Достъпът на гости в Групи на Microsoft 365 позволява на вас и на вашия екип да си сътрудничите с хора извън вашата организация, като им дава достъп до разговорите, файловете, поканите в календара и бележника на групата. Достъпът може да бъде предоставен на гост – например партньор, доставчик, доставчик или консултант – от всеки собственик на групата.
Забележка: Тази статия е за добавяне на гости – хора извън вашата организация – към група на Microsoft 365. Ако търсите информация за добавянето на членове – хора от вашата организация – към група на Microsoft 365, вижте Добавяне и премахване на членове на групата в Outlook.
Как работи
Хора използването на Групи на Microsoft 365 могат да използват Outlook в уеб или Outlook за Windows за добавяне и управление на гости в групите на Microsoft 365. Гостите могат да имат какъвто и да е имейл адрес, а имейл акаунтът му може да бъде служебен, личен или учебен.
-
Стъпка 1 Собственикът на групата добавя гост към групата или гостът е предопределен от член на групата. Собственикът на групата одобрява всички кандидати.
-
Стъпка 2 Собственикът на групата се информира до кое съдържание и ресурси гостът има достъп в рамките на групата.
-
Стъпка 3 Гостът получава приветстващ имейл и може да участва в разговори на групата, да получава и отговаря на покани в календара и да има достъп до файловете на групата.
Забележка: По подразбиране гостите са абонирани за групата и ще получават всички разговори и събития на групата в папката си "Входящи". Гостите не могат да се откажат от имейлите на групата, докато са член на групата.
Гостите могат да напуснат групата по всяко време чрез връзка в долния колонтитул на всички имейл съобщения и покани в календара на групата.
Администраторите могат да управляват гостите и достъпа си до Microsoft 365 групови ресурси с помощта на PowerShell. Вижте Управление на достъпа на гости в групи на Microsoft 365 за инструкции.
Когато гост бъде поканен да се присъедини към група, той получава приветствено имейл съобщение, което включва малко информация за групата и какво може да очаква, след като стане член. Съобщението включва и набор от връзки, които да им помогнат да започнат и да се свързват с ресурси на групата.
Цялото взаимодействие на члена гост с групата се извършва чрез неговата входяща пощенска кутия. Той няма достъп до сайта на групата, но може да получава покани в календара, да участва в имейл разговори и, ако администраторът е включил настройката, да може да отваря споделени файлове с помощта на връзка или прикачен файл.
Всички имейл съобщения и покани в календара на групата, които гостът получава, ще включват напомняне да използва Отговор до всички в отговори на групата, както и връзки за преглед на файловете на групата и напускане на групата. Ето един пример:
Следващата таблица обобщава какво могат и какво не могат да правят гостите.
|
Функция |
Позволено ли е на госта да прави това? |
|
Създаване на група |
Не |
|
Добавяне/премахване на членове на група |
Не |
|
Изтриване на група |
Не |
|
Присъединяване към група |
Да, с покана |
|
Започване на разговор |
Да |
|
Отговор в разговор |
Да |
|
Търсене на разговор |
Да |
|
@споменаване на лице в групата |
Не |
|
Закачване/добавяне в "Предпочитани" на група |
Не |
|
Изтриване на разговор |
Да |
|
"Харесване" на съобщения |
Не |
|
Управление на събрания |
Не |
|
Преглед на групов календар |
Не |
|
Промяна на събития в календара |
Не |
|
Добавяне на групов календар към личен календар |
Не |
|
Преглед и редактиране на файлове на групата |
Да, ако е разрешено от администратора на клиент |
|
Достъп до бележника на OneNote на групата |
Да, достъп от приветстващ имейл |
|
Преглед на групи |
Не |
Често задавани въпроси
Гостът е човек, който няма служебен или учебен акаунт в рамките на вашата организация. Те може да са клиент, доставчик, партньор или някой друг извън вашата организация.
Не. Само хора извън вашата организация, като например партньори или консултанти, могат да бъдат добавяни като гости. Можете да каните хора от вашата организация да се присъединят като редовни членове на групата.
Да, можете. Външни контакти за поща са контактите, изброени в глобалния адресен списък на вашата организация. Пример за такъв вид контакт е фирма доставчик, която редовно предоставя услуги на вашата организация.
Вашият администратор трябва да включи функцията за гости, преди да можете да добавяте гости. Когато видите съобщението да се обърнете към вашия администратор, вероятно функцията за гости все още не е включена. Вижте Управление на достъпа на гости в групи на Microsoft 365 за повече информация.
Не, гостите не могат да преглеждат съобщения, които са защитени с управление на правата за достъп до информация (IRM).
Може да получите съобщение за недоставяне, когато отговаряте на съобщение на групата с имейл адрес, различен от този, който сте използвали, когато сте се присъединили към групата или сте били добавени към нея. Ако например сте се присъединили към групата като yavork@contoso.com, но се опитвате да отговорите на съобщение в групата във вашата папка "Входящи" от yavork@service.contoso.com, ще получите съобщение за недоставяне.
Да. Членовете на групата (а не гостите) могат да споделятMicrosoft 365 файлове на групата с хора извън организацията, като използват контролата Споделяне и изберат Определени хора като аудитория. След това ще въведете имената или имейл адресите на хората, с които искате да споделите файла.
За повече информация вижте Споделяне на файлове и папки с Microsoft 365 Business.
Модерният прикачен файл е файл, съхранен в OneDrive за работата или учебното заведение. Една връзка отива до всички получатели. Тъй като файлът се съхранява в облака, всички получатели могат да четат и редактират файла, без да се налага да съгласуват отделни копия.
В Microsoft 365 група модерните прикачени файлове се споделят само с членове или гости на групата. Когато съобщение с модерен прикачен файл бъде препратено до гост, който е част от групата, той ще има достъп до прикачения файл, след като влезе с потребителско име и парола. Ако съобщението се препраща до някого, който не е част от групата, този човек няма да може да отвори прикачения файл.
Гостите може да не получават групови разговори по няколко причини. Вижте Гостите не получават групов разговор за информация.
Как гостите могат да проверяват и управляват своите лични данни, събрани от организацията?
Гостите могат да разберат каква лична информация запазва организацията и как да поискат всички или някои от тях да бъдат изтрити, като изберат връзката Декларация за поверителност за организацията в долната част на приветстващия имейл, който са получили.
Вж. също
Използване Групи на Microsoft 365 като гост
Научете за Групи на Microsoft 365
