Přehled: Zásady správného řízení, oprávnění a sdílení webů pro vlastníky webu

Vytvoření podřízeného webu

Můžete chtít, aby členové týmu mohli vytvářet podřízené weby pod týmový web pro použití v konkrétních projektech.

Možnost spontánně vytvářet nové podřízené weby může být pro skupinu velkou výhodou, ale neomezené vytváření webů se může vymykat z rukou. Když se podřízené weby proliferují volně, stávají se problémy. Příklady:

• Pro uživatele je těžké najít správný podřízený web nebo se ujistit, jestli ho mají.

• Informace je možné duplikovat na několika podřízených webech, využít nákladný úložný prostor a vyžadovat duplicitní úsilí o údržbu.

• Zastaralé informace se mohou nacházet na podřízených webech, potenciálně po roky, zobrazující se ve výsledcích hledání. Může být těžké zjistit, jakou verzi informací je správná.

• Správa oprávnění pro velké množství podřízených webů se může stát hlavní prací a uživatelé můžou neúmyslně mít přístup k informacím, které by opravdu neměli mít.

• Když zaměstnanci opouští skupinu, mohou být podřízené weby, které vytvářejí, opuštěné, což může způsobit nejasnosti a zablácené výsledky hledání pro zbývající uživatele webu.

Pokud nastavíte některé zásady pro vytváření webů, které řeší následující oblasti, můžete ušetřit čas a energii:

• Kdo je povoleno vytvářet podřízené weby?

• Potřebujete nové podřízené weby předem schválit? Pokud ano, jaká jsou kritéria pro schválení a kdo schválení udělí?

• Mají nové podřízené weby používat zavedené šablony a motivy?

• Kolik informací může být na webu uloženo? To znamená, kolik místa na disku na serveru může zasát?

• Jaká jsou pravidla pro zahrnutí strategií navigace na webu?

• Jak dlouho by měly být informace uložené na podřízených webech před jejich odstraněním nebo archivací?

Další informace najdete v tématu Vytvoření webu nebo podřízeného webu.

Správa oprávnění

Integrita, důvěrnost a soukromí důležitých informací vaší organizace spočívá v tom, jak bezpečný je váš web – konkrétně komu se rozhodnete udělit přístup k vašemu webu.

Udělení a omezení přístupu k vašemu webu se nazývá správa oprávnění a je to jedna z nejdůležitějších povinností vlastníka webu.

Tady je několik tipů, které je dobré mít na paměti, když vyvíjíte strategii oprávnění.

• Postupujte podle zásady nejmenšího oprávnění: Dejte lidem nejnižší úrovně oprávnění, které potřebují k provádění přiřazených úkolů.

• Dejte lidem přístup tak, že je přidáte do standardních výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci). Vymezte většinu lidí ve skupinách Členové nebo Návštěvníci a omezte počet lidí ve skupině Vlastníci.

• Pomocí dědičnosti oprávnění můžete vytvořit čistou hierarchii, která se snadno vizualizovat. To znamená, že se vyhněte udělování oprávnění jednotlivcům, ale pracujte se skupinami. Pokud je to možné, zdědí podřízené weby jenom oprávnění z týmového webu a ne mají jedinečná oprávnění.

• Uspořádejte svůj obsah, abyste využili dědičnosti oprávnění: Zvažte segmentaci obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty, místo aby byly rozptýlené ve větší knihovně a chráněné jedinečnými oprávněními.

Informace o nastavení oprávnění najdete v článku Principy úrovní SharePoint nebo Úprava oprávnění pro seznam, knihovnu nebo jednotlivou položku.

Informační architektura

Informační architektura webu je podobná obsahu knihy: Určuje, jak se informace na tomto webu – na jejích webových stránkách, dokumentech, seznamech a datech – organizují a prezentují uživatelům webu. Informační architektura se často zaznamenává jako hierarchický seznam obsahu webu, klíčových slov hledání, datových typů a dalších konceptů.

Pokud chcete vytvořit informační architekturu, musíte analyzovat informace, které se mají prezentovat na webu. Tady jsou některé otázky, které můžete použít k vytvoření informační architektury:

• Jaký druh obsahu budete mít na webu? Jak se to přeloží na podřízené weby, seznamy, knihovny a tak dále?

• Jak se na webu budou prezentovat informace?

• Jak budou uživatelé webu procházet webem?

• Jak se budou informace zaměřovat na konkrétní cílové skupiny?

• Jak bude hledání nakonfigurované a optimalizované?

Součástí informační architektury může být klasifikace informací.

Pokud informace, se kterou se zabýváte, mají pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na to vztahují pravidla dodržování předpisů, můžete nastavit schéma klasifikace, které bude identifikovat konkrétní typy obsahu, který je potřeba pečlivě spravovat.

Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete spravovat způsob správy obsahu pomocí funkcí zásad správného řízení. Příklady:

Životní cyklus webu a vyřazení

Weby, jako jsou například weby práce s dokumenty a diskusní weby, se obvykle poflakují po tom, co už nejsou užitečné, a využívají cenný úložný prostor a zablácené výsledky hledání. Je vhodné nastavit plán pro revize webů a jejich obsahu (aspoň jednou za rok), abyste se podívali, jestli stojí za to si je nechat.

Je také dobré mít na paměti, že větší model řízení vaší organizace může být také na pozoru pro zastaralé weby. Správce může například automaticky odstranit weby, které jsou po dobu 90 dnů nedotčené. Jako vlastník webu dostanete e-mail s upozorněním, že k tomu dojde. Další informace o životním cyklu a zásadách odchodu do důchodu najdete v tématu Zásady uzavírání webů.