Vejledning i beskyttelse af personlige oplysninger for Personlig indsigt

Nøgleprincipper

Som Viva Insights bruger er det kun dig, der kan se dine egne data.
Dine data gemmes og beregnes i din Exchange Online postkasse.
Du kan til enhver tid tilmelde dig og framelde dig.
Personlig indsigt i Viva Insights viser dig ingen personligt identificerbare oplysninger om kollegaer ud over det, du allerede kan se i Outlook og Teams.

Vigtige punkter i forbindelse med beskyttelse af personlige oplysninger for data

Personlig indsigt i Viva Insights er ikke designet til at muliggøre evaluering, sporing, automatiseret beslutningstagning, profilering eller overvågning. Viva Insights giver dig personlig indsigt via Viva Insights-appen i Microsoft Teams og på internettet, tilføjelsesprogrammet Insights Outlook Viva oversigtsmails, briefingmails og indbyggede forslag i Outlook. Personlig indsigt i Viva Insights har ingen mekanisme eller indstilling, der giver andre end dig adgang til de personlige oplysninger, der vises via disse overflader, medmindre du deler dem målrettet og uafhængigt. Personlige indsigtsdata, der leveres af Viva Insights, kan ikke bruges til automatiseret beslutningstagning eller profilering.
Personlig indsigt i Viva Insights giver ikke medarbejdere adgang til nye personligt identificerbare oplysninger om andre kollegaer. Viva Insights konverterer data til personlig indsigt ved at udføre beregninger på oplysninger, du genererer, blot ved at gå omkring din arbejdsdag. De fleste af de data, du ser i personlig indsigt fra Viva Insights, er blot en sammenlægning af oplysninger, som du allerede har adgang til, men som du ikke hurtigt kan udføre beregninger på uden nogen understøttelse.
Personlig indsigt i Viva Insights data behandles og gemmes i medarbejderens Exchange Online postkasse. Viva Insights behandler data fra disse kilder for at få personlig indsigt: Exchange Online mail- og kalenderdata, chat- og opkaldssignaler fra Skype for Business og Fra Teams. Viva Insights gemmer og behandler disse data i hver medarbejders Exchange Online postkasse.
Personlig indsigt i Viva Insights understøtter gdpr-overholdelse (General Data Protection Regulation). Microsoft har designet Personlig indsigt i Viva Insights til at understøtte din organisations behov for at følge GDPR-kravene.

Vigtigt!: I denne artikel beskrives briefingsmailen. Vi har afbrudt afsendelsen af orienteringsmails midlertidigt for at foretage nogle forbedringer. Du kan stadig få adgang til Viva Insights Outlook-tilføjelsesprogrammet eller Viva Insights-appen i Teams og på internettet for at få nøglefunktionalitet, indtil denne tjeneste fortsætter. Du kan finde flere oplysninger om denne ændring i Briefing pause.

Vigtigt!: I denne artikel beskrives også oversigtsmailen. Fra og med slutningen af marts 2024 stopper vi digestmails, som typisk sendes to gange om måneden. Alt indhold fra oversigtsmails vil stadig være tilgængeligt i Viva Insights-appen i Teams eller på internettet. Du kan fortsætte med at udforske og analysere din dataindsigt problemfrit. Du kan få mere at vide om denne ændring under Pause i oversigtsmail.

Her kan du se personlig indsigt

Personlig indsigt i Viva Insights:

Beskyttelse af personlige oplysninger i appen Viva Insights i Teams og på internettet

Når data behandles i Microsoft Viva Insights-appen, beskytter Microsoft medarbejdernes personlige oplysninger og overholder fuldt ud lokale bestemmelser, f.eks. gdpr-forordningen (General Data Protection Regulation). Viva Insights beskytter beskyttelse af personlige oplysninger på følgende måder:

Personlig og privat – Indhold i din indsigt er personligt, privat og kun tilgængeligt for dig. Ingen andre i organisationen kan få adgang til den.
Alles data holdes private – Viva Insights indeholder ikke nye personlige oplysninger om andre i organisationen. Indsigterne og handlingerne er baseret på oplysninger, der genereres af dig og din organisation, blot ved at gå omkring din almindelige arbejdsdag. Din indsigt er baseret på oplysninger, som du allerede har adgang til, men som du ikke hurtigt kan aggregere uden hjælp.
Postkassesikkerhed – Viva Insights bruger Exchange Online mail- og kalenderdata og -processer og gemmer eventuel indsigt eller handlinger i din Exchange Online postkasse, så datasikkerhed er indbygget og håndhævet af Exchange.
GDPR-kompatibilitet – Microsoft overholder GDPR, når du giver indsigt og handlinger i appen.

Sådan fungerer det

Den personlige indsigt og de personlige handlinger i Microsoft Viva Insights-appen er baseret på dine Exchange Online postkassedata, f.eks. mail- og kalenderdata. Indsigterne er afledt af data, der allerede er tilgængelige for dig i din Exchange Online postkasse. Hvis du f.eks. vil fastlægge, hvilke forpligtelser du har givet andre, kan du manuelt vurdere hver mail i din postkasse. Appen Viva Insights sparer dig blot fra denne kedelige proces.

Datatyper

Viva Insights giver personlig indsigt med følgende typer data.

Postkassedata – Mail, kalender, chat og opkaldsaktivitet, som du genererer ved hjælp af Microsoft 365, f.eks. den tid, du bruger på møder eller mails, som du sender til en bestemt person eller gruppe.
Trinvise data – Data, der ellers ikke ville være tilgængelige for dig, men som præsenteres i en samlet form, der er designet til at beskytte den enkeltes personlige oplysninger.

Postkassedata

Postkassedata repræsenterer oplysninger, som du allerede har adgang til, blot ved at gå i gang med dit job, f.eks. sende mails, arrangere møder eller chatte med kollegaer. Viva Insights processer og viser oplysningerne på en måde, der gør det anvendeligt.

F.eks. giver Viva Insights visninger, der giver dig mulighed for hurtigt at forstå, hvor meget tid du bruger på møder og i mails hver dag, hvem du samarbejder mest med, hvem du mister kontakten til, og hvem du har afgivet forpligtelser og anmodninger til.

Du kan reagere på disse oplysninger. Du kan f.eks. beslutte, at du bruger for meget tid på møder, og indføre et personligt mål om at holde mere effektive møder.

Personlig indsigt er afledt af data, der allerede er tilgængelige for dig på følgende steder:

Din Exchange Online postkasse
Din aktivitet i OneDrive- og SharePoint-dokumenter
Din chat- og opkaldsoversigt fra Teams og fra Skype for Business

Viva Insights anvender blot nogle grundlæggende beregninger og regler for at gøre disse data mere anvendelige. Postkassedata gemmes direkte i din Exchange Online postkasse.

Hvis du f.eks. vil afgøre, hvilke kolleger der har sendt dig flest mails i løbet af den seneste uge, kan du teknisk set gøre det uden Viva Insights ved manuelt at tælle mails fra kollegaer i din indbakke. På samme måde kan du bestemme dine kollegaers gennemsnitlige svartid på de mails, du har sendt dem, ved hjælp af de tidsstempeloplysninger, der er tilgængelige i din postkasse. Viva Insights sparer dig besværet med at skulle udføre disse kedelige beregninger.

Trinvise data

I nogle få tilfælde giver Personlig indsigt i Viva Insights dig afidentificerede oplysninger om andre personer, som ellers ikke ville have været tilgængelige for dem, f.eks. for læsesatser for mail.

Læsesatser for mail

Viva Insights registrerer procentdelen af modtagere, der har åbnet en mail (i Outlook-tilføjelsesprogrammet) for mails, du har sendt til fem eller flere personer.

For at bevare beskyttelsen af personlige oplysninger sporer Viva Insights ikke læsesatser for meddelelser, der sendes til færre end fem personer. Viva Insights viser heller ikke læsesatser på "0 procent" eller "100 procent", da det ville give folk mulighed for at drage endelige konklusioner om individuelle kollegahandlinger. I stedet vises læsehastigheden i disse tilfælde som et område, der omfatter en grænseværdi, der afhænger af antallet af modtagere af mailen.

Denne metrikværdi beregnes ud fra flaget "læst" i Exchange Online. For nogle personer markeres meddelelser som "læst", når du åbner en meddelelse i indholdsruden i Outlook. For andre skal du muligvis dobbeltklikke for at åbne meddelelsen for at markere den som "læst".

Du kan styre denne indstilling i dine Outlook-indstillinger. For at vise disse signaler i afsenderens postkasse kopieres flaget "læst" i Microsoft 365-miljøet og leveres derefter til afsenderens postkasse.

GDPR-overholdelse

Som det er tilfældet med den fulde Microsoft 365-pakke, hjælper Viva Insights med at understøtte overholdelse af GDPR-krav. Viva Insights understøtter f.eks. følgende:

Beskyt og beskyt brugernes personlige data – Insights kræver en Exchange Online licens, og alle data gemmes i medarbejdernes Exchange Online postkasse. De beregnede målepunkter, f.eks. opgaver, føjes til postkassen. Den Viva Insights app opfylder således denne forpligtelse i kraft af Exchange Online også opfylder forpligtelsen:
- Microsoft vil ikke udtrække kundedata i Exchange Online til annoncering.
- Microsoft videregiver ikke frivilligt Exchange Online kundedata til retshåndhævende myndigheder.
- Microsoft opfylder alle krav i forbindelse med kryptering af Exchange Online data og implementerer kontrolelementer for at reducere sikkerhedsrisici og sikre forretningskontinuitet, som beskrevet i ISO 27001 og 27018.
Giv brugere besked, hvis der registreres et brud – Microsoft giver kunden besked om kontakterne til beskyttelse af personlige oplysninger inden for 72 timer, efter At Microsoft er blevet opmærksom på et brud i forbindelse med standardoperativprocedurerne for microsoft 365-hændelsesrespons.
Imødekomme brugeranmodninger (DSR'er) om at eksportere, slette eller begrænse behandling af personlige data – Microsoft understøtter brugeranmodninger, f.eks. anmodninger om eksport eller sletning af data.

Du kan finde flere oplysninger i GDPR-overholdelse.