Използване на шаблона за екипен сайт за управление на договори, поддържан от Microsoft Syntex

Първо следвайте инструкциите как да добавите шаблон за сайт към нов или съществуващ сайт на SharePoint.

Разгледайте предварително попълнено съдържание, уеб части и страници на сайта и решете какви персонализации ще са необходими, за да се приведе в съответствие с марката, гласа и цялостната бизнес цел на вашата организация. 

Предварително попълнени страници на сайт:

• Начална страница – предоставя и място за кацане, където посетителите могат да преглеждат новини за текущи кризи, актуализации на отговорите, информация за правилата и процедурите и полезни ресурси.

• Клиенти – тази страница предоставя информация за клиента на едно удобно място.

• Писма за потвърждение – Проследявайте кореспонденцията, която формализира условията на споразуменията между вашите клиенти и вашата организация. 

• Шаблони за договори – изберете подходящия шаблон за договор за типа договор, като например споразумения за неразгласяване, споразумения за услуги и декларации за работа. 

• Заявки за договор – използвайте списъка с предварително създаване, за да следите заявените договори и тяхното състояние или да изпратите заявка директно до вашия екип. Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Модели – съхраняване на библиотека с модели за извличане на метаданни и класифициране на информация от документи с помощта на Microsoft Syntex. Предоставя се с два предварително форматирани модела договори. 

• Региони – използвайте тази предварително създадена библиотека, за да класифицирате документите по договора по географска област, страна или регион.

• Споразумения за услуги – Съдържа списък с предварително създаване, който помага за проследяването на състоянието на споразуменията за услуги и предоставя общ преглед на подробностите за договора.

• Команди за работа – Разполага с предварително конфигуриран списък по избор, който да ви помогне да организирате своите служебни декларации в изглед на табло.

• Кошче – предоставя достъп до наскоро отхвърлено екипно съдържание.

След като сте добавили шаблона за екипен сайт "Управление на договори", е време да го персонализирате и да го направите свой собствен. 

Използвайте предоставения урок в Microsoft Syntex – показва как той дава възможност на вашия сайт за управление на договори, така че да можете да научите начини за използване и създаване на ваши собствени модели на документи. Използва уеб частите "Текст" и "Изображение", за да предостави привлекателно съдържание, и може да бъде редактирано или премахнато.  Показване на важни новини и обявления - Използвайте уеб частта Централен банер, за да наблегнете на важни правила, актуализации и други полезни ресурси. Дайте на връзките бутон, така че да изпъкват – използвайте уеб частта за бутон, за да помогнете на важните връзки да изпъкват във вашия сайт.  Предоставяне на лесен достъп до документи – използвайте уеб частта "Библиотека с документи", за да осигурите бърз достъп до шаблоните и документите за договор. Преглед на скорошната дейност в екипния сайт – използвайте уеб частта Дейност в сайта, за да видите наскоро отваряно съдържание от други членове на екипа. Осветяване на връзки към често използвани ресурси – използвайте уеб частта "Бързи връзки", за да предоставите лесен достъп до ресурси. Предоставяне на достъп до ключови контакти – използвайте уеб частта "Хора", за да посочите ключовите контакти за екипа за управление на договори.

Персонализирайте облика на вашия сайт, навигацията в сайта, уеб частите и съдържанието така, че да отговарят на нуждите на зрителите и организацията ви. Когато правите персонализации, уверете се, че сайтът е в режим на редактиране, като изберете Редактиране в горния десен ъгъл на сайта. Докато работите, запишете като чернова или публикувайте отново промените, за да направите редакциите видими за зрителите.

1. Използвайте уеб частите "Текст" и "Изображение", за да предоставите привлекателно съдържание 

1. Започнете, като изберете уеб частта Текст и изберете Редактиране на свойства ().

2. Редактирайте текста директно в уеб частта. 

3. Изберете уеб частта Изображение и изберете Редактиране на свойства ().

4. Изберете Промяна и изберете източник на изображение. 

5. След като изберете изображението, изберете Вмъкни.  

Научете повече за редактирането на уеб частите за тексти изображение.

2. Използвайте уеб частта Централен банер, за да наблегнете на важни правила, актуализации и други полезни ресурси

1. Започнете, като изберете уеб частта Централен банер и изберете Редактиране на свойства ().

2. След това изберете опциите за слой и плочка, които най-добре отговарят на нуждите на организацията.

Вижте различни оформления и научете повече за редактирането на уеб частта Централен банер.

3.  Използване на уеб частта за бутони за помощ при открояване на важни връзки във вашия сайт

1. Изберете уеб частта Бутон и изберете Редактиране на свойствата ().

2. Извършване на промени в етикета, връзката и подравняването на бутона.

Научете повече за използването на уеб частта за бутони. 

4. Използвайте уеб частта "Библиотека с документи", за да предоставите бърз достъп до шаблони и документи за договор

1. За да промените изгледа или източника на папките за уеб частта Библиотека с документи, изберете Свойства за редактиране ().

2. За да редактирате папките, етикетите, съдържанието на библиотеката, отидете до библиотеката в "Съдържание на сайта", направете редакциите си и след това ще видите актуализация на съдържанието в уеб частта.

Научете повече за редактирането на уеб частта "Библиотека с документи".

5. Използвайте уеб частта "Дейност в сайта", за да сте в крак с дейността на екипа

1. Започнете, като изберете уеб частта Дейност в сайта и изберете Редактиране на свойства ().

2. Въведете число в кутията с инструменти под Показвай толкова елементи наведнъж.

Научете повече за използването на уеб частта "Дейност в сайта".

6. Използвайте уеб частта "Бързи връзки", за да предоставите лесен достъп до ресурси

1. Придвижете се до уеб частта Бързи връзки, изберете връзката и след това изберете Редактиране на свойства ().

2. Редактирайте връзката, заглавието, иконата и описанието, ако е необходимо.

3. За да добавите връзка, изберете + Добавяне на връзки.

Вижте различни оформления и научете повече за редактирането на уеб частта за бързи връзки.

7.  Използване на уеб частта "Хора" за изброяване на ключови контакти за екипа за управление на договори

1. Започнете, като изтриете уеб частта "Хора" контейнер.

2. Намерете кутията с инструменти () отдясно. Изберете Преглед на всички уеб части, след което изберете или плъзнете и пуснете Хора от списъка с уеб части. 

3. Изберете Редактиране на свойства ().

4. Регулирайте оформлението и въведете името на човек или група, след което изберете Запиши.

Научете повече за уеб частта "Хора".

Персонализиране на следните страници в рамките на сайта 

• Клиенти – поддържайте списък с информация за клиента за лесен достъп. Персонализиране на този списък чрез редактиране на шаблона за списък. 

• Писма за потвърждение – Организирайте важна документация между вашите клиенти и вашата организация.  Редактирайте библиотеката с документи, като актуализирате имената на папките и качвате ресурси.

• Шаблони за договор – Използвайте някои от предоставените шаблони за договор или съхранявайте шаблони по избор, които са лесно достъпни от екипа за управление на договори. Редактирайте библиотеката с документи, като актуализирате имената на папките и качвате ресурси.

• Искания за договор – използвайте списъка с предварително създаване, за да следите заявените договори и състоянието им. Персонализиране на този списък чрез редактиране на шаблона за списък. 

• Модели – използвайте предварително конфигурирани примерни модели, за да извличате и класифицирате информация от документи. Предоставя се с два предварително форматирани модела договори. Научете повече за използването на Microsoft Syntex тук. 

• Regions – съхраняване на документи по договор по географска област, страна или регион. Редактирайте библиотеката с документи, като актуализирате имената на папките и качвате ресурси.

• Споразумения за услуги – Съдържа списък с предварително създаване, който помага за проследяването на състоянието на споразуменията за услуги и предоставя общ преглед на подробностите за договора. Персонализиране на този списък чрез редактиране на шаблона за списък. 

• Отчети на служебен списък – Разполага с предварително конфигуриран списък по избор, който да ви помогне да организирате своите служебни декларации в изглед на табло. Персонализиране на този списък чрез редактиране на шаблона за списък. 

Персонализиране на облика и навигацията в сайта

Преди да споделите вашия сайт с други хора, поставете довършителните работи на вашия сайт, като се уверите, че потребителите могат да намират сайта, да се придвижват лесно през връзките и страниците и да имат бърз достъп до съдържанието на сайта.

• Редактирайте библиотеките с документи, като актуализирате имената на папките и качвате ресурси.

• Редактиране и персонализиране на навигацията в сайта.

• Променете облика на вашия сайт, като персонализирате темата, емблемата, оформленията на горните колонтитули и облика на вашия сайт.

• Добавяне или премахване на страници към този сайт или навигацията в сайта , за да се побере съществуващото съдържание.

• Изберете да свържете този сайт със сайт концентратор във вашата организация или да добавите този сайт към съществуваща навигация в сайта концентратор , ако е необходимо.

Споделете своя сайт с други хора, след като сте персонализирали сайта, прегледали сте го и сте публикували последната чернова. 

1. Изберете Настройки и след това Разрешения за сайта.

   

2. Изберете Добавяне на членове и след това изберете Добавяне на членове към група.

   

3. Изберете Добавяне на членове , след което въведете имената на всички потребители, на които искате да дадете пълен достъп до съдържанието на екипния сайт, споделените ресурси, като напр. календара на екипа на Outlook, и правата за редактиране на сайта. 

4. Изберете Запиши, когато приключите с добавянето на членове и задаването на разрешения.

Научете повече за управлението на настройките на екипния сайт, информацията за сайта и разрешенията.

След като създадете и стартирате своя сайт, следващата важна фаза е поддържането на съдържанието на сайта. Уверете се, че имате план да поддържате съдържанието и уеб частите актуализирани. 

Най-добри практики за поддръжка на сайта:

• Планиране на поддръжка на сайта – Установете график за преглед на съдържанието на сайта толкова често, колкото е необходимо, за да сте сигурни, че съдържанието все още е точно и подходящо.

• Редовно публикувайте новини – разпространявайте най-новите съобщения, информация и състояние в цялата организация.  Научете как да добавите публикация "Новини" в екипен сайт или сайт за комуникации и да покажете на другите хора, които ще публикуват съобщения, как могат да използват новините на SharePoint.

• Проверете връзките и уеб частите – поддържайте връзките и уеб частите актуализирани, за да сте сигурни, че използвате пълната стойност на вашия сайт.

• Използване на анализи за подобряване на ангажираността – преглед на използването на сайтове с помощта на вградения отчет с данни за използванетоза получаване на информация за популярно съдържание, посещения на сайтове и др.

• Периодично преглеждайте настройките на сайта – след като сте създали сайт в SharePoint, можете да правите промени в настройките, информацията за сайта и разрешенията за сайта.