Freigeben von Dateien für eine Gruppe in Outlook

Freigeben von Dateien in einer Gruppe inDas neue Outlook

1. Öffnen Sie Das neue Outlook.

2. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Gruppen zu finden:

   1. Wählen Sie Gruppen  in der App-Leiste links im Fenster aus. 

   2. Wählen Sie in der Postfachordnerliste Zu Gruppen
      

3. Wählen Sie im linken Bereich unter Gruppen die Gruppe aus, in der Sie Dateien freigeben möchten.

Anfügen einer freigegebenen Datei an eine E-Mail-Nachricht

1. Öffnen Sie das klassische Outlook. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Gruppe zu finden.

   1. Wählen Sie auf der Navigationsleiste Weitere Apps > Gruppen aus. (Klicken Sie zum Anheften mit der rechten Maustaste auf Gruppen, und wählen Sie Anheften aus.)

      Von Gruppen Home aus können Sie alle Ihre Gruppen gleichzeitig sehen.

   2. Wählen Sie in der Liste der Postfachordner unter Gruppen Ihre Gruppe aus.

2. Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe, und beginnen Sie eine Unterhaltung.

3. Wählen Sie Datei anfügen aus.

4. Wählen Sie die Quelle Ihrer Datei aus. Zu den Optionen gehören zuletzt verwendete Dateien, Webspeicherorte und Dieser PC. Zu den Webspeicherorten gehören ein Laufwerk, SharePoint-Websites, Gruppendateien und andere Quellen.

   • Wenn Sie sich für einen Webspeicherort entscheiden, wählen Sie Als Kopie anfügen oder Als OneDrive-Link freigeben aus. Wenn Sie eine Datei als Kopie anfügen, erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Datei zur Überprüfung. Mithilfe der Freigabe eines OneDrive-Links können Gruppenmitglieder die neuesten Änderungen anzeigen und in Echtzeit mitverfassen.

   • Wenn Sie eine Datei von Ihrem PC auswählen, wird sie als Kopie angefügt.

Zugreifen auf Ihre Dateien

Für den Zugriff auf Ihre Dateien in Outlook im Web-Client klicken Sie in den Gruppenkopfzeilen auf Dateien.  

In dieser Ansicht werden zwei Abschnitte angezeigt: Zuletzt verwendet und Dokumente. Im Abschnitt Zuletzt verwendet werden die fünf zuletzt in der Gruppe freigegebenen Dateien angezeigt. Diese Dateien enthalten sowohl Dateien, die als Anlagen in Nachrichten freigegeben wurden, die im freigegebenen Posteingang veröffentlicht wurden, als auch Dateien, die von OneDrive oder SharePoint für die Gruppe freigegeben wurden. Dateien werden in chronologischer Reihenfolge sortiert, und zwar basierend auf dem Datum der letzten Freigabe per E-Mail, der letzten Änderung oder der Datum des Uploads in die Bibliothek. Im Abschnitt Dokumente werden alle Dateien und Ordner angezeigt, die auf der SharePoint-Gruppenwebsite in der ähnlichen Ordnerdateistruktur vorhanden sind. 

Hochladen oder Erstellen von Dateien 

Um eine neue Datei in die Bibliothek hochzuladen, klicken Sie auf der Symbolleiste über der Gruppenüberschrift auf die Schaltfläche Hochladen . Um eine neue Datei oder einen neuen Ordner zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche Neu in der Gruppenkopfzeile, und wählen Sie aus der Dropdownliste aus. 

Löschen oder Umbenennen von Dateien

Sie können eine Datei ganz einfach aus der Ansicht Dokumente löschen oder umbenennen. Wählen Sie in der Liste Dokumente die Datei aus, die Sie löschen oder umbenennen möchten, und wählen Sie auf der Symbolleiste über der Gruppenüberschrift löschen oder umbenennen aus. Wenn sich die Datei vor dem Löschen in der Ansicht Zuletzt verwendete Dateien befand, werden die Zuletzt verwendeten Dateien nach dem Löschen aktualisiert, um die Änderung widerzuspiegeln. 

Freigeben Ihrer Dateien

Es ist einfach, Dateien aus der Dateiansicht in Outlook im Web freizugeben. Wenn Sie eine der Dateien aus den Zuletzt verwendeten Dateien als E-Mail-Anlage senden möchten, klicken Sie einfach auf die Datei, um die Datei zu öffnen. Im Menüband können Sie die Freigabe per E-Mail auswählen.

Wenn Sie eine der Dateien aus dem Abschnitt Dokumente freigeben möchten, wählen Sie einfach die Datei aus, und klicken Sie auf Die Symbolleiste über der Gruppenüberschrift freigeben, die freigegeben werden soll. Das vertraute Freigabedialogfeld wird angezeigt, und Sie können die Personen auswählen, für die Sie es freigeben möchten. 

Arbeiten mit E-Mail-Anlagen

Die neue Benutzeroberfläche "Dateien" bietet eine leistungsstarke Möglichkeit, mit Dateien zu arbeiten, die an eine E-Mail angefügt sind. Wenn eine E-Mail an den freigegebenen Posteingang der Gruppe gesendet wird, die eine Word, Excel- oder PowerPoint-Anlage enthält, die Sie bearbeiten und an den ursprünglichen Autor zurücksenden möchten:

• Wechseln Sie zu Dateien, öffnen Sie die Datei, und wählen Sie Bearbeiten aus, und antworten Sie im Menüband.
  Die Datei wird in der SharePoint-Dokumentbibliothek der Gruppe gespeichert und in der Onlineversion der entsprechenden Office-Anwendung geöffnet.

• Eine Antwort-E-Mail kann mit einem Link zur gespeicherten Kopie der Datei an den ursprünglichen Absender gesendet werden.

• Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, fügen Sie Der E-Mail Ihre Kommentare hinzu, und klicken Sie auf Senden.

Navigieren zu Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek

In der Ansicht Dateien können Sie alle Dateien anzeigen, die auf der SharePoint-Website vorhanden sind. Wenn Sie jedoch zur SharePoint-Website wechseln möchten, können Sie mithilfe des Gruppen-Karte oder aus der Gruppenüberschrift zu navigieren. Wählen Sie ... aus der Gruppen-Kopfzeile und dann Standort aus. Wählen Sie auf der Website Dokumente aus, um zur Dokumentbibliothek zu wechseln.  

Siehe auch

• Freigeben von Gruppendateien

• Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen

Anfügen einer freigegebenen Datei an eine E-Mail-Nachricht

1. Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe, und beginnen Sie eine Unterhaltung.

2. Wählen Sie unten im Unterhaltungsbereich die Option aus.

3. Wählen Sie die Quelle Ihrer Datei aus. Zur Auswahl stehen OneDrive, Gruppendateien, Computer und andere Quellen.

   • Wenn Sie OneDrive auswählen, wählen Sie Als Kopie anfügen oder Als OneDrive-Link freigeben aus. Wenn Sie eine Datei als Kopie anfügen, erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Datei zur Überprüfung. Mithilfe der Freigabe eines OneDrive-Links können Gruppenmitglieder die neuesten Änderungen anzeigen und in Echtzeit mitverfassen.

   • Wenn Sie eine Gruppe als Quelle auswählen, wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten.

   • Wenn Sie Computer als Quelle auswählen, wählen Sie Als Kopie anfügen oder In Gruppendateien hochladen aus. Wenn Sie eine Datei in Gruppendateien hochladen, können die Gruppenmitglieder die neuesten Änderungen anzeigen und die Datei in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Wenn Sie eine Datei als Kopie anfügen, erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Datei zur Überprüfung.

   • Wenn Sie eine andere Quelle auswählen, melden Sie sich bei dieser Quelle an, und folgen Sie den Anweisungen.

Zugreifen auf Ihre Dateien

Um auf Ihre Dateien im Outlook im Web-Client zuzugreifen, klicken Sie in der Gruppenkopfzeile auf Dateien.

In diese Ansicht werden Dateien angezeigt, die in die Dokumentbibliothek der Gruppe hochgeladen wurden, Dateien, die als E-Mail-Anlagen im freigegebenen Posteinfang gepostet wurden, und Dateien, die von OneDrive oder SharePoint für die Gruppe freigegeben wurden. Dateien werden in chronologischer Reihenfolge sortiert, und zwar basierend auf dem Datum der letzten Freigabe per E-Mail, der letzten Änderung oder der Datum des Uploads in die Bibliothek. Sie können diese Sortierung nicht ändern, wenn Sie die Dateien jedoch in einer anderen chronologischen Reihenfolge anzeigen möchten, wechseln Sie zur SharePoint-Bibliothek, indem Sie in der Nähe der oberen rechten Ecke auf Bibliothek durchsuchen klicken.

Zum Hochladen einer neuen Datei in die Bibliothek klicken Sie einfach auf den Link Hochladen in der Symbolleiste oberhalb der Dateilisten. Wenn Sie Ihre Dateienbibliothek durchsuchen möchten, geben Sie einfach Ihre Schlüsselwörter in das Suchfeld in der oberen linken Ecke des Fensters ein und drücken dann die EINGABETASTE.

Löschen oder Umbenennen von Dateien

Um eine Datei zu löschen oder umzubenennen, navigieren Sie zunächst zur SharePoint-Dokumentbibliothek, indem Sie in der oberen rechten Ecke auf Bibliothek durchsuchen klicken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie löschen oder umbenennen möchten, und wählen Sie Löschen oder Umbenennen aus.

Arbeiten mit E-Mail-Anlagen

Die neue Oberfläche bietet eine leistungsfähige neue Möglichkeit zum Arbeiten mit Dateien, die an E-Mails angefügt wurden. Wenn eine E-Mail an den freigegebenen Posteingang der Gruppe gesendet wird, der eine Word, Excel- oder PowerPoint-Anlage enthält, die Sie bearbeiten und an den ursprünglichen Autor zurücksenden möchten, wechseln Sie zum Abschnitt Dateien, doppelklicken Sie, um die Datei zu öffnen, und wählen Sie im Menüband "Bearbeiten und antworten" aus. Die Datei wird in der SharePoint-Dokumentbibliothek der Gruppe gespeichert und in der Onlineversion der zugehörigen Office-App geöffnet. Darüber hinaus wird eine Antwort-E-Mail an den ursprünglichen Sender übermittelt, die einen Link zur gespeicherten Kopie der Datei enthält. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, fügen Sie Ihre Kommentare in der E-Mail hinzu, und klicken Sie auf "Senden".

Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Bibliothek.

Neben den oben erwähnten Verbesserungen wurde auch ein einfacherer Weg eingeführt, um direkt zur Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek zu wechseln. Wenn Sie sich im Abschnitt Dateien Ihrer Gruppe befinden, wird oben rechts Bibliothek durchsuchen angezeigt. Klicken Sie darauf, und die SharePoint-Dokumentbibliothek für diese Gruppe wird im Browser geöffnet.