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Microsoft Access 提供了多个不同的选项,用于创建包含存储在 Access 表中的数据的标签。 最简单的是使用 Access 中的标签向导创建和打印格式适合标签的报表。 标签可以包含存储在 Access 表中的数据,或者从其他源(如 Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft Outlook 联系人列表)导入或链接的数据。 可以在 Access 中创建标签作为报表,也可以将数据与 Microsoft Word 文档“合并”,然后打印Word中的标签。 本文概述了所涉及的步骤。

您要做什么?

使用 Access 创建和打印标签

在 Access 中,将标签创建为报表,该报表采用小页面大小格式化以适应所需的标签。 标签的最常见用途是用于邮寄,但任何 Access 数据都可以以标签格式打印,以实现各种目的。 对于邮件标签,报表从包含地址的表或查询中获取地址数据。 打印报表会为基础记录源中的每个地址提供单个标签。

有关链接或导入其他源 ((例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) )的数据的详细信息,请参阅导入 和导出数据简介一文。

标签向导会询问有关标签以及要在标签上显示的数据的一系列问题。 向导将创建报表,然后可以根据需要对其进行自定义。

使用 Access 中的标签向导Create标签

  1. 在导航窗格中,选择包含要在标签上显示的数据的对象。 这通常是表、链接表或查询,但也可以选择窗体或报表。

  2. 在“创建”选项卡上的“报表”组中,单击“标签”。

    Access 将启动标签向导。

    标签向导的第一页

    1. 如果知道标签的制造商和产品名称:

      • 在“ 按制造商筛选 ”框中选择制造商。

      • 在“ 想要什么标签大小?” 框中选择标签。

        否则,请尝试查找其跨列的 维度数字 值与标签匹配的产品。

        如果找不到类似的标签:    

      • 单击“ 自定义 ”,然后单击“ 新建”。

        将显示“ 新建标签 ”对话框。

        标签向导的“新建标签”页

      • 测量标签,并在“ 新建标签 ”对话框中的相应框中输入度量值。

      • 在“ 标签名称 ”文本框中输入自定义标签的名称,选择所需的标签类型和方向,然后单击“ 确定”。

        如果已创建自定义标签,并且想要选择它:    

      • 单击“ 显示自定义标签大小”,然后单击所需的自定义标签。

    2. 在“标签类型”下选择“工作表源”或“连续”,然后单击“下一步”。

    3. 在标签上选择所需的字体名称、大小、粗细和文本颜色,然后单击“ 下一步”。

    4. 在向导 的邮件标签 页上,从“ 可用 字段”列表中选择所需的标签字段,然后双击它们以添加到 “原型标签 ”框。

      在标签向导中向标签添加字段

      • 若要在 “原型标签 ”框中的字段之间添加空格,请按空格键。

      • 若要创建新行,请按 Enter。

      • 若要在字段和线条之间移动,请使用箭头键。

      • 若要从框中删除字段,请按 BACKSPACE。

      • 若要添加其他文本或标点符号 (例如,在城市名称) 后添加逗号,单击以将光标置于要显示文本的位置并开始键入。 此文本在每个标签上都是相同的。

        注意:  只能使用标签向导添加以下数据类型的字段:短文本 (文本) 、长文本 (备注) 、数字、日期/时间、货币、是/否或附件。 若要添加其他数据类型的字段,请在完成“标签向导”后在“设计”视图中打开标签报表,然后使用“ 字段列表 ”窗格添加字段。 若要在“设计”视图中打开报表时打开“ 字段列表 ”窗格,请按 Alt+F8。

        在标签上按所需方式排列字段时,单击“ 下一步”。

    5. 在下一页上,你可以选择要对其对标签进行排序的字段。 例如,你可能希望按邮政编码对大型邮件进行排序。 从“可用字段”列表中选择要排序依据的 字段 ,然后双击它们以添加到“ 排序依据 ”框中。 完成后,单击“ 下一步”。

      在标签向导中设置排序顺序

    6. 在最后一页上,输入标签的名称,然后单击“ 完成”。

      标签向导的最后一页

      如果选择“ 查看标签”,使其在 标签向导的最后一页上打印,Access 将在“打印预览”中显示标签。 可以单击标签以放大和缩小,或使用状态栏上的缩放控件。

      缩放控件

      如果在“标签向导”的最后一页上选择了“ 修改标签设计 ”,Access 将在“设计”视图中显示标签报表。

      注意:  打印预览是唯一的视图,你可以在其中查看列的布局。 如果在报表视图或布局视图中查看报表,Access 将在单个列中显示所有数据。

自定义标签的外观

如果生成的标签外观不符合所需,可以通过在“设计”视图中打开报表并进行更改来自定义布局。 使用标签时,通常更易于使用设计视图,你可以在其中更精确地控制布局。 若要查看在“设计”视图中所做的更改的结果,请切换到“打印预览”。

如果 Access 显示一条消息,指示没有足够的水平空间来显示数据

出现此消息时,是某些标签度量的副作用。 通常,当标签非常接近标签表的左边缘和右边缘时,会出现此错误。 这可能会导致向导指定一些超出正常打印范围的度量值,这反过来又会导致在预览或打印标签时显示消息。

如果你对标签上文本的对齐方式感到满意,并且你没有每隔一页就得到一个空白页,则你可能希望使报表的设计保持原样,只需在每次显示邮件时单击“确定”。 否则,可以尝试调整一些页面设置选项,如以下部分所述。

如果数据未正确与标签一起排列

在许多情况下,可以通过在“设计”视图中进行调整来修复标签布局的一些小问题。 可以移动控件,也可以通过更改“详细信息”部分的宽度或高度来调整标签大小。

若要切换到“设计”视图,请在导航窗格中右键单击报表,然后单击快捷菜单上的“ 设计视图 ”。

如果需要更改标签之间的边距或间距,可以在设计视图中使用 “页面设置 ”对话框:

  • 在“ 页面设置 ”选项卡上的“ 页面布局 ”组中,单击“ ”。 将显示“ 页面设置 ”对话框,其中选择了“ ”选项卡。

“页面设置”对话框的“列”选项卡

可以在“ 页面设置 ”对话框的三个部分中更改以下设置:

部分

选项

说明

网格设置

列数

这应等于整个页面的标签数。

行间距

输入新值以增加或减少标签行之间的垂直间距。

列间距

输入新值以增加或减少标签列之间的水平间距。

列尺寸

宽度​​

设置此值时,请记住边距设置和列间距。

可以通过单击“页面设置”对话框中的“打印选项”来检查和调整边距。

高度

根据需要调整每个标签的高度。

与主体相同

选中后,将列宽和高度设置为“设计”视图中“详细信息”部分的宽度和高度。

列布局

向下,然后跨

选中后,标签数据将向下打印第一列,然后向下打印第二列,依此进行。

跨,然后向下

选中后,标签数据将打印到第一行,然后打印到第二行,依此排列。

注意:  在“打印预览”选项卡中单击“”时,还可以打开“页面设置”对话框。 单击“ 确定” 关闭对话框时,所做的更改将立即反映在“打印预览”中。

打印标签

  1. 在任何视图 (打开报表,或在导航窗格中) 选择报表。

  2. 在“ 文件 ”选项卡上,单击“ 打印”,然后单击“ 打印”。

    Access 随即显示“打印”对话框。

  3. 在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。

  4. 单击“确定”。

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使用 Microsoft Word 中的邮件合并向导打印 Access 数据

如果你的地址存储在 Access 中,但你想要将其导出到Word以便可以使用其邮件合并功能设置标签的格式和打印标签,则可以在 Word 中使用邮件合并向导。

  1. 在导航窗格中,选择包含要打印的数据的表或查询。

  2. 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“Word合并”。

  3. “Microsoft Word邮件合并向导”对话框中,如果已创建文档并想要将数据链接到该文档,请单击“将数据链接到现有 Microsoft Word文档”。 否则,请单击Create新文档,然后将数据链接到该文档

  4. 单击“确定”。

    如果选择“将数据链接到现有 Microsoft Word文档”,则会打开“选择 Microsoft Word文档”对话框。 选择所需的文档,然后单击“ 打开”。 文档将在 Word 中打开。

    如果选择创建新文档,Word打开空白文档。

  5. 在 Word中,按照邮件合并任务窗格中的说明进行操作。 到达Word邮件合并过程的步骤 3 (选择收件人) 时,将已选择在此过程的步骤 1 中选择的数据源。 有关Word邮件合并向导的详细信息,请参阅Word帮助。

注意:  可以使用 Word 打印地址,而不考虑地址的存储位置。 从 Word,可以连接到存储在各种程序(如 Excel、Outlook 和 Access)中的地址列表。 或者,如果没有地址列表,可以在 Word 中创建一个地址列表,然后打印标签。 有关详细信息,请参阅Word帮助。

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