Ko v programu SharePoint v Microsoft 365Microsoft 365, imate verjetno dokumente in datoteke, ki jih želite dodati na spletno mesto skupine. Tukaj je nekaj načinov, kako lahko dodate različne vrste vsebine na spletno mesto.
Opomba: Če želite članek o tem, kako nastavite spletna mesta OneDrive za službeno ali šolsko uporabo skupine, da ju lahko uporabljate skupaj, glejte Nastavitev shrambe in skupne rabe datotek v storitvi Office 365.
V temu članku
Preden začnete
Preden začnete premikati datoteke, preverite, koliko prostora za shranjevanje imate SharePoint v Microsoft 365 v Microsoft 365. Če želite informacije o omejivah shrambe za SharePoint v Microsoft 365, glejte Omejitve za SharePoint.
Namig: Ne pozabite, da se v Microsoft 365 omejitve shrambe za SharePoint v Microsoft 365 (spletno mesto skupine) razlikujejo od omejitev shrambe za Exchange Online (za e-poštne račune). Če želite več informacij o omeji storitvah za shranjevanje v nabiralnikih, glejte Prejemniki vMicrosoft 365 opisih storitev za Exchange Online.
V naslednjem koraku analizirate trenutno vsebino. To vključuje dokumente, slike, obrazce in tako naprej.
Namig: V Raziskovalcu preiščjte obstoječe datoteke po velikosti in datumu. Tako lahko hitro prepoznate datoteke, ki ste jih nedavno uporabili ali so zelo velike.
Razmislite o tem, koliko vsebine se redno uporablja in ali želite vso vsebino shraniti v Microsoft 365. Tako kot pri selili v manjšo hišo je cilj, da se odločite, kaj bo ustrezalo novemu spletnemu mestu. Če vaša organizacija na primer uporablja več prostora za shranjevanje, kot je Microsoft 365 za SharePoint v Microsoft 365, morate sprejeti takšne odločitve:
-
Katere datoteke želite premakniti?
-
Ali želite kupiti več prostora za shranjevanje?
-
Ali nameravate imeti prostor za rast spletnega mesta? (Zagotovo bo)
Če je vaša organizacija velika ali zapletena, vam lahko v pomoč povabite strokovnjaka. Ugledno pomoč najdete na spletnem mestu Microsoft Pinpoint. Pinpoint je hiter in preprost način za podjetja po vsem svetu, da najdejo certificirane Microsoftove strokovnjake in strokovne storitve
Ustvarjanje map, knjižnic in podmest
Ko določite vsebino, ki jo želite premakniti, razmislite, kako jo želite organizirati. Začnite tako, da prenesete datoteke v knjižnico dokumentov na spletnem mestu skupine. Vsebino je dobro organizirati, še posebej, če pričakujete, da boste sčasoma imeli veliko datotek. Ko se količina vsebine povečuje, lahko za shranjevanje te vsebine ustvarite dodatne knjižnice dokumentov, knjižnice obrazcev in knjižnice slik. Ustvarite lahko tudi podmesta za različne vrste dokumentov ali projektov.
Če želite več informacij o tem, kako načrtovati strukturo za organizacijo vsebine na spletnem mestu, glejte Načrtovanje vsebine spletnega mesta skupine.
Prenos dokumentov, slik in datotek
Če želite prenesti datoteke, kot so Wordovi dokumenti, datoteke PDF ali fotografije JPG, jih prenesite v knjižnico ali mapo v knjižnici.
Opomba: Največja velikost datoteke za eno datoteko, ki jo je mogoče prenesti v knjižnico SharePoint v Microsoft 365 trenutno 2 GB. Poleg tega lahko hkrati prenesete le 100 datotek ali manj.
Najboljši način za to je odvisen od števila datotek. Najprej poiščite ciljno knjižnico, nato pa uporabite to tabelo, da izberete način:
|
Število datotek |
Način prenosa |
|---|---|
|
En dokument |
Izberite Nov > prenesite OBSTOJEČODATOTEKO in nato poiščite datoteko v računalniku. |
|
Veliko dokumentov in map |
Izberite gumb Odpri v Raziskovalcu na zavihku Knjižnica na traku. Nato z Raziskovalcem povlecite datoteke in jih spustite. |
Če želite več informacij, glejte Prenos, ustvarjanje ali brisanje datotek v knjižnici.
Opomba: Nekaterih vrst datotek ni mogoče prenesti v knjižnico. Če želite seznam teh datotek, glejte članek Vrste datotek, ki jih ni mogoče dodati na seznam ali v knjižnico.
Razmislite o SharePoint seznamov stikov, koledarjev in preglednic
Vsako podjetje ima podatke v različnih oblikah, kot so koledarji, opravila in preglednice. Za to vrsto podatkov lahko premaknete ali pretvorite to vsebino v seznam na spletnem mestu. Seznam poslovnih stikov lahko na primer pretvorite v seznam stikov. Poleg tega lahko pogosto pretvorite koledarje v SharePoint koledar, ki je posebna vrsta seznama.
-
Če želite izvedeti, kako ustvarite koledar skupine v SharePoint v Microsoft 365, si oglejte ta videoposnetek: Videoposnetek: Ustvarjanje lastnega koledarja.
Če zdaj uporabljate Microsoft Excelove preglednice za sledenje informacijam, lahko te preglednice prenesete neposredno v knjižnico dokumentov v storitvi SharePoint v Microsoft 365. Lahko pa preglednico uvozite kot SharePoint seznamov. Ker lahko številni ljudje posodabljajo seznam hkrati, lahko seznami SharePoint pomagajo pri sodelovanju. Za razkrivanje točno informacij, ki jih želite, lahko ustvarite različne poglede seznamov.
-
Če želite izvedeti več o delu s seznami, glejte Izobraževanje: ustvarjanje in nastavitev seznama.
Razmislite SharePoint rešitve za navadne poslovne potrebe
Vsebino lahko premaknete tudi tako, SharePoint rešitev za boljše upravljanje obstoječega opravila. Večina organizacij želi na primer zajeti in deliti z drugimi iz dneva v skupno rabo znanje o osebah, ki tam delajo. Wiki na spletnem mestu je morda odličen za takšne vrste deljenja z drugimi.
V tej tabeli SharePoint funkcije, ki vam lahko pomagajo upravljati poslovne procese.
|
Poslovni proces |
Opis |
|---|---|
|
Uporaba wikija za skupno rabo znanja skupine in sodelovanje |
Wikiji so posebna spletna mesta, kjer skupnost uporabnikov ustvari in vzdržuje informacije. Wikiji so lahko odlično orodje za zajemanje in skupno rabo informacij o procesu ali splošnih referenčne informacije, ki so pomembne za vaše delo.
|
|
Premikanje razporejanja virov SharePoint koledarje skupine |
Koledar skupine je lahko odličen način za načrtovanje skupnih virov, kot so konferenčne sobe, oprema za opremo za opremo in tako naprej. Ker je koledar skupine na spletnem SharePoint v Microsoft 365, si ga lahko vsi člani skupine preprosto ogledajo na SharePoint ali v Outlooku.
|
|
Pretvorba programov zbirke podatkov v Accessov program |
S programom Microsoft Access 2013 lahko načrtujete in objavite zbirko podatkov, nato pa ustvarite Accessov program za uporabo zbirke podatkov na spletnem mestu skupine.
|
|
Avtomatizacija poslovnih procesov s poteki dela |
Poteki dela avtomatizirajo in sledijo ključnim opravilom v poslovnem procesu. Odlično se obpišejo pri opravilih, kot sta proces odobritve ali zbiranje povratnih informacij.
|
Pomagajte uporabnikom mesta najti vašo vsebino
Ko premaknete dokumente in datoteke na spletno mesto skupine, o tem obvestite druge uporabnike mesta. Nudite lahko več različnih načinov, na katere lahko poiščejo vsebino na spletnem mestu.
V tej tabeli so opisani različni načini, ki jih lahko uporabite.
|
Metoda |
Opis |
|---|---|
|
Iskanje za iskanje vsebine |
Vsebino na spletnem mestu najpreprosteje SharePoint v Microsoft 365 tako, da uporabite funkcijo iskanja.
|
|
Konfiguracija pogledov za sezname in knjižnice za nastavitev vsebine, ki jo je mogoče odkriti |
Izberete lahko elemente, ki se prikažejo v pogledu. V enem pogledu lahko na primer prikažete naslov in avtorja. V drugem pogledu boste morda želeli prikazati le elemente, ki so bili dodani po določenem datumu.
|
|
Prilagajanje krmarjenja po mestu |
S krmarjenjem po spletnem mestu skupine lahko prilagodite in uporabnikom mesta omogočite lažje iskanje vsebine. |
|
Iskanje po spletni vsebini v načinu brez povezave |
Z aplikacijo OneDrive za službo ali šolo ali Outlookom lahko poiščete vsebino, ki je na SharePoint v Microsoft 365 mestu, ko ste brez povezave.
|
|
Spremljanje posodobitev vsebine |
Če želite izvedeti več o načinih, kako lahko uporabnikom spletnega mesta omogočite lažje iskanje vsebine, glejte članek Priročnik za načrtovanje Načrtovanje vsebine za spletna mesta skupine.
Pustite nam komentar
Ali je bil članek uporaben? Če je odgovor pritrdilen, nam to sporočite na dnu te teme. Če ni bil, nam povejte, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.
