Групи на Microsoft 365 в Outlook предлагат мощно решение за комуникация и сътрудничество с хора във и извън фирмата. Създайте група, за да споделите папка "Входящи", календар, OneDrive, сайт на SharePoint, бележник на OneNote и др. Можете също да поканите гости извън вашата фирма, така че те да могат да си сътрудничат чрез едни и същи ресурси.
Когато създавате Група на Microsoft 365, Outlook автоматично създава споделена Outlook папка "Входящи", споделен календар и библиотека с документи за съвместна работа по файлове. Можете също да създадете екип на Microsoft и да интегрирате задачи с Planner в Teams. Не е нужно да се безпокоите за ръчното даване на разрешения на всички тези ресурси, тъй като добавянето на членове към групата автоматично им дава разрешенията, които им трябват, за инструментите, които предоставя вашата група.
Групи на Microsoft 365 предоставите на членовете:
-
Споделена папка "Входящи" – къде се провеждат разговорите, които традиционно провеждате във вашите списъци за разпространение. В тази споделена папка "Входящи" може да се извършва пълно търсене, така че да се създаде жив архив на съобщенията на групата. Новодошлите в групата могат да търсят или да превъртат назад в хронологията, за да навлеят бързо какво е публикувано в групата по-рано. Вижте: Изпращане на имейл до група в Outlook.
-
Библиотека със споделени файлове – вашата група има библиотека с файлове на SharePoint, където вашите потребители могат да съхраняват, споделят и работят съвместно по документи, работни книги, презентации, изображения или друг вид файл, по който трябва да работят. Вижте: Споделяне на файлове с група в Outlook.
-
Споделен календар – вашата група получава споделен календар, за да публикува събития, свързани с групата. Всеки член, който се е абонирал за групата, автоматично се поканва на събития, публикувани в календара, така че тези събития да могат да се показват и в личните си календари, ако желаят. Вижте: Използване на календар на група в Outlook за планиране и редактиране на събития.
-
Споделен бележник на OneNote – групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и да си сътрудничат по информация. Много групи използват бележника, за да създадат жива wiki връзка с често задавани въпроси и други ресурси.
-
Достъп за гости – можете да добавяте външни контакти към групите за разпространение преди, но всичко, което са получили, е имейл. С групите можете да предлагате достъп на гостите до имейл разговори, файлове и дори споделения бележник на OneNote. Вижте: Използване на Групи в Outlook като гост.
-
Съдържанието е откриваемо – Групи в Outlook са публични по подразбиране, което означава, че е лесно за други хора във вашата организация да откриват и да се присъединяват към или да преглеждат материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-поверително, можете да превключите групата към лична, което скрива съдържанието от тези, които не са членове, и изисква собственикът на групата да одобри искания за присъединяване.
-
Самостоятелно създаване – не е необходимо ИТ да се прегръща от искания от потребителите за създаване на групи. Потребителите могат да създават свои собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да контролирате кои потребители във вашата организация могат да създават групи, вижте: Управление кой може да създава Групи на Microsoft 365.
Администриране на вашите групи
Microsoft 365 предлага редица полезни инструменти и възможности за по-лесно управление и администриране на вашите групи.
Съвет: Показалец Групи на Microsoft 365 – често срещани задачи за лесен достъп до информация на администратора за създаването на групи, делегирането, управлението на имейли, пощенския поток, възстановяването и полезни скриптове.
Поддържането на вашия справочен указател под контрол е опасение за всеки администратор. Ето някои от инструментите, които Microsoft 365 предлага, за да улеснят това:
-
Правила за наименуване – правилата за наименуване ви позволяват да определяте какво представляват, а не приемливите имена за вашите групи. Това не позволява на потребителите да дават ругатни или забранени имена на групи. Освен това можете да наложите стандартни фирмени префикси или суфикси към имената на групите.
Динамично членство – динамичното членство ви позволява да зададете членството в групата по правило, което добавя (или премахва) членове на групата въз основа на метаданни (например отдел или роля) във вашия active Directory. Вижте Използване на атрибути за създаване на разширени правила за повече информация относно създаването на динамично членство.
-
Скрито членство – ако имате причина да искате членството във вашата група да бъде поверително, например ако членовете са ученици, можете да скриете членството от външни лица.
-
Разрешения за създаване – възможно е някои хора във вашата организация да не искате да могат да създават нови групи. Има няколко техники за управление на разрешенията за създаване във вашия справочен указател. Вижте Управление на създаването на групи на Microsoft 365.
-
Регистрационни файлове за проверка – можете да имате по-голямо доверие, което позволява на потребителите да създават групи и да управляват членството в групи, тъй като регистрационните файлове за проверка на Microsoft 365 Групи ви позволяват да проследите кой е създал или изтрил определена група или е направил промени в членството в групата. Вижте: Търсене в регистрационния файл за проверка в центъра за съответствие на & за защита на Microsoft 365.
Управлението на доставяне ви дава някои методи за обработка на начина, по който съобщенията трябва да бъдат изпратени или получени от групата. Освен това има инструменти за наблюдение на потока на тези съобщения. Вижте Групи на Microsoft 365 – често срещани задачи за повече информация.
-
Изпращане като или Изпращане от името на – тези настройки позволяват на определени потребители да изпращат имейли, все едно идват от групата, или са от името на групата.
-
Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да контролирате кой може да изпраща съобщения до групата. Групата може да бъде конфигурирана да разрешава имейли от външни лица, но може да искате да ограничите това само до определени външни лица.
-
Поддръжка на външни потребители – като поканите гости във вашата група, можете да изберете те да бъдат включени в имейл разговорите в групата. Вижте Добавяне на гости към Групи в Outlook, за да научите как да добавяте гости.
-
Транспортни правила – транспортните правила работят за групите точно както за вашия сървър на Exchange. Правилата могат да търсят съобщения, които отговарят на определени условия, и след това да предприемат действия за тези съобщения.
-
Имейл съвети – имейл съветите са информативни съобщения, показвани на потребителите, докато съставят съобщение. Те могат да помогнат за намаляване на съобщенията за недостояние, като предупреждават потребителя, ако е вероятно неговото съобщение да отиде на външни лица или да надхвърли квотите за съобщения.
-
Няколко прокси адреса – една група може да има псевдоними точно както при пощенската кутия на потребителя. Допълнителните адреси на прокси сървъри могат да бъдат удобни за приемане на съобщения, изпратени до тези други псевдоними, или за по-лесно достигане до група, която има дълго или трудно написано име. За повече информация вижте Избор на домейна, който да се използва при създаване на групи на Microsoft 365
-
Максимален размер за изпращане/получаване – тези квоти могат да ви помогнат да намалите проблемите с групата, която получава (или изпраща) изключително големи съобщения, за да управлявате по-добре изискванията за съхранение и пропускателна способност.
Microsoft 365 също ви предоставя някои инструменти за управление на вида съдържание, което се споделя във вашата група. Вижте Групи на Microsoft 365 – често срещани задачи за повече информация.
-
Указания за използване – ще можете да дефинирате указания за използване за Microsoft 365 Групи – за да информирате вашите потребители за най-добрите практики, които помагат техните групи да бъдат ефективни и да ги обучават за вътрешни правила за съдържание.
-
Класификация на данни – ще можете да създадете персонализируема система за класификация на данни за Microsoft 365 Групи, която позволява разделяне на групите по тип правила (например "некласифицирани", "корпоративни поверителни" или "строго секретни"). По този начин вашите групи могат да демонстрират правилата за друго съдържание във вашата организация. Разширяемите правила позволяват на вашата организация да конфигурира крайна точка, която се извиква всеки път, когато се създава или променя група, и след това можете да внедрите свои собствени правила за създаване или промяна на група.
Всеки абонамент за Microsoft 365, който има Exchange Online и SharePoint Online, ще поддържа групи. Това включва плановете business Основни компоненти и Business Premium и плановете Enterprise E1, E3 и E5.
Ако имате план само за Exchange, все още можете да получите споделената папка "Входящи" и споделените функции на календара на групите в Outlook, но няма да получите библиотеката с документи, Planner или някоя от другите възможности.
Понякога потребителите не се притесняват от промяната, така че е важно да комуникирате със съществуващите членове на вашите списъци за разпространение, за да ги уведомите какво да очакват. Ето част от информацията, която трябва да включите в това съобщение, заедно с някои отговори, които може да сметните за полезни:
Какво представляват Групи в Outlook?
Microsoft 365 групи в Outlook са едно решение за сътрудничество за екипи/групи, които искат място за споделяне на обсъждания, файлове, календари и бележки по един и същ начин, който е лесен за намиране. Вероятно най-добрата функция е, че папката "Входящи" за групата поддържа хронология на обсъжданията, което улеснява търсенето в предишни обсъждания.
Намерете повече информация в Средата за Групи в Outlook.
Защо правим тази промяна?
Хора често сте поискали възможността да търсите съобщенията, публикувани в нашия списък за разпространение, за да намерите информация, която е била обсъждана в миналото. Надстройването на списъка за разпространение до група означава, че не е необходимо хората да задават или отговарят на едни и същи въпроси отново и отново.
Освен това новата група ще включва календар за събитията на нашата група, споделена библиотека с файлове и бележник на OneNote, където можем да си сътрудничим и да събираме информация за бъдещи справки.
Трябва ли да направя нещо, за да се присъединя към тази група, ако вече съм член на списъка за разпространение?
Не, ако вече сте били член на списъка за разпространение, автоматично ще бъдете член на новата група.
Как да вляза в новата група в Outlook? Какво ще кажете за Outlook в уеб?
За достъп до новата група в Outlook просто отидете на Групи категория в долния край на навигационния екран отляво. Ако използвате тази група, често помислете дали да не я закачите като предпочитана, като щракнете с десния бутон върху нея и изберете Покажи като предпочитана.
Освен това има безплатни мобилни клиенти за Microsoft 365 Групи достъпни на всяка мобилна платформа (iOS, Android и т.н.), така че да имате лесен достъп до групата в движение.
Не мога ли все пак да изпращам имейл?
Да, разбира се. Същият имейл псевдоним, който сте използвали за списъка за разпространение, ще продължи да върши добра работа за групата в Outlook.
Също...
Не забравяйте да им кажете кога се случва тази промяна и с кого трябва да се свържат, ако имат допълнителни въпроси.
Microsoft не предоставя инструмент за конвертиране на споделена пощенска кутия в група на Microsoft 365, или обратно. Можете обаче да надстроите списъците за разпространение до групи на Microsoft 365. Това е чудесен начин да дадете на списъците за разпространение на вашата организация всички функции и функционалности на групите на Microsoft 365. Вижте Групи на Microsoft 365 – често срещани задачиза повече информация.
Кои списъци за разпространение не могат да бъдат надстроени до групи на Microsoft 365?
Можете да надстроите само управлявани от облака прости, не вложени списъци за разпространение до групи на Microsoft 365. Вижте Не могат да се надстроят списъците за разпространение до групи на Microsoft 365.
След като сте надстроили своята група за разпространение доMicrosoft 365 група, има няколко последващи задачи, които може да искате да изпълните, за да сте сигурни, че ще върви гладко.
-
Последващи действия с вашите потребители – консултирайте се с тях веднага след приключване на надстройката и след това отново няколко дни по-късно. Показва, че слушате и отговаряте на всякакви въпроси, които може да имат, ще е много по-добре да ги направите щастливи и уверени с промяната.
-
Следене на отчетите за ангажираност – порталът на Microsoft 365 Администрация има някои добри отчети, които могат да ви покажат колко потребители използват групата, колко често и какви функции използват. Тези отчети могат да ви помогнат да проектирате вашето последващо и потребителско обучение, както и да наблегнете на това къде потребителите получават най-голяма полза от новата група. Вижте: Отчети за дейността в Център за администриране на Microsoft 365.
-
Споделете изживяването си – уведомете другите екипи във вашата фирма, че сте надстроили своята група за разпространение и какви стъпки сте предприели, за да я направите успешна! Споделянето на тази информация може да помогне на другите екипи да следват вашия пример и да извършат собствена успешна надстройка.
Имате въпроси относно Групи на Microsoft 365? Посетете техническата общност на Групи на Microsoft 365.
Съвет: По подразбиране всички потребители могат да създават групи на Microsoft 365. Научете повече в Управление кой може да създава Групи на Microsoft 365.
Можете да създавате Групи на Microsoft 365 от различни инструменти, включително Outlook, Outlook в уеб, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams и др. Инструментът, от който избирате да започнете, зависи от типа на групата, с която работите. Например в Microsoft обикновено започваме от Outlook, когато създаваме група, организирана около имейл и календар. Ако Групата е за комуникация за цялата фирма, обикновено започваме с Viva Engage. За съвместна работа в чат бихме стартирали нашата група от Microsoft Teams.
Нито публични групи, нито лични групи могат да бъдат видени или достъпни за хора извън вашата организация, освен ако тези хора не са специално поканени като гости. Вижте Добавяне на гости към Групи в Outlook за повече информация.
Управление на собственици, членове и гости
Собствениците на групи са модераторите на групата. Те могат да добавят или премахват членове и да имат уникални разрешения, като например възможността за изтриване на разговори от споделената папка "Входящи" или промяна на различни настройки за групата. Собствениците на групи могат да преименуват групата, да актуализират описанието или картината и др. Ако сте запознати с ролите в SharePoint, собственикът на групата е администратор на колекцията от сайтове.
Съвет: Най-добра практика е да имате поне двама собственици на група, ако можете. По този начин, ако единият собственик не е наличен, другият може да прави промени в групата.
Членовете на групата са редовните потребители във вашата организация, които използват групата за сътрудничество. Те имат достъп до всичко в групата, но не могат да променят настройките на групата. В sharePoint те са членове на сайта. За информация за добавянето или премахването на членове на групата вижте Добавяне, редактиране и премахване на членове на Групи в Outlook.
Гостите са като членове на групата, но са извън вашата организация. По подразбиране вашите потребители могат да канят гости да се присъединят към вашата група и вие можете да контролирате тази настройка. За повече информация вижте Добавяне на гости към Групи в Outlook.
Използване на Microsoft Teams за постоянно, базирано на чат работно пространство
Отличен начин да поддържате връзка с вашата група е Microsoft Teams. Microsoft Teams е вътрешният цикъл за вашия екип – постоянна, базирана на чат работна област, където можете да провеждате неофициални разговори в реално време, разговори по много фокусирани теми или конкретни подгрупи в групата. Въпреки че интегрирането с Teams не се осъществява автоматично, можете лесно да създадете група в Teams въз основа на вашата група в Microsoft 365.
След като дадена група изпълни предназначението си, можете да я изтриете, за да освободите системни ресурси и да премахнете показването или показването на групата. Вижте Редактиране или изтриване на група в Outlook за повече информация. Ако не искате да се налага да помните да изтривате остарели групи, вашият администратор може да зададе правила за изтичане на срока, които ще доведат до изтичане на срока на старите групи и автоматично премахване след определен период от време. Вижте също: Правила за изтичане на срока на група на Microsoft 365.
Има три основни модела на осигуряване наГрупи на Microsoft 365: "Отворено", "Водено от ИТ" или "Контролирано". Всеки от тях има свои предимства.
|
Модел |
Предимства |
|---|---|
|
Отвори (по подразбиране) |
Потребителите могат да създават свои собствени групи, ако е необходимо, без да е необходимо да чакат или да безпокоят ИТ |
|
Водено от ИТ |
Потребителите искат група от ИТ. ИТ могат да ги напътстват в избора на най-добрите инструменти за сътрудничество за техните нужди |
|
Контролирани |
Създаването на групи е ограничено до определени хора, екипи или услуги (вижте: Управление на това кой може да създава Групи на Microsoft 365) |
Ако искате да контролирате как са наименувани вашите Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за именуване , за да накарате имената на групите да се придържат към определени стандарти, включително префикси или суфикси, както и да блокирате неподходящи имена. Вижте правила за наименуване на Групи на Microsoft 365 за повече информация.
Всяка група има поне един собственик , който може да добавя или премахва членове и да извършва основна настройка на групата и нейното съдържание. Ако собственикът (или собствениците) на дадена група напусне организацията по някаква причина, администраторът може да присвои нов собственик на групата. Вижте Присвояване на нов собственик на изолирана група.
Освен това, ако имате Exchange Online разрешения на администратор, можете да администрирате вашите групи от центъра за Microsoft 365 Администрация (вж. Управление на членството в група в Център за администриране на Microsoft 365) или от PowerShell (вж. Управление Групи на Microsoft 365 с PowerShell.
Може да дойде време, когато искате да изтриете група от вашия клиент. За информация как да изтриете група, вижте: Изтриване на група в Outlook. Ако група бъде изтрита случайно, администраторите могат да възстановят тази група в продължение на до 30 дни. Вижте: Възстановяване на изтрита група на Microsoft 365.
Ако предпочитате по-автоматизиран начин за управление на жизнения цикъл на вашия Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за изтичане на срока , за да изтичате на групи на определен интервал от време. Собствениците на групата ще получат имейл 30, 15 и 1 ден преди изтичането на срока на групата, което им позволява лесно да подновят групата, ако все още е необходима. Вижте: Правила за изтичане на срока на група на Microsoft 365.
-
Позволяване на членовете да изпращат като или да изпращат от името на група на Microsoft 365
-
Промяна на настройките за заглавие, описание, емблема и информация за сайт
Ограничения за Microsoft 365 Group
Намерете Ограничения за групи в Общ преглед на Групи на Microsoft 365 за администратори.
Ако планирате да използвате функцията "Group Writeback" от инструмента Azure Active Directory Connect, максималната дължина е 448 знака, свързани с атрибута "Описание".
За повече информация относно мястото за съхранение в SharePoint Online вижте Ограничения за SharePoint Online.
Управлението на вашия Групи на Microsoft 365 е по-ефективно, когато имате информация за действие относно използването Групи. Центърът на Microsoft 365 Администрация разполага с инструмент за отчитане, който може да ви позволи да виждате информация, като например използване на място за съхранение, колко активни Групи имате и дори как потребителите използват Групи. Вижте: Отчети на Microsoft 365 в центъра за администриране за повече информация.
Групи на Microsoft 365 ви предоставя редица инструменти за съответствие, защита на информацията и откриване на електронни данни.
