Wenn Ihr Team Verteilerlisten, Dateifreigabe und gemeinsame Notizen verwendet, um Dinge zu erledigen, werden Sie Microsoft 365-Gruppen in Outlook lieben. Microsoft 365-Gruppen ist eine leistungsstarke und produktive Plattform, die Unterhaltungen und Kalender aus Outlook, Dateien aus SharePoint, Aufgaben aus Planner und ein gemeinsam genutztes OneNote Notebook in einem einzigen Bereich für die Zusammenarbeit für Ihr Team vereint.
Wenn Sie einer Gruppe folgen, werden alle E-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen direkt an Ihren Posteingang gesendet. Sie werden aber auch in Ihrem Gruppenordner gespeichert. Machen Sie sich also keine Gedanken darüber, versehentlich etwas zu löschen oder eine Regel zum Verschieben von E-Mails aus Ihrem Posteingang in einen privaten Ordner zu erstellen. Löschen Sie es aus Ihrem Posteingang, nachdem Sie ihn gelesen haben, und wissen Sie, dass immer noch eine Kopie sicher in Ihrem durchsuchbaren Gruppenordner gespeichert ist. Tatsächlich werden alle Nachrichten seit Beginn der Gruppe im Gruppenordner gespeichert. Auch wenn Sie zu Beginn kein Mitglied waren, sehen Sie den vollständigen Verlauf, sobald Sie mitglied sind.
Tipp: Wenn Sie mit Microsoft 365-Gruppen noch nicht begonnen haben, sollten Sie zuerst Erste Schritte mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook lesen.
Tipps, wie Sie Microsoft 365-Gruppen in Outlook optimal nutzen können
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Verwenden Sie Gruppen wie Verteilerlisten. Neue E-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen werden an Ihren Posteingang gesendet, und alles, was Sie an die Gruppe senden, wird allen Gruppenmitgliedern zugestellt, genau wie bei einer Verteilerliste. Jede Version von Outlook oder Outlook im Web funktioniert. Geben Sie einfach in der Zeile "An" Ihrer E-Mail-Nachricht die E-Mail-Adresse der Gruppe ein, um mit der Kommunikation zu beginnen.
Hinweis: Aktivieren Sie beim Erstellen einer Gruppe das Kontrollkästchen Alle Gruppenunterhaltungen senden , damit alle Mitglieder Kopien der Gruppen-E-Mails in ihrem Posteingang erhalten.
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Fügen Sie Ihre Gruppe zu "Favoriten" hinzu, um schnell darauf zugreifen zu können. In Outlook werden die Gruppen, die Sie besitzen und/oder Mitglied sind, unten im Navigationsbereich aufgeführt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Gruppe, und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen aus, um sie für den einfachen Zugriff an den Anfang des Navigationsbereichs zu verschieben.
Wenn Sie die Gruppe zu "Favoriten" hinzufügen, können Sie auf den Inhalt auch zugreifen, wenn Sie offline sind.
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Keine Notwendigkeit, Nachrichten in einen privaten Ordner zu verschieben Wenn Sie einer Gruppe folgen, werden alle E-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen direkt an Ihren Posteingang gesendet. Sie werden aber auch in Ihrem Gruppenordner gespeichert. Machen Sie sich also keine Gedanken darüber, versehentlich etwas zu löschen oder eine Regel zum Verschieben von E-Mails aus Ihrem Posteingang in einen privaten Ordner zu erstellen. Löschen Sie es aus Ihrem Posteingang, nachdem Sie ihn gelesen haben, und wissen Sie, dass immer noch eine Kopie sicher in Ihrem durchsuchbaren Gruppenordner gespeichert ist. Tatsächlich werden alle Nachrichten seit Beginn der Gruppe im Gruppenordner gespeichert. Selbst wenn Sie zu Beginn kein Mitglied waren, sehen Sie den vollständigen Verlauf, sobald Sie beitreten.
Wenn Sie nicht möchten, dass die E-Mail in Ihren Posteingang gelangt, hören Sie einfach auf, der Gruppe zu folgen (aber bleiben Sie mitglied). Die E-Mails werden dann weiterhin an Ihren Gruppenordner, aber nicht an Ihren Posteingang gesendet.
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Einfaches Planen von Gruppenbesprechungen: Wenn Sie im Navigationsbereich eine Ihrer Gruppen auswählen, wird am oberen Rand des Bildschirms ein spezielles Menüband für Gruppen angezeigt. Öffnen Sie den Kalender, um alle Gruppenbesprechungen anzuzeigen, die für den Monat geplant sind. Gehen Sie zum Öffnen Ihres Gruppenkalenders wie folgt vor:
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wählen SieOutlook start > Kalender aus.
Informationen zum Planen einer neuen Besprechung finden Sie unter Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender.
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Wählen Sie in Outlook im Web die Option Kalender aus.
Informationen zum Planen einer neuen Besprechung finden Sie unter Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender.
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Einfaches Freigeben von Dateien für alle Personen in der Gruppe Sie können freigegebene Dateien einfach hochladen oder Dateien aus der Bibliothek an Ihre E-Mail-Nachrichten anfügen. Da die entsprechenden Berechtigungen bereits für alle Gruppenmitglieder festgelegt und übernommen wurden, müssen Sie für die freigegebenen Dateien keine Berechtigungen verwalten. Gehen Sie zum Öffnen des Dateibereichs Ihrer Gruppe im Menüband für Gruppen wie folgt vor:
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wählen SieOutlook die Option Start > Dateien aus. Lesen Sie dazu Freigeben von Gruppendateien.
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Wählen Sie in Outlook im Web die Option Dateien aus. Lesen Sie dazu Freigeben von Gruppendateien.
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Schneller Zugriff auf das Teamnotizbuch: Verwenden Sie das Notizbuch Ihrer Gruppe, um Notizen für die Diskussionen, Besprechungen, Pläne und Aktivitäten Ihres Teams zu erfassen. Gehen Sie zum Öffnen des Notizbuchs Ihrer Gruppe im Menüband für Gruppen wie folgt vor:
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wählen SieOutlookstart > Notebook aus.
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Wählen Sie in Outlook im Web die Option Notizbuch aus.
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Das Gesuchte schnell finden: Suchen Sie nach allen Besprechungen zu einem bestimmten Thema? Möchten Sie nach den Notizen der Brownbag-Sitzung von letzter Woche suchen? Gruppenunterhaltungen und -dateien sowie der Gruppenkalender und das Gruppennotizbuch können durchsucht werden, und die Berechtigungen werden automatisch festgelegt, sodass alle Gruppenmitglieder nach den jeweils gewünschten Inhalten suchen können.
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Soziale Netzwerke mit Likes und @mentions Möchten Sie die Idee eines Gruppenmitglieds? Sagen Sie das. Es ist schnell und einfach (und Sie können sich von der alten "+1" verabschieden). Möchten Sie die Aufmerksamkeit einer Person erregen? Verwenden Sie eine @Erwähnung in einer E-Mail-Nachricht. Diese Nachricht wird an den Posteingang des Gruppenmitglieds gesendet, damit es nachverfolgen kann.
