Video: Začíname s dotazmi

Vyskúšajte si to!

Pomocou dotazov môžete odpovedať na obchodné alebo iné otázky založené na údajoch a rýchlo a jednoducho vykonávať hromadné aktualizácie alebo odstraňovať informácie z databázy.

Čo sú dotazy?

V Accesse sú dotazy ako otázky, ktoré položíte na vyhľadanie súvisiacich, dokonca veľmi konkrétnych informácií v databáze.

V dotazoch niekedy používate údaje len z jednej tabuľky a inokedy z viacerých tabuliek. Môžete napríklad len vyhľadať telefónne číslo kontaktu, ktoré vyžaduje jednoduchý dotaz na pole telefónneho čísla pre konkrétnu osobu v tabuľke kontaktov. Alebo môžete kombinovať údaje z viacerých tabuliek, ako sú napríklad informácie o zákazníkoch a informácie o objednávke, aby ste zistili, čo si zákazník objednal.

V Accesse je dotaz databázovým objektom. Neukladá údaje. Namiesto toho zobrazuje údaje uložené v tabuľkách a sprístupní vám ich na prácu. Dotaz môže zobrazovať údaje z jednej alebo viacerých tabuliek, z iných dotazov alebo z kombinácie týchto dvoch dotazov. Príklad:

• Zobrazenie údajov pomocou výberového dotazu. Vyhľadajte a zobrazte informácie z jednej alebo viacerých tabuliek zadaním kritérií, ktoré musia údaje spĺňať, a položiek, ktoré sa majú zobraziť. Môžete napríklad požiadať o zobrazenie všetkých produktov vytvorených spoločnosťou Tailspin Toys.

• Zadajte kritériá a vyhľadávanie za chodu. Create opätovne použiteľné dotazy, ktoré vás vždy požiadajú o kritériá vyhľadávania. Môžete napríklad vytvoriť dotaz, ktorý požiada používateľa o zadanie mena dodávateľa, ktorý má vyhľadať, a potom zobrazí všetky produkty získané od daného dodávateľa.

• Aktualizujte alebo pridajte údaje na základe dotazu. Dotaz na údaje a potom pomocou výsledkov automaticky zadajte alebo aktualizujte informácie. Ak napríklad spoločnosť Tailspin Toys pridala na začiatok názvov všetkých svojich produktov text TT, vyhľadajte všetky produkty spoločnosti a potom aktualizujte názvy produktov tak, aby každá položka začínala reťazcom TT – to všetko prostredníctvom aktualizačného dotazu.

• Odstránenie údajov na základe dotazu. Vyhľadajte informácie alebo záznamy a potom ich odstráňte. Ak napríklad spoločnosť Tailspin Toys prestane fungovať a produkty spoločnosti už nie sú k dispozícii na predaj, vyhľadajte všetky svoje výrobky a automaticky ich odstránite z príslušných tabuliek.

Pomocou Sprievodcu dotazom vytvorte výberový dotaz, ktorý zobrazuje informácie v údajovom zobrazení.

Vytvorenie dotazu

1. Vyberte Createsprievodcu dotazom >.

2. Vyberte sprievodcu jednoduchým dotazom a potom vyberte tlačidlo OK.

3. Vyberte tabuľku alebo dotaz, ktorý obsahuje pole, a potom pridajte pole do zoznamu Vybraté polia . Po dokončení vyberte položku Ďalej.

   Pridajte ľubovoľný počet polí z požadovaného počtu tabuliek.

   Ak ste pridali číselné pole

   Ak ste pridali nejaké číselné polia, Sprievodca zobrazí otázku, či chcete, aby dotaz vrátil podrobnosti alebo súhrnné údaje. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • Ak chcete zobraziť jednotlivé záznamy, vyberte položku Podrobnosti a potom položku Ďalej. Prejdite na krok 4.

   • Ak chcete zobraziť súhrnné číselné údaje, ako sú napríklad priemery, vyberte položku Súhrn a potom vyberte položku Možnosti súhrnu. Zadajte polia, ktoré chcete sumarizovať, a spôsob sumarizácie údajov. Uvedené sú iba číselné polia. Pre každé číselné pole vyberte funkciu:

     • Sum   Dotaz vráti súčet všetkých hodnôt poľa.

     • Avg    Dotaz vráti priemer hodnôt poľa.

     • Min    Dotaz vráti najmenšiu hodnotu poľa.

     • Max   Dotaz vráti najväčšiu hodnotu poľa.

   • Ak chcete, aby výsledky dotazu zahŕňali počet záznamov v zdroji údajov, vyberte záznamy Count v názve tabuľky pre danú tabuľku.

     Ak ste pridali pole dátumu a času,

     Sprievodca dotazom zobrazí otázku, ako chcete zoskupiť hodnoty dátumu. Predpokladajme napríklad, že ste do dotazu pridali číselné pole, napríklad cenu, a pole dátumu a času, ako je napríklad čas transakcie, a potom ste v dialógovom okne Súhrn – možnosti zadali, že chcete zobraziť priemernú hodnotu poľa ceny. Keďže ste zahrnuli pole dátumu a času, môžete vypočítať súhrnné hodnoty pre každú jedinečnú hodnotu dátumu a času pre každý deň, mesiac, štvrťrok alebo rok.

     Vyberte časové obdobie, ktoré chcete použiť na zoskupenie hodnôt dátumu a času, a potom vyberte položku Ďalej.

     Poznámka: V návrhovom zobrazení máte viac možností zoskupenia hodnôt dátumu a času.

4. Zadajte názov dotazu.

5. Zadajte, či chcete otvoriť dotaz (v údajovom zobrazení) alebo upraviť dotaz (v návrhovom zobrazení). Potom vyberte položku Dokončiť.

Chcete viac?

Vytvorenie a spustenie aktualizačného dotazu

Školenie pre Excel

Školenie pre Outlook