2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συντόμευση συναντήσεων και συσκέψεων και, στη συνέχεια, είτε Λήξη νωρίς είτε Έναρξη αργότερα.

3. Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού για να επιλέξετε τον αριθμό των λεπτών για συσκέψεις που είναι μικρότερες από μία ώρα και μία ώρα ή περισσότερο και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Προγραμματισμός σύσκεψης ή συμβάντος

1. 1. Από το ημερολόγιο, επιλέξτε Νέο συμβάν > Συμβάν.

   2. Προσθέστε έναν τίτλο για τη σύσκεψη ή το συμβάν σας.

   3. Επιλέξτε Πρόσκληση συμμετεχόντων και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων που θα προσκαλέσετε στη σύσκεψη ή το συμβάν.

      Εάν χρησιμοποιείτε έναν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό στο Outlook με το Microsoft 365 ή το Exchange, χρησιμοποιήστε την καρτέλα Βοηθός προγραμματισμού για να δείτε τα χρονοδιαγράμματα των συμμετεχόντων. 

   4. Στον Βοηθό προγραμματισμού, επιλέξτε Προσθήκη απαιτούμενου συμμετέχοντα ή Προσθήκη προαιρετικού συμμετέχοντα και αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συμμετέχοντα. Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός συμμετέχοντα, το Outlook θα σας υποβάλει προτάσεις με βάση τα άτομα με τα οποία έχετε συναντηθεί πρόσφατα ή έχετε αποστείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα για να το προσθέσετε ως συμμετέχοντα.

   5. Επιλέξτε μια προτεινόμενη χρονική περίοδο ή εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο μια ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης στην καρτέλα Συμβάν.

   6. Πληκτρολογήστε μια τοποθεσία σύσκεψης και σύρετε τον διακόπτη σύσκεψης του Teams προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά, ανάλογα με την περίπτωση.

      Συμβουλή: Ανάλογα με το λογαριασμό σας, μπορεί να έχετε την επιλογή να επιλέξετε Προσθήκη αίθουσας ή Αναζήτηση αίθουσας ή τοποθεσίας για τη σύσκεψη.

   7. Εάν δεν θέλετε να κάνετε αυτήν τη σύσκεψη περιοδική, επιλέξτε Αποστολή για να παραδώσετε την πρόσκληση. Διαφορετικά, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα Προγραμματισμός περιοδικής σύσκεψης.

   Προγραμματισμός περιοδικής σύσκεψης

   1. Ακολουθήστε τα βήματα 1-6 της προηγούμενης ενότητας, Προγραμματισμός σύσκεψης και προσθήκη συμμετεχόντων.

   2. Επιλέξτε Ορισμός ως περιοδικής και στο παράθυρο Επανάληψη επιλέξτε το χρονικό διάστημα περιοδικότητας που θέλετε για το συμβάν. Επιλέξτε Αποθήκευση.

   3. Επιλέξτε Αποστολή για να παραδώσετε την πρόσκληση.

Προγραμματισμός σύσκεψης και πρόσκληση συμμετεχόντων

1. Από το ημερολόγιο Outlook.com, επιλέξτε Νέο συμβάν.

2. Προσθέστε έναν τίτλο για τη σύσκεψη ή το συμβάν σας.

3. Επιλέξτε Πρόσκληση συμμετεχόντων και εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων που θα προσκαλέσετε στη σύσκεψη ή το συμβάν. Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός συμμετέχοντα, το Outlook θα σας υποβάλει προτάσεις με βάση τα άτομα με τα οποία έχετε συναντηθεί πρόσφατα ή έχετε στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα για να το προσθέσετε ως συμμετέχοντα.

4. Επιλέξτε μια προτεινόμενη χρονική περίοδο ή εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο μια ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης.

5. Πληκτρολογήστε μια θέση σύσκεψης και σύρετε τον διακόπτη σύσκεψης Skype (ή σύσκεψης Teams) προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά, ανάλογα με την περίπτωση:

   

6. Επιλέξτε Αποστολή για να παραδώσετε την πρόσκληση.

Προγραμματισμός περιοδικής σύσκεψης ή συμβάντος

1. Από το ημερολόγιο, επιλέξτε Νέο συμβάν και προσθέστε έναν τίτλο για τη σύσκεψη ή το συμβάν.

2. Εάν θέλετε να προσκαλέσετε άλλους σε αυτό το συμβάν ή τη σύσκεψη, επιλέξτε Πρόσκληση συμμετεχόντων και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων που θα προσκαλέσετε στη σύσκεψη.

3. Επιλέξτε μια προτεινόμενη χρονική περίοδο για τη σύσκεψη ή εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο μια ημερομηνία και ώρες έναρξης και λήξης.

4. Επιλέξτε Να μην γίνεται επανάληψη της αναπτυσσόμενης λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το χρονικό διάστημα περιοδικότητας που θέλετε για το συμβάν.

5. Πληκτρολογήστε μια θέση σύσκεψης και σύρετε τον διακόπτη σύσκεψης Skype (ή σύσκεψης Teams) προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά, ανάλογα με την περίπτωση:

   

6. Επιλέξτε Αποστολή για να παραδώσετε την πρόσκληση.