Zuletzt bewertet am 2. Dezember 2022
Microsoft 365-Gruppen ist ein Dienst, der mit den Microsoft 365-Tools verwendet werden kann, die Ihnen bereits vertraut sind, sodass Sie mit Ihren Teamkollegen gemeinsam Dokumente schreiben, Kalkulationstabellen erstellen, an Projektplänen arbeiten, Besprechungen planen oder E-Mails senden können.
In diesem Artikel finden Sie eine Einführung in Gruppen sowie einige nützliche Links zu den nächsten Schritten.
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Die neuesten Informationen und Videos zu Microsoft 365-Gruppen finden Sie unter Office-Blogs |
Tipps:
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Informationen zur Verwendung von Outlook Kontaktgruppen zum Senden von E-Mails an eine Liste von Personen , z. B. eine Gruppe von Freunden, finden Sie unter Erstellen einer Kontaktgruppe oder Verteilerliste in Outlook für PC.
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Informationen über Microsoft Family Safety und darüber, wie eine Familiengruppe Ihnen hilft, mit Ihren Familienmitgliedern in Verbindung zu bleiben und sie auf Windows 10, Xbox- und Android-Geräten zu schützen, finden Sie unter Microsoft-Familiengruppe.
Was sind Microsoft 365-Gruppen?
In Microsoft 365 können Sie mithilfe von Gruppen Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und auf einfache Weise eine Reihe von Ressourcen zum Teilen für diese Personen erstellen. Ressourcen wie ein freigegebener Outlook Posteingang, einen freigegebenen Kalender oder eine Dokumentbibliothek für die Zusammenarbeit an Dateien.
Keine Sorge: Berechtigungen für alle diese Ressourcen müssen nicht manuell zugewiesen werden, denn wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen, erhalten diese automatisch alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der für Ihre Gruppe bereitgestellten Tools. Darüber hinaus sind Gruppen die neue und verbesserte Oberfläche für die Verwendung von Verteilerlisten oder freigegebenen Postfächern.
Tipp: Informationen zum Upgrade Ihrer herkömmlichen Verteilerlisten auf Microsoft 365-Gruppen finden Sie unter Warum Sie Ihre Verteilerlisten auf Gruppen in Outlook aktualisieren sollten.
Welche Art von Gruppe sollten Sie erstellen?
Während Sie die Optionen in Betracht ziehen, ist es wichtig, daran zu denken, dass eine Größe selten alle passt. Verschiedene Teams bevorzugen unterschiedliche Arbeitsweisen, und Microsoft 365 bietet die Tools, die Ihren Teams eine Zusammenarbeit in der jeweils gewünschten Form ermöglichen.
Wenn Ihr Team lieber per E-Mail zusammenarbeitet und einen freigegebenen Kalender benötigt: Erstellen Sie eine Microsoft 365-Gruppe in Outlook.
Wenn Ihr Team in einer beständigen Chatumgebung zusammenarbeiten oder eingebettete Apps verwenden möchte: Erstellen Sie ein Microsoft-Team.
Wenn Sie ein großes, offenes Diskussionsforum für Ihr Unternehmen erstellen möchten, z. B. für Ankündigungen und Diskussionen auf Geschäftsleitungsebene: Erstellen Sie eine Gruppe in Yammer.
Sie können Microsoft 365-Gruppen aus einer Vielzahl von Tools erstellen, darunter Outlook, Outlook im Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams und mehr. Mit welchem Tool Sie beginnen möchten, hängt davon ab, mit welcher Art von Gruppe Sie arbeiten. Bei Microsoft beginnen wir beispielsweise mit Outlook, wenn wir eine Gruppe erstellen, die um E-Mail und Kalender organisiert ist. Wenn der Konzern für die unternehmensweite Kommunikation ist, beginnen wir tendenziell mit Yammer. Für die chatbasierte Zusammenarbeit würden wir unsere Gruppe von Microsoft Teams aus starten.
Wenn Sie eine Gruppe erstellen, müssen Sie entscheiden, ob es sich um eine private Gruppe oder eine öffentliche Gruppe handeln soll. Inhalte in einer öffentlichen Gruppe können von jedem in Ihrem organization angezeigt werden, und jeder in Ihrem organization kann der Gruppe beitreten. Inhalte in einer privaten Gruppe müssen von den Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden, und Personen, die einer privaten Gruppe beitreten möchten, müssen von einem Gruppenbesitzer genehmigt werden.
Hinweis: Zurzeit sind Gruppen, die mit Outlook im Web erstellt wurden, standardmäßig privat.
Weder öffentliche noch private Gruppen sind für Personen außerhalb Ihrer Organisation sichtbar oder zugänglich, es sei denn, diese Personen wurden ausdrücklich als Gäste eingeladen.
Weitere Informationen zum Ändern Ihrer Gruppen von Öffentlich in Privat (oder umgekehrt) finden Sie unter Machen Sie Microsoft 365-Gruppen öffentlich oder privat.
Besitzer, Mitglieder und Gäste
Gruppenbesitzer sind die Moderatoren der Gruppe. Sie können Mitglieder hinzufügen oder entfernen und über eindeutige Berechtigungen wie die Möglichkeit zum Löschen von Unterhaltungen aus dem geteilten Posteingang oder zum Ändern verschiedener Einstellungen für die Gruppe verfügen. Gruppenbesitzer können die Gruppe umbenennen, die Beschreibung oder das Bild aktualisieren und vieles mehr. Wenn Sie mit SharePoint-Rollen vertraut sind, ist ein Gruppenbesitzer ein Websitesammlungsadministrator.
Tipp: Es hat sich bewährt, wenn möglich mindestens zwei Besitzer für eine Gruppe zu haben. Auf diese Weise kann der andere Besitzer Änderungen an der Gruppe vornehmen, wenn der erste Besitzer nicht verfügbar ist.
Gruppenmitglieder sind die normalen Benutzer in Ihrer Organisation, die die Gruppe für die Zusammenarbeit verwenden. Sie können auf alles in der Gruppe zugreifen, aber keine Gruppeneinstellungen ändern. In der SharePoint-Welt sind dies die Websitemitglieder. Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Gruppenmitgliedern finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook.
Gäste sind mit Gruppenmitgliedern vergleichbar, gehören aber nicht zu Ihrer Organisation. Standardmäßig können Ihre Benutzer Gäste einladen, Ihrer Gruppe beizutreten, und Sie können diese Einstellung steuern. Weitere Informationen finden Sie unter Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen.
Wählen Sie den zu verwendenden Gruppentyp aus:
Wenn Sie den gemeinsamen Posteingangsmodus für die Zusammenarbeit bevorzugen, ist die Gruppenumgebung in Outlook für Sie geeignet. Wenn Sie eine Gruppe in Outlook erstellen, erhalten Sie Folgendes:
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Geteilter Posteingang – Für die E-Mail-Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihrer Gruppe. Dieser Posteingang hat eine E-Mail-Adresse und kann für das Annehmen von Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe und sogar außerhalb Ihrer Organisation konfiguriert werden, ähnlich wie eine herkömmliche Verteilerliste.
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Geteilter Kalender – Für die Planung von Ereignissen im Zusammenhang mit der Gruppe
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SharePoint-Dokumentbibliothek – Ein zentraler Ort zum Speichern und Teilen von Dateien für die Gruppe
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Geteilter OneNote-Notizbuch – Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen
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SharePoint-Teamwebsite – Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte, die Ihre Gruppe betreffen
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Planner – Für das Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben unter den Mitgliedern Ihrer Gruppe
Sie müssen keine dieser Ressourcen manuell erstellen. Beim Erstellen der Gruppe werden diese Ressourcen automatisch erstellt, und den Mitgliedern Ihrer Gruppe werden die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen, sodass sie die Ressourcen direkt verwenden können.
Sie können auf diese Ressourcen über den vertrauten Microsoft Outlook-Desktopclient (2016 oder höher), über Outlook im Web, über Outlook 2016 für Mac (nur freigegebener Posteingang) oder über Outlook Mobile zugreifen. Sie finden Ihre Microsoft 365-Gruppen im Navigationsbereich auf der linken Seite in Outlook Desktop oder im Web.
Mit der neuen Microsoft 365-Gruppen Popupkarte haben Sie schnellen Zugriff auf geteilte Gruppenressourcen. Zeigen Sie mit der Maus einfach auf einen Gruppennamen in Outlook im Web oder in Microsoft Office SharePoint Online.
Unsere neueste Komponente für die Zusammenarbeit ist Microsoft Teams. Microsoft Teams ist die innere Schleife für Ihr Team – ein chatbasierter Arbeitsbereich für informelle Unterhaltungen in Echtzeit, die sich um gezielte Themen drehen oder für bestimmte Untergruppen in der Gruppe.
Yammer ist die Oberfläche für soziale Enterprise-Netzwerke und ein Tool für die Zusammenarbeit. Mit Yammer können Sie in Ihrer Organisation neue Verbindungen herstellen und neue Erkenntnisse erlangen. Yammer unterstützt Sie bei der Kommunikation und beim Austausch von Ideen im gesamten Unternehmen oder in Bereichen von gemeinsamem Interesse.
Wenn Sie eineMicrosoft 365 verbundene Gruppe in Yammer erstellen, erhalten Sie Folgendes:
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Yammer-Gruppe – Ein zentraler Ort für Unterhaltungen und für das Teilen von Informationen
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SharePoint-Dokumentbibliothek – Ein zentraler Ort zum Speichern und Teilen von Dateien für die Gruppe
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Geteiltes OneNote-Notizbuch – Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen
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SharePoint-Teamwebsite – Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte, die Ihre Gruppe betreffen
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Planner – Für das Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben für die Mitglieder Ihrer Gruppe
Sie können über Yammer in Ihrem Browser oder über die Yammer-App auf Ihrem iOS-, Android- oder Windows Phone-Gerät auf diese Tools zugreifen.
Nachdem eine Gruppe ihren vorgesehenen Zweck erfüllt hat, können Sie sie löschen, um Systemressourcen freizugeben und dafür zu sorgen, dass die Gruppe nicht mehr aufgelistet oder angezeigt wird. Informationen dazu finden Sie unter Löschen einer Gruppe. Wenn Sie sich nicht daran erinnern möchten, veraltete Gruppen zu löschen, kann der Administrator Ablaufrichtlinien festlegen, die bewirken, dass alte Gruppen ablaufen und nach einem festgelegten Zeitraum automatisch entfernt werden. Siehe: Ablaufrichtlinien für Microsoft 365-Gruppenhttps://docs.microsoft.com/microsoft-365/admin/create-groups/office-365-groups-expiration-policy?view=o365-worldwide.
Hinweis: Der Inhalt auf dieser Registerkarte ist für Administratoren vorgesehen.
Es gibt drei primäre Modelle für die BereitstellungMicrosoft 365-Gruppen: offen, IT-gesteuert oder kontrolliert. Jedes Modell hat seine eigenen Vorteile.
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Modell |
Vorteile |
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Offen (Standard) |
Benutzer können bei Bedarf ihre eigenen Gruppen erstellen, ohne auf einen IT-Mitarbeiter warten oder einen IT-Mitarbeiter um Hilfe bitten zu müssen. |
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IT-gesteuert |
Benutzer fordern eine Gruppe von der IT an. Die IT kann die Benutzer bei der Auswahl der für ihre Anforderungen am besten geeigneten Tools für die Zusammenarbeit unterstützen. |
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Kontrolliert |
Die Gruppenerstellung ist auf bestimmte Personen, Teams oder Dienste beschränkt (siehe: Steuern, wer Microsoft 365-Gruppen erstellen kann) |
Wenn Sie steuern möchten, wie Ihre Microsoft 365-Gruppen benannt werden, können Sie mithilfe der Benennungsrichtlinie erzwingen, dass Gruppennamen bestimmte Standards einhalten, einschließlich Präfixen oder Suffixen, sowie blockieren anstößige Namen. Weitere Informationen finden Sie unter Benennungsrichtlinie für Microsoft 365-Gruppen.
Jeder Gruppe ist mindestens ein Besitzer zugewiesen, der Mitglieder hinzufügen oder entfernen und einige grundlegende organisatorische Aufgaben für die Gruppe und deren Inhalte ausführen kann. In der Regel führt der Besitzer dies in Outlook aus. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook. Wenn der Besitzer (oder die Besitzer) einer Gruppe die organization aus irgendeinem Grund verlässt, kann der Administrator der Gruppe einen neuen Besitzer zuweisen. Informationen hierzu finden Sie unter Zuweisen eines neuen Besitzers zu einer verwaisten Gruppe.
Wenn Sie über Exchange Online Administratorberechtigungen verfügen, können Sie Ihre Gruppen außerdem über das Microsoft 365 Admin Center (siehe Verwalten der Gruppenmitgliedschaft im Microsoft 365 Admin Center) oder über PowerShell (siehe Verwalten von Microsoft 365-Gruppen mit PowerShell) verwalten..
Irgendwann möchten Sie möglicherweise eine Gruppe aus Ihrem Mandanten löschen. Informationen zum Löschen einer Gruppe finden Sie unter: Löschen einer Gruppe. Wenn eine Gruppe versehentlich gelöscht wird, können Administratoren diese Gruppe für bis zu 30 Tage wiederherstellen. Siehe: Wiederherstellen einer gelöschten Microsoft 365-Gruppe.
Wenn Sie eine automatisiertere Methode zum Verwalten des Lebenszyklus Ihrer Microsoft 365-Gruppen bevorzugen, können Sie Ablaufrichtlinien verwenden, um Gruppen in einem bestimmten Zeitintervall abzulaufen. Die Besitzer der Gruppe erhalten 30, 15 und 1 Tag vor dem Ablauf der Gruppe eine E-Mail, mit der sie die Gruppe problemlos verlängern können, wenn sie noch benötigt wird. Siehe: Ablaufrichtlinien für Microsoft 365-Gruppenhttps://docs.microsoft.com/office365/admin/create-groups/office-365-groups-expiration-policy?view=o365-worldwide.
Grenzwerte für Gruppen
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Maximale Anzahl für |
Wert |
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Besitzer pro Gruppe |
100 |
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Gruppen, die ein Benutzer erstellen kann |
250 |
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Gruppen, die ein Administrator erstellen kann |
Bis zu 500.000 (Mandanten-Standardgrenzwert) |
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Anzahl Mitglieder |
Mehr als 1 000, obwohl nur 1 000 gleichzeitig auf die Gruppen-Chats zugreifen können. Benutzer bemerken möglicherweise Verzögerungen beim Zugriff auf den Kalender und Unterhaltungen in sehr großen Gruppen in Outlook |
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Anzahl von Gruppen, in denen ein Benutzer Mitglied sein kann |
1 000 |
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Dateispeicher |
1 TB plus 10 GB pro Abonnementbenutzer plus zusätzlich gekaufter Speicher. Sie können eine unbegrenzte Menge weiteren Speichers kaufen. |
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Größe des Gruppenpostfachs |
50 GB |
Die maximale Standardanzahl von Gruppen, die eine Microsoft 365-Organisation enthalten kann, beträgt derzeit 500 000. Wenn Sie beabsichtigen, das Feature "Gruppenrückschreiben" aus dem Azure Active Directory Connect-Tool zu verwenden, beträgt die maximale Länge 448 Zeichen bezogen auf das Attribut "Beschreibung".
Weitere Informationen zu SharePoint Online-Speicher finden Sie unter SharePoint Online-Grenzwerte und SharePoint Online: Softwarelimits und -beschränkungen.
Sie können Ihre Microsoft 365-Gruppen effizienter verwalten, wenn Sie über aussagekräftige Informationen zur Gruppennutzung verfügen. Das Microsoft 365 Admin Center verfügt über ein Berichterstellungstool, mit dem Sie Informationen wie die Speichernutzung, die Anzahl der aktiven Gruppen und sogar die Verwendung der Gruppen durch Ihre Benutzer anzeigen können. Siehe Microsoft 365-Berichte im Admin Center für weitere Informationen.
Microsoft 365-Gruppen bietet Ihnen eine Reihe von Tools für Compliance, Informationsschutz und eDiscovery.
