Microsoft Viva Insights 中的共用會議計劃可協助您提升與同事的健康會議習慣。 透過共用會議計劃,您可以自動化下列設定,以促進研究支援的會議最佳做法: 

  • 會議持續時間 - 讓人員在活動之間休息一下,方法是提早幾分鐘開始會議或結束會議。

  • Teams 連結 - 將 Microsoft Teams 會議連結包含至所有會議,讓人員可以遠程參加。

  • 意見反應 – 傳送會議有效性問卷,瞭解會議的運作方式。  

只要貴組織有進階版 Viva Insights 訂閱,您就可以建立並共用會議方案。 在本節中,我們說明如何建立計劃並與同事共用。 

建立及共用會議計劃 

  1. 流覽至 Teams 或網頁版 Viva Insights 應用程式中的 [常 ] 索引標籤。

  2. 在 [建議您] 區段中,尋找 [促進健康會議規範 ] 卡片,然後選 取 [開始使用] 共用會議計劃設定視窗的螢幕快照。

建立會議規範

縮短會議時間 

  • 您可以選擇要讓活動自動延遲或提早結束,自動縮短所有會議的持續時間。  

  • 若要這麼做,請為少於一小時的會議及一小時或更長的會議設定預設的分鐘數。

新增 Teams 會議連結

  • 在 Microsoft Teams 中自動包含在線會議的Microsoft Teams 會議連結。 

取得意見反應

  • 啟動參與者的會議有效性問卷。 

邀請參與者加入您的計劃

  1. 在 [收件者] 欄位中輸入名稱。 當您完成新增收件者後,請傳送邀請給他們以加入您的計劃。

  2. 選取 [確認傳送]。

  3. 如果您有一或多個人員向您報告,Viva Insights 會自動填入您的小組成員。 您可以視需要新增或移除人員。

  4. 收到您的邀請之後,收件者可以接受或拒絕邀請。

凡是能夠存取 Viva Insights 應用程式的人,都可以加入並參與共用會議計劃。 如果您沒有進階版 Viva Insights 訂閱,Viva Insights 不會顯示任何要求會議意見反應的設定。

加入共用會議計劃

  1. 如果有人邀請您加入共用的會議計劃,您會在Teams中收到邀請。 如果您想要加入計劃,並喜歡召集人設定的設定,請選取 [加入]。 如果您想要在加入之前先編輯會議的設定,請選取 [編輯]

  2. 如果您已經是共用會議計劃的一部分,Viva Insights 會套用您剛受邀加入之計劃的設定,然後摘要說明您計劃變更底下的變更。

  3.  選取 [加入 ] 以加入計劃。

  4. 如果您想要在加入之前進行變更,請選取 [編輯]

當您以召集人或參與者的身分加入共用會議計劃後,您會在共用會議計劃卡片的 [常用] 索引標籤上看到該資訊。

編輯共用會議計劃

任何參與計劃的人員都可以對其個人設定進行變更。

  1. 選取 [共享會議計劃] 卡片上的 [編輯],該卡片會帶您前往 [設定] 頁面。 測試

  2. 若要變更是否要傳送會議的意見反應問卷,請切換 [取得會議的意見反應] 底下的開關。 (Premium Viva Insights 訂閱必要。)

  3. 若要啟動或停止自動縮短會議,請切換 [縮短會議] 底下的開關。 如果您要開啟此功能,請使用下拉功能表來設定您想要提早結束會議或延遲開始會議。

  4. 若要新增或停止將Teams連結新增至會議,請切換 [新增Teams會議]底下的開關。 測試

附註: 您在這裡所做的變更僅適用於您的設定,不會變更任何其他計劃參與者的設定。 如果您組織計劃,並想要進行適用於所有人的變更,您必須離開計劃、建立新計劃,然後重新邀請參與者。

離開共用會議方案

  1. 從 [生產力] 索引標籤編輯計劃,或移至 [設定] 頁面,然後選取 [有效 會議]。

  2. 在您的共用會議計劃中,選取 [離開計劃]

  3. 選取 [離開計劃] 後,決定是否要保留計劃中的下列會議相關設定:

  • 自動縮短所有會議的持續時間

  • 自動包含 Microsoft Teams 會議連結

  • 取得會議參與者的意見反應

4. 選取 [確認]。 

深入了解

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