جدولة اجتماع أو حدث في Outlook

جدولة اجتماع

1. إنشاء طلب اجتماع بإحدى الطرق التالية:

   • من علبة الوارد، حدد عناصر جديدة > اجتماع أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + Shift + Q.

   • من التقويم، حدد اجتماع جديد أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + Shift + Q.

   • من رسالة بريد إلكتروني في علبة الوارد، حدد الزر رد مع اجتماع.

     

2. إضافة الحضور بإحدى الطريقتين:

   • أضف الحضور إلى سطر إلى الخاص بطلب الاجتماع وانتقل إلى الخطوة 4.

   • إذا كنت تستخدم حسابMicrosoft 365 أو Exchange، فاستخدم مساعد الجدولة لمشاهدة جداول الحضور.

3. في مساعد الجدولة، انقر فوق المربع الموجود أسفل اسمك واكتب اسم أحد الحضور أو عنوان بريده الإلكتروني أو انقر فوق زر إضافة حضور لإظهار دفتر العناوين لديك.

   حدد الأيقونة الموجودة بجانب اسم الحضور في مساعد الجدولة لوضع علامة على حضور معين كحاضر مطلوب أو حضور اختياري أو مورد. عندما تبدأ في كتابة اسم أحد الحضور، سيوفر Outlook لك اقتراحات استناداً إلى الأشخاص الذين اجتمعت معهم أو أرسلت رسالة بريد إلكتروني إليهم مؤخراً. اختر اسما من القائمة لإضافته كحاضر.

4. أضف وقت بدء الاجتماع والانتهاء منه وموقعه وموضوعه.

   في Outlook 2016 (أو الأحدث) وOutlook for Microsoft 365 ، يمكنك البدء في كتابة اسم موقع، على سبيل المثال، Fourth Coffee Shop أو غرفة المؤتمرات 23، وسيبحث Outlook عن تطابقات الموقع. حدد أحد الاقتراحات لاختيار ذلك الموقع أو استمر في الكتابة لإدخال موقع آخر.

   تلميح: إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange أو حساب البريد الإلكتروني لـ Microsoft 365، فانقر فوقمساعد الجدولة ثم انقر فوق الباحث عن الغرفة للتحقق من حالة التوفر وحجز الغرف. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على استخدم مساعد الجدولة والباحث عن الغرفة للاجتماعات في Outlook.

5. لإرفاق ملف بطلب اجتماع، في قائمة إدراج ، حدد إرفاق ملف ثم اختر الملف الذي تريد إضافته.

6. إذا كنت لا تريد جعل هذا الاجتماع اجتماعا متكررا، فحدد إرسال. فيما عدا ذلك، اطلع على تحويل اجتماع إلى اجتماع متكرر.

تحويل اجتماع إلى اجتماع متكرر

1. حدد تكرار > الاجتماع.

   ملاحظة: استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+G لجدولة الاجتماع ليتكرر بشكل منتظم.

2. اختر خيارات نمط التكرار الذي تريده، ثم حدد موافق.

   ملاحظة: عندما تضيف نمط تكرار إلى طلب اجتماع، تتغير علامة تبويب اجتماع إلى سلسلة اجتماعات.

3. لإرسال طلب الاجتماع، حدد إرسال.

إضافة شخص إلى اجتماع موجود

يمكنك إضافة حاضر آخر إلى اجتماع موجود.

إذا كنت مالك الاجتماع:

1. انقر نقرا مزدوجا لفتح الاجتماع، ثم استخدم السطر مطلوب أو اختياري أو مساعد الجدولة لإضافة شخص واحد أو أكثر إلى الاجتماع.

2. حدد إرسال تحديث وأحد الخيارات التالية:

   • إرسال المستجدات فقط إلى الحضور المضاف أو المحذوف.

   • إرسال المستجدات إلى كل الحضور.

إذا لم تكن مالك الاجتماع:

1. فافتح طلب الاجتماع. في مجموعة الاستجابة الموجودة على الشريط، حدد استجابة ثم إعادة توجيه. أضف مستلماً واحداً أو أكثر إلى طلب الاجتماع.

2. حدد إرسال. سيتلقى مالك الاجتماع إعلاماً بأنك قمت بإعادة توجيه طلب الاجتماع إلى شخص آخر. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على إعادة توجيه اجتماع.

إنهاء الاجتماعات مبكراً

إذا كنت تستخدم Outlook for Microsoft 365 ، فيمكنك أن تنهي Outlook اجتماعاتك قبل بضع دقائق. يمكن أن يساعدك ذلك على تضمين وقت التنقل بين الاجتماعات. يمكنك اختيار مدة مختلفة للاجتماعات التي تقل مدتها عن ساعة والاجتماعات التي تتخطى ساعة واحدة.

1. حدد ملف > الخيارات > التقويم > خيارات التقويم

2. حدد خانة الاختيار تقصير المواعيد والاجتماعات، ثم إما إنهاء مبكرا أو البدء متأخرا.

3. استخدم القوائم المنسدلة لتحديد عدد الدقائق للاجتماعات التي تقل عن ساعة واحدة وساعة واحدة أو أكثر، ثم حدد موافق.

جدولة اجتماع أو حدث

1. 1. من التقويم، حدد حدث جديد > الحدث.

   2. أضف عنوانا للاجتماع أو الحدث.

   3. حدد دعوة الحضور، ثم أدخل أسماء الأفراد للدعوة إلى الاجتماع أو الحدث.

      إذا كنت تستخدم حساب عمل أو مدرسة في Outlook مع Microsoft 365 أو Exchange، فاستخدم علامة التبويب مساعد الجدولة للاطلاع على جداول الحضور. 

   4. في مساعد الجدولة، حدد إضافة حاضر مطلوب أو إضافة حاضر اختياري، وابدأ في كتابة اسم أحد الحضور أو عنوان بريده الإلكتروني. عندما تبدأ في كتابة اسم أحد الحضور، سيوفر Outlook لك اقتراحات استناداً إلى الأشخاص الذين اجتمعت معهم أو أرسلت رسالة بريد إلكتروني إليهم مؤخراً. اختر اسما من القائمة لإضافته كحاضر.

   5. حدد فتحة زمنية مقترحة، أو أدخل تاريخا وأوقات بدء وانتهاء يدويا في علامة التبويب الحدث.

   6. أدخل موقع اجتماع، وقم بتمرير تبديل اجتماع Teams لليسار أو لليمين حسب الاقتضاء.

      تلميح: استنادا إلى حسابك، قد يكون لديك خيار تحديد إضافة غرفة أو البحث عن غرفة أو موقع لاجتماعك.

   7. إذا كنت لا تريد جعل هذا الاجتماع متكررا، فحدد إرسال لتسليم الدعوة. وإلا، راجع القسم التالي جدولة اجتماع متكرر.

   جدولة اجتماع متكرر

   1. اتبع الخطوات من 1 إلى 6 في القسم السابق، وجدولة اجتماع وإضافة الحضور.

   2. حدد جعل التكرار متكررا، وفي النافذة تكرار ، اختر الفاصل الزمني للتكرار الذي تريده للحدث. حدد حفظ.

   3. حدد إرسال لتسليم الدعوة.

جدولة اجتماع ودعوة الحضور

1. من التقويم Outlook.com، حدد حدث جديد.

2. أضف عنوانا للاجتماع أو الحدث.

3. حدد دعوة الحضور وأدخل أسماء الأفراد للدعوة إلى الاجتماع أو الحدث. عندما تبدأ بكتابة اسم أحد الحضور، سيوفر Outlook اقتراحات لك استنادا إلى الأشخاص الذين قابلتهم أو أرسلت لهم بريدا إلكترونيا مؤخرا. اختر اسما من القائمة لإضافته كحاضر.

4. حدد فتحة زمنية مقترحة، أو أدخل تاريخا وأوقات بدء وانتهاء يدويا.

5. أدخل موقع اجتماع، وقم بتمرير تبديل اجتماع Skype (أو اجتماع Teams) لليسار أو لليمين حسب الاقتضاء:

   

6. حدد إرسال لتسليم الدعوة.

جدولة اجتماع أو حدث متكرر

1. من التقويم، حدد حدث جديد، وأضف عنوانا للاجتماع أو الحدث.

2. إذا كنت بحاجة إلى دعوة الآخرين إلى هذا الحدث أو الاجتماع، فحدد دعوة الحضور، ثم أدخل أسماء الأفراد للدعوة إلى الاجتماع.

3. حدد فترة زمنية مقترحة للاجتماع، أو أدخل تاريخا وأوقات بدء وانتهاء يدويا.

4. حدد عدم تكرار القائمة المنسدلة، ثم اختر الفاصل الزمني للتكرار الذي تريده للحدث.

5. أدخل موقع اجتماع، وقم بتمرير تبديل اجتماع Skype (أو اجتماع Teams) لليسار أو لليمين حسب الاقتضاء:

   

6. حدد إرسال لتسليم الدعوة.