Microsoft 365 Grubu ile Outlook'taki kişi listesi arasındaki fark nedir?

Kişi listesi veya dağıtım listesi, aynı anda birçok kişiye ileti veya toplantı daveti göndermek için kullanılan bir e-posta adresi koleksiyonudur. Outlook'ta kişi listesi oluşturmayı, düzenlemeyi veya silmeyi öğrenin.

Outlook'taki birMicrosoft 365 Grubu bu basit gereksinimleri karşılar ve Grup oluşturulduğunda Grup üyelerinin otomatik olarak atandığı bir dizi paylaşılan kaynak sağlar.

Microsoft 365 Grupları ile birlikte gelen paylaşım ve iletişim araçları

Outlook'ta birMicrosoft 365 Grubu ayarladığınızda, işbirliği yapmak istediğiniz bir grup kişiyi seçebilir ve bu kişilerin paylaşabileceği bir kaynak koleksiyonunu kolayca ayarlayabilirsiniz. Gruba üye eklediğinizde, grubunuzun sağladığı araçlara yönelik izinler bu üyelere otomatik olarak verilir. Dolayısıyla, kaynaklara yönelik izinleri el ile atama konusunda endişelenmeniz gerekmez.

Grupları e-posta dağıtım listelerinden daha güçlü bir çözüm haline getiren özelliklerden bazıları şunlardır:

Paylaşılan gelen kutusu - Dağıtım listelerinizde geleneksel olarak yaptığınız konuşmaların gerçekleştiği yer. Bu paylaşılan gelen kutusu tamamen aranabilir, bu nedenle grubun iletilerinin canlı bir arşivini oluşturur. Gruba yeni gelenler, daha önce gruba gönderilenler hakkında hızlı bir şekilde bilgi edinmek için geçmişi arayabilir veya geriye doğru kaydırabilir. Bkz. Outlook'ta grup konuşması yapın.

İpucu: Kullanıcılarınız yine de dağıtım listesinde olduğu gibi grup iletilerinin kişisel gelen kutularında görünmesini istiyorsa, tek yapması gereken Outlook'ta şeritteki Üyelik düğmesine tıklayarak gruba abone olmaktır.
Paylaşılan dosyalar kitaplığı - Grubunuz, kullanıcılarınızın belgeler, çalışma kitapları, sunular, resimler veya üzerinde çalışması gereken diğer dosya türlerini depoladığı, paylaşabileceği ve üzerinde işbirliği yapabilecekleri bir SharePoint dosyaları kitaplığına sahiptir. Bkz. Outlook'ta bir Grupla dosya paylaşma.
Paylaşılan takvim - Grubunuz, grupla ilgili olayları göndermek için paylaşılan bir takvim alır. Gruba abone olan her üye, takvime gönderilen etkinliklere otomatik olarak davet edilir, böylece bu etkinlikler isterse kişisel takvimlerinde de görüntülenebilir. Bkz. Outlook'ta olayları zamanlamak ve düzenlemek için Grup takvimi kullanma.
Paylaşılan OneNote not defteri - Grubun otomatik olarak, grup üyelerinin bilgi toplayıp bilgi üzerinde işbirliği yapabilecekleri paylaşılan bir OneNote not defteri vardır. Birçok grup, sık sorulan sorular ve diğer kaynaklara sahip canlı bir wiki oluşturmak için not defterini kullanır. Bkz. OneNote: Başlarken.
Konuk erişimi - Daha önce dağıtım gruplarına dış kişiler ekleyebilirsiniz, ancak tek aldıkları e-postaydı. Gruplar sayesinde konuklara e-posta konuşmalarına, dosyalara ve hatta paylaşılan OneNote not defterine erişim sağlayabilirsiniz. Bkz. Outlook'ta Gruplar konuk ekleme.
İçerik bulunabilir: Outlook'taki Gruplar varsayılan olarak geneldir; bu da kuruluşunuzdaki diğer kişilerin gruptaki malzemeleri bulmasını ve bunlara katılmasını veya gözden geçirmesini kolaylaştırdığı anlamına gelir. Grubun içeriği daha hassassa, grubu özel olarak değiştirebilirsiniz; bu da içeriği üye olmayanlardan gizler ve grup sahibinin katılma isteklerini onaylamasını gerektirir.
Self servis oluşturma - BT'nin kullanıcılardan gelen grup oluşturma istekleriyle tıkanması gerekmez. Kullanıcılar gerektiğinde kendi gruplarını oluşturabilir. Kuruluşunuzdaki hangi kullanıcıların grup oluşturabileceğini denetlemek istiyorsanız bkz. Microsoft 365 Grupları oluşturabilecek kullanıcıları yönetme.

Gruplarınızın yönetimi

Microsoft 365, gruplarınızı daha kolay yönetmek ve yönetmek için bir dizi kullanışlı araç ve özellik sunar. Outlook'ta Microsoft 365 Grupları için Yönetici kılavuzu'nda daha fazla bilgi edinin.