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可在 Access 中创建从简单到复杂的各种不同报表。 首先需考虑报表的记录源。 无论报表是简单的记录列表还是按地区分组的销售汇总,都必须先确定哪些字段包含要在报表中显示的数据,以及它们所在的表或查询。

选择记录源后,通常会发现创建报表最简单的方法是使用“报表向导”。 “报表向导”是 Access 中的一个功能,可引导用户完成一系列问题,然后根据回答生成报表。

您要做什么?

选择记录源

报表包含从表或查询中拉取的信息,以及与报表设计一起存储的信息(如标签、标题和图形)。 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。 如果要包含的字段均位于单个表中,请使用该表作为记录源。 如果字段位于多个表中,则需使用一个或多个查询作为记录源。 这些查询可能已存在于数据库中,或者可能需要专门创建新的查询来满足报表需求。

使用“报表”工具创建报表

“报表”工具提供创建报表的最快方法,因为它会立即生成报表​​,而不提示用户提供信息。 该报表显示基础表或查询中的所有字段。 “报表”工具可能无法创建最终希望的无暇报表,但它是快速查看基础数据的极有效方法。 随后,可保存报表并在“布局”视图或“设计”视图中进行修改,以便更好地满足自己的需求。

  1. 在“导航窗格”中,单击要作为报表基础的表或查询。

  2. 在“创建”选项卡上的“报表”组中,单击“报表”。

    Access 生成报表并将其显示在“布局”视图中。

  3. 若要深入了解如何查看和打印报表,请参阅查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表部分。

查看报表后,可将其保存,然后关闭该报表和用作记录源的基础表或查询。 下次打开报表时,Access 将显示记录源中的最新数据。

使用“报表向导”创建报表

可使用“报表向导”更细致地选择报表上要显示的字段。 如果事先已指定表和查询之间的关系,则还可指定数据的分组和排序方式,并可使用来自多个表或查询的字段。

  • 在“创建”选项卡上的“报表”组中,单击“报表向导”。

  • 按照“报表向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上,单击“完成”。

    预览报表时,可看到报表以打印形式显示。 还可增加缩放比例,放大细节。 若要深入了解如何查看和打印报表,请参阅查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表部分。

注意: 如果希望报表包含多个表和查询中的字段,在“报表向导”的第一页上选择第一个表或查询中的字段后,请不要单击“下一步”或“完成”。 而是重复这些步骤,选择一个表或查询,再单击要包括在报表中的任何其他字段。 然后单击“下一步”或“完成”继续操作。

使用“标签向导”创建标签

使用“标签向导”轻松创建各种标准尺寸的标签。

  1. 在“导航窗格”中,双击打开将作为标签记录源的表或查询。

  2. 在“创建”选项卡上的“报表”组中,单击“标签”。

  3. 按照“标签向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上,单击“完成”。

Access 在“打印预览”中显示标签,以便查看其打印时的外观。 可使用 Access 状态栏上的滑块控件放大细节。 若要深入了解如何查看和打印报表,请参阅查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表部分。

注意: “打印预览”是唯一可用于查看多个列的视图,其他视图均以单列显示数据。

使用“空报表”工具创建报表

如果不想使用“报表”工具或“报表向导”,则可使用“空报表”工具从头开始生成报表。 这种方法可快速生成报表,尤其适用于计划仅在报表中包含几个字段的情况。 以下步骤介绍如何使用“空报表”工具:

  • 在“创建”选项卡上的“报表”组中,单击“空报表”。

    “布局”视图中随即显示一个空报表,Access 窗口右侧显示“字段列表”窗格。

  • 在“字段列表”窗格,单击要在报表上显示的字段所在的一个或多个表旁边的加号。

  • 一次一个地将每个字段拖动到报表上,或者按住 Ctrl 并选择多个字段,然后将其同时拖动到报表上。

  • 使用“报表设计”选项卡上的“页眉/页脚”组中的工具向报表添加徽标、标题、页码或日期和时间。

了解报表节

在 Access 中,报表的设计划分为多个节。 可在“设计”视图中查看报表,了解各节。 若要创建有用的报表,需了解每节的工作原理。 例如,选择放置计算控件的节决定 Access 计算结果的方式。 以下列表总结了节类型及其用法:

  • 报表标头     此部分仅在报表开头打印一次。 报表页眉用于显示一般出现在封面上的信息,如徽标、标题或日期。 在报表标头中放置使用 Sum 聚合函数的计算控件时,计算的总和针对整个报表。 报表页眉位于页面页眉之前。

  • 页面页眉     此部分打印在每个页面的顶部。 例如,使用页眉在每个页面上重复报表标题。

  • 组标头     此部分在每组新记录的开头打印。 使用组页眉可显示组名。 例如,在按产品分组的报表中,使用组页眉可以显示产品名称。 在组标头中放置使用 Sum 聚合函数的计算控件时,求和是当前组的总和。

  • 主体     此部分针对记录源中的每一行打印一次。 此位置用于放置组成报表主体的控件。

  • 组页脚     此部分打印在每组记录的末尾。 使用组页脚可显示组的汇总信息。

  • 页脚     此部分打印在每页的末尾。 使用页面页脚可显示页码或每页信息。

  • 报表页脚     此部分仅在报表末尾打印一次。 使用报表页脚可显示整个报表的报表总和或其他汇总信息。

    注意: 在“设计”视图中,报表页脚显示在页面页脚下方。 但打印或预览报表时,报表页脚显示在页面页脚的上方,紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。

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了解控件

控件是显示数据、执行操作以及查看和处理强化用户界面的信息(例如标签和图像)的对象。 Access 支持 3 类控件:绑定控件、未绑定控件和计算控件:

  • 绑定控件     数据源为表或查询中的字段的控件是绑定控件。 使用绑定控件显示数据库中字段的值。 值可以是文本、日期、数字、是/否值、图片或图形。 文本框是最常见的绑定控件类型。 例如,窗体上显示员工姓氏的文本框可能会从“雇员”表中的“姓氏”字段获取此信息。

  • 未绑定控件     没有数据源的控件 (字段或表达式) 是未绑定的控件。 使用未绑定的控件来显示信息、线条、矩形和图片。 例如,显示报表标题的标签是未绑定的控件。

  • 计算控件     数据源为表达式而不是字段的控件是计算控件。 通过将 表达式 定义为控件的数据源,可以指定控件中所需的值。 表达式是运算符 (的组合,例如 =+ ) 、控件名称、字段名称、返回单个值的函数和常量值。 例如,以下表达式通过将“单价”字段中的值乘以 0.75) (常量值来计算折扣为 25% 的项目的价格。

    = [单价] * 0.75

    表达式所用数据可来自报表的基础表或查询中的字段,或者报表中的控件。

创建报表时,最高效的方法可能是先添加和排列所有绑定控件,特别是在报表中大多数控件均为绑定控件的情况下。 然后,可以使用“报表设计”选项卡上“控件”组中的工具添加未绑定和计算的 控件 ,以完成 设计

通过识别控件从中获取数据的字段,将控件绑定到该字段。 通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表,可创建绑定到选定字段的控件。 “字段列表”窗格显示报表基础表或查询的字段。 若要显示“ 字段列表 ”窗格,请在“ 报表设计 ”选项卡上的“ 工具”组中,单击“ 添加现有字段”。

或者,可通过在控件本身或控件属性表的 ControlSource 值框中键入字段名,将字段绑定到控件。 属性表定义控件的特征,例如控件的名称、数据源和格式。

创建控件的最佳方式是使用“字段列表”窗格,这主要有以下两个原因:

  • 绑定控件具有附加标签,默认情况下,该标签使用字段名(或者在基础表或查询中为该字段定义的标题)作为其标题,因此用户无需自行键入标题。

  • 绑定控件继承了许多与基础表或查询中字段相同的设置(例如“格式”、“小数位置”和“输入掩码”属性)。 因此,创建绑定到字段的控件时,可确保该字段的这些属性保持不变。

如果已创建未绑定控件并希望将其绑定到某个字段,请将控件的“ControlSource”属性设置为该字段的名称。 有关“ControlSource”属性的详细信息,请搜索 "ControlSource" 帮助。

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在“布局”视图中微调报表

创建报表后,可在“布局”视图中轻松微调报表设计。 以实际报表数据为向导,可调整列宽、重新排列各列,并添加分组级别和总计。 可在报表设计上放置新字段,并设置报表及其控件的属性。

若要切换到“布局”视图,请在“导航窗格”中右键单击报表名,然后单击“布局视图”。

Access 将在“布局”视图中显示报表。

可使用属性表修改报表及其控件和节的属性。 若要显示属性表,请按 F4。

可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格,请执行下列操作之一:

  • 在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中,单击“ 添加现有字段”。 

  • 按 Alt+F8。

然后,可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。

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在“设计​​”视图中微调报表

还可在“设计”视图中微调报表设计。 若要向报表添加新的控件和字段,可将其添加到设计网格。 通过属性表,可访问大量属性,并可对这些属性进行设置以自定义报表。

若要切换到“设计”视图,请在“导航窗格”中右键单击报表名,然后单击“设计视图”。

Access 将在“设计”视图中显示报表。

可使用属性表修改报表自身及其所含控件和节的属性。 若要显示属性表,请按 F4。

可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格,请执行下列操作之一:

  • 在“ 报表设计”选项卡上的“ 工具”组中,单击“ 添加现有字段”。 

  • 按 Alt+F8。

然后,可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。

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从“字段列表”窗格添加字段

  • 若要添加单个字段,请将字段从“字段列表”窗格拖动到要在报表上显示的节。

  • 若要一次添加多个字段,请按住 Ctrl 并单击所需字段。 然后,将所选字段拖动到报表上。

将字段拖放到报表节后,Access 会为每个字段创建绑定文本框控件,并自动在每个字段旁放置一个标签控件。

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向报表添加控件

某些控件会自动创建,例如将字段从“字段列表”窗格添加到报表时会创建绑定文本框控件。 可以使用“报表设计”选项卡上“ 控件 ”组中的工具在 “设计 ”视图中创建许多其他控件。

确定工具名称

  • 将鼠标指针置于工具上。

    Access 会显示该工具的名称。

使用“控件”组中的工具创建控件

  1. 单击要添加的控件类型的工具。 例如,若要创建检查框,请单击“复选框按钮图像 工具。

  2. 在报表设计网格中,单击放置控件左上角的位置。 单击一次即可创建默认大小的控件,或单击该工具,然后在报表设计网格中拖动以创建所需大小的控件。

  3. 如果首次尝试时未能完美放置控件,可通过以下步骤移动该控件:

    1. 单击控件将其选中。

    2. 将鼠标指针置于该控件边缘,直到指针变为四向箭头 移动指针

    3. 将控件拖至所需位置。

此过程会创建一个“未绑定”控件。 如果控件是可以显示数据的类型(例如文本框或复选框),则需先在控件的“ControlSource”属性中输入字段名或表达式,然后控件才会显示任何数据。 请参阅本主题中的了解控件部分,了解详细信息。

显示属性表

若要在“设计”视图中显示属性表,请执行下列操作之一:

  • 在“ 传送设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中,单击“ 属性表”。 

  • 按 F4。

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保存工作

保存报表设计后,可根据需要随时运行该报表。 报表设计保持不变,但每次打印或查看报表时均会获取当前数据。 如需更改报表,可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。

保存报表设计

  • 单击“ 文件 ”> “保存” 或按 Ctrl + S。 

    或者,单击“快速访问工具栏”上的“保存”。

  • 如果报表未命名,请在“报表​​名称”框中键入名称,然后单击“确定”。

用新名称保存报表设计

  • 单击“ 文件 > 另存为 > 对象另存为”。

  • 在“另存为”对话框中的“报表另存为”框内键入新报表的名称,然后单击“确定”。

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查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表

保存报表设计后,即可反复使用。 报表设计保持不变,但每次查看或打印报表时均会获取当前数据。 如需更改报表,可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。

查看报表

可通过多种方式查看报表。 选择何种方法取决于想要如何使用报表及其数据:

  • 如果要在打印前对报表中的数据进行临时更改,或者要将报表中的数据复制到剪贴板,请使用“报表”视图。

  • 如果希望在查看数据时更改报表的设计,请使用“布局”视图。

  • 如果只想查看打印时报表的外观,请使用“打印预览”。

注意: 如果报表格式设置有多列,“打印预览”中只显示列布局。 “布局”视图和“报表”视图将报表显示为单个列。

在“报表”视图中查看报表

在“导航窗格​​”中双击报表时,默认使用“报表”视图显示报表。 如果报表未打开,请在“导航窗格”中双击报表,即可在“报表”视图中查看该报表。

如果报表已打开,请在“导航窗格”中右键单击报表名称,然后单击“报表视图”。

在“报表”视图中处理数据

在“报表”视图中,可选择文本并将其复制到剪贴板。 若要选择整行,请单击并拖动要选择的行旁边的边距。 随后可通过执行下列操作之一,将这些行复制到剪贴板:

  1. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”。

  2. 右键单击选中的行,然后单击“复制”。

  3. 使用键盘快捷方式 - 按 Ctrl+C。

使用筛选器可仅显示所需行

无需退出“报表”视图,即可直接将筛选器应用到报表。 例如,如果报表中有一列“国家/地区”,而你只想查看国家/地区为“加拿大”的行,请执行以下操作:

  1. 在报表中找到单词“加拿大”,然后右键单击它。

  2. 单击“等于“加拿大””。

Access 随即创建并应用筛选器。

打开和关闭筛选器

可在已筛选和未筛选显示结果之间切换,方法是在“开始”选项卡的“排序和筛选​​”组中单击“切换筛选​​”。 这只是打开和关闭筛选器,而不会将其删除。

删除筛选器

  1. 右键单击要从中删除筛选器的字段。

  2. 单击“ 从字段名称清除筛选器”。 (为 fieldname 列出实际字段。)

删除筛选器后,使用“切换筛选”命令无法将其切换回打开状态。 必须先重新创建筛选器。

注意: 如果将筛选器应用于报表,然后保存并关闭该报表,则会保存该筛选器。 但是,下次打开报表时,Access 不会应用该筛选器。 若要重新应用筛选器,请在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中,单击“切换筛选”。

使用“打印预览”预览报表

在“导航窗格”中,右键单击报表,然后在快捷菜单上单击“打印预览”。

可使用导航按钮按顺序查看报表每一页或跳转到报表中的任意页。

导航按钮

1.单击此处显示第一页。

2.单击此处显示上一页。

3.单击此处显示下一页。

4.单击此处显示最后一页。

5.在此框中键入页码,然后按 Enter 键,跳转到特定页。

在“打印预览”中,可放大查看细节,也可缩小查看数据在页面上的位置布局。 将光标放在报表上方,单击一次。 若要使缩放效果相反,则再单击一次。 此外,还可以使用 Access 状态栏上的缩放控件进一步放大或缩小。

若要关闭“打印预览”,请执行下列操作之一:

  • 在“打印预览”选项卡上,单击“关闭打印预览”。

  • 在导航窗格中右键单击报表,然后在快捷菜单上单击“ 布局视图 ”或“ 设计视图 ”。

提示: 预览报表后,可将结果导出到 Microsoft Word、Microsoft Excel 或多个其他 Office 程序。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击所需格式按钮,并按照说明进行操作。

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打印报表

可在报表处于打开状态(任何视图中皆可),甚至关闭状态时,打印报表。 打印前,请务必仔细检查页面设置,例如页边距或页面方向。 Access 将页面设置随报表一起保存,因此只需设置一次。 如果打印需求有变,可在之后再次进行设置。

更改页面设置

  1. 在“打印预览”中打开报表。 可在任何视图中更改页面设置,但“打印预览”是最佳选择,因为在此视图中可即时查看任何更改效果。

  2. 在“ 打印预览 ”选项卡上的“ 页面布局 ”和“ 页面大小 ”组中,单击“ 纵向 按钮图像 ”或“ 横向 按钮图像 ”以设置页面方向,单击 “大小 按钮图像 ”设置纸张大小,单击 “边距 按钮图像 ”以调整页边距,等等。

  3. 更改后,使用导航按钮查看多个页面,确保后续页面上未产生任何格式设置问题。

将报表发送到打印机

  1. 在任意视图中打开报表,或在“导航窗格”中选择报表。

  2. 单击“文件”>“打印”>“打印”。 

    Access 随即显示“打印”对话框。

  3. 在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。

  4. 单击“确定”。

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以电子邮件形式发送报表

可以电子邮件形式将报表发送给收件人,而不是打印纸质版本:

  1. 在“导航窗格”中,单击报表将其选中。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“电子邮件”。 

  2. 在“对象发送为”对话框的“选择输出格式”列表中,单击要使用的文件格式。

  3. 完成其余的对话框。

  4. 在电子邮件应用程序中,键入邮件详细信息,然后发送邮件。

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