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可以使用 Microsoft Word邮件合并向导创建邮件合并操作。 此向导也可从 Access 中使用,并允许设置邮件合并过程,该进程使用 Access 数据库中的表或查询作为表单信函、电子邮件、邮件标签、信封或目录的数据源。

本主题说明如何从 Access 启动邮件合并向导并在表或查询与 Microsoft Word 文档之间创建直接链接。 本主题介绍写信的过程。 有关如何设置邮件合并过程的分步信息,请参阅 Microsoft Word帮助。

使用表或查询作为数据源

  1. 打开源数据库,在导航窗格中,选择要用作邮件合并数据源的表或查询。

  2. 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“Word合并”。 

    Microsoft Word邮件合并向导启动。

  3. 选择是要在现有文档还是新文档中创建链接,然后单击“ 确定”。

  4. 如果选择链接到现有文档,请在“选择 Microsoft Word文档”对话框中找到并选择该文件,然后单击“打开”。

    Word启动。 根据你的选择,Word打开指定的文档或新文档。

  5. “邮件合并 ”窗格中的“ 选择文档类型”下,单击“ 信函 ”,然后单击“ 下一步:开始文档 ”以继续执行步骤 2。

  6. 在步骤 2 中,单击“ 下一步:选择收件人”。

    在步骤 3 中,在 Access 中的数据源和 Word 文档之间创建链接。 由于从 Access 启动了向导,因此会自动创建此链接。 在 “选择收件人”下,请注意,已选择 “使用现有列表 ”,并且数据源的名称显示在 “使用现有列表”下。

    邮件合并数据源

  7. 如果要自定义表或查询的内容,请单击 “编辑收件人列表 ”。

    编辑收件人列表

    可以筛选、排序和验证数据。 单击“是”以继续。

  8. 单击“ 下一步:写信 ”以继续。 按照 邮件合并 窗格中的剩余说明进行操作,在步骤 5 中,单击“ 下一步:完成合并”。

使用表或查询作为数据源的其他方法

可以通过其他方式将表或查询指定为数据源。 例如,可以将表或查询从 Access 导出到 ODBC 数据库、Microsoft Excel 文件、文本文件或与 Word 兼容的任何其他文件格式,然后使用Word邮件合并向导链接到生成的文件。

  1. 如果尚未导出表或查询,请执行此操作。 在 Access 的导航窗格中,选择要使用的表或查询,然后在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中,单击要导出到的格式,然后按照说明进行操作。

  2. 在 Word中,如果未显示“邮件合并”窗格,请在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”下的箭头,然后单击“分步邮件合并向导”。 此时会显示 “邮件合并 ”窗格。

  3. “邮件合并 ”窗格的步骤 3 中, 在“使用现有列表”下,单击“ 浏览 ”或 “编辑收件人列表”。

  4. “选择数据源 ”对话框中,指定在 Access 中创建的数据文件,然后单击“ 打开”。

  5. 按照以下任何对话框中的说明进行操作。 在“ 邮件合并收件人 ”对话框中,查看并自定义文件的内容。 在继续操作之前,可以筛选、排序和验证内容。

  6. 单击“确定”,然后在“邮件合并”窗格中单击“下一步:写信”。 有关自定义邮件合并的详细信息,请参阅Word帮助。

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