Ръководство за поверителност за лични аналитични данни

Лични идеи в Microsoft Viva Insights ви помагат да намирате възможности да изградите по-добри навици и да се върнете в контрола на времето си. Тази статия описва как Viva Insights използва личните данни за лични данни, къде се съхраняват тези данни и начините, по които те са създадени, за да поддържат тези данни в безопасност. Тя описва също как Viva Insights спазвате регламентите по ОРЗД.

Основни принципи

Като Viva Insights потребител, само вие можете да виждате собствените си данни.
Вашите данни се съхраняват и изчисляват в пощенската ви кутия на Exchange Online.
Можете да се запишете и да се отпишете по всяко време.
Лични идеи в Viva Insights ви показват, че няма лични данни за колеги освен това, което вече можете да виждате в Outlook и Teams.

Ключови точки за поверителност на данните

Личните идеи в Viva Insights не са предназначени да позволяват оценка, проследяване, автоматизирано вземане на решения, профилиране или наблюдение. Viva Insights ви предоставя лични идеи чрез приложението Viva Insights в Microsoft Teams и в уеб, добавката Insights Outlook, Viva извлечени имейли, брифинг на имейли и вградени предложения в Outlook. Личните прозрения в Viva Insights нямат механизъм или опция, които позволяват на всеки освен вас достъп до персонализирана информация, показвана чрез тези повърхности, освен ако не я споделите умишлено и независимо. Данните за лични аналитични данни, предоставени от Viva Insights, не могат да се използват за автоматизирано вземане на решения или за профилиране.
Личните данни в Viva Insights не дават на служителите достъп до нова информация, която може да се идентифицира от други колеги. Viva Insights преобразува данните в лични прозрения, като извършва изчисления с информацията, генерирана от вас, като извършва точно този работен ден. Повечето от данните, които виждате в лични прозрения от Viva Insights, са просто съвкупност от информация, до която вече имате достъп, но за които няма да можете бързо да извършвате изчисления без някаква поддръжка.
Личните данни в Viva Insights данни се обработват и съхраняват в Exchange Online пощенска кутия на служителя. Viva Insights обработва данни от тези източници за лични аналитични данни: Exchange Online данни от имейл и календар, сигнали за чат и повикване от Skype за бизнеса и от Teams. Viva Insights съхранява и обработва тези данни в Exchange Online пощенска кутия на всеки служител.
Личните идеи в Viva Insights поддържат спазването на Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД). Microsoft е проектирала лични прозрения в Viva Insights, за да поддържа нуждите на вашата организация, за да спазва изискванията на ОРЗД.

Важно: В тази статия се разглежда имейлът с брифинг. Поставихме на пауза изпращането на имейли с брифинг, за да направим някои подобрения. Все още имате достъп до добавка Viva Insights та или Viva Insights приложението Outlook в Teams и в уеб за основна функционалност, докато тази услуга не се възобнови. За повече информация относно тази промяна вижте Пауза на брифинг.

Важно: В тази статия се разглежда и извлеченият имейл. Започвайки от края на март 2024 г., ще спираме имейлите с извлечение, които обикновено се изпращат два пъти месечно. Цялото съдържание от имейлите за digest все още ще бъде достъпно в приложението Viva Insights в Teams или в уеб. Можете да продължите да изследвате и анализирате безпроблемната информация за вашите данни. За да научите повече за тази промяна, вижте паузата на извлечения имейл.

Къде да видите лични аналитични данни

Лични прозрения в Viva Insights:

Поверителност в приложението Viva Insights в Teams и в уеб

Когато данните се обработват в приложението Microsoft Viva Insights, Microsoft защитава поверителността на служителите и изцяло спазва местните разпоредби, като например Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД). Viva Insights защитава поверителността по следните начини:

Лично и лично – Съдържанието в прозренията ви е лично, лично и достъпно само за вас. Никой друг във вашата организация няма достъп до него.
Данните на всеки се пазят поверителни – Viva Insights не включва нова информация за идентифициране на лице за всеки друг във вашата организация. Прозренията и действията се базират на информация, генерирана от вас и вашата организация, просто чрез редовната ви работа. Прозренията ви се базират на информация, до която вече имате достъп, но не могат бързо да се обобщят без помощ.
Защита на пощенските кутии – Viva Insights използва Exchange Online данни от имейла и календара и обработва и съхранява аналитични данни или действия в пощенската ви кутия на Exchange Online, така че защитата на данните се изгражда и налага от Exchange.
Съвместими с ОРЗД – Microsoft спазва ОРЗД, когато предоставя аналитични данни и действия в приложението.

Как работи

Личните прозрения и действия в приложението Microsoft Viva Insights се базират на данните от вашата Exchange Online пощенска кутия, като например данни от имейл и календар. Прозренията са получени от данни, които вече са налични за вас във вашата пощенска кутия на Exchange Online. Ако например искате да определите какви ангажименти сте поели към другите, можете ръчно да прегледате всеки имейл в пощенската си кутия. Приложението Viva Insights просто ви спестява от този досаден процес.

Типове данни

Viva Insights предоставя лични прозрения със следните типове данни.

Данни от пощенската кутия – дейности по имейл, календар, чат и повикване, които генерирате с помощта на Microsoft 365, като например времето, което прекарвате в събрания или имейли, които изпращате до определен човек или група.
Постъпково съдържание – данни, които иначе не са ви били на разположение, но са представени в обобщен формуляр, създаден за защита на личната поверителност.

Данни за пощенска кутия

Данните в пощенската кутия представляват информация, до която вече имате достъп, като просто отидете на работа, като например изпращане на имейли, организиране на събрания или чат с колеги. Viva Insights обработва и показва информацията по начини, които я правят действаща.

Например Viva Insights ви предоставя изгледи, които ви позволяват бързо да разберете колко време прекарвате в събрания и в имейли всеки ден, с кого си сътрудничите най-много, с кого губите връзка и с кого сте поели ангажименти и искания.

Можете да предприемете действие по тази информация. Може например да решите, че прекарвате твърде много време в събрания и да приемете лична цел за провеждане на по-ефективни събрания.

Личните прозрения произлизат от данни, които вече са достъпни за вас на следните места:

Вашата пощенска кутия на Exchange Online
Вашата дейност в документи на OneDrive и SharePoint
Хронологията на разговорите и чата от Teams и от Skype за бизнеса

Viva Insights просто прилага някои основни изчисления и правила, за да направи тези данни по-приложими. Данните от пощенската кутия се съхраняват директно във вашата Exchange Online пощенска кутия.

Ако например искате да определите кои колеги са ви изпратили най-много имейли през изминалата седмица, можете технически да го направите, без да Viva Insights, като преброите ръчно имейлите от колегите си в папката "Входящи". По същия начин можете да определите средното време за отговор на колегите си на имейлите, които сте им изпратили, като използвате информацията от времевото клеймо, което е лесно достъпно в пощенската ви кутия. Viva Insights ви спестява затрудненията да се налага да извършвате тези досадни изчисления.

Постъпково въвеждане на данни

В някои случаи Личните прозрения в Viva Insights Ви предоставят информация с премахната идентификация за други хора, които иначе не биха били на разположение за тях, като например за тарифи за четене по имейл.

Тарифи за четене на имейли

Viva Insights проследява процента получатели, които са отворили имейл съобщение (в добавката Outlook) за имейл, който сте изпратили на пет или повече души.

За да запази поверителността, Viva Insights не проследява скоростта на четене на съобщенията, изпратени до по-малко от пет души. Viva Insights също така не показва процент на прочитане на "0 процента" или "100 процента", тъй като това би позволило на хората да направят окончателни заключения относно индивидуалните действия на колегите си. Вместо това скоростта на четене в тези случаи се показва като диапазон, който обхваща прагова стойност, която зависи от броя на получателите на имейла.

Тази метрика се изчислява на базата на флага "четене" в Exchange Online. За някои хора съобщенията се маркират като "прочетени", когато отворите съобщение в екрана за визуализация на Outlook. За други хора може да се наложи да щракнете двукратно, за да отворите съобщението, за да го маркирате като "прочетено".

Можете да управлявате тази настройка в настройките на Outlook. За да се покажат тези сигнали в пощенската кутия на подателя, флагът "прочетен" се копира в средата на Microsoft 365 и след това се доставя в пощенската кутия на подателя.

Съответствие с ОРЗД

Както е при пълния пакет на Microsoft 365, Viva Insights помага за поддържане на спазването на изискванията на ОРЗД. Например Viva Insights поддържа следното:

Защитени и защитени лични данни на потребителите – "Прозрения" изисква лиценз за Exchange Online и всички данни се съхраняват в пощенската кутия на Exchange Online на служителите. Изчислените метрики, като например задачи, се добавят към пощенската кутия. По този начин приложението Viva Insights изпълнява това задължение по силата на Exchange Online също и изпълнявайки задължението:
- Microsoft няма да mine customer data in Exchange Online for advertising.
- Microsoft няма доброволно да разкрива Exchange Online клиентски данни на правоприлагащите органи.
- Microsoft ще отговори на всички изисквания, свързани с шифроването на Exchange Online данни, и ще прилага контроли за намаляване на рисковете за защитата и осигуряване на непрекъсваемост на работата, както е описано в ISO 27001 и 27018.
Уведомяване на потребителите, в случай че бъде открито нарушение – Microsoft ще уведоми контактите за поверителност на клиентите в рамките на 72 часа, след като Microsoft узнае за пробив от стандартните оперативни процедури за реакция при инциденти на Microsoft 365.
Почетни потребителски заявки (DSR) за експортиране, изтриване или ограничаване на обработката на лични данни – Microsoft поддържа потребителски заявки, като например искания за експортиране или изтриване на данни.

За повече информация вижте Съответствие с ОРЗД.