Komma igång med databaser

Du kan fokusera din design genom att sammanfatta syftet med databasen och hänvisa till sammanfattningen ofta. Om du vill ha en liten databas för en verksamhet du driver hemifrån, kan du till exempel skriva något enkelt, som ”Kunddatabasen innehåller en lista med kundinformation för att skapa utskick och ta fram rapporter”. För en företagsdatabas kan du behöva flera avsnitt för att beskriva när och hur personer i olika roller kommer att använda databasen och dess data. Skapa en specifik och detaljerad uppdragsbeskrivning du kan referera till under designprocessen.

Börja med din befintliga information och dina aktuella spårningsmetoder. Du kanske för närvarande registrerar inköpsorder i en huvudbok eller har din kundinformation på pappersformulär. Använd dessa källor för att lista den information du samlar in just nu (till exempel alla kryssrutor på dina formulär). Om du för närvarande inte samlar in viktig information, fundera på vilka enskilda informationskomponenter du behöver. Varje enskild datatyp blir ett fält i din databas.

Din första lista behöver inte vara perfekt – du kan justera den med tiden. Men ta hänsyn till alla personer som använder denna information och be dem om idéer.

Fundera sedan på vad du vill ha ut från databasen och vilka typer av rapporter eller utskick som du vill skapa. Se till att du samlar in den information som krävs för att uppfylla dessa mål. Om du till exempel vill ha en rapport som visar försäljning per område, måste du samla in försäljningsdata på områdesnivå. Försök skissa rapporten med verklig information så att den ser ut som du vill ha den. Lista sedan de data du behöver för att skapa rapporten. Gör samma sak för utskick eller andra utdata du vill ha från databasen.

Exempel

Anta att du ger kunder möjlighet att välja om de vill få regelbundna uppdateringar via e-post, och att du vill skriva ut en lista med de som angett att de vill ha dessa meddelanden. Du behöver en kolumn kallad Skicka e-post i tabellen Kunder, med de tillåtna värdena Ja och Nej.

För de som vill ta emot e-post behöver du en e-postadress, vilket också kräver ett fält. Om du vill ha med en korrekt hälsningsfras (som Herr eller Fru), lägger du till fältet Hälsning. Om du vill tilltala kunder med förnamnet i e-post, lägger du till fältet Förnamn.

När du har listan med den information du behöver, bestämmer du de huvudenheter (eller ämnen) du behöver ha för att organisera dina data. Undvik att duplicera data mellan enheter. Den preliminära listan för en databas för produktförsäljning kan till exempel se ut så här:

Huvudenheterna är: kunder, leverantörer, produkter och order. Börja därför med dessa fyra tabeller: en för information om kunder, en för information om leverantörer och så vidare. Detta kanske inte blir din slutliga design, men det är en bra utgångspunkt.

För att förstå varför fler tabeller är bättre än färre kan vi ta denna tabell som exempel:

Varje rad innehåller information om både produkten och dess leverantör. Eftersom du har många produkter från samma leverantör, måste leverantörens namn och adress upprepas många gånger. Det slösar lagringsutrymme. Istället bör du spara leverantörsinformationen en gång i en separat leverantörstabell och sedan länka den tabellen till tabellen Produkter.

Ett andra problem med denna design blir tydligt när du vill ändra information om leverantören. Anta att du behöver ändra en leverantörs adress. Eftersom den förekommer på många platser kan du råka ändra den på en plats men glömma att ändra den på de andra. Genom att bara ha leverantörens adress på en plats undviker du det problemet.

Anta slutligen att Coho Winery bara levererar en produkt och att du vill ta bort produkten men behålla leverantörens namn och adressinformation. Hur tar du bort produktposten utan att även förlora leverantörsinformationen med den här designen? Det går inte. Eftersom varje post innehåller information om en produkt samt information om en leverantör, är det omöjligt att ta bort den ena utan att ta bort den andra. För att hålla dessa data separerade delar du upp tabellen i två tabeller: den första för produktinformation och den andra för leverantörsinformation. När du då tar bort en produktpost, tar du bara bort information om produkten – inte information om leverantören.

När du valt ämnet för en databastabell, ska kolumnerna i den tabellen bara lagra fakta om det specifika ämnet. En produkttabell ska till exempel bara lagra information om produkter – inte om deras leverantörer.

För att bestämma vilken information som ska tas med i tabellen använder du listan du skapade tidigare. Tabellen Kunder kan till exempel inkludera: Förnamn, Efternamn, Adress, Skicka e-post, Hälsning och E-postadress. Varje post (kund) i tabellen innehåller samma kolumnuppsättning, så du sparar exakt samma information för varje kund.

Skapa din första lista och granska och förbättra den sedan. Kom ihåg att dela upp information i minsta möjliga fält. Om din ursprungliga lista till exempel hade fältet Adress, delar du upp det i Gatuadress, Ort, Delstat och Postnummer – eller om dina kunder är globala, i ännu fler fält. På så sätt kan du göra utskick i rätt format eller rapportera order enligt delstat.

När du justerat datakolumnerna i tabellerna väljer du en primärnyckel för varje tabell.

Du måste ha ett sätt att unikt identifiera varje rad i varje tabell. Kommer du ihåg exemplet tidigare där två kunder har samma namn? Eftersom de har samma namn, behöver du ett sätt att skilja dem åt.

Varje tabell ska därför ha en kolumn (eller uppsättning kolumner) som unikt identifierar varje rad. Detta kallas primärnyckeln och är ofta ett unikt nummer, som ett anställningsnummer eller ett serienummer. Access använder primärnycklar för att snabbt koppla samman data från olika tabeller och sammanställa dessa data för dig.

Ibland består primärnyckeln av två eller flera fält. Till exempel kan tabellen Orderinformation, som innehåller radspecifikationer för order, använda två kolumner i sin primärnyckel: Order-ID och Produkt-ID. När en primärnyckel använder mer än en kolumn, kallas det för en sammansatt nyckel.

Om du redan har ett unikt ID för informationen i en tabell, som produktnummer som unikt identifierar varje produkt i din katalog, använder du det, men bara om värdena uppfyller dessa krav på primärnycklar:

• Identifieraren kommer alltid att vara olika för varje post. Duplicerade värden tillåts inte i en primärnyckel.

• Det finns alltid ett värde för objektet. Varje post i din tabell måste ha en primärnyckel. Om du använder flera kolumner för att skapa nyckeln (som Artikelfamilj och Artikelnummer), måste båda värdena alltid finnas.

• Primärnyckeln är ett värde som inte ändras. Eftersom nycklarna används som referens av andra tabeller, skulle en förändring av en primärnyckel i en tabell innebära att den måste bytas överallt där den används som referens. Upprepade ändringar ökar risken för fel.

Om du inte har ett värde du kan använda som identifierare använder du ett unikt slumpmässigt nummer som primärnyckel. Du kan till exempel tilldela varje order ett unikt ordernummer bara för att kunna identifiera ordern.