使用 Office 系列产品时，应使用 Excel 还是应使用 Access 来管理表格数据？ 一篇配套文章 《使用 Access 或 Excel 管理你的数据》讨论了每种产品的优势以及它们为表带来了什么。 但是，为什么在一个或另一个之间进行选择呢？ 如果将数据存储在 Access 中，并从 Excel 连接到它，则可以获得这两者的优势。 以下是结合使用 Excel 和 Access 的十个原因。
尽管 Excel 不是数据库，但它也广泛用于存储数据，并且通常用于解决简单的数据库问题。 但是，Excel 是平面文件数据库，而不是关系数据库。 当简单表需要演变为多个相关数据表时，Access 是信息工作者快速创建数据库应用程序的首选。 访问一直是一个很好的“数据登陆平台”，用于收集和整合整个企业的不同数据，其中大部分数据都位于 Excel 工作簿中。 数据进入 Access 后，可以添加更多表并联接它们、创建查询 (或数据) 视图、构建数据并定义数据类型以帮助确保数据完整性、在多个用户之间共享和更新数据，以及创建功能强大的报表和表单。
与 Excel 的简单电子表格布局不同，Access 以不同的方式组织了几个相互关联的对象，这些对象最初看起来可能令人生畏。 但你不必是专家来使用 Access。 Access 是为所有类型的用户设计的，你只能根据需要使用它。
剥离 一次访问一个层。
1. 通过三种方式使用 Access：临时用户、Power 用户或开发人员。
2. 表、查询、窗体和报表相互构建，构成了数据库应用程序的核心。
3. 偶尔用户具有向导、属性生成器、Office Fluent 用户界面和类似 Excel 的功能，以便快速完成工作。
4. Power 用户具有宏、属性窗格、表达式和数据库设计工具，用于深入了解并执行更多操作。
5. 开发人员可以使用模块和开发 VBA 代码来创建自定义数据库解决方案和部署运行时应用程序。
入门的一个好方法是将数据从 Excel 复制到 Access。 可以创建 Access 表并将其显示在数据表视图中，这与 Excel 工作表非常相似。 可以直接在数据表视图中执行常见的表创建任务，例如定义数据类型、字段名称或新字段。 例如，如果在空白字段中输入日期，Access 将设置该字段的日期/时间数据类型。 如果输入文本（如名称），Access 会将文本数据类型应用于字段。 如果要移动字段，只需单击并拖动它。
从 Excel 复制数据并将其粘贴到 Access 中时，甚至不需要先创建表，也不需要在数据表视图中打开表。 Access 会自动询问数据是否具有标头，正确猜测使用正确的数据类型，并创建 Access 表。 这再简单不过了。
有关详细信息，请参阅 打开空白数据表。
获取 Excel 和 Access 优势的最简单方法之一是将 Excel 工作表链接到 Access 表。 在计划将数据保留在 Excel 中时，请使用 Access 链接，但也定期利用许多 Access 功能中的一些功能，例如报告和查询。 你可以从 Access 链接数据，而不是从 Excel 链接数据。
Access 支持两种完全不同的数据库表创建方式。 用户可以创建新的本机表以将数据存储在 Access 数据库中，也可以创建指向 Access 数据库外部现有数据的链接。 链接表中的数据以多种方式显示和行为，就像本机表一样。 链接表管理器向导可帮助你跟踪、查找和更新 Excel 工作表或其他数据源（如果它移动且链接断开）。
当您链接到 Excel 工作表或命名区域时，Access 会创建一个链接到 Excel 数据的新表。 如果要添加、编辑或删除数据，请在 Excel 中进行更改，并在 Access 表中刷新 (或重新查询) 数据。 但是，不能在 Access 中编辑表的内容。 将数据链接到 Excel 后，可以在 Access 中创建报表、查询和只读窗体。
有关详细信息，请参阅 导入或链接到 Excel 工作簿中的数据。
如果决定切断数据线，可以通过将数据导入 Access，将数据移动到 Excel。 请注意，“ 导入 ”一词在 Excel 和 Access 之间具有两种不同的含义。 在 Excel 中，导入 (或连接) 时，可以与可刷新的数据建立永久连接。 在 Access 中，导入时，会将数据引入 Access 一次，但没有永久的数据连接。 导入数据时，Access 会将数据存储在新的或现有的表中，而无需在 Excel 中更改数据。 在 Access 中，可以通过一个操作导入 Excel 工作簿中的任何或所有工作表。
导入向导将引导你完成导入步骤，并帮助你做出有关是否更改数据类型和添加标头的重要决策。 如果在导入数据时遇到错误，Access 会发出警报，并将错误保存在表中，以便快速查找和更正错误。 例如，可能有一个字母数字邮政编码深埋在你认为全是数字的列中，或者检测到主键字段的重复 ID。 可以在 Excel 工作簿中进行更改并重新导入数据，或在新的 Access 表中进行更改。 完成操作后，可以保存所用的步骤，甚至可以创建 Outlook 任务来提醒你何时定期执行导入操作。
导入数据后，它现在是 Access 的本机数据，可以使用数据表和窗体添加、编辑和删除数据。 导入数据后，可以决定是否从 Excel 中删除数据。 通常最好只有一个位置来更新数据。
注意: 将数据从 Excel 导入 Access 不会导入公式，而只会导入这些公式的结果。
有关详细信息，请参阅：
还可以将 Access 数据重新连接到 Excel。 为此，请在 Excel 中创建通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中的 Access 数据库的连接，并从表或查询中检索所有数据。 连接到数据后，还可以在使用新信息更新数据库时自动刷新 (或更新) 原始 Access 数据库中的 Excel 工作簿。
有关详细信息，请参阅：
数据进入 Access 后，可以利用报表创建和自定义工具的精彩数组。 想要创建只需单击几下鼠标的报表？ 使用报表向导。 想要使用实时数据实时设计和修改报表布局，移动和调整数据块的大小，添加和删除字段，并在生成报表时立即看到更改？ 使用“布局”视图。 想要与报表交互以搜索、筛选和排序实时数据？ 使用“报表”视图。 想要自行添加命令按钮、页码、图片、超链接和专业样式？ 使用功能区“设计”选项卡上的“控件”和“布局”组中的许多控件向导和库。 通过使用 Access，可以轻松创建简单的报表、分组和摘要报表、邮件标签、图形报表和子报表。
创建报表后，使用 Access 以电子方式分发报表。 例如，可以使用电子邮件发送报表，或者将报表保存为不同的格式（如 Access 快照或 PDF 文件），以将其添加到网页或 SharePoint 网站。
有关详细信息，请参阅：
数据进入 Access 后，可以利用许多表单创建和自定义工具。 想要创建只需单击几下鼠标的窗体？ 使用窗体向导。 想要使用实时数据实时设计和修改表单布局，移动和调整数据块的大小，添加和删除字段，并在生成数据时立即看到更改？ 使用“布局”视图。 想要自行添加命令按钮、列表框、组合框、选项组、图片、输入掩码、图表、超链接和专业样式？ 使用功能区“设计”选项卡上的“控件”和“布局”组中的许多控件向导和库。 通过使用 Access，可以轻松创建简单窗体、选项卡式窗体、连续窗体、弹出窗体、模式对话框和子窗体。
在 Access 中，可以轻松创建拆分窗体，该窗体显示同步的数据表和窗体视图，以便充分利用两者。 创建精美的表单后，可以使用表单底部的标准导航按钮和搜索框，轻松滚动、筛选甚至搜索表单后面的数据。
有关详细信息，请参阅：
无论使用哪种产品，您都筛选数据以处理数据子集，并按所需方式对数据进行排序。 在 Access 中，Excel 用户可以在数据表视图中筛选和排序数据，而无需重新学习全新的用户界面。 无论使用的是文本、数字、日期还是空白，图标、命令菜单、命令、条件和对话框都非常相似。 甚至可以保存筛选器和排序以及数据表视图。
可以在 Access 中创建查询，甚至不知道 SQL 代表什么。 四个查询向导可帮助你创建简单查询、查找重复项、查找不匹配的记录以及创建交叉表查询。 甚至无需创建查询;只需按所需方式对数据进行筛选和排序，并使用数据表保存数据。
有关详细信息，请参阅：
现在，你的家庭已经成长，你的假日卡列表突然变得更大，你需要跟踪更多的生日和周年纪念日。 这不是问题。 可以使用 Access 表或查询作为邮件合并数据源，并使用 Word 邮件合并向导为信件、卡片、电子邮件和信封创建邮件合并操作。 如果只需要创建邮件标签，请使用 Access 中的“标签向导”从创建的报表创建和打印标签。 甚至可以自动添加对应于每个客户地址的条形码。
有关详细信息，请参阅：
Access 和 Excel 都提供用于连接到 SharePoint 列表中的数据的命令。 Excel 提供与链接 SharePoint 列表的只读 (单向) 连接;而 Access 允许在链接的 SharePoint 列表中读取和写入 (双向) 数据。 Access 和 SharePoint 列表非常协同工作。 Access 和 SharePoint 数据类型（如格式文本）仅追加 (，以支持跟踪备忘录字段中的修订历史记录，) 、附件、自动编号、查找和多值字段），因此可以顺利集成，并且很少出现数据不一致（如果有的话）。
将 SharePoint 列表数据链接到 Access 数据库后，您甚至可以在本地 Access 数据库中将 SharePoint 列表数据脱机，在本地处理数据，然后重新连接到 SharePoint 网站以上传任何更改。 其他用户所做的任何冲突数据更改将由冲突解决向导处理。 在 Access 中创建的窗体和报表基于相同的数据，但链接到 SharePoint 列表。
Excel 与 SharePoint Server 提供以下集成点。
1. 将 Excel 工作表数据一次导入 SharePoint 列表，或者将 Excel 工作表数据导出到 SharePoint 列表，创建一个永久的单向数据连接。
2. 使用该永久的单向数据连接从 SharePoint 列表刷新 Excel 工作表中的数据。
3. 在 Excel Services 中发布 Excel 工作簿，并在 Web 部件页上使用 Excel Web Access Web 部件显示数据并与之交互。
4. 导入 (从 OLAP 服务器、SQL Server 和 Access 数据库以及平面文件将) 数据连接到 Excel 工作簿中。
Access 与 SharePoint Server 提供以下集成点。
1. 在 Access 视图和 SharePoint 列表之间一次性导入或导出数据。
2. 通过创建永久双向连接，在 Access 表和 SharePoint 列表之间链接数据。 (更新的列表数据可以在 Access 表中看到;更新的 Access 表数据可在 list 中查看。)
3. 使列表数据脱机，在 Access 中更新，使数据再次联机，同步更新并解决冲突。
4. 在 Access 数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。
有关详细信息，请参阅：
无需编写一行 VBA 代码，即可创建非常复杂的桌面数据库应用程序。 每个 Access 对象都有一组广泛的属性和事件，这些属性和事件可从属性表轻松访问，以帮助自定义解决方案。 每个对象都有详细的设计器，可显示所有可用的功能。 Office Online 上提供了其他数据库模板。 字段和表模板可帮助你快速创建和自定义新表。 可以使用内置的数据库设计工具从头开始设计新数据库。
访问宏使用无需编写任何 VBA 代码的声明性环境，因此你无需成为开发人员。 每个宏操作执行一项任务，例如打开窗体、运行查询、查找记录或显示消息。 可以在报表、窗体或控件的任何事件中嵌入宏。 大多数宏都有参数，你可以向它们添加条件逻辑，使它们能够执行所需的操作。 甚至可以定义变量并执行错误检查，再次无需编写 VBA 代码。
设计原型并由 IT 部门运行。 在团队需要解决方案时尽快创建解决方案，并与赤裸裸的员工一起完成。 跟踪为公司方销售的票证，跟踪制造材料的保质期，或打印零件的验收标签。 跟踪团队项目中的任务、问题和可交付结果。 创建销售管道数据库，以监视一小群销售专业人员中的潜在销售。
