個人深入解析隱私權指南

重要原則

身為 Viva Insights 使用者，只有您可以看到自己的數據。
您的數據會儲存在 Exchange Online 信箱中並進行計算。
您可以隨時加入並退出。
Viva Insights 中的個人深入解析顯示同事的個人標識資訊，除了您在 Outlook 和 Teams 中已經可以看到的資訊之外。

數據隱私權重點

Viva Insights 中的個人深入解析並非設計來啟用評估、追蹤、自動化決策、分析或監視。 Viva Insights 透過 Microsoft Teams 和網頁版的 Viva Insights 應用程式、Insights Outlook 載入宏、Viva 摘要電子郵件、簡報電子郵件和 Outlook 內嵌建議，為您提供個人見解。 Viva Insights 中的個人深入解析沒有可讓您以外的任何人存取透過這些表面顯示的個人化資訊的機制或選項，除非您有目的地和獨立共享資訊。 Viva Insights 提供的個人深入解析數據無法用於自動化決策或分析。
Viva Insights 中的個人深入解析不會讓員工存取其他同事的可識別個人資訊。 Viva Insights 只要在工作日左右進行計算，就能將數據轉換成個人深入解析。您從 Viva Insights 的個人深入解析中看到的大部分數據，只是您已擁有存取權的信息匯總，但如果沒有一些支援，您將無法快速執行計算。
Viva Insights 數據的個人深入解析會經過處理並儲存在員工 Exchange Online 信箱中。 Viva Insights 處理來自這些來源的數據以獲得個人見解：Exchange Online 電子郵件和行事曆數據、來自商務用 Skype 和 Teams 的聊天和通話訊號。 Viva Insights 在每位員工的 Exchange Online 信箱中儲存和處理此數據。
Viva Insights 中的個人深入解析支援一般數據保護規定 (GDPR) 合規性。 Microsoft 在 Viva Insights 中設計個人深入解析，以支援貴組織遵循 GDPR 需求的需求。

重要: 本文討論簡報電子郵件。我們已暫停傳送簡報電子郵件，以進行一些改進。您仍然可以存取 Viva Insights Teams 和網頁版中的 Outlook 載入宏或 Viva Insights 應用程式，以取得重要功能，直到此服務恢復為止。如需有關此變更的詳細資訊，請參閱簡報暫停。

重要: 本文也會討論摘要電子郵件。從 2024 年 3 月底開始，我們將暫停 [摘要] 電子郵件，通常每個月傳送兩次。摘要電子郵件中的所有內容仍可在 Teams 或網頁版 Viva Insights 應用程式中使用。您可以順暢地繼續探索和分析您的資料深入解析。若要深入瞭解此變更，請參閱摘要電子郵件暫停。

哪裡可以查看個人深入解析

Viva Insights 中的個人深入解析：

Teams 和網頁版 Viva Insights 應用程式中的隱私權

在 Microsoft Viva Insights 應用程式中處理數據時，Microsoft 會保護員工隱私權並完全遵守當地法規，例如一般數據保護規定 (GDPR) 。 Viva Insights 以下列方式保護隱私權：

個人和私人 – 深入解析中的內容是個人的、私人的，僅供您使用。貴組織中沒有人可以存取。
每個人的數據都會保持為私人數據，Viva Insights 不包含任何與貴組織中任何其他人員有關的新個人標識資訊。深入解析和動作是根據您和貴組織所產生的資訊，只要開始一般工作日即可。您的深入解析是以您已有權存取的資訊為基礎，但沒有說明就無法快速匯總。
信箱安全性 – Viva Insights 使用 Exchange Online 電子郵件和行事曆數據和處理程式，並將任何深入解析或動作儲存在 Exchange Online 信箱中，因此 Exchange 內建和強制執行數據安全性。
GDPR 相容 – Microsoft 在應用程式中提供深入解析和動作時，會遵守 GDPR。

運作方式

Microsoft Viva Insights 應用程式中的個人深入解析和動作是根據您的 Exchange Online 信箱數據，例如電子郵件和行事曆數據。深入解析是衍生自您在 Exchange Online 信箱中已提供的數據。例如，如果您想要判斷您對於其他人的承諾，您可以手動檢查信箱中的每封電子郵件。 Viva Insights 應用程式只會讓您從這個冗長的程式中省下。

數據類型

Viva Insights 提供下列數據類型的個人深入解析。

信箱數據 - Email、行事曆、聊天和您使用 Microsoft 365 產生的通話活動，例如您在傳送給特定人員或群組的會議或電子郵件中花費的時間。
增量數據 - 否則您無法使用但以專門用來保護個人隱私權的匯總表單呈現的數據。

信箱數據

信箱數據代表您只要處理工作就能存取的資訊，例如傳送電子郵件、安排會議，或與同事聊天。 Viva Insights 處理及顯示資訊的方式，使其可採取動作。

例如，Viva Insights 提供檢視，可讓您快速瞭解每天花費在會議和電子郵件的時間、與誰共同作業最多、與誰失去聯繫，以及您對哪些人做出承諾和要求。

您可以對這項資訊採取動作。舉例來說，您可能會認為花費太多時間在會議中，並採用個人化的目標來召開更有效率的會議。

個人深入解析是衍生自下列位置已提供給您的資料：

您的 Exchange Online 信箱
您在 OneDrive 和 SharePoint 文件中的活動
您在 Teams 和商務用 Skype 中的聊天和通話記錄

Viva Insights 只套用一些基本計算和規則，讓此數據更可行。信箱數據會直接儲存在 Exchange Online 信箱中。

例如，如果您想要判斷哪些同事在過去一周內傳送最多電子郵件給您，您可以在技術上這麼做，而不需要 Viva Insights 手動計算來自收件匣中同事的電子郵件。同樣地，您可以使用信箱中現成的時間戳資訊，判斷同事對您所傳送之電子郵件的平均響應時間。 Viva Insights 可讓您不必執行這些冗長的計算。

遞增數據

在少數情況下，Viva Insights 中的個人深入解析會為您提供其他人的去除身分識別資訊，以供其他人使用，例如 Email 讀率。

Email 讀取率

Viva Insights 會追蹤在 Outlook 載入宏) 中開啟電子郵件訊息 (的收件者百分比，這些電子郵件是傳送給五位或五位以上人員。

為了保留隱私權，Viva Insights 不會追蹤傳送給少於五個人之郵件的讀取率。 Viva Insights 也不會顯示「0%」或「100%」的讀取率，因為這可讓使用者對個別同事的動作做出明確的結論。在這些情況下，讀取率反而會顯示為包含閾值的範圍，該值取決於電子郵件收件者的數量。

此計量是根據 Exchange Online 中的「已讀取」標幟來計算。對某些人而言，當您在 Outlook 預覽窗格中開啟郵件時，郵件會標示為「已讀取」。對其他人而言，您可能需要按兩下以開啟郵件，將郵件標示為「已讀取」。

您可以在 Outlook 設定中控制此設定。若要在寄件人的信箱中顯示這些訊號，系統會在 Microsoft 365 環境中複製「已讀取」標幟，然後傳送到寄件者的信箱。

GDPR 合規性

如同完整 Microsoft 365 套件的情況一樣，Viva Insights 協助支援符合 GDPR 需求。例如，Viva Insights 支援下列專案：

保護及保護使用者的個人資料 – 深入解析需要 Exchange Online 授權，而且所有數據都會儲存在員工 Exchange Online 信箱中。計算的計量，例如工作，會附加到信箱。因此，Viva Insights 應用程式也因 Exchange Online 符合義務而符合此義務：
- Microsoft 不會在 Exchange Online 中挖掘客戶數據以顯示廣告。
- Microsoft 不會主動向執法機關揭露 Exchange Online 客戶數據。
- 如 ISO 27001 和 27018 中所述，Microsoft 將符合與加密 Exchange Online 數據和實作控制相關的所有需求，以降低安全性風險並協助確保業務持續性。
如果偵測到違規，請通知使用者 – Microsoft 會在 Microsoft 發現 Microsoft 365 事件回應標準操作程式違反的 72 小時內通知客戶隱私權聯繫人。
尊重使用者要求 (DSR) 匯出、刪除或限制個人資料的處理 – Microsoft 支援使用者要求，例如匯出或刪除數據的要求。

如需詳細資訊，請參閱GDPR合規性。