Oboznámenie sa s databázovými objektmi

Tabuľky

Access usporiada informácie do tabuliek: zoznamy riadkov a stĺpcov pripomínajúcich podložku účtovníka alebo tabuľkový hárok. V každej tabuľke sú uložené informácie o konkrétnom predmete, takže väčšina databáz obsahuje viac ako jednu tabuľku.

Každý riadok v tabuľke sa nazýva záznam a každý stĺpec sa nazýva pole. Záznam obsahuje všetky konkrétne informácie pre konkrétnu entitu, napríklad zákazníka alebo objednávku. Pole je jedna položka s informáciami o danej entite. V tabuľke Produkty napríklad každý riadok alebo záznam obsahuje informácie o jednom produkte. Každý stĺpec alebo pole obsahuje nejaký druh informácií o danom produkte, napríklad jeho názov alebo cenu. Ak s nimi ešte nie ste oboznámení, naučte sa základy databáz.

Dotazy

V správne navrhnutej databáze sa údaje, ktoré chcete prezentovať pomocou formulára alebo zostavy, zvyčajne nachádzajú vo viacerých rôznych tabuľkách. Pomocou dotazu načítate tieto informácie z rôznych tabuliek a zostavíte ich na zobrazenie vo formulári alebo zostave.

Dotaz môže byť požiadavkou na výsledky údajov z databázy alebo sa môže použiť na vykonanie akcie s údajmi, prípadne môže ísť o obe možnosti. Pomocou dotazov môžete získať odpovede na jednoduché otázky, vykonávať výpočty pomocou údajov, kombinovať údaje z rôznych tabuliek a pridávať, meniť alebo odstraňovať údaje z databázy.

Existuje mnoho typov dotazov, ale dva základné typy sú:

Formuláre

Forms sú ako zobrazované prípady v obchodoch– uľahčujú zobrazovanie alebo prístup k požadovaným položkám databázy. Accessové formuláre sú podobne ako papierové formuláre objekty, prostredníctvom ktorých môžete vy alebo iní používatelia pridávať, upravovať alebo zobrazovať údaje uložené v počítačovej databáze Accessu. Formulár je dôležité navrhnúť s ohľadom na jeho použitie. Ak je to napríklad pre viacerých používateľov, dobre navrhnutý formulár pomáha vytvárať presné, rýchle a efektívne zadávanie údajov.

Zostavy

Zostavy ponúkajú spôsob zobrazenia, formátovania a súhrnu informácií z accessovej databázy. Môžete napríklad vytvoriť jednoduchú zostavu telefónnych čísel pre všetky kontakty alebo súhrnnú zostavu o celkovom predaji v rôznych oblastiach a časových obdobiach.

Zostavy sú užitočné, keď chcete prezentovať informácie v databáze:

• Zobrazenie alebo distribuovanie súhrnu údajov.

• Archivovanie snímok údajov.

• Zobrazenie podrobností o jednotlivých záznamoch.

• Vytvorenie menoviek.

Makrá

Makro je nástroj, ktorý umožňuje automatizovať úlohy a pridávať funkcie do formulárov, zostáv a ovládacích prvkov. Ak napríklad pridáte príkazové tlačidlo do formulára a priradíte udalosť tlačidla PriKliknutí k makru, vykoná príkaz pri každom kliknutí na tlačidlo.

Access poskytuje návrhové prostredie, ktoré vám pomôže vytvárať makrá. V podstate používate zjednodušený programovací jazyk na vytvorenie zoznamu akcií, ktoré sa majú vykonať. Niektoré akcie vyžadujú ďalšie informácie, napríklad ktoré pole sa má vyplniť. Návrhové prostredie uľahčuje vytváranie makier pri výbere zo zoznamov akcií a vypĺňaní informácií.

Makrá sa používajú na automatizáciu radu akcií, na zmenu údajov v databáze a na ďalšie činnosti. Prostredníctvom návrhového zobrazenia poskytujú makrá podmnožinu príkazov, ktoré sú k dispozícii v jazyku Visual Basic for Applications (VBA). Pre väčšinu ľudí je jednoduchšie vytvoriť makro na pridanie funkcií do formulárov, zostáv a ovládacích prvkov ako na zápis kódu VBA, ale makrá môžete kedykoľvek skonvertovať na VBA v návrhovom zobrazení.

Predpokladajme, že chcete otvoriť zostavu priamo z niektorého z formulárov na zadávanie údajov. Pridajte do formulára tlačidlo a potom vytvorte makro, ktoré otvorí zostavu. Makro môže byť buď samostatné makro (samostatný objekt v databáze), ktoré je potom viazané na udalosť tlačidla PriKliknutí, alebo môže byť vložené priamo do udalosti tlačidla PriKliknutí. V každom prípade, keď kliknete na tlačidlo, makro sa spustí a otvorí zostavu.

Moduly

Moduly sú kódY VBA, ktoré píšete na automatizáciu úloh v aplikácii a na vykonávanie vyšších koncových funkcií. Moduly píšete v programovacom jazyku VBA. Modul je kolekcia deklarácií, príkazov a postupov, ktoré sú uložené spolu ako jednotka.