Under många år har organisationer använt distributionsgrupper för att kommunicera och samarbeta med grupper både inom och utanför företaget. Men nu erbjuder Microsoft 365 grupper i Outlook en kraftfullare lösning för samarbete.
Tips: Information om hur du använder Outlook-kontaktgrupper för att skicka e-post till en lista med personer – till exempel en grupp med vänner – finns i Skapa en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook på en dator.
Vad är Microsoft 365 grupper?
När du konfigurerar enMicrosoft 365 grupp i Outlook kan du välja en uppsättning personer som du vill samarbeta med och enkelt konfigurera en samling resurser som personerna kan dela. Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till.
Resurserna omfattar:
-
Delad inkorg – Det är här diskussionerna du tidigare hade i distributionslistorna äger rum. Den delade inkorgen är fullt sökbar och skapar på så sätt ett användbart arkiv med gruppens meddelanden. Nya gruppmedlemmar kan söka eller gå tillbaka i historiken för att snabbt läsa in det som diskuterats i gruppen tidigare. Mer information: Ha en gruppkonversation i Outlook.
Tips: Om användare fortfarande vill att gruppmeddelanden ska visas i deras personliga inkorg som de gjorde för distributionslistor behöver de bara prenumerera på gruppen genom att klicka på knappen Medlemskap i menyfliksområdet i Outlook.
-
Bibliotek med delade filer – Gruppen har ett SharePoint-filbibliotek där användarna kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filer som de behöver arbeta med. Se: Dela gruppfiler.
-
Delad kalender – Gruppen får en delad kalender för att publicera händelser relaterade till gruppen. Varje medlem som prenumererar på gruppen bjuds automatiskt in till händelser som publiceras i kalendern så att dessa händelser också kan visas i deras personliga kalendrar om de vill. Se: Schemalägga ett möte i en gruppkalender i Outlook.
-
Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt tillgång till en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsgruppen för att skapa en aktiv wiki med vanliga frågor och andra resurser.
-
Gäståtkomst – Tidigare kunde du också lägga till externa kontakter till distributionsgrupper men allt de fick var e-postmeddelanden. Med grupper kan du ge gäster åtkomst till e-postkonversationer, filer och den delade OneNote-anteckningsboken. Se: Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
-
Innehåll kan upptäckas – Som standard är grupper i Outlook offentliga vilket gör att det är enkelt för andra i organisationen att upptäcka dem och gå med eller granska gruppens material. Om gruppens innehåll är känsligt kan du göra gruppen privat, vilket döljer innehållet från personer som inte är medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla förfrågningar om medlemskap.
-
Självbetjäning för gruppskapande – IT-avdelningen behöver inte ta hand om mängder av förfrågningar om att skapa grupper. Användare kan skapa sina egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen som kan skapa grupper läser du: Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.
Det här är bara några av de funktioner som gör grupper till en bättre och kraftfullare lösning än distributionsgrupper.
Administrera dina grupper
Microsoft 365 innehåller ett antal användbara verktyg och funktioner som gör det enklare att hantera och administrera dina grupper. Klicka på rubrikerna nedan för mer information om dessa fördelar.
Att ha koll på katalogen är något som bekymrar alla administratörer. Här är några av de verktyg Microsoft 365 erbjuder för att göra det enklare:
-
Namnprinciper – Med namnprinciper kan du ange vad som är godkända och inte godkända namn för grupper. Det gör att användare inte kan använda svordomar eller förbjudna namn för grupper. Du kan dessutom se till att alla gruppnamn får ett visst företagsprefix eller -suffix.
Dynamiskt medlemskap – Dynamiskt medlemskap gör att du kan använda regler för att ställa in gruppmedlemskap, vilket lägger till (eller tar bort) gruppmedlemmar baserat på metadata (som avdelning eller roll) i active directory. I Använda attribut för att skapa avancerade regler finns mer information om att skapa medlemskap dynamiskt.
-
Dolt medlemskap – Om du av någon anledning vill att medlemskapet i en grupp ska vara konfidentiellt, till exempel om medlemmarna är elever, så kan du dölja medlemskap från externa parter.
-
Behörighet för skapande – Det kan finnas personer i organisationen som inte ska kunna skapa nya grupper. Det finns olika tekniker för att hantera behörighet att skapa grupper i katalogen. Se Hantera skapande av grupper i Microsoft 365.
-
Granskningsloggar – Du kan lita mer på att användarna kan skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom granskningsloggarna för Microsoft 365 grupper låter dig spåra vem som skapade eller tog bort en viss grupp eller gjorde ändringar i medlemskapet i gruppen. Se: Söka i granskningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Leveranshantering ger dig några olika metoder att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Det finns även verktyg för att övervaka meddelandeflödet.
-
Skicka som och Skicka för – De här inställningarna ger specifika användare möjlighet att skicka e-postmeddelanden som om de kommer från gruppen eller är för gruppens räkning.
-
Avsändarbegränsningar – De här inställningarna gör att du kan styra vem som kan skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter men du kan vilja begränsa detta till bara vissa specifika externa partner.
-
Stöd för externa användare – Genom att bjuda in gäster till gruppen kan du välja att de ska inkluderas i gruppens e-postkonversationer. Se: Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
-
Transportregler – Transportregler fungerar på samma sätt för grupper som för Exchange server. Reglerna kan leta efter meddelanden som uppfyller specifika villkor och sedan utföra åtgärder på dessa meddelanden.
-
E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet meddelanden som inte kan levereras genom att varna användare om meddelandet troligen ska till externa parter eller överskrider meddelandekvoter.
-
Flera proxyadresser – En grupp kan ha alias precis som en postlåda för en användare. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiska för att ta emot meddelanden som skickats till andra alias eller för att göra det lättare att kontakta en grupp som har ett långt eller svårstavat namn. Mer information: Stöd för flera domäner för Microsoft 365-grupper – Admin hjälp
-
Maximal storlek för sändning och mottagning – Kvoter kan minska problemen när gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden och ger möjlighet att hantera lagrings- och bandbreddskrav.
Microsoft 365 ger dig också några verktyg för att hantera den typ av innehåll som delas i gruppen.
-
Riktlinjer för användning – Du kan definiera riktlinjer för användning för Microsoft 365 grupper – för att informera användarna om metodtips som hjälper till att hålla grupperna effektiva och utbilda dem om interna innehållsprinciper.
-
Dataklassificering – Du kan skapa ett anpassningsbart dataklassificeringssystem för Microsoft 365 grupper som tillåter separation av grupper efter principtyp (t.ex. "oklassificerad", "konfidentiell" eller "topphemlig"). På så sätt kan grupperna visa principer för annat innehåll i organisationen. Med extensible-principen kan organisationen konfigurera en slutpunkt som anropas när en grupp skapas eller ändras. Sedan kan du implementera egna principer för att skapa eller ändra grupper.
Hantera förändring
Användare har ibland svårt för förändring så det är viktigt att kommunicera med de aktiva medlemmarna i distributionslistorna och berätta vad de kan förvänta sig. Det här är information som ska finns med i meddelandet samt en del svar som kan vara till hjälp:
Vad är grupper i Outlook?
Microsoft 365 grupper i Outlook är en enda samarbetslösning för team/grupper som vill ha en plats för att dela diskussioner, filer, kalendrar och anteckningar på ett enhetligt sätt som är lätt att hitta. Den bästa funktionen är antagligen att gruppens inkorg bildar en historik över alla diskussioner vilket gör det enkelt att söka i tidigare diskussioner.
Varför gör vi den här ändringen?
Vi får ofta förfrågningar om möjligheten att söka i de meddelanden som skickas till vår distributionslista för att hitta information som diskuterats tidigare. Genom att uppgradera distributionslistan till en grupp behöver användare inte längre besvara eller ställa samma frågor flera gånger.
Den nya gruppen kommer även att ha en kalender för våra gruppevenemang, ett bibliotek för delade filer och en OneNote-anteckningsbok där vi kan samarbeta och samla in information för framtida användning.
Behöver jag göra något för att bli medlem i gruppen om jag redan var medlem i distributionslistan?
Nej, om du redan är medlem i distributionslistan blir du automatiskt medlem i den nya gruppen.
Hur kommer jag åt den nya gruppen i Outlook? Hur fungerar det med Outlook på webben?
Du kommer åt den nya gruppen i kategorin Grupper som finns långt ned i navigeringsfältet till vänster. Om du använder gruppen ofta kan du visa den i favoriter genom att högerklicka på den och välja Visa i favoriter.
Dessutom finns det kostnadsfria mobila klienter för Microsoft 365 grupper tillgängliga på alla mobila plattformar (iOS, Android osv.) så att du enkelt kan komma åt gruppen när du är på språng.
Kan jag inte bara skicka e-post i fortsättningen också?
Självklart. Samma e-postalias som du använde för distributionslistan fungerar fortfarande bra för gruppen i Outlook.
Glöm inte...
Kom ihåg att tala om när ändringen görs och vem de ska kontakta om de har frågor.
Migrera distributionslistor
Är du redo att uppgradera din distributionslista till en grupp? Se Migrera distributionslistor till Microsoft 365-grupper – Admin hjälp.
Vilka distributionslistor kan inte uppgraderas till Microsoft 365-grupper?
Du kan bara uppgradera molnhanterade, enkla, icke-kapslade distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Se Kan inte uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper – Exchange | Microsoft Learn
Nästa steg
När du har uppgraderat distributionsgruppen till enMicrosoft 365 grupp finns det några uppföljningsuppgifter som du kanske vill göra för att säkerställa att den går smidigt.
-
Följ upp med användarna – Stäm av med användarna direkt efter uppgraderingen och sedan igen efter några dagar. Om du visar att du lyssnar på de frågor de har är det större möjlighet att de blir nöjda och med bytet.
-
Övervaka åtaganderapporterna – I Microsoft 365 Admin-portalen finns några bra rapporter som visar hur många användare som använder gruppen, hur ofta och vilka funktioner de använder. Rapporterna kan hjälpa dig utforma din uppföljning och användarutbildning samt visa på vilket sätt användarna drar störst nytta av den nya gruppen. Se: Aktivitetsrapporter i Administrationscenter för Microsoft 365.
-
Dela med dig av din upplevelse – Berätta för andra grupper i företaget att du uppgraderat din distributionsgrupp och vilka steg du utförde för att lyckas. Genom att dela med dig av den informationen hjälper du andra grupper att följa ditt exempel och lyckas med sina egna uppgraderingar.
Snabbreferens
Har du frågor om Microsoft 365 grupper?
Vi lyssnar
Den här artikeln uppdaterades senast den 16 oktober 2020 som ett resultat av din feedback. Om du tycker att du fick hjälp att hitta rätt information, och ännu hellre om du inte tycker det, får du gärna klicka på feedbackkontrollerna nedan och lämna konstruktiva kommentarer så att vi kan förbättra den. Tack!
