Was ist der Unterschied zwischen einer Microsoft 365-Gruppe und einer Kontaktliste in Outlook?

Eine Kontaktliste oder Verteilerliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen, die zum gleichzeitigen Senden von Nachrichten oder Besprechungseinladungen an viele Personen verwendet werden. Erfahren Sie, wie Sie eine Kontaktliste in Outlook erstellen, bearbeiten oder löschen.

EinMicrosoft 365-Gruppe in Outlook erfüllt diese einfachen Anforderungen und stellt ein Array freigegebener Ressourcen bereit, denen Gruppenmitglieder automatisch zugewiesen werden, wenn die Gruppe erstellt wird.

Tools für die Freigabe und Kommunikation, die im Lieferumfang von Microsoft 365-Gruppen enthalten sind

Wenn Sie eineMicrosoft 365-Gruppe in Outlook einrichten, können Sie eine Gruppe von Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und ganz einfach eine Sammlung von Ressourcen einrichten, die diese Personen freigeben möchten. Keine Sorge: Berechtigungen für alle diese Ressourcen müssen nicht manuell zugewiesen werden, denn wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen, erhalten diese automatisch alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der für Ihre Gruppe bereitgestellten Tools.

Hier sind einige der Features, die Gruppen zu einer leistungsfähigeren Lösung als E-Mail-Verteilerlisten machen:

Freigegebener Posteingang – Hier finden die Unterhaltungen statt, die Sie früher in Ihren Verteilerlisten geführt haben. Der freigegebene Posteingang kann vollständig durchsucht werden, sodass ein lebendiges Archiv der Nachrichten der Gruppe entsteht. Neu hinzugekommene Gruppenmitglieder können den Verlauf durchsuchen oder rückwärts scrollen, um sich schnell zu informieren, welche Beiträge zuvor in der Gruppe gepostet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter: Führen einer Gruppenunterhaltung in Outlook

Tipp: Wenn die Benutzer Gruppennachrichten parallel in ihrem persönlichen Posteingang anzeigen möchten, wie das mit der Verteilerliste möglich war, müssen sie die Gruppe lediglich abonnieren, indem sie im Menüband von Outlook auf die Schaltfläche Mitgliedschaft klicken.
Bibliothek für freigegebene Dateien : Ihre Gruppe verfügt über eine SharePoint-Dateibibliothek, in der Ihre Benutzer Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen, Bilder oder andere Arten von Dateien speichern, freigeben und daran zusammenarbeiten können, an denen sie arbeiten müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben von Dateien für eine Gruppe in Outlook.
Freigegebener Kalender – Ihre Gruppe erhält einen freigegebenen Kalender, in dem Ereignisse gepostet werden können, die für die Gruppe relevant sind. Jedes Mitglied, das die Gruppe abonniert hat, wird automatisch zu den Ereignissen eingeladen, die im Kalender gepostet werden, und diese Ereignisse können auf Wunsch auch in den persönlichen Kalendern angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden eines Gruppenkalenders in Outlook zum Planen und Bearbeiten von Ereignissen.
Freigegebenes OneNote-Notizbuch – Die Gruppe verfügt automatisch über ein freigegebenes OneNote-Notizbuch, in dem Gruppenmitglieder Informationen sammeln und so zusammenarbeiten können. Viele Gruppen verwenden das Notizbuch, um ein aktuelles Wiki mit Antworten auf häufig gestellte Fragen und anderen Ressourcen bereitzustellen. Siehe: OneNote: Erste Schritte.
Gastzugriff – Früher konnten Sie Verteilergruppen externe Kontakte hinzufügen, die jedoch lediglich E-Mails erhielten. Mit Gruppen können Sie Gästen den Zugriff auf E-Mail-Unterhaltungen, Dateien und sogar das freigegebene OneNote-Notizbuch gewähren. Siehe: Hinzufügen von Gästen zu Gruppen in Outlook.
Inhalte sind auffindbar– Gruppen in Outlook sind standardmäßig öffentlich, was bedeutet, dass sie für andere Personen in Ihrem organization leicht zu ermitteln und den Materialien in der Gruppe beizutreten oder diese zu überprüfen. Wenn der Inhalt der Gruppe vertraulicher ist, können Sie die Gruppe in "privat" ändern, wodurch der Inhalt vor Nichtmitgliedern ausgeblendet wird und der Gruppenbesitzer alle Beitrittsanforderungen genehmigen muss.
Self-Service-Erstellung : Die IT muss sich nicht durch Anforderungen von Benutzern zum Erstellen von Gruppen verzetteln. Die Benutzer können bei Bedarf eigene Gruppen erstellen. Wenn Sie steuern möchten, welche Benutzer in Ihrem organization Gruppen erstellen können, lesen Sie Verwalten, wer Microsoft 365-Gruppen erstellen kann.

Verwaltung Ihrer Gruppen

Microsoft 365 bietet eine Reihe nützlicher Tools und Funktionen für die einfachere Verwaltung und Verwaltung Ihrer Gruppen. Weitere Informationen finden Sie unter Administratorhandbuch zum Microsoft 365-Gruppen in Outlook.