导入或链接 Excel 工作簿中的数据

需要将 Excel 数据导入 Access 的常见情况

• 您是 Excel 的长期用户，但是以后想要使用 Access 来处理这些数据。 您希望将 Excel 工作表中的数据移到一个或多个新的 Access 数据库中。

• 您所在的部门或工作组使用 Access，但您偶尔会接收到 Excel 格式的数据，这些数据必须与 Access 数据库合并。 您希望在收到这些 Excel 工作表时将它们导入到您的数据库中。

• 您使用 Access 管理数据，但您从团队其他人那里接收的周报表是 Excel 工作簿。 您希望简化导入过程，以便确保这些数据在每周特定的时间导入到您的数据库中。

如果您是第一次导入来自 Excel 的数据

• 无法将 Excel 工作簿另存为 Access 数据库。 Excel 没有提供利用 Excel 数据创建 Access 数据库的功能。

• 当您在 Access 中打开 Excel 工作簿（在“文件”->“打开”对话框中，将“文件类型”列表框更改为“Microsoft Office Excel 文件”，然后选择所需文件）时，Access 会创建一个指向该工作簿的链接，而不导入该工作簿的数据。 链接工作簿与在数据库中导入工作表从根本上说是不同的。 有关链接的详细信息，请参阅下文中的链接 Excel 中的数据一节。

准备工作表

1. 找到源文件并选择要导入 Access 中的数据所在的工作表。 如果只想导入工作表的部分数据，可以定义一个命名区域，其中只包含要导入的单元格。
   
   定义一个命名区域（可选）   

   1. 切换到 Excel 并打开包含要导入的数据的工作表。

   2. 选择要导入的数据所在的单元格区域。

   3. 右键单击选定的区域，然后单击“命名单元格区域”或“定义名称”。

   4. 在“新名称”对话框的“名称”框中，为该区域指定一个名称，然后单击“确定”。

      请记住，导入操作一次只能导入一个工作表。 要导入来自多个工作表中的数据，请为每个工作表重复导入操作。

2. 查看源数据，并按下表中的说明执行操作。

   元素	说明
   列数	要导入的源列数量不能超过 255，原因是 Access 在一个表中支持的最大字段数为 255。
   忽略行和列	在源工作表或命名区域中只包含要导入的行和列是一个好的做法。 行    您不能在导入操作过程中筛选或忽略行。 列    如果选择将数据添加到现有的表中，则不能在导入操作过程中忽略列。
   表格形式	确保单元格采用表格形式。 如果工作表和命名区域中包含合并单元格，单元格的内容将放在与最左列对应的字段中，其他字段留空。
   空白行、列和单元格	删除工作表或区域中所有不必要的空白行列。 如果工作表或区域包含空白单元格，请尝试在这些单元格中添加丢失的数据。 如果准备将记录追加到现有的表中，请确保表中的对应字段可接受空（丢失或未知）值。 如果一个字段的“必填”字段属性设置为“否”，并且它的“有效性规则”属性设置允许空值，则该字段将接受空值。
   错误值	如果工作表或区域中的一个或多个单元格包含错误值（如 #NUM 和 #DIV），请先更正这些错误值，再开始导入操作。 如果源工作表或区域包含错误值，Access 将在表中的对应字段内放置空值。 有关改正这些错误的方法的详细信息，请参阅本文后面的丢失值或错误值的疑难解答一节。
   数据类型	为了避免在导入过程中出现错误，请确保各个源列中每一行所包含的数据类型都是相同的。 Access 会扫描前八个源行，以确定表中字段的数据类型。 我们极力建议您确保前八个源行的任何列内都没有混合不同数据类型的值。 否则，Access 可能无法向该列分配正确的数据类型。 此外，最好在开始导入操作前，先为 Excel 中的每个源列设置格式并为每一列指定特定的数据格式，这不失为一个好做法。 如果列中存在数据类型不同的值，我们极力建议您设置格式。 例如，工作表中的 FlightNo 列可能同时包含数字值和文本值（如 871、AA90 和 171）。 为了避免丢失值或错误值，请执行以下操作： 右键单击该列标题，然后单击“设置单元格格式”。 在“数字”选项卡的“类别”下，选择一种格式。 对于 FlightNo 列，您可能需要选择“文本”。 单击“确定”。 如果为源列设置了格式，但源列中第八行以后的行中仍包含不同数据类型的值，则导入操作还是可能会跳过值或错误地转换值。 有关疑难解答的信息，请参阅丢失值或错误值的疑难解答一节。
   第一行	如果工作表或命名区域的第一行包含列名，则可指定 Access 在导入操作中将第一行的数据视为字段名称。 如果源工作表或区域不包含列名，最好在开始导入操作前将它们添加到源中。 注意: 如果准备将数据追加到现有的表中，请确保每一列的名称与对应字段的名称完全匹配。 如果列名与表中对应字段的名称不同，导入操作将失败。 要查看字段的名称，请在 Access 的设计视图中打开表。

3. 关闭源工作簿（如果它是打开的）。 源文件保持打开状态可能会导致在导入操作过程中出现数据转换错误。

准备目标数据库

1. 打开要在其中存储所导入数据的 Access 数据库。 确保该数据库不是只读的，并且您具有更改该数据库的权限。

   -或-

   如果您不想在任何现有的数据库中存储数据，请创建一个空数据库。 为此，请执行以下操作：

   依次单击“文件”选项卡、“新建”、“空数据库”。

2. 在开始导入操作之前，请先决定是要将数据存储在新表中还是现有的表中。

   创建新表    如果选择在新表中存储数据，Access 就会创建一个表，并将导入的数据添加到该表。 如果已经存在使用指定名称的表，Access 就会用导入的数据覆盖该表的内容。

   追加到现有的表中    如果选择将数据添加到现有表中，Excel 工作表中的各行将追加到指定的表中。

   请记住，追加操作过程中的大多数失败都是因为源数据与目标表的结构及字段设置不匹配。 要避免这一问题，请在设计视图中打开目标表并查看以下各项：

   • 第一行    如果源工作表或命名区域的第一行不包含列标题，请确保源工作表中的每一列的位置和数据类型与表中对应字段的位置和数据类型匹配。 如果第一行包含列标题，列顺序与字段顺序不必匹配，但每一列的名称及数据类型必须与其对应字段的名称及数据类型完全匹配。

   • 丢失的字段或多余的字段    如果源工作表中一个或多个字段不在目标表中，请在开始导入操作之前添加它们。 不过，如果表中包含了源工作表中不存在的字段，而这些字段接受的是空值，则不需要从表中删除这些字段。

     提示: 如果一个字段的“必填”属性设置为“否”，并且它的“有效性规则”属性设置允许空值，则该字段将接受空值。

   • 主键    如果表中包含主键字段，那么源工作表或区域中必须有一列包含与主键字段兼容的值，并且导入的键值必须是唯一的。 如果目标表中现已存在所导入记录中包含的主键值，导入操作将显示错误消息。

   • 索引字段    如果表中字段的“索引”属性设为“是(不允许重复)”，那么源工作表或区域中的对应列必须包含唯一值。

     转至下面的步骤以运行导入操作。

开始导入操作

1. Access 版本不同，导入/链接向导的位置会略有不同。 选择与你的 Access 版本相匹配的步骤：

   • 如果使用最新版本的 Microsoft 365 、 Access 2021 或 Access 2019，请在“外部数据”选项卡上的“导入 & 链接”组中，单击“从文件 > 新建数据源 > Excel”。

   • 如果使用 Access 2016 ，请在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，单击“ Excel”。

   注意: 除非打开了数据库，否则“外部数据”选项卡不可用。

2. 在“获取外部数据 - Excel 电子表格”对话框的“文件名”框中，指定要导入的数据所在的 Excel 文件的文件名。

   -或-

   单击“浏览”并使用“文件打开”对话框以找到想要导入的文件。

3. 指定所导入数据的存储方式。

   要将数据存储在新表中，请选择“将源数据导入当前数据库的新表中”。 稍后会提示您命名该表。

   要将数据追加到现有表中，请选择“向表中追加一份记录的副本”，然后从下拉列表中选择表。 如果数据库不包含任何表，则此选项不可用。

   若要通过创建链接表来链接数据源，请参阅下文中的链接 Excel 中的数据一节。

4. 单击“确定”。

   “导入电子表格向导”将会启动，并引导您完成整个导入过程。 继续执行下一组步骤。

使用导入电子表格向导

1. 在向导的第一页上，选择要导入的数据所在的工作表，然后单击“下一步”。

2. 在向导的第二页，单击“显示工作表”或“显示命名区域”，选择要导入的工作表或命名区域，然后单击“下一步”。

3. 如果源工作表或区域的第一行包含字段名称，则选择“第一行包含列标题”，然后单击“下一步”。

   如果将数据导入新表中，Access 将使用这些列标题为表中的字段命名。 您可在导入操作过程中或导入操作完成后更改这些名称。 如果将数据追加到现有的表中，请确保源工作表中的列标题完全与目标表中的字段名称相匹配。

   如果将数据追加到现有的表中，请直接转到第 6 步。 如果将数据添加到新表中，请执行其余步骤。

4. 该向导会提示您查看字段属性。 单击该页下半部分中的某一列即可显示对应字段的属性。 或者，执行下列任一操作：

   • 如果需要，请检查并更改目标字段的名称和数据类型。

     Access 会检查每一列的前八行，以建议对应字段的数据类型。 如果工作表中某一列的前八行包含不同类型的值（如文本和数字），向导会建议使用与列中所有值都兼容的数据类型（最常用的是文本数据类型）。 虽然您可以选择其他数据类型，但请记住，导入过程中将忽略或错误地转换与所选数据类型不兼容的值。 有关如何更正丢失值或错误值的详细信息，请参阅下文中的丢失值或错误值的疑难解答一节。

   • 要在字段上创建索引，请将“索引”设置为“是”。

   • 要完全跳过某个源列，请选中“不导入字段(跳过)”复选框。

     选择完选项后，单击“下一步”。

5. 在向导的下一个屏幕中，指定表的主键。 如果选择“让 Access 添加主键”，则 Access 会将“自动编号”字段添加为目标表中的第一个字段，并且用从 1 开始的唯一 ID 值自动填充它。 单击“下一步”。

6. 在向导的最后一个屏幕中，指定目标表的名称。 在“导入到表”框中，键入表的名称。 如果该表已存在，Access 会显示一条提示信息，询问您是否要覆盖表中现有的内容。 单击“是”可继续操作，单击“否”可为目标表指定其他名称，然后单击“完成”以导入数据。

   如果 Access 能够导入部分或所有数据，向导将显示一个页面，显示导入操作的状态。 此外，还可以保存操作的详细信息，以供将来作为 规范使用。 相反，如果操作完全失败，Access 将显示消息 ：尝试导入文件时出错。

7. 单击“是”保存操作的详细信息以供将来使用。 保存详细信息有助于您在以后重复执行该操作，而不必每次都逐步完成向导。

请参阅将导入或导出操作的详细信息另存为规范以了解如何保存规范详细信息。

请参阅运行保存的导入或导出规范，了解如何运行已保存的导入或链接规范。

请参阅计划导入或导出规范，了解如何计划导入和链在特定时间运行接任务。

错误字符串和疑难解答提示

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需要从 Access 中链接到 Excel 工作表的常见情况

通常，链接到 Excel 工作表（而不是导入）的原因如下：

• 您想继续在 Excel 工作表中保留数据，但要能够使用 Access 强大的查询和报表功能。

• 您所在的部门或工作组使用 Access，但需要处理的外部源数据位于 Excel 工作表中。 您不想维护外部数据的副本，但要能够在 Access 中处理这些数据。

如果您是第一次链接到 Excel 工作表

• 不能从 Excel 中创建指向 Access 数据库的链接。

• 在链接到 Excel 文件时，Access 会创建一个新表，它通常称为链接表。 该表显示源工作表或命名区域中的数据，但实际上不在数据库中存储数据。

• 不能将 Excel 数据链接到数据库中现有的表。 这意味着，不能通过链接操作将数据追加到现有的表中。

• 一个数据库可以包含多个链接表。

• 在 Excel 中对数据所做的任何更改都自动反映到链接表中。 不过，在 Access 中链接表的内容和结构是只读的。

• 在 Access 中打开 Excel 工作簿（在“文件打开”对话框中，将“文件类型”列表框更改为“Microsoft Excel”，然后选择所需文件）时，Access 会创建一个空白数据库，并自动启动“链接电子表格向导”。