Übersicht: Websitegovernance, Berechtigung und Freigabe für Websitebesitzer

Erstellung von Unterwebsites

Möglicherweise sollen die Teammitglieder in der Lage sein, unterhalb der Teamwebsite Unterwebsites für bestimmte Projekte zu erstellen.

Die Möglichkeit, spontan neue Unterwebsites zu erstellen, kann für die Gruppe von großem Vorteil sein, allerdings kann die uneingeschränkte Websiteerstellung auch schnell aus dem Ruder laufen. Wenn Unterwebsites in unbegrenzter Anzahl erstellt werden können, kann dies zu Problemen führen. Beispiele:

• Für die Benutzer wird es schwierig, die richtige Unterwebsite zu finden oder sicherzustellen, dass sie die richtige Unterwebsite gefunden haben.

• Informationen können auf mehreren Unterwebsites doppelt vorhanden sein, wodurch teurer Speicherplatz belegt wird und sich der Wartungsaufwand verdoppelt.

• Auf Unterwebsites können sich – potenziell jahrelang – veraltete Informationen befinden, die in den Suchergebnissen angezeigt werden. Dann ist es ggf. schwierig festzustellen, welche Informationen korrekt sind.

• Die Verwaltung der Berechtigungen für ein Vielzahl von Unterwebsites kann problematisch werden, sodass die Benutzer irrtümlich Zugriff auf Informationen erhalten, die nicht für sie vorgesehen sind.

• Wenn Mitarbeiter die Gruppe verlassen, werden die von diesen Mitarbeitern erstellten Unterwebsites ggf. "herrenlos", wodurch Verwirrung entsteht und die Suchergebnisse für die verbleibenden Websitebenutzer verwässert werden.

Sie können Zeit und Aufwand sparen, indem Sie einige Richtlinien für die Websiteerstellung festlegen, die sich auf die folgenden Bereiche beziehen:

• Wer darf Unterwebsites erstellen?

• Müssen neue Unterwebsites im Vorfeld genehmigt werden? Falls ja, was sind die Kriterien für die Genehmigung, und wer ist für die Genehmigung zuständig?

• Sollen für neue Unterwebsites definierte Vorlagen und Designs verwendet werden?

• Wie viele Informationen können auf einer Website gespeichert werden? Das heißt, wie viel Speicherplatz auf dem Server darf sie in Anspruch nehmen?

• Wie lauten die Regeln für die Einbeziehung von Navigationsstrategien auf der Website?

• Wie lange sollen Informationen auf Unterwebsites gespeichert bleiben, bis sie gelöscht oder archiviert werden?

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Website oder Unterwebsite.

Berechtigungsverwaltung

Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Schutz der geschäftswichtigen Daten einer Organisation hängen davon ab, wie sicher Sie eine Website gestalten, insbesondere mit Blick darauf, wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren.

Das Gewähren und Einschränken des Zugriffs auf die Website wird als Berechtigungsverwaltung bezeichnet und gehört zu den wichtigsten Zuständigkeiten eines Websitebesitzers.

Hier einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beherzigen sollten:

• Halten Sie sich an das Prinzip der minimalen Rechte: Erteilen Sie Personen die niedrigste Berechtigungsstufe, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen zu können.

• Gewähren Sie Benutzern den Zugriff, indem Sie sie Standardgruppen (z. B. Mitglieder, Besucher oder Besitzer) hinzufügen. Machen Sie die meisten Personen zu Mitgliedern der Gruppen Mitglieder oder Besucher, und beschränken Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe Besitzer.

• Arbeiten Sie mit der Berechtigungsvererbung, um eine übersichtliche und einfach darzustellende Hierarchie anzulegen, d. h., vermeiden Sie, Einzelpersonen Berechtigungen zu erteilen, und arbeiten Sie stattdessen mit Gruppen. Sorgen Sie, wenn möglich, dafür, dass Unterwebsites Berechtigungen von der Teamwebsite erben, anstatt eindeutige Berechtigungen zu erteilen.

• Organisieren Sie Inhalte in einer Weise, dass die Vorteile der Berechtigungsvererbung genutzt werden: Erwägen Sie die Segmentierung Ihrer Inhalte nach Sicherheitsstufen. Legen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente an, anstatt diese in einer großen Bibliothek zu verteilen und durch besondere Berechtigungen zu schützen.

Informationen zum Festlegen von Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint oder Steuern des Zugriffs auf bestimmte Inhalte.

Informationsarchitektur

Die Informationsarchitektur einer Website ist wie das Inhaltsverzeichnis eines Buchs: Hiermit wird festgelegt, wie die Informationen auf dieser Website, d. h. die Webseiten, Dokumente, Listen und Daten, organisiert und für die Websitebenutzer präsentiert werden. Die Informationsarchitektur wird häufig als eine hierarchische Liste des Websiteinhalts, der Suchschlüsselwörter, Datentypen und anderer Konzepte aufgezeichnet.

Zum Erstellen einer Informationsarchitektur müssen Sie zunächst die Informationen analysieren, die auf der Website präsentiert werden sollen. Hier einige Frage, die Ihnen helfen, eine Informationsarchitektur zu entwickeln:

• Welche Art von Inhalten wird auf der Website verwendet? Wie wird kann der Inhalt mithilfe von Unterwebsites, Listen, Bibliotheken usw. strukturiert werden?

• Wie sollen die Informationen auf der Website präsentiert werden?

• Wie sollen die Benutzer auf der Website navigieren?

• Wie sollen die Informationen für bestimmte Zielgruppen ausgelegt werden?

• Wie soll die Suche konfiguriert und optimiert werden?

Ein Teil der Informationsarchitektur umfasst ggf. auch die Klassifizierung von Informationen.

Wenn die Informationen, die Sie verarbeiten, für das Unternehmen von hohem Wert sind, wenn besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen oder gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Konformität eingehalten werden müssen, möchten Sie möglicherweise ein Klassifizierungsschema erstellen, um die speziellen Inhaltstypen zu identifizieren, die besonders sorgfältig verwaltet werden müssen.

Nachdem Sie die Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken gespeichert haben, können Sie mithilfe von Governancefunktionen festlegen, wie die Inhalte verwaltet werden sollen. Beispiele:

Auschecken von Dateien erforderlich

Wenn eine Datei ausgecheckt werden muss, können Sie sicherstellen, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie wieder eingecheckt wurde. Wenn Dokumente ausgecheckt werden müssen, kann verhindert werden, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen. Es können also keine Bearbeitungskonflikte entstehen, die zu Verwirrung führen würden. Außerdem können Teammitglieder dadurch daran erinnert werden, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn sie eine Datei einchecken, sodass es einfacher zu verfolgen ist, welche Änderungen in den einzelnen Versionen vorgenommen wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer Websitebibliothek für das Anfordern des Auscheckens von Dateien.

Verfolgen von Versionen

Wenn Sie frühere Versionen von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Um das Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen festzulegen, die gespeichert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie funktioniert die Versionsverwaltung in einer Liste oder Bibliothek?.

Lebenszyklus und Einstellung von Websites

Websites wie Dokumentarbeitsbereiche und Diskussionswebsites tendieren dazu, länger zu existieren, als sie wirklich hilfreich sind, und nehmen so wertvollen Speicherplatz in Anspruch und verwässern die Suchergebnisse. Es empfiehlt sich also, einen Zeitplan für die regelmäßige Überprüfung (mindestens einmal im Jahr) von Websites und deren Inhalt aufzustellen, um zu prüfen, ob ein Fortbestand sinnvoll ist.

Sie sollten auch nicht vergessen, dass das übergeordnete Governancemodell Ihres Unternehmens möglicherweise ebenfalls auf veraltete Websites überprüft. So kann ein Administrator beispielsweise automatisch Websites löschen, auf denen über 90 Tage keine Aktivitäten zu verzeichnen sind. Als Websitebesitzer erhalten Sie in dem Fall eine entsprechende Warnung per E-Mail. Weitere Informationen zu Lebenszyklus- und Einstellungsrichtlinien finden Sie unter Richtlinien für das Schließen von Websites.