Přehled: Zásady správného řízení, oprávnění a sdílení webů pro vlastníky webu

Vytvoření podřízenho webu

Můžete chtít, aby členové vašeho týmu mohli na týmovém webu vytvářet podřízené weby pro použití na konkrétních projektech.

Schopnost spontánně vytvářet nové podřízené weby může být pro skupinu velkou výhodou, ale neomezené vytváření webů se může vymknou z rukou. Když se podřízené weby volně rozmnožují, mohou nastat problémy. Příklady:

• Pro uživatele je obtížné najít správný podřízený web nebo si být jistí, jestli ho mají.

• Informace je možné duplikovat v několika podřízených webech, což využívá nákladný prostor úložiště a vyžaduje duplicitní úsilí, aby se jejich údržba zachovala.

• Zastaralé informace se můžou na podřízených webech nacházet po několik let a zobrazovat se ve výsledcích hledání. Může být obtížné zjistit, jaká verze informací je správná.

• Správa oprávnění pro velké množství podřízených webů se může stát hlavní povinností a uživatelé můžou neúmyslně skončit s přístupem k informacím, které by ve skutečnosti neměli mít.

• Když zaměstnanci skupinu opustí, podřízené weby, které vytvoří, můžou být opuštěné, což může vést k nejasnostem a zahlceným výsledkům hledání pro ostatní uživatele webu.

Můžete ušetřit čas a energii, pokud nastavíte některé zásady pro vytváření webů, které řeší následující oblasti:

• Kdo smí vytvářet podřízené weby?

• Je potřeba nové podřízené weby předem schválit? Pokud ano, jaká jsou kritéria pro schválení a kdo schválení uděluje?

• Měly by nové podřízené weby používat zavedené šablony a motivy?

• Kolik informací může být uloženo na webu? To znamená, kolik místa na disku serveru může zabírat?

• Jaká jsou pravidla pro zahrnutí navigačních strategií na webu?

• Jak dlouho by se měly informace ukládat na podřízených webech, než se odstraní nebo archivují?

Další informace najdete v tématu Vytvoření webu nebo podřízeného webu .

Správa oprávnění

Integrita, důvěrnost a ochrana osobních údajů důležitých informací vaší organizace závisí na tom, jak je váš web zabezpečený – konkrétně na tom, komu se rozhodnete udělit přístup k vašemu webu.

Udělení a omezení přístupu k webu se označuje jako správa oprávnění a je to jedna z nejdůležitějších povinností vlastníka webu.

Tady je několik tipů, které byste měli mít na paměti při vývoji strategie oprávnění.

• Dodržujte princip nejnižších oprávnění: Poskytněte uživatelům nejnižší úroveň oprávnění, kterou potřebují k provádění přiřazených úkolů.

• Udělte uživatelům přístup tím, že je přidáte do standardních výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci). Nastavte většinu lidí do skupin Členové nebo Návštěvníci a omezte počet osob ve skupině Vlastníci.

• Pomocí dědičnosti oprávnění můžete vytvořit čistou a snadno vizualizovatelné hierarchii. To znamená, že se vyhněte udělování oprávnění jednotlivcům a místo toho pracujte se skupinami. Pokud je to možné, nechte podřízené weby jednoduše dědit oprávnění z týmového webu a nemít jedinečná oprávnění.

• Uspořádejte obsah tak, aby využíval dědičnost oprávnění: Zvažte segmentování obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty, místo toho, aby byly rozptýlené ve větší knihovně a chráněné jedinečnými oprávněními.

Informace o nastavení oprávnění najdete v tématech Principy úrovní oprávnění na SharePointu nebo Upravit oprávnění pro seznam, knihovnu nebo jednotlivé položky .

Architektura informací

Informační architektura webu se podobá obsahu knihy: Určuje, jak jsou informace na tomto webu – jeho webové stránky, dokumenty, seznamy a data – uspořádány a prezentovány uživatelům webu. Informační architektura se často zaznamenává jako hierarchický seznam obsahu webu, hledaných klíčových slov, datových typů a dalších konceptů.

Pokud chcete vytvořit informační architekturu, musíte analyzovat informace, které se mají na webu zobrazit. Tady jsou některé otázky, které můžete použít k vývoji informační architektury:

• Jaký druh obsahu budete mít na webu? Jak se to přeloží na podřízené weby, seznamy, knihovny atd.?

• Jak budou na webu prezentovány informace?

• Jak budou uživatelé webu procházet web?

• Jak budou informace zacíleny na konkrétní cílové skupiny?

• Jak bude vyhledávání nakonfigurováno a optimalizováno?

Součástí vaší informační architektury může být klasifikace informací.

Pokud informace, se kterými pracujete, mají pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na ně vztahují pravidla dodržování právních předpisů, můžete nastavit klasifikační schéma, které identifikuje konkrétní typy obsahu, které je potřeba pečlivě spravovat.

Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení spravovat způsob správy obsahu. Příklady:

Vyžadovat rezervace souborů

Pokud potřebujete soubor rezervovat, zajistíte, aby soubor mohl upravovat pouze jeden uživatel, dokud nebude vrácen se změnami. Vyžadování rezervovaných dokumentů zabrání více lidem v provádění změn současně, což může vést ke konfliktům při úpravách a vést k nejasnostem. Vyžadování rezervace může také pomoct členům týmu, aby při vracení souboru se změnami přidali komentář, abyste mohli snadněji sledovat, co se v jednotlivých verzích změnilo. Další informace najdete v článku Nastavení knihovny tak, aby byla vyžadována rezervace souborů.

Sledování verzí

Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, knihovny vám můžou pomoct soubory sledovat, ukládat a obnovovat. Můžete se rozhodnout sledovat všechny verze stejným způsobem. Nebo můžete některé verze označit jako hlavní, například přidat novou kapitolu do příručky a některé verze jako podverze, například opravit pravopisnou chybu. Pokud chcete usnadnit správu prostoru úložiště, můžete zvolit počet jednotlivých typů verzí, které chcete uložit. Další informace o správě verzí najdete v článku Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně.

Životní cyklus a vyřazení webu

Weby, jako jsou pracovní weby dokumentů a diskuzní weby, mají tendenci se posouvat, když už nejsou užitečné, protože využívají cenný úložný prostor a zabírají výsledky hledání. Je vhodné nastavit plán pro kontrolu webů a jejich obsahu (alespoň jednou ročně), abyste zjistili, jestli stojí za to je udržovat.

Je také dobré mít na paměti, že větší model zásad správného řízení vaší organizace může být také na pozoru pro zastaralé weby. Správce může například automaticky odstranit weby, které byly nedotčeny po dobu 90 dnů. Jako vlastník webu byste dostali e-mail s upozorněním, že k tomu dojde. Další informace o zásadách životního cyklu a vyřazení z provozu najdete v tématu Zásady uzavření webu.