Tạo và quản lý yêu cầu ký điện tử
Applies To
TeamsHãy thử ngay!
Khi bạn cần chữ ký cho tài liệu của mình, không cần phải gửi nhiều bản nháp hoặc email qua lại cho mọi người. Bây giờ bạn có thể đính kèm tài liệu trong yêu cầu ký điện tử và gửi chúng trực tiếp trong Phê duyệt trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.
Lưu ý: Phê duyệt thông qua Adobe Sign và DocuSign không sẵn dùng trong Government Community Cloud. (Phê duyệt qua Teams có sẵn trong GCC.)
Để tạo yêu cầu ký điện tử, bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản của mình với một nhà cung cấp chữ ký điện tử sẵn có như Adobe Sign hoặc DocuSign. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn có thể dễ dàng bắt đầu bản dùng thử miễn phí hoặc tạo tài khoản.
Chọn nhà cung cấp chữ ký điện tử mà bạn sẽ sử dụng để tạo, gửi và quản lý yêu cầu ký điện tử.
Tạo yêu cầu ký điện tử
Lưu ý: Chế độ xem cổ điển và mới của yêu cầu mới không được phản ánh trong video này. Cập nhật sẽ sớm ra mắt.
Từ hub Phê duyệt
-
Nếu bạn đang ở dạng xem mới của yêu cầu mới, hãy chọn Yêu cầu phê duyệt > Adobe Sign.
-
Nếu bạn đang ở dạng xem cổ điển, hãy chọn Ký> Adobe Sign.
-
2. Đăng nhập vào tài khoản Adobe Sign của bạn hoặc bắt đầu bản dùng thử miễn phí.
Từ một cuộc trò chuyện hoặc kênh
-
Khi tạo thư mới, chọn Phê>Adobe Sign nếu bạn đang ở dạng xem Phê duyệt mới.
-
Nếu bạn đang ở dạng xem cổ điển, hãy chọn Ký> Adobe Sign.
-
-
Đăng nhập vào tài khoản Adobe Sign của bạn hoặc bắt đầu bản dùng thử miễn phí.
Từ yêu cầu mới
-
Thêm tên của yêu cầu và mọi chi tiết bổ sung.
-
Chọn Thêm tệp đính kèm, rồi Chọn từ Adobe Sign hoặcTải lên từ máy tính của tôi.
-
Nhập địa chỉ email và gán vai trò cho từng người nhận:
-
Người ký – Người được yêu cầu ký vào tài liệu
-
Người phê duyệt – Người được yêu cầu chấp thuận yêu cầu nhưng không bắt buộc phải ký vào tài liệu
-
-
Nếu người nhận cần phản hồi theo một thứ tự nhất định, hãy chọn Phải hoàn tất theo thứ tự.
-
Nếu bạn cần thêm trường chữ ký vào yêu cầu, hãy chọn Chuẩn bị. Nếu không, hãy chọn Gửi.
Lưu ý: Bạn sẽ không thể chỉnh sửa bất kỳ yêu cầu nào sử dụng Adobe Sign sau khi gửi đi.
Xem lại yêu cầu ký điện tử
Từ tab Đã nhận trong Phê duyệt
-
Chọn yêu cầu, rồi chọn Xem lại. Adobe Sign sẽ mở trong Teams và bạn sẽ có tùy chọn ký, từ chối ký, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Từ một cuộc trò chuyện hoặc kênh
-
Chọn Xem chi tiết về yêu cầu bạn đã chọn, sau đó chọn Xem lại. Adobe Sign sẽ mở trong Teams và bạn sẽ có tùy chọn ký, từ chối ký, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Lưu ý: Sau khi yêu cầu hoàn tất, một bản sao đã ký của tài liệu sẽ được gửi qua email cho tất cả người nhận.
Hủy yêu cầu ký điện tử
Từ hub Phê duyệt
-
Chọn yêu cầu bạn muốn hủy bỏ, sau đó chọn Hủy yêu cầu.
-
Nếu cần, hãy thêm nhận xét để giải thích lý do bạn hủy yêu cầu.
Từ cuộc trò chuyện hoặc kênh trong Teams
-
Chọn Xem chi tiếtvề yêu cầu bạn muốn chỉnh sửa, sau đó chọn Hủy yêu cầu.
-
Nếu cần, hãy thêm nhận xét để giải thích lý do bạn hủy yêu cầu.
Lưu ý: Bạn không chỉ có thể theo dõi tất cả yêu cầu trong tab Đã gửi và Đã nhận trong hub, mà còn các yêu cầu cũng sẽ được hiển thị trong cuộc trò chuyện hoặc kênh mà họ đã tạo. Bạn sẽ nhận được email từ Adobe Sign và thông báo trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động Teams của mình.
Tạo yêu cầu ký điện tử
Từ hub Phê duyệt
-
Nếu bạn đang ở dạng xem mới của yêu cầu mới, hãy chọn Yêu cầu phê duyệt mới> DocuSign.
-
Nếu bạn đang ở dạng xem cổ điển, hãy chọn Biểu tượng> DocuSign.
-
2. Đăng nhập vào tài khoản DocuSign của bạn hoặc Tạo tài khoản free.
Từ một cuộc trò chuyện hoặc kênh
1. Khi tạo thư mới, chọn Phê >DocuSign nếu bạn đang ở dạng xem mới của yêu cầu mới.
a. Nếu bạn đang ở dạng xem cổ điển, hãy chọn Biểu tượng> DocuSign.
2. Đăng nhập vào tài khoản DocuSign của bạn hoặc Tạo tài khoản miễn phí.
Từ yêu cầu mới
-
Thêm tên yêu cầu của bạn và các chi tiết bổ sung.
-
Chọn Thêm tệp đính kèm, rồi chọn Chọn từ DocuSign, Tải lên từ máy tính của tôihoặc Chọn mẫu.
-
Thêm tên và địa chỉ email của từng người nhận và chỉ định một hành động cho từng người nhận:
-
Ký – Cần có người nhận để ký vào tài liệu.
-
Nhận bản sao – Người nhận sẽ chỉ nhận được bản sao của tài liệu đã ký.
-
Dạng xem – Yêu cầu người nhận để chỉ xem tài liệu.
-
-
Nếu bạn cần người nhận phản hồi theo một thứ tự nhất định, hãy bật Phải hoàn tất theo thứ tự.
-
Chọn Chuẩn bị. Site DocuSign sẽ mở ra trong Teams và bạn sẽ có tùy chọn ký, từ chối ký, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Xem lại yêu cầu ký điện tử
Từ tab Đã nhận trong hub Phê duyệt
1. Chọn yêu cầu, rồi chọn Xem lại. DocuSign sẽ mở ra trong Teams và bạn sẽ có tùy chọn ký, từ chối ký, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Từ cuộc trò chuyện hoặc kênh trong Teams
1. Chọn Xem chi tiết, rồi chọn Xem lại. DocuSign sẽ mở ra trong Teams và bạn sẽ có tùy chọn ký, từ chối ký, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Chỉnh sửa yêu cầu ký điện tử
Chỉ người đã tạo yêu cầu mới có thể chỉnh sửa yêu cầu. Không thể chỉnh sửa sau khi tài liệu đã được ký.
Từ hub Phê duyệt
-
Chọn yêu cầu bạn muốn chỉnh sửa, rồi chọn Chỉnh sửa.
Từ một cuộc trò chuyện hoặc kênh
-
Chọn Xem chitiết trên yêu cầu bạn muốn chỉnh sửa > sửa.
Hủy yêu cầu ký điện tử
Từ hub Phê duyệt
-
Chọn yêu cầu mà bạn muốn hủy bỏ > Hủy bỏ yêu cầu.
-
Thêm lý do khiến bạn hủy yêu cầu. Bước này là bắt buộc.
Từ một cuộc trò chuyện hoặc kênh
-
Chọn Xem chi tiếttrên yêu cầu bạn muốn chỉnh sửa và > Hủy yêu cầu.
-
Thêm lý do khiến bạn hủy yêu cầu. Bước này là bắt buộc.
Lưu ý: Bạn không chỉ có thể theo dõi tất cả yêu cầu trong tab Đã gửi và Đã nhận trong hub, mà còn các yêu cầu cũng sẽ được hiển thị trong cuộc trò chuyện hoặc kênh mà họ đã tạo. Bạn sẽ nhận được email từ DocuSign và thông báo trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động Teams của mình.
Quan trọng: Bạn có thể đăng nhập vào nhà cung cấp chữ ký điện tử bất cứ lúc nào. Bạn sẽ duy trì trạng thái đăng nhập vào tài khoản của mình trong 30 ngày trước khi phải nhập lại thông tin xác thực.
Bạn muốn nhận thêm nhiều lợi ích khác?
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.
