Tabellerna utgör en väsentlig del av databaserna, eftersom det är där som all information (alla data) samlas. En företagsdatabas kan till exempel innehålla en kontakttabell där leverantörernas namn, e-postadresser och telefonnummer finns sparade. Eftersom andra databasobjekt förlitar sig på tabeller i så hög grad, bör du alltid börja utforma databasen med att skapa alla dess tabeller, och sedan skapa övriga objekt. Innan du skapar tabeller i Access bör du tänka på dina krav och bestämma vilka tabeller du kan behöva. Vill du få reda på hur du planerar och utformar databaser finns det en introduktion i artikeln Grundläggande databasdesign.
Artikelinnehåll
Översikt
En relationsdatabas som Access innehåller för det mesta flera relaterade tabeller. Om databasen är välutformad innehåller varje tabell data om ett visst ämne, till exempel anställda eller produkter. En tabell består av poster (rader) och fält (kolumner). Fälten kan i sin tur innehålla olika typer av data, till exempel text, siffror, datum och hyperlänkar.
-
En post: Innehåller specifika data, till exempel information om en viss anställd eller produkt.
-
Ett fält: Innehåller uppgifter om en aspekt av tabellens ämne, till exempel förnamn eller e-postadress.
-
Ett fältvärde: Varje post har ett fältvärde. Till exempel Contoso, Ltd. eller namn@example.com.
Egenskaper för tabeller och fält
Tabeller och fält har även egenskaper som du kan ange för att styra deras egenskaper eller beteende.
1. Tabellegenskaper
2. Fältegenskaper
I en Access-databas är tabellegenskaper attribut för en tabell som påverkar utseendet eller beteende för hela tabellen. Tabellegenskaper anges i tabellens egenskapssida i designvyn. Du kan till exempel ange tabellens egenskap Standardvy för att bestämma hur tabellen ska visas som standard.
En fältegenskap gäller för ett visst fält i en tabell och definierar en av fältets egenskaper eller en del av fältets beteende. Du kan konfigurera vissa fältegenskaper i Databladsvy. Du kan också ange alla fältegenskaper i designvyn med hjälp av fönstret </c0>Fältegenskaper</c0>.
Datatyper
Varje fält har en datatyp. Datatypen för ett fält anger vilken typ av data som lagras i fältet, till exempel stora mängder text eller bifogade filer.
En datatyp är en fältegenskap, men den skiljer sig från andra fältegenskaper enligt följande:
-
Du anger datatypen för ett fält i designrutnätet för tabellen, inte i fönstret Fältegenskaper.
-
Ett fälts datatyp avgör vilka andra egenskaper fältet har.
-
Du måste ange datatypen för ett fält när du skapar fältet .
Du kan skapa ett nytt fält i Access genom att mata in data i en ny kolumn i databladsvyn. När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn tilldelas automatiskt en datatyp för fältet, baserat på det värde som du anger. Om det du skriver inte kan tolkas som någon annan datatyp anges datatypen till text i Access. Du kan ändra datatypen med hjälp av menyfliksområdet.
Exempel på automatisk identifiering av data
I följande tabell visas hur automatisk identifiering av data fungerar i databladsvyn.
|
Tabellrelationer
Även om varje tabell lagrar data om ett specifikt ämne, lagrar tabeller i en Access-databas vanligtvis data om ämnen som är relaterade till varandra. En databas kan till exempel innehålla:
-
En kundtabell med företagets kunder och deras adresser.
-
En produkttabell med de produkter som företaget säljer, inklusive priser och bilder för varje artikel.
-
En ordertabell som håller ordning på kundbeställningar.
Eftersom du lagrar data om olika ämnen i olika tabeller behöver du något sätt att koppla samman data, så att du enkelt kan kombinera relaterade data från de olika tabellerna. Du kopplar data som lagras i olika tabeller genom att skapa relationer. En relation är en logisk koppling mellan två tabeller som anger fält som finns i båda tabellerna. Mer information finns i Guide till tabellrelationer.
Nycklar
Fält som ingår i en tabells relation kallas för nycklar. En nyckel består vanligtvis av ett fält, men kan bestå av mer än ett fält. Det finns två typer av nycklar:
-
Primärnyckeln En tabell kan ha endast en primärnyckel. En primärnyckel består av ett eller flera fält som unikt identifierar varje post som du lagrar i tabellen. Det är ofta ett unikt ID-nummer, till exempel ett artikelnummer, ett serienummer eller en kod som fungerar som primärnyckel. Du kan till exempel ha en kundtabell där varje kund har ett unikt kund-ID-nummer. Fältet Kundnr är primärnyckeln i tabellen Kunder. När en primärnyckel innehåller fler än ett fält består den vanligtvis av befintliga fält som, tillsammans, ger unika värden. Du kan till exempel använda en kombination av efternamn, förnamn och födelsedatum som primärnyckel för en tabell om personer. Mer information finns i Lägga till eller ändra primärnyckeln för en tabell.
-
Sekundär nyckel: En tabell kan också ha en eller flera sekundära nycklar. En sekundär nyckel innehåller värden som motsvarar värden i en annan tabells primära nyckel. Du kan till exempel ha en tabell som heter Order, där varje order har ett kundnummer som motsvarar en post i tabellen Kunder. Fältet Kund-ID är en sekundär nyckel i tabellen Order.
Förhållandet mellan värden i nyckelfält utgör grunden för en tabellrelation. Du använder tabellrelationer för att kombinera data från relaterade tabeller. Anta till exempel att du har en tabell som heter Kunder och en tabell som heter Order. I tabellen Kunder är varje post identifierad med hjälp av primärnyckelfältet ID.
För att associera varje order med en viss kund lägger du till ett sekundärnyckelfält i tabellen Order som är länkat till fältet ID i tabellen Kunder. Sedan skapar du en relation mellan de båda nycklarna. När du lägger till en post i tabellen Order använder du ett värde för kund-ID som hämtas från tabellen Kunder. Närhelst du vill visa information om kunden för en order använder du relationen för att fastställa vilka data i tabellen Kunder som hör ihop med vilka poster i tabellen Order.
1. En primär nyckel visas med nyckelikonen vid fältnamnet.
2. En extern nyckel – notera att ingen nyckelikon visas.
Du bör inte lägga till ett fält om du tror att fler än ett värde kan behöva anges för varje unik enhet som visas i tabellen. Vi fortsätter med ovanstående exempel: om du vill börja spåra order från dina kunder bör du inte lägga till ett fält i tabellen, eftersom det kommer att finnas fler än en order för varje kund. I ett sådant fall bör du i stället skapa en ny tabell för att lagra alla order och skapa en relation mellan de två tabellerna.
Fördelar med att använda relationer
Genom att hålla data åtskilda i relaterade tabeller får man följande fördelar:
-
Konsekvens Eftersom varje data endast registreras en gång (i en enda tabell) är det mindre risk för oklarheter eller inkonsekvens. Kundens namn sparas till exempel endast en gång, i en tabell med kunder, snarare än att spara det flera gånger (och eventuellt inkonsekvent) i en tabell som innehåller orderdata.
-
Effektivitet Registrering av data på ett enda ställe innebär att du använder mindre diskutrymme. Dessutom tillhandahåller mindre tabeller informationen snabbare än stora tabeller. Och om du inte använder separata tabeller för olika ämnen kommer dina tabeller att innehålla nullvärden (avsaknad av data) och redundans, vilket kan slösa på utrymmet och ge sämre prestanda.
-
Begriplighet Utformningen av en databas är enklare att förstå om dess ämnen är ordentligt indelade i tabeller.
Planera tabeller med relationer i åtanke. Du kan använda Uppslagsguiden för att skapa ett sekundärnyckelfält om den tabell som innehåller motsvarande primärnyckel redan finns. Relationen skapas av Uppslagsguiden. Mer information finns i Skapa eller ta bort en relation.
