Video: Dokumentkoppling

Vi visar hur dokumentkoppling fungerar med ett e-postmeddelande. Du börjar med ett huvuddokument, lägger till en lista med mottagarinformation och lägger till dokumentkopplingsfält. Sedan fyller Word automatiskt i fälten med mottagarinformation och skapar de enskilda dokumenten.

Infoga kopplingsinstruktioner

• I Word finns fälten Hälsningsrad och Adressblock, som lägger till alla fält i en hälsning eller adress, så att du inte behöver lägga till ett fält i taget.

Om du till exempel alltid vill använda en specifik hälsningsfras i dina e-postmeddelanden och brev lägger du till instruktionen Hälsningsrad.

1. Klicka på det ställe där du vill lägga till hälsningsfrasen.

2. Klicka på Hälsningsrad.

3. Välj namnet på den formatmall som du vill använda och ange övriga alternativ.

4. Kontrollera att fältet har formaterats på rätt sätt genom att markera hela fältet, inklusive markeringarna i slutet.

5. Klicka på START och kontrollera teckensnitt och teckenstorlek.

6. Klicka på Radavstånd och kontrollera att radavståndet är samma som i resten av dokumentet.

När du har lagt till de fält som du vill koppla anger du den information som du vill ska vara gemensam för samtliga meddelanden som skickas i dokumentkopplingen.

Lägga till enskilda kopplingsfält

Om du vill lägga till en anpassad hälsningsfras eller annan information från distributionslistan kan du lägga till ett fält i taget.

1. Klicka i dokumentet där du vill lägga till kopplingsinstruktionen.

2. Klicka på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

3. Om det fältnamn du letar efter inte visas i listan klickar du på knappen Infoga kopplingsinstruktion.

4. Klicka på Databasfält om du vill visa en lista med de fält som finns i datakällan.

5. Klicka på det fält du vill lägga till.

6. Klicka på Infoga.

Vill du veta mer?

Dokumentkoppling med hjälp av ett kalkylblad i Excel

Infoga kopplingsinstruktioner

Skapa och skriva ut adressetiketter för en adresslista i Excel

Använda dokumentkoppling för e-post i Word