Outlook'ta Microsoft 365 Grupları, şirket içindeki ve dışındaki kişilerle iletişim ve işbirliği için güçlü bir çözüm sunar. Gelen kutusu, takvim, OneDrive, SharePoint sitesi, OneNote not defteri ve daha fazlasını paylaşmak için bir grup oluşturun. Aynı kaynakları kullanarak işbirliği yapmak için şirketinizin dışından da konukları davet edebilirsiniz.
Microsoft 365 Grubu oluşturduğunuzda, Outlook dosyalar üzerinde işbirliği yapmak için otomatik olarak paylaşılan bir Outlook gelen kutusu, paylaşılan takvim ve belge kitaplığı oluşturur. Ayrıca Microsoft Ekibi oluşturabilir ve Teams'de görevleri Planner ile tümleştirebilirsiniz. Gruba üye eklemek, onlara grubunuzun sağladığı araçlar için gereken izinleri otomatik olarak verdiğinden, tüm bu kaynaklara el ile izin atama konusunda endişelenmeniz gerekmez.
Microsoft 365 Grupları üyelerine şu bilgileri sağlar:
-
Paylaşılan gelen kutusu - Dağıtım listelerinizde geleneksel olarak yaptığınız konuşmaların gerçekleştiği yer. Bu paylaşılan gelen kutusu tamamen aranabilir, bu nedenle grubun iletilerinin canlı bir arşivini oluşturur. Gruba yeni gelenler, daha önce gruba gönderilenler hakkında hızlı bir şekilde bilgi edinmek için geçmişi arayabilir veya geriye doğru kaydırabilir. Bkz. Outlook'ta gruba e-posta gönderme.
-
Paylaşılan dosyalar kitaplığı - Grubunuz, kullanıcılarınızın belgeler, çalışma kitapları, sunular, resimler veya üzerinde çalışması gereken diğer dosya türlerini depoladığı, paylaşabileceği ve üzerinde işbirliği yapabilecekleri bir SharePoint dosyaları kitaplığına sahiptir. Bkz. Outlook'ta bir Grupla dosya paylaşma.
-
Paylaşılan takvim - Grubunuz, grupla ilgili olayları göndermek için paylaşılan bir takvim alır. Gruba abone olan her üye, takvime gönderilen etkinliklere otomatik olarak davet edilir, böylece bu etkinlikler isterse kişisel takvimlerinde de görüntülenebilir. Bkz. Outlook'ta olayları zamanlamak ve düzenlemek için Grup takvimi kullanma.
-
Paylaşılan OneNote not defteri - Grubun otomatik olarak, grup üyelerinin bilgi toplayıp bilgi üzerinde işbirliği yapabilecekleri paylaşılan bir OneNote not defteri vardır. Birçok grup, sık sorulan sorular ve diğer kaynaklara sahip canlı bir wiki oluşturmak için not defterini kullanır.
-
Konuk erişimi - Daha önce dağıtım gruplarına dış kişiler ekleyebilirsiniz, ancak tek aldıkları e-postaydı. Gruplar sayesinde konuklara e-posta konuşmalarına, dosyalara ve hatta paylaşılan OneNote not defterine erişim sağlayabilirsiniz. Bkz. Outlook'ta Gruplar konuk olarak kullanma.
-
İçerik bulunabilir: Outlook'taki Gruplar varsayılan olarak geneldir; bu da kuruluşunuzdaki diğer kişilerin gruptaki malzemeleri bulmasını ve bunlara katılmasını veya gözden geçirmesini kolaylaştırdığı anlamına gelir. Grubun içeriği daha hassassa, grubu özel olarak değiştirebilirsiniz; bu da içeriği üye olmayanlardan gizler ve grup sahibinin katılma isteklerini onaylamasını gerektirir.
-
Self servis oluşturma - BT'nin kullanıcılardan gelen grup oluşturma istekleriyle tıkanması gerekmez. Kullanıcılar gerektiğinde kendi gruplarını oluşturabilir. Kuruluşunuzdaki hangi kullanıcıların grup oluşturabileceğini denetlemek istiyorsanız bkz. Microsoft 365 Grupları oluşturabilecek kullanıcıları yönetme.
Gruplarınızın yönetimi
Microsoft 365, gruplarınızı daha kolay yönetmek ve yönetmek için bir dizi kullanışlı araç ve özellik sunar.
İpucu: Yer işareti Microsoft 365 Grupları: Grup oluşturma, temsilci seçme, e-posta yönetimi, posta akışı, geri yükleme ve yararlı betikler hakkında yönetici bilgilerine kolay erişim için ortak görevler.
Dizininizi denetim altında tutmak, her yöneticinin endişe kaynağıdır. Bunu kolaylaştırmaya yardımcı olacak araçlar Microsoft 365 tekliflerinden bazıları şunlardır:
-
Adlandırma ilkeleri - Adlandırma ilkeleri, gruplarınız için kabul edilebilir adları tanımlamanıza olanak sağlar. Bu, kullanıcıların gruplara küfür içeren veya yasaklanmış adlar vermesini önler. Ayrıca, grup adlarına şirket standart ön eklerini veya soneklerini zorunlu kılabilirsiniz.
Dinamik üyelik - Dinamik üyelik, grup üyeliğini kurala göre ayarlamanıza olanak tanır ve bu da active directory'nizdeki meta verileri (departman veya rol gibi) temel alan grup üyelerini ekler (veya kaldırır). Dinamik üyelik oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Gelişmiş kurallar oluşturmak için öznitelikleri kullanma .
-
Gizli üyelik - Grubunuzun üyeliğinin gizli olmasını isteme nedeniniz varsa (örneğin, üyeler öğrenciyse) üyeliği dış taraflardan gizleyebilirsiniz.
-
Oluşturma izinleri - Kuruluşunuzda yeni gruplar oluşturmak istemediğiniz bazı kişiler olabilir. Dizininizde oluşturma izinlerini yönetmek için çeşitli teknikler vardır. Bkz. Microsoft 365 Grup Oluşturmayı Yönetme.
-
Denetim günlükleri - Kullanıcılarınızın grup oluşturmasına ve grup üyeliğini yönetmesine daha fazla güvenebilirsiniz çünkü Microsoft 365 Gruplar denetim günlükleri, belirli bir grubu kimin oluşturduğunu veya sildiği ya da grup üyeliğinde değişiklik yaptığını izlemenize olanak sağlar. Bkz. Microsoft 365 Güvenlik & Uyumluluk Merkezi'nde denetim günlüğünde arama yapın.
Teslim yönetimi, iletilerin grup tarafından nasıl gönderileceğini veya alınacağıyla ilgili bazı yöntemler sunar. Ayrıca, bu iletilerin akışını izlemeye ilişkin araçlar da vardır. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365 Grupları - yaygın görevler.
-
Farklı gönder veya Adına Gönder - Bu ayarlar, belirtilen kullanıcıların e-postaları gruptan gelmiş veya onlar adına gelmiş gibi göndermesine olanak sağlar.
-
Gönderen kısıtlamaları - Bu ayarlar, gruba kimlerin ileti göndermesine izin verilmeyenleri denetlemenize olanak sağlar. Grup, dış taraflardan gelen e-postalara izin verecek şekilde yapılandırılabilir, ancak bunu yalnızca belirli dış taraflarla kısıtlamak isteyebilirsiniz.
-
Dış kullanıcı desteği - Grubunuza konuk davet ederek, onları gruptaki e-posta konuşmalarına dahil etmeyi seçebilirsiniz. Konuk eklemeyi öğrenmek için bkz. Outlook'ta Gruplar konuk ekleme.
-
Aktarım kuralları - Aktarım kuralları, Exchange sunucunuzda olduğu gibi gruplar için de çalışır. Kurallar belirli koşulları karşılayan iletileri arayabilir ve bu iletiler üzerinde eylem gerçekleştirebilir.
-
Posta İpuçları - Posta İpuçları, kullanıcılara ileti oluştururken görüntülenen bilgilendirici iletilerdir. İletinin dış taraflara gitme olasılığı varsa veya ileti kotalarını aşacaksa kullanıcıyı uyararak NDR'lerin azaltılmasına yardımcı olabilir.
-
Birden çok proxy adresi - Bir grubun diğer adları aynı kullanıcı posta kutusu gibi olabilir. Ek ara sunucu adresleri, diğer diğer adlara gönderilen iletileri kabul etmek veya uzun veya yazım zoru olan bir gruba ulaşmayı kolaylaştırmak için kullanışlı olabilir. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365 grupları oluştururken kullanılacak etki alanını seçme
-
En Fazla Gönderme/Alma boyutu - Bu kotalar, depolama ve bant genişliği gereksinimlerini daha iyi yönetmek için son derece büyük iletileri alan (veya gönderen) grupla ilgili sorunları azaltmaya yardımcı olabilir.
Microsoft 365, grubunuzda paylaşılan içerik türlerini yönetmek için size bazı araçlar da sağlar. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365 Grupları - yaygın görevler.
-
Kullanım yönergeleri - Kullanıcılarınızı gruplarını etkili tutmaya ve iç içerik ilkeleri konusunda eğitmeye yardımcı olan en iyi yöntemler hakkında eğitmek için Microsoft 365 Gruplar kullanım yönergeleri tanımlayabilirsiniz.
-
Veri sınıflandırması - Microsoft 365 Gruplar için grupların ilke türüne göre (örneğin, "sınıflandırılmamış", "kurumsal gizli" veya "çok gizli" gibi) ayrılmasına izin veren özelleştirilebilir bir veri sınıflandırma sistemi oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, gruplarınız kuruluşunuzdaki diğer içeriğin ilkelerini sergileyebilir. Genişletilebilir ilke, kuruluşunuzun bir grup oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde çağrılan bir uç nokta yapılandırmasına olanak tanır ve ardından grup oluşturma veya değiştirme için kendi ilkelerinizi uygulayabilirsiniz.
Exchange Online ve SharePoint Online içeren tüm Microsoft 365 abonelikler grupları destekler. Buna İş Essentials ve İş Ekstra planları ile Kurumsal E1, E3 ve E5 planları dahildir.
Yalnızca Exchange planınız varsa, Outlook'taki grupların paylaşılan Gelen Kutusu ve paylaşılan Takvim özelliklerini almaya devam edebilirsiniz, ancak belge kitaplığını, Planner veya diğer özelliklerden herhangi birini almazsınız.
Kullanıcılar bazen değişikliklerden rahatsız olur, bu nedenle dağıtım listelerinizin mevcut üyeleriyle iletişim kurarak ne beklemeleri gerekeceğini bildirmek önemlidir. İşte bu iletiye eklemeniz gereken bilgilerden bazıları ve yararlı bulabileceğiniz bazı yanıtlar:
Outlook'ta Gruplar nedir?
Outlook'takiMicrosoft 365 grupları, tartışmaları, dosyaları, takvimleri ve notları kolayca bulabileceğiniz birleşik bir şekilde paylaşmak isteyen ekipler/gruplar için tek bir işbirliği çözümüdür. Büyük olasılıkla en iyi özellik, grubun Gelen Kutusu'nun tartışmaların geçmişini tutması ve bu da önceki tartışmalarda arama yapmayı kolaylaştırmaktır.
Daha fazla bilgi için bkz. Outlook'ta Gruplar deneyimi.
Neden bu değişikliği yapıyoruz?
Kişiler, geçmişte ele alınan bilgileri bulmak için sık sık dağıtım listemize gönderilen iletileri arama olanağını talep etti. Dağıtım listesini bir gruba yükseltmek, kişilerin aynı soruları tekrar tekrar sormak veya yanıtlamak zorunda olmadığı anlamına gelir.
Ayrıca yeni grup, grup etkinliklerimiz için bir takvim, paylaşılan dosyalar kitaplığı ve gelecekte başvurmak üzere işbirliği yapıp bilgi toplayabileceğiniz bir OneNote Not Defteri içerir.
Dağıtım listesinin zaten bir üyesiysem bu gruba katılmak için herhangi bir şey yapmam gerekiyor mu?
Hayır, dağıtım listesinin zaten bir üyesiyseniz otomatik olarak yeni grubun üyesi olursunuz.
Outlook'ta yeni gruba erişmek Nasıl yaparım?? Web üzerinde Outlook ne olacak?
Outlook'ta yeni gruba erişmek için soldaki gezinti bölmesinin alt kısmındaki Gruplar kategorisine gitmeniz gerekir. Bu grubu kullanıyorsanız genellikle sağ tıklayıp Sık kullanılan olarak göster'i seçerek sık kullanılan olarak sabitlemeyi göz önünde bulundurun.
Buna ek olarak, her mobil platformda (iOS, Android vb.) Microsoft 365 Gruplar için ücretsiz mobil istemciler vardır, böylece gruba hareket edince kolayca erişebilirsiniz.
Yine de e-posta gönderemez miyim?
Evet elbette. Dağıtım listesi için kullandığınız e-posta diğer adı Outlook'taki grup için düzgün çalışmaya devam eder.
De...
Bu değişikliğin ne zaman gerçekleştiğini ve başka soruları varsa kiminle iletişime geçmeleri gerektiğini söylemeyi unutmayın.
Microsoft, paylaşılan posta kutusunu Microsoft 365 grubuna (veya tam tersi) dönüştürmek için bir araç sağlamaz. Ancak, dağıtım listelerini Microsoft 365 gruplarına yükseltebilirsiniz. Kuruluşunuzun dağıtım listelerinde Microsoft 365 gruplarının tüm özelliklerini ve işlevlerini sunmanın harika bir yoludur. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365 Grupları - yaygın görevler.
Hangi dağıtım listeleri Microsoft 365 gruplarına yükseltilemez?
Yalnızca bulutta yönetilen, basit, iç içe olmayan dağıtım listelerini Microsoft 365 gruplarına yükseltebilirsiniz. Bkz. Dağıtım listeleri Microsoft 365 gruplarına yükseltilemedi.
Dağıtım grubunuzu birMicrosoft 365 grubuna yükselttikten sonra, sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için yapmak isteyebileceğiniz birkaç izleme görevi vardır.
-
Kullanıcılarınızı izleme - Yükseltme tamamlandıktan hemen sonra ve birkaç gün sonra yeniden bu kullanıcılarla iletişim kurun. Dinlediğinizi ve sorularınızı yanıtladığınızı göstermek, değişiklikten memnun ve rahat olmalarını sağlamak için uzun bir yol kat edecektir.
-
Görevlendirme raporlarını izleme - Microsoft 365 Yönetici Portalı'nda grubu kaç kullanıcının kullandığını, ne sıklıkta ve hangi özellikleri kullandığını gösteren bazı iyi raporlar bulunur. Bu raporlar, izleme ve kullanıcı eğitiminizi tasarlamanıza yardımcı olabileceği gibi, kullanıcılarınızın yeni gruptan en çok değer aldığı yeri vurgulayabilir. Bkz. Microsoft 365 yönetim merkezi Etkinlik Raporları.
-
Deneyiminizi paylaşın - Şirketinizdeki diğer ekiplere dağıtım grubunuzu yükselttiğnizi ve başarılı olması için hangi adımları uyguladığınızı bildirin! Bu bilgilerin paylaşılması, diğer ekiplerin örneğinizi izlemesine ve kendi yükseltmelerinin başarılı olmasına yardımcı olabilir.
Microsoft 365 Grupları hakkında sorularınız mı var? Microsoft 365 Grupları Teknoloji Topluluğu'na ziyaret edin.
İpucu: Varsayılan olarak, tüm kullanıcılar Microsoft 365 grupları oluşturabilir. Microsoft 365 Grupları oluşturabilecekleri yönetme makalesinde daha fazla bilgi edinin.
Outlook, Web üzerinde Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams ve daha fazlası gibi çeşitli araçlardan Microsoft 365 Grupları oluşturabilirsiniz. Hangi araçtan başlamayı seçtiğiniz, ne tür bir grupla çalıştığınıza bağlıdır. Örneğin, Microsoft'ta e-posta ve takvim etrafında düzenlenmiş bir Grup oluştururken Outlook başlarız. Grup şirket genelinde iletişim içinse Viva Engage ile başlama eğilimindeyiz. Sohbet tabanlı işbirliği için Grubumuzu Microsoft Teams'den başlatırız.
Bu kişiler özel olarak konuk olarak davet edilmediği sürece, kuruluşunuz dışındaki kişiler ne genel gruplar ne de özel gruplar tarafından görülemez veya bu gruplara erişemez. Daha fazla bilgi için bkz. Outlook'ta Gruplar konuk ekleme.
Sahipleri, üyeleri ve konukları yönetme
Grup sahipleri grubun moderatörleridir. Üyeleri ekleyebilir veya kaldırabilirler ve paylaşılan gelen kutusundan konuşmaları silme veya grupla ilgili farklı ayarları değiştirme gibi benzersiz izinlere sahip olabilirler. Grup sahipleri grubu yeniden adlandırabilir, açıklamayı veya resmi güncelleştirebilir ve daha fazlasını yapabilir. SharePoint rollerini biliyorsanız, grup sahibi site koleksiyonu yöneticisidir.
İpucu: Mümkünse, bir Grup için en az iki sahibi olması en iyi yöntemdir. Bu şekilde, bir sahip kullanılamıyorsa diğer kişi Grupta değişiklik yapabilir.
Grup üyeleri, kuruluşunuzda grubu işbirliği yapmak için kullanan normal kullanıcılardır. Gruptaki her şeye erişebilirler ancak grup ayarlarını değiştiremezler. SharePoint dünyasında site üyeleridir. Grup üyeleri ekleme veya kaldırma hakkında bilgi için bkz. Outlook'ta Gruplar üyelerini ekleme, düzenleme ve kaldırma.
Konuklar grup üyeleri gibidir ancak kuruluşunuzun dışındadır. Varsayılan olarak, kullanıcılarınız konukları grubunuzla katılmaları için davet edebilir ve bu ayarı denetleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Outlook'ta Gruplar konuk ekleme.
Microsoft Teams'i kalıcı, sohbet tabanlı bir çalışma alanı için kullanma
Grubunuzla iletişimde kalmanın mükemmel bir yolu Microsoft Teams'dir. Microsoft Teams, ekibiniz için iç döngüdür; çok odaklanmış konular veya grup içindeki belirli alt gruplar etrafında resmi olmayan, gerçek zamanlı konuşmalar yapabileceğiniz kalıcı, sohbet tabanlı bir çalışma alanıdır. Teams tümleştirmesi otomatik olarak gelmese de, Microsoft 365 Grubunuz temelinde kolayca bir Teams grubu oluşturabilirsiniz.
Bir Grup hedeflenen amacını tamamladıktan sonra, sistem kaynaklarını boşaltmak ve grubun listelenmesini veya görüntülenmesini kaldırmak için grubu silebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Outlook'ta Grubu düzenleme veya silme. Eski grupları silmeyi hatırlamak istemiyorsanız, yöneticiniz eski grupların süresinin dolmasına ve belirtilen süre sonunda otomatik olarak kaldırılmasına neden olacak süre sonu ilkeleri ayarlayabilir. Ayrıca bkz. Microsoft 365 Grup Süre Sonu İlkesi.
Sağlama Microsoft 365 Grupları üç birincil modeli vardır: Açık, BT liderliğinde veya Denetimli. Her birlerinin kendi avantajları vardır.
|
Model |
Avantaj -ları |
|---|---|
|
Aç (varsayılan) |
Kullanıcılar BT'yi beklemeye veya rahatsız etmeye gerek kalmadan gerektiğinde kendi gruplarını oluşturabilir |
|
BT liderliğinde |
Kullanıcılar BT'den bir grup talep eder. BT, ihtiyaçlarına en uygun işbirliği araçlarını seçme konusunda onlara yol gösterebilir |
|
Kontrollü |
Grup oluşturma işlemi belirli kişiler, ekipler veya hizmetlerle sınırlıdır (Bkz. Kimlerin Microsoft 365 Grupları oluşturabileceğini denetleme) |
Microsoft 365 Grupları nasıl adlandırılmasını denetlemek istiyorsanız, Grup adlarını ön ekli veya sonekler gibi belirli standartlara uymaya zorlamanın yanı sıra uygunsuz adları engellemeye zorlamak için adlandırma ilkesini kullanabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. adlandırma ilkesi Microsoft 365 Grupları.
Her grubun üyeleri ekleyip kaldırabilen ve grubun ve içeriğinin bazı temel kürasyonunu gerçekleştirebilen en az bir sahibi vardır. Bir grubun sahibi (veya sahipleri) herhangi bir nedenle kuruluştan ayrılırsa, yönetici gruba yeni bir sahip atayabilir . Bkz. Yalnız bırakılmış bir gruba yeni sahip atama.
Ayrıca, Exchange Online Yönetici izinleriniz varsa gruplarınızı Microsoft 365 Yönetici Merkezi'nden (bkz. Microsoft 365 yönetim merkezi Grup üyeliğini yönetme) veya PowerShell'den yönetebilirsiniz (Bkz. Yönetme Microsoft 365 Grupları powershell ile birlikte.
Kiracınızdan bir grubu silmek istediğiniz bir zaman gelebilir. Bir grubu silme hakkında bilgi için bkz. Outlook'ta bir grubu silme. Bir grup yanlışlıkla silinirse, yöneticiler bu grubu 30 güne kadar geri yükleyebilir. Bkz. Silinen bir Microsoft 365 Grubunu geri yükleme.
Microsoft 365 Grupları yaşam döngüsünü yönetmek için daha otomatik bir yol tercih ediyorsanız, grupları belirli bir zaman aralığında sona erdirmek için süre sonu ilkelerini kullanabilirsiniz. Grubun sahipleri, grubun süresi dolmadan 30, 15 ve 1 gün önce bir e-posta alır ve gerekirse grubu kolayca yeniler. Bkz. Microsoft 365 Grup Süre Sonu İlkesi.
-
Üyelerin Microsoft 365 Grubu adına göndermesine veya göndermesine izin verme
-
Sitenin başlığını, açıklamasını, logosunu ve site bilgileri ayarlarını değiştirme
Microsoft 365 Grup sınırları
Yöneticiler için Microsoft 365 Grupları genel bakış sayfasında Grup sınırlarını bulun.
Azure Active Directory Connect aracından "Grup Geri Yazma" özelliğini kullanmayı planlıyorsanız, "Description" özniteliğiyle ilgili uzunluk üst sınırı 448 karakterdir.
SharePoint Online depolama alanı hakkında daha fazla bilgi için bkz. SharePoint Online Sınırları.
Microsoft 365 Grupları yönetmek, Gruplar kullanımı hakkında eyleme dönüştürülebilir bilgilere sahip olduğunuzda daha etkilidir. Microsoft 365 Yönetici Merkezi'nin depolama kullanımı, sahip olduğunuz etkin Gruplar sayısı ve hatta kullanıcılarınızın Gruplar nasıl kullandığı gibi bilgileri görmenizi sağlayan bir raporlama aracı vardır. Daha fazla bilgi için bkz. Yönetim merkezinde Microsoft 365 Raporları .
Microsoft 365 Grupları uyumluluk, bilgi koruması ve eKeşif için bir dizi araç sağlar.
