Ekibiniz işleri halletmek için dağıtım listelerini, dosya paylaşımını ve işbirliğine dayalı not almayı kullanıyorsa, Outlook 'da Microsoft 365 Grupları seveceksiniz. Microsoft 365 Grupları, Outlook, SharePoint dosyaları, Planner görevleri ve paylaşılan bir OneNote not defterindeki konuşmaları ve takvimi ekibiniz için tek bir işbirliği alanında bir araya getiren güçlü ve üretken bir platformdur.
Bir grubu takip ettiğinizde, tüm e-posta iletileri ve toplantı davetleri doğrudan gelen kutunuza gönderilir. Ancak bunlar aynı zamanda grup klasörünüzde de depolanır. Bu nedenle, yanlışlıkla bir şeyi silme veya postayı gelen kutunuzdan özel bir klasöre taşımak için bir kural oluşturma konusunda endişelenmeyin. Okuduktan sonra gelen kutunuzdan silin ve hala aranabilir grup klasörünüzde güvenli bir şekilde depolanan bir kopya olduğunu bilin; aslında, grup başladıktan sonra tüm iletiler grup klasöründe depolanır. Başlangıçta üye olmasanız bile, katıldıktan sonra geçmişin tamamını görebilirsiniz.
İpucu: henüz Microsoft 365 Grupları kullanmaya başlamadıysanız önce Outlook'ta Microsoft 365 Grupları kullanmaya başlama makalesini okumak isteyebilirsiniz.
Outlook 'da Microsoft 365 Grupları en iyi şekilde kullanmaya yönelik ipuçları
-
Grupları aynı dağıtım listeleri gibi kullanma Yeni e-posta iletileri ve toplantı istekleri gelen kutunuza gelir ve gruba gönderdiğiniz her şey, bir dağıtım listesi gibi gruptaki herkese teslim edilir. Outlook veya Web üzerinde Outlook herhangi bir sürümü çalışır. İletişime başlamak için e-posta iletinizin TO satırına grup e-posta adresini yazmanız yeter.
Not: Grup oluşturduğunuzda, Tüm üyelerin grup e-postalarının kopyalarını gelen kutularına alması için Tüm grup konuşmalarını gönder onay kutusunu işaretleyin.
-
Hızlı erişim için grubunuzu "sık kullanılan" olarak ekleyin Outlook içinde, sahip olduğunuz ve/veya üyesi olduğunuz gruplar gezinti bölmenizin en altında listelenir. Kolay erişim için bir gruba sağ tıklayın ve Sık Kullanılanlara Ekle'yi seçerek grubu gezinti bölmenizin en üstüne taşıyın.
Sık Kullanılanlara ekleme özelliği, çevrimdışı olduğunuzda içeriğe erişmenizi de sağlar.
-
İletileri özel bir klasöre taşımanıza gerek yok Bir grubu takip ettiğinizde, tüm e-posta iletileri ve toplantı davetleri doğrudan gelen kutunuza gönderilir. Ancak bunlar aynı zamanda grup klasörünüzde de depolanır. Bu nedenle, yanlışlıkla bir şeyi silme veya postayı gelen kutunuzdan özel bir klasöre taşımak için bir kural oluşturma konusunda endişelenmeyin. Okuduktan sonra gelen kutunuzdan silin ve hala aranabilir grup klasörünüzde güvenli bir şekilde depolanan bir kopya olduğunu bilin; aslında, grup başladıktan sonra tüm iletiler grup klasöründe depolanır. Bu nedenle başlangıçta üye olmasanız bile, katıldıktan sonra geçmişin tamamını görebilirsiniz.
Postanın gelen kutunuza gelmesini istemiyorsanız, gruptan takip etmeyi bırakın (ancak katılmayı bırakın). Postalar grup klasörünüzde teslim edilmeye devam eder ancak gelen kutunuza teslim edilmeyecektir.
-
Grup toplantılarını kolayca zamanlama Gezinti bölmesinde gruplarınızdan birini seçtiğinizde ekranın üst kısmında özel gruplar şeridi görürsünüz. Ay için zamanlanan tüm grup toplantılarını görmek için takvimi açın. Grup takviminizi açmak için:
-
Outlook Giriş > Takvim'i seçin.
Buradan yeni bir toplantı zamanlamak için bkz. Grup takviminde toplantı zamanlama.
-
Web üzerinde Outlook Takvim'i seçin.
Buradan yeni bir toplantı zamanlamak için bkz. Grup takviminde toplantı zamanlama.
-
-
Gruptaki herkesle kolayca dosya paylaşma Paylaşılan dosyaları kolayca karşıya yükleyebilir veya kitaplıktan e-posta iletilerinize dosya ekleyebilirsiniz. Doğru izinler zaten ayarlanıp tüm grup üyelerine uygulandığından, paylaşılan dosyalar üzerindeki izinleri yönetmeniz gerekmez. Grubunuzun dosya alanını gruplar şeridinde açmak için:
-
Outlook Giriş > Dosyalar'ı seçin. Bkz. Grup dosyalarını paylaşma.
-
Web üzerinde Outlook Dosyalar'ı seçin. Bkz. Grup dosyalarını paylaşma.
-
-
Ekip not defterine hızla erişme Ekip tartışmalarınız, toplantılarınız, planlarınız ve etkinlikleriniz için notlar yakalamak için bunu kullanın. Grubunuzun not defterini gruplar şeridinde açmak için:
-
Outlook Giriş > Not Defteri'ni seçin.
-
Web üzerinde Outlook , Not Defteri'ni seçin.
-
-
Aradığınızı bulma Belirli bir konuyla ilgili tüm toplantıları mı arıyorsunuz? Geçen haftanın kahverengi çantasındaki notları bulmak ister misin? Grup konuşmaları, takvim, dosyalar ve not defteri aranabilir ve izinler otomatik olarak ayarlanır ve böylece tüm grup üyeleri aradıkları her şeyi arayabilir.
-
Beğeniler ve @mentions ile sosyal olun Grup üyesinin fikri gibi mi? Öyle deyin. Hızlı ve kolaydır (ve eski "+1"e veda edebilirsiniz"). Birinin dikkatini çekmek ister misin? E-posta iletisinde bir @mention kullandığınızda, bu ileti takip edebilmeleri için grup üyesinin gelen kutusuna gider.
