Poslední recenze: 2. prosince 2022
Služba Microsoft 365 Groups funguje s nástroji Microsoft 365, které už používáte, takže můžete při psaní dokumentů, vytváření tabulek, práci na projektových plánech, plánování schůzek nebo posílání e-mailů spolupracovat s ostatními členy týmu.
V tomto článku se o skupinách dozvíte víc a najdete tady i další užitečné odkazy na další postupy.
|
Pro nejnovější informace a videa o Skupinách Microsoft 365 Groups navštivte Blogy Office |
Tipy:
-
Pokud hledáte informace o tom, jak pomocí Outlook skupin kontaktů posílat e-maily seznamu lidí , například skupině přátel, přečtěte si článek Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku pro pc.
-
Pokud se chcete dozvědět o Microsoft Family Safety a o tom, jak rodinná skupina pomáhá být v kontaktu se členy rodiny a chránit je na Windows 10, zařízeních Xbox a zařízeních s Androidem, podívejte se na článek Rodinná skupina Microsoft.
Co jsou Skupiny Office 365?
Skupiny v Microsoft 365 vám umožňují vybrat skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a nastavit pro ně společné prostředky a materiály, které mezi sebou můžou sdílet. Prostředky, jako je sdílená Outlook doručená pošta, sdílený kalendář nebo knihovna dokumentů pro spolupráci na souborech.
Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje. Skupiny jsou navíc novým a vylepšeným prostředím pro to, k čemu jsme používali distribuční seznamy nebo sdílené poštovní schránky.
Tip: Informace o upgradu tradičních distribučních seznamů na Microsoft 365 Groups najdete v tématu Proč byste měli upgradovat distribuční seznamy na skupiny v Outlooku.
Jaký druh skupiny byste měli vytvořit?
Při zvažování možností je důležité si uvědomit, že jedna velikost zřídka vyhovuje všem. Různé týmy upřednostňují různé způsoby práce. Microsoft 365 nabízí nástroje, které umožňují týmu spolupracovat takovým způsobem, který mu vyhovuje.
Pokud váš tým dává přednost spolupráci prostřednictvím e-mailu a potřebuje sdílený kalendář: Vytvořte skupinu Microsoft 365 v Outlook.
Pokud chcete, aby váš tým spolupracoval v houževnatém prostředí chatu nebo používal vložené aplikace: Vytvořte tým Microsoft Teams.
Pokud pro svou firmu chcete vytvořit rozsáhlé otevřené diskuzní fórum – například pro oznámení a diskuze na úrovni vyššího managementu: Vytvořte skupinu v Yammeru.
Microsoft 365 Groups můžete vytvářet z různých nástrojů, včetně Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePointu, Planner, Teams a dalších. Který nástroj se rozhodnete začít, závisí na tom, s jakým typem skupiny pracujete. Například v Microsoftu obvykle začínáme od Outlook, když vytváříme skupinu uspořádanou podle e-mailu a kalendáře. Pokud je skupina určená pro komunikaci v rámci celé společnosti, obvykle začínáme s Yammerem. Pro spolupráci na chatu bychom skupinu spustili z Microsoft Teams.
Při vytváření skupiny je potřeba se rozhodnout, jestli bude skupina soukromá nebo veřejná. Obsah ve veřejné skupině může zobrazit kdokoli ve vaší organizaci a kdokoli ve vaší organizaci se může ke skupině připojit. Obsah v soukromé skupině musí vidět členové skupiny a uživatelé, kteří se chtějí připojit k soukromé skupině, musí být schváleni vlastníkem skupiny.
Poznámka: V době vydání tohoto článku jsou skupiny vytvořené v Outlooku na webu ve výchozím nastavení soukromé.
Uživatelům, kteří nepatří do vaší organizace, se veřejné ani soukromé skupiny nezobrazí a nemůžou do nich získat přístup, pokud je do skupiny nepozvete jako hosty.
Další informace o změně skupin z veřejné na soukromé (nebo naopak) najdete v tématu Nastavení skupin Microsoft 365 jako veřejných nebo soukromých.
Vlastníci, členové a hosté
Vlastníci skupiny fungují jako moderátoři skupiny. Můžou přidávat nebo odebírat členy a mají jedinečná oprávnění, takže můžou třeba mazat konverzace ze sdílené doručené pošty nebo měnit různá nastavení skupiny. Vlastníci skupiny můžou skupinu přejmenovat, aktualizovat popis nebo obrázek atd. Pokud znáte role SharePointu, je vlastníkem skupiny správce kolekce webů.
Tip: Nejlepší je mít aspoň dva vlastníky pro skupinu, pokud je to možné. Když je pak jeden vlastník nedostupný, může změny ve skupině provádět druhý vlastník.
Členové skupiny jsou běžní uživatelé, kteří skupinu používají ke spolupráci v rámci své organizace. Mají přístup ke všemu ve skupině, ale nemůžou měnit nastavení skupiny. Ve světě SharePointu by to byli členové webu. Informace o přidávání nebo odebírání členů skupiny najdete v tématu Přidání a odebrání členů skupiny v Outlooku.
Hosté jsou v podstatě členové skupiny, kteří ale nepatří do organizace. Ve výchozím nastavení můžou vaši uživatelé zvát hosty, aby se připojili k vaší skupině, a vy můžete toto nastavení řídit. Další informace najdete v článku Přístup hosta ve Skupinách Microsoft 365.
Vyberte typ skupin, které chcete použít:
Pokud dáváte přednost režimu spolupráce se sdílenou doručenou poštou, prostředí skupin v Outlook je pro vás. Vytvořením skupiny v Outlook získáte:
-
Sdílenou doručenou poštu – pro e-mailové konverzace členů. Tato doručená pošta má e-mailovou adresu a můžete ji nastavit tak, aby přijímala zprávy od lidí mimo skupinu, a dokonce i mimo organizaci. Je to skoro stejné jako tradiční distribuční seznam.
-
Sdílený kalendář – pro plánování událostí skupiny
-
Knihovna dokumentů SharePointu – centrální místo, kde skupina ukládá a sdílí soubory
-
Sdílený poznámkový blok OneNotu – pro shromažďování nápadů, průzkumů a informací
-
Sharepointový týmový web – centrální úložiště informací, odkazů a obsahu souvisejícího se skupinou
-
Planner – pro řízení a přiřazování projektových úkolů členům skupiny
Tyto prostředky nemusíte vytvářet ručně. U automatického vytvoření skupiny se vytvoří samy a členům skupiny se přidělí všechna potřebná oprávnění, aby mohli prostředky rovnou začít používat.
K těmto prostředkům se dostanete prostřednictvím známého desktopového klienta Microsoft Outlook (2016 nebo novější), přes Outlook na webu, přes Outlook 2016 pro Mac (jenom sdílená doručená pošta) nebo přes Mobilní Outlook. Svůj Microsoft 365 Groups najdete v navigačním podokně na levé straně Outlook desktopu nebo na webu.
Ke sdíleným prostředkům se rychle dostanete pomocí nové přechodové karty Skupin Office 365. Prostě najeďte ukazatelem myši na název skupiny v Outlooku na webu nebo na SharePointu.
Microsoft Teams je nejnovější prostředí pro spolupráci. V tomto interním chatovacím prostředí může tým v reálném čase neformálně komunikovat o konkrétních tématech nebo se zapojit do určitých podskupin v rámci skupiny.
Yammer vnáší do spolupráce v organizaci společenský i podnikatelský rozměr. Přispívá k novým spojením a objevům v organizaci. Pomáhá při komunikaci a projednávání nápadů a oblastí společného zájmu.
VytvořenímMicrosoft 365 připojené skupiny v Yammeru získáte:
-
Skupinu Yammeru – společné místo pro konverzaci a sdílení informací
-
Knihovnu dokumentů SharePointu – centrální místo, kde skupina ukládá a sdílí soubory
-
Sdílený poznámkový blok OneNotu – pro shromažďování nápadů, průzkumů a informací
-
Sharepointový týmový web – centrální úložiště informací, odkazů a obsahu souvisejícího se skupinou
-
Planner – pro přiřazování projektových úkolů členům skupiny a jejich správu
K těmto nástrojům máte přístup prostřednictvím Yammeru v prohlížeči nebo v aplikaci Yammer pro iOS, Android nebo pro zařízení Windows Phone.
Skupinu, která už neplní zamýšlený účel, můžete odstranit, abyste uvolnili systémové prostředky a aby se skupina dál nezobrazovala. Více se dozvíte v článku o Odstranění skupiny. Pokud se nechcete zaobírat tím, jestli už je načase neaktuální skupinu smazat, správce může v zásadách vypršení platnosti nastavit, aby se staré skupiny po určité době automaticky mazaly. Více v článku: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.
Poznámka: Obsah na této kartě je určený správcům.
Existují tři primární modely zřizováníMicrosoft 365 Groups: otevřené, řízené IT nebo řízené. Každý model má své výhody.
|
Model |
Výhody |
|---|---|
|
Otevřený (výchozí) |
Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny, aniž by musely čekat na oddělení IT nebo ho žádat o pomoc. |
|
Vedený IT |
Uživatelé o skupinu požádají oddělení IT. Oddělení IT jim pomůže vybrat nejlepší nástroje na spolupráci, které nejlépe vyhovují jejich potřebám. |
|
Řízený |
Vytváření skupin omezené na konkrétní lidi, týmy nebo služby (viz Určení, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365) |
Pokud chcete řídit, jak se vaše Microsoft 365 Groups pojmenovávají, můžete pomocí zásad pojmenování vynutit, aby názvy skupin dodržovaly určité standardy, včetně předpon nebo přípon, a blokovaly problematické názvy. Další informace najdete v článku Zásady pojmenovávání Skupin Microsoft 365.
Každá skupina má alespoň jednoho vlastníka, který může přidávat nebo odebírat členy a provádět základní správu skupiny a jejího obsahu. Obvykle to vlastník dělá v Outlook. Přečtěte si o Přidání a odebrání členů skupiny v Outlooku. Pokud vlastník skupiny (nebo vlastníci) z nějakého důvodu organizaci opustí, správce může skupině přiřadit nového vlastníka. Podívejte se na článek o Přiřazení nového vlastníka skupině, která nemá vlastníka.
Navíc pokud máte oprávnění správce Exchange Online, můžete skupiny spravovat z centra Microsoft 365 Správa (viz Správa členství ve skupinách v Centrum pro správu Microsoftu 365) nebo z PowerShellu (viz Správa členství ve skupinách).Skupiny Microsoft 365 pomocí PowerShellu.
Může se stát, že budete z vašeho tenanta potřebovat odstranit skupinu. Informace o odstranění skupiny najdete v článku: Odstranění skupiny. Pokud dojde k náhodnému odstranění skupiny, správci ji můžou obnovit až po dobu 30 dnů. Viz Obnovení odstraněné skupiny Microsoftu 365.
Pokud dáváte přednost automatizovanějšímu způsobu správy životního cyklu Microsoft 365 Groups, můžete použít zásady vypršení platnosti k vypršení platnosti skupin v určitém časovém intervalu. Vlastníkům skupiny přijde e-mail 30, 15 a 1 den před vypršením platnosti skupiny, který jim umožní skupinu snadno obnovit, pokud je stále potřeba. Více v článku: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.
Limity skupiny
|
Maximální... |
Hodnota |
|
Počet vlastníků skupiny |
100 |
|
Počet skupin, které uživatel může vytvořit |
250 |
|
Počet skupin, které správce může vytvořit |
Až do výchozího limitu klienta (500 tis.) |
|
Počet členů |
Víc než 1 000, ale ke konverzacím ve skupině může souběžně přistupovat jen 1 000 členů. Uživatelé si můžou všimnout zpoždění při přístupu ke kalendáři a konverzacím ve velmi velkých skupinách v Outlook |
|
Počet skupin, ve kterých může být uživatel členem |
1 000 |
|
Úložiště souborů |
1 TB + 10 GB pro přihlášeného uživatele + další libovolné zakoupené úložiště. Velikost dalšího úložiště, které si můžete dokoupit, není ničím omezená. |
|
Velikost poštovní schránky skupiny |
50 GB |
Ve výchozím nastavení je maximální počet skupin v organizaci Microsoft 365 v současnosti 500 000. Pokud se chystáte využívat funkci „Zpětný zápis skupin“ nástroje Azure Active Directory Connect, maximální délka atributu „Popis“ je 448 znaků.
Další informace o úložišti SharePointu Online najdete v tématu Limity SharePointu Online a Softwarová omezení a limity SharePointu Online.
Správa skupin Office 365 je účinnější, když máte informace o využití skupin, ze kterých můžete vycházet. Centrum Microsoft 365 Správa má nástroj pro vytváření sestav, který vám umožní zobrazit informace, jako je využití úložiště, počet aktivních skupin a dokonce i to, jak vaši uživatelé skupiny používají. Více v článku: Sestavy Microsoft 365 v Centru pro správu.
Microsoft 365 Groups nabízí řadu nástrojů pro dodržování předpisů, ochranu informací a eDiscovery.
