Яка різниця між групою Microsoft 365 і списком контактів в Outlook?

Список контактів або список розсилки – це колекція адрес електронної пошти, яка використовується для надсилання повідомлень або запрошень на нараду багатьом користувачам одночасно. Дізнайтеся , як створити, відредагувати або видалити список контактів у програмі Outlook.

Група Microsoft 365 в Outlook відповідає цим простим потребам і надає масив спільних ресурсів, яким учасники групи автоматично призначаються під час створення групи.

Засоби надання спільного доступу та обміну даними, які постачаються з Групи Microsoft 365

Налаштовувавши групуMicrosoft 365 у програмі Outlook, можна вибрати набір людей, з якими потрібно співпрацювати, і легко налаштувати набір ресурсів для спільного використання. Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи.

Ось кілька функцій, які роблять групи потужнішим рішенням, ніж списки розсилки електронної пошти.

Спільна папка "Вхідні" – тут відбуваються розмови, які ви традиційно маєте в списках розсилки. Цю спільну папку "Вхідні" можна повністю знайти, тому вона створює живий архів повідомлень групи. Новачки групи можуть шукати або прокручувати журнал, щоб швидко прискорити публікацію в групі раніше. Див . статтю Групова розмова в Outlook.

Порада.: Якщо ваші користувачі й надалі бажають отримувати групові повідомлення у своїх особистих папках "Вхідні", як це було зі списками розсилки, їм потрібно лише підписатися на групу, натиснувши кнопку Участь на стрічці в Outlook.
Бібліотека спільних файлів . Ваша група має бібліотеку файлів SharePoint, у якій користувачі можуть зберігати документи, книги, презентації, зображення або будь-який інший файл, над яким їм потрібно працювати, а також спільно використовувати їх. Див. статтю Надання спільного доступу до файлів групі в Outlook.
Спільний календар . Ваша група отримує спільний календар, щоб публікувати події, пов'язані з групою. Кожен учасник, який підписався на групу, автоматично запрошується на події, опубліковані в календарі, щоб ці події також відображалися в їхніх особистих календарях, якщо забажаю. Див. статтю Планування та редагування подій за допомогою календаря групи в Outlook.
Спільний блокнот OneNote . Група автоматично має спільний блокнот OneNote, у якому учасники групи можуть збирати інформацію та співпрацювати над ними. Багато груп використовують блокнот для створення живого вікі-сайту з запитаннями й відповідями та іншими ресурсами. Див. статтю OneNote: Початок роботи.
Гостьовий доступ – раніше можна було додавати зовнішні контакти до груп розсилки, але все, що вони отримали, – це електронна пошта. Завдяки групам ви можете надати гостям доступ до розмов електронної пошти, файлів і навіть спільного блокнота OneNote. Див. статтю Додавання гостей до Групи в Outlook.
Вміст видимий. Групи в Outlook загальнодоступні за замовчуванням, що означає, що іншим користувачам в організації легко знаходити матеріали в групі, приєднуватися до них і приєднуватися до них або переглядати їх. Якщо вміст групи конфіденційніший, ви можете змінити її на приватну, яка приховує вміст від неучасників і вимагає від власника групи затвердити будь-які запити на приєднання.
Самообслуговування - ІТ не потрібно засмучувати запити користувачів на створення груп. За потреби користувачі можуть створювати власні групи. Відомості про те, які користувачі в організації можуть створювати групи, див. в статті Керування правами на створення Групи Microsoft 365.

Адміністрування груп

Microsoft 365 пропонує низку корисних інструментів і можливостей для зручнішого керування групами та їх адміністрування. Докладні відомості див. в посібнику з Групи Microsoft 365 в Outlook для адміністраторів.