Mit Dem Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen können Sie und Ihr Team mit Personen außerhalb Ihrer organization zusammenarbeiten, indem Sie ihnen Zugriff auf Gruppenunterhaltungen, Dateien, Kalenderinladungen und das Gruppennotizbuch gewähren. Der Zugriff kann einem Gast – z. B. einem Partner, Lieferanten, Lieferanten oder Berater – von jedem Gruppenbesitzer gewährt werden.
Hinweis: In diesem Artikel geht es um das Hinzufügen von Gästen – Personen außerhalb Ihrer organization – zu einer Microsoft 365-Gruppe. Informationen zum Hinzufügen von Mitgliedern – Personen innerhalb Ihres organization – zu einer Microsoft 365-Gruppe finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook.
Funktionsweise
Personen mit Microsoft 365-Gruppen können Outlook im Web oder Outlook für Windows verwenden, um Gäste in ihren Microsoft 365 Gruppen hinzuzufügen und zu verwalten. Gäste können über eine beliebige E-Mail-Adresse verfügen, und ihr E-Mail-Konto kann ein Geschäfts-, privat- oder Schulkonto sein.
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Schritt 1 Ein Gruppenbesitzer fügt der Gruppe einen Gast hinzu , oder ein Gast wird von einem Gruppenmitglied nominiert. Der Gruppenbesitzer genehmigt alle Nominierten.
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Schritt 2 Der Gruppenbesitzer wird darüber informiert, auf welche Inhalte und Ressourcen der Gast innerhalb der Gruppe zugreifen kann.
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Schritt 3 Der Gast empfängt eine Willkommens-E-Mail und kann an Gruppenunterhaltungen teilnehmen, Kalendereinladungen empfangen und beantworten und auf Gruppendateien zugreifen.
Hinweis: Standardmäßig werden Gäste die Gruppe abonniert und erhalten alle Gruppenunterhaltungen und -ereignisse in ihren Posteingängen. Gäste können sich nicht von Gruppen-E-Mails abmelden, wenn sie Mitglied der Gruppe sind.
Gäste können die Gruppe jederzeit über einen Link in der Fußzeile aller Gruppen-E-Mail-Nachrichten und Kalender-Einladungen verlassen.
Administratoren können Gäste und deren Zugriff auf Microsoft 365 Gruppenressourcen mithilfe von PowerShell verwalten. Anweisungen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Microsoft 365-Gruppen .
Wenn ein Gast eingeladen wird, einer Gruppe beizutreten, erhält er eine Willkommens-E-Mail, die einige Informationen über die Gruppe und das enthält, was er jetzt als Mitglied erwarten kann. Die Nachricht enthält auch eine Reihe von Links, die ihnen beim Einstieg und beim Herstellen einer Verbindung mit Gruppenressourcen helfen.
Alle Interaktionen des Gastmitglieds erfolgen über den E-Mail-Posteingang. Sie können nicht auf die Gruppenwebsite zugreifen, aber Kalendereinladungen empfangen, an E-Mail-Unterhaltungen teilnehmen, und wenn der Administrator die Einstellung aktiviert hat, können sie freigegebene Dateien über einen Link oder eine Anlage öffnen.
Alle Gruppen-E-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen, die der Gast erhält, enthalten eine Erinnerung, alle antworten in Antworten an die Gruppe zu verwenden, sowie Links zum Anzeigen von Gruppendateien und zum Verlassen der Gruppe. Hier ein Beispiel:
In der folgenden Tabelle sind die Aktionen zusammengefasst, die von Gästen ausgeführt bzw. nicht ausgeführt werden können.
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Funktion |
Gast erlaubt zu tun? |
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Erstellen einer Gruppe |
Nein |
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Hinzufügen/Entfernen von Gruppenmitgliedern |
Nein |
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Löschen einer Gruppe |
Nein |
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Beitreten zu einer Gruppe |
Ja, durch Einladung |
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Beginnen einer Unterhaltung |
Ja |
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Antworten auf eine Unterhaltung |
Ja |
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Suchen nach einer Unterhaltung |
Ja |
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@Erwähnung einer Person in der Gruppe |
Nein |
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Anheften/Favorisieren einer Gruppe |
Nein |
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Löschen einer Unterhaltung |
Ja |
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Kommentieren von Nachrichten mit "Gefällt mir" |
Nein |
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Verwalten von Besprechungen |
Nein |
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Anzeigen des Gruppenkalenders |
Nein |
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Ändern von Kalenderereignissen |
Nein |
|
Hinzufügen eines Gruppenkalenders zu einem persönlichen Kalender |
Nein |
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Anzeigen und Bearbeiten von Gruppendateien |
Ja, wenn vom Mandantenadministrator aktiviert |
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Zugriff auf das OneNote-Gruppennotizbuch |
Ja, Zugriff über die Willkommens-E-Mail |
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Durchsuchen von Gruppen |
Nein |
Häufig gestellte Fragen
Ein Gast ist eine Person, die kein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in Ihrem organization hat. Dabei kann es sich um einen Kunden, Anbieter, Partner oder eine andere Person außerhalb Ihrer organization.
Nein. Nur Personen außerhalb Ihrer Organisation, z. B. Partner oder Berater, können als Gäste hinzugefügt werden. Sie können Personen innerhalb Ihrer Organisation einladen, als reguläre Gruppenmitglieder beizutreten.
Ja, das ist möglich. Externe E-Mail-Kontakte sind Kontakte, die in der globalen Adressliste Ihres organization aufgeführt sind. Ein Beispiel für diese Art von Kontakt ist ein Lieferant, der regelmäßig Dienste für Ihre Organisation bereitstellt.
Ihr Administrator muss das Gastfeature aktivieren, bevor Sie Gäste hinzufügen können. Wenn die Meldung angezeigt wird, sich an Ihren Administrator zu wenden, ist es wahrscheinlich, dass das Gastfeature noch nicht aktiviert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Microsoft 365-Gruppen .
Nein, Gäste können keine Nachrichten anzeigen, die mit Information Rights Management (IRM) geschützt sind.
Möglicherweise erhalten Sie einen Nichtzustellbarkeitsbericht, wenn Sie auf eine Gruppennachricht mit einer E-Mail-Adresse antworten, die sich von der E-Mail-Adresse unterscheidet, die Sie beim Beitritt oder beim Hinzufügen zur Gruppe verwendet haben. Wenn Sie der Gruppe beispielsweise als "jans@contoso.com" beigetreten sind, aber auf eine Gruppennachricht in Ihrem Posteingang als "jans@service.contoso.com" antworten, erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht.
Ja. Gruppenmitglieder (nicht Gäste) könnenMicrosoft 365 Gruppendateien für Personen außerhalb des organization freigeben, indem sie das Steuerelement Freigeben verwenden und Bestimmte Personen als Zielgruppe auswählen. Anschließend geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben von Dateien und Ordnern mit Microsoft 365 Business.
Eine moderne Anlage ist eine auf OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität gespeicherte Datei. Ein Link wird an alle Empfänger weitergeleitet. Da die Datei in der Cloud gespeichert ist, können alle Empfänger die Datei lesen und bearbeiten, ohne einzelne Kopien abgleichen zu müssen.
In einer Microsoft 365 Gruppe werden moderne Anlagen nur für Mitglieder oder Gäste der Gruppe freigegeben. Wenn eine Nachricht mit einer modernen Anlage an einen Gast weitergeleitet wird, der Teil der Gruppe ist, kann dieser nach der Anmeldung mit einem Benutzernamen und Kennwort auf die Anlage zugreifen. Wenn die Nachricht an eine Person weitergeleitet wird, die nicht Teil der Gruppe ist, kann diese Person die Anlage nicht öffnen.
Gäste empfangen möglicherweise aus mehreren Gründen keine Gruppenunterhaltungen. Informationen dazu finden Sie unter Gastbenutzer empfangen keine Gruppenunterhaltung.
Wie können Gäste ihre vom organization erfassten personenbezogenen Daten überprüfen und verwalten?
Gäste können herausfinden, welche persönlichen Informationen der organization behält und wie sie beantragen können, dass alle oder einige davon gelöscht werden, indem sie den Link "Organisationsdatenschutzerklärung" am Ende der Willkommens-E-Mail auswählen, die sie erhalten haben.
Siehe auch
Verwenden von Microsoft 365-Gruppen als Gast
Weitere Informationen zu Microsoft 365 Groups
