SharePoint Workflows sind vorprogrammierte Minianwendungen, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen optimieren und automatisieren. Workflows können das Erfassen von Signaturen, Sammeln von Feedback oder Genehmigungen für einen Plan oder ein Dokument bis hin zum Nachverfolgen des aktuellen Status eines Routineverfahrens umfassen. SharePoint Workflows sind so konzipiert, dass Sie Zeit und Aufwand sparen und Konsistenz und Effizienz in regelmäßig ausgeführten Aufgaben erzielen.
Hinweise:
-
SharePoint 2010-Workflows wurden seit dem 1. August 2020 für neue Mandanten eingestellt und am 1. November 2020 aus vorhandenen Mandanten entfernt. Wenn Sie SharePoint 2010-Workflows verwenden, empfiehlt es sich, zu Power Automate oder anderen unterstützten Lösungen zu migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellung des SharePoint 2010-Workflows.
-
Der SharePoint 2013-Workflow ist seit April 2023 veraltet und wurde für neue Mandanten ab dem 2. April 2024 deaktiviert. Sie wird aus vorhandenen Mandanten entfernt und ab dem 2. April 2026 vollständig eingestellt. Wenn Sie einen SharePoint 2013-Workflow verwenden, empfiehlt es sich, zu Power Automate oder anderen unterstützten Lösungen zu migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellung des SharePoint 2013-Workflows.
Was ist ein SharePoint-Workflow?
Möglicherweise kennen Sie bereits Flussdiagramme. Es handelt sich um eine grafische Karte eines Prozesses mit Anweisungen dazu, was bei jedem Schritt geschieht.
Ein SharePoint Workflow ist wie ein automatisiertes Flussdiagramm, das viel Arbeit, Vermutung und Zufall aus Ihren Standardarbeitsprozessen herausnimmt.
Sehen Sie sich beispielsweise den Dokumentgenehmigungsprozess in der Abbildung an. Das manuelle Ausführen dieses Prozesses kann bedeuten, dass Sie viele Überprüfungen durchführen und nachverfolgen müssen, Dokumente weiterleiten und Erinnerungen senden – und jede dieser Aufgaben muss von Ihnen oder von einem oder mehreren Ihrer Kollegen ausgeführt werden. Dies bedeutet viel zusätzliche Arbeit und einen konstanten Strom von Unterbrechungen.
Wenn Sie jedoch den workflow für die SharePoint Dokumentgenehmigung verwenden, um den Prozess auszuführen, erfolgt das überprüfen, nachverfolgen und erinnern und weiterleiten automatisch durch den Workflow. Wenn jemand eine Aufgabe zu spät abgeschlossen hat oder ein anderes Problem aufkommt, generieren die meisten enthaltenen Workflows eine Benachrichtigung, um Sie darüber zu informieren. Die Überwachung des Prozesses wird reduziert.
Das Ausführen eines SharePoint-Workflows ist einfach. Wählen Sie den Workflowtyp aus, wählen Sie Ihre Optionen aus, und lassen Sie den Workflow ausführen. Bei Bedarf können Sie den Workflow abbrechen oder beenden.
Jeder der enthaltenen Workflowtypen verhält sich wie eine Vorlage. Sie fügen eine instance des Workflows für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für eine ganze Websitesammlung mithilfe eines Initiierungsformulars hinzu, um die Optionen und Auswahlmöglichkeiten anzugeben, die Sie für die instance verwenden möchten. Zu diesen Optionen und Auswahlen gehören, wem der Workflow Aufgaben zuweist, Vorgangsstichtage, wie der Workflow gestartet werden kann und von wem, sowie Anweisungen, die in die Aufgabenbenachrichtigungen eingeschlossen werden sollen. Erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie zu Listeneinstellungen > Workfloweinstellungen wechseln > Workflow hinzufügen. Weitere Informationen zu Workflows für 2010 und 2013 finden Sie hier.
Wichtig: Standardmäßig sind die Workflows Genehmigung, Feedback sammeln und Signatur sammeln nicht aktiviert und nicht im Listenfeld Workflowvorlage auswählen des Zuordnungsformulars aufgeführt. Wenn sie verfügbar sein sollen, muss ein Websiteadministrator sie auf Websitesammlungsebene aktivieren. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen > Websitesammlungsfeatures > Funktion Workflows aktivieren . Darüber hinaus stellt SharePoint 2013 Workflowvorlagen bereit, die auf SharePoint 2010 basieren. Falls Sie einen SharePoint 2013-basierten Workflow mit ähnlicher Logik erstellen möchten, verwenden Sie ein Tool wie SharePoint Designer 2013.
Es gibt fünf verschiedene vorprogrammierte Workflows.
Bei jedem Übergang zwischen den Zuständen weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und sendet dieser Person eine E-Mail-Benachrichtigung zu der Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Workflow mit drei Status ist für die Arbeit mit der Listenvorlage "Problemnachverfolgung" konzipiert, kann jedoch mit jeder Liste verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten enthält.
Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Verwenden eines Workflows mit drei Status.
Um einen Workflow hinzufügen oder starten zu können, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder Websitesammlung verfügen, für die der Workflow ausgeführt wird:
-
So fügen Sie einen Workflow hinzu Sie müssen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten". Dies ist für die Gruppe "Besucher" nicht der Fall.)
-
So starten Sie einen Workflow Außerdem benötigen Sie standardmäßig die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen beide standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", bei der Gruppe "Besucher" ist dies nicht der Fall.) Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. Im Fall einer Unterwebsite mit eindeutigen Berechtigungen müssen Besitzer sicherstellen, dass den Workflowbenutzern explizit die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.
Das folgende Diagramm enthält eine übergeordnete Übersicht über die grundlegenden Phasen zum Planen, Hinzufügen, Ausführen und Ändern eines SharePoint-Workflows. Es folgen einzelne Abschnitte zu den einzelnen Schritten.
-
Planen Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Optionen Sie benötigen und welche Informationen verfügbar sein müssen, wenn Sie das Initiierungsformular verwenden, um Ihre Version des Workflows hinzuzufügen.
-
Hinzufügen Füllen Sie das Initiierungsformular aus, um die Workflowversion zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.
-
Starten Starten Sie den neuen Workflow manuell oder automatisch für ein Dokument oder ein anderes Element in einer Liste oder Bibliothek. (Wenn Sie es manuell starten, haben Sie die Möglichkeit, einige der Zuordnungsformulareinstellungen des Workflows in einem kurzen Initiierungsformular zu ändern.) Beim Starten des Workflows werden Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen gesendet sowie die Verfolgung von Aktionen und Ereignissen gestartet.
-
Überwachen Während der Workflowausführung können Sie die Seite Workflowstatus anzeigen, um zu sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche anderen Aktionen ausgeführt wurden. Bei Bedarf können Sie auf der Seite aktuelle sowie zukünftige Aufgaben anpassen und die Ausführung des Workflows sogar abbrechen oder beenden.
-
Überprüfen Wenn die Ausführung abgeschlossen ist, kann der gesamte Verlauf auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Auf der Statusseite können darüber hinaus statistische Berichte zur allgemeinen Leistung des Workflows erstellt werden.
-
Ändern Wenn der Workflow nicht ganz wie gewünscht funktioniert, können Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular öffnen, das Sie zum Hinzufügen verwendet haben, und ihre Änderungen dort vornehmen.
